1. El Pedido

El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras:

• Por teléfono: Es conveniente confirmar posteriormente el pedido con una carta o una comunicación escrita.
• Por carta, fax o correo electrónico: Esta forma de pedido permite establecer una relación formal con el cliente.
• Mediante una nota de pedido: Se trata de un impreso que debe contener todos los datos necesarios.
• Mediante un agente comercial o representante.

Clase de pedidos:

• Pedido Firme: Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación.
• Pedido Condicional: El comprador expone unas condiciones al vendedor. Si la empresa vendedora acepta las condiciones, el pedido será firme y, si no, quedará en una Propuesta de pedido.

Nota de pedido

Cada empresa diseña sus propios impresos, pero en general en la nota de pedido se indican los siguientes datos:

• Identificación del comprador
• Número de orden del pedido
• Fecha de emisión
• Dirección en la que deben entregarse las mercancías
• Unidades y descripción de los artículos
• Precios unitarios e importes parciales
• Fecha de entrega o fechas pactadas
• Condiciones, forma y plazos de pago
• Descuentos solicitados
• Medio de transporte utilizado
• Nombre del agente comercial
• Firma del cliente o persona autorizada

Carta de pedido

Se usa cuando el comprador no dispone de impresos o considera conveniente usar un tipo de comunicación personal. La redacción debe ser clara, indicando con claridad todos los datos necesarios.

• Mercancías: Denominación, calidad y cantidad.
• Precio: Pago de los gastos que se ocasionen y descuentos.
• Medio de transporte.
• Lugar y plazo de entrega.

Carta de confirmación de pedido

El vendedor comunica al comprador si está de acuerdo con las condiciones de este, notificándole la fecha de envío de la mercancía.

2. Albarán o Nota de Entrega

Es el documento que acompaña a la mercancía cuando esta es entregada. El albarán consta de varias copias de distintos colores.

Si la mercancía no es conforme, se podrá devolver o rectificar la nota de entrega. El albarán deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y dirección del vendedor
• Nombre y dirección del comprador
• Lugar de entrega
• Número de pedido
• Fecha
• Fecha de entrega

Los albaranes sirven de testigo y guía para la confección de las facturas y pueden estar valorados o no.

Tipos de Albaranes:

• Valorados: Figuran precios unitarios y el total de la operación.
• Sin Valorar: Este tipo de albarán solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía, pero no los precios.

De cada albarán se suelen hacer tres copias:

1. Para el vendedor.
2. Copia para ser firmada por el comprador.
3. Copia para el comprador.

Si existieran problemas con la recepción de la mercancía, el comprador podrá rechazarla. Pero si acepta la mercancía, se dejará constancia en el albarán y se notificará al departamento de compras.

3. La Factura

La factura es un documento que acredita legalmente las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizados.

Debe entregarse factura completa cuando el destinatario sea empresario o profesional, o cuando la exija, por la totalidad de las entregas de bienes y prestación de servicios.

3.2 Supuestos especiales

Las operaciones que no excedan de 3000€, las facturas pueden sustituirse por vales o tickets expedidos por máquinas registradoras:

• Venta al por menor.
• Servicios de hostelería, restauración y suministros de bebidas.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos.
• Servicios de peluquería e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías.

En el ticket se harán constar, al menos, los siguientes datos:

• Número de serie.
• NIF o CIF del expedidor.
• Tipo impositivo aplicado o la expresión «IVA INCLUIDO».
• Contraprestación total.

Los sujetos pasivos del IVA deberán conservar cada factura emitida, ticket o vale, durante 6 años, los sujetos pasivos (comprador) deben conservar las facturas recibidas durante el periodo de 5 años, enumerándolas correlativamente. Cuando se hayan adquirido bienes de inversión, muebles, maquinaria, mobiliario, deben conservarse durante 10 años. Inmuebles 15 años.

3.4 Conceptos incluidos en facturas. Descuentos = Rappels

• Comercial: Supone una reducción en el precio del artículo, se descontará del importe bruto.
• Cantidad: Se otorga a los compradores por adquirir grandes cantidades de artículos, se descuenta del importe bruto. Contablemente se denomina Rappel.
• Pronto Pago: Se concede a los compradores que pagan rápidamente, el importe se aplicará al importe que resulte una vez descontados el descuento comercial y el de cantidad si lo hubiera.