La Oficina de Gerencia de Proyectos
La dirección de proyectos es crucial para satisfacer los requisitos de los proyectos y de los inversionistas o funcionarios. El gerente de proyecto es responsable de alcanzar los objetivos del proyecto, lo que implica:
- Establecer los objetivos.
- Identificar los requisitos.
- Equilibrar las demandas.
- Adaptarse a los cambios.
Una decisión de proyecto comprende y utiliza los conocimientos y habilidades correspondientes para lograr los objetivos.
Ciclo de Vida del Proyecto y su Relación con el Ciclo de Vida del Producto
El ciclo de vida del producto se compone de fases. El equipo de dirección de proyectos debe seleccionar adecuadamente las fases del ciclo de vida del proyecto.
Características del Ciclo de Vida del Proyecto
- Define el inicio y su fin.
- Elabora el estudio de la viabilidad para tomar la decisión del proyecto.
- Toma en cuenta las fases del ciclo de vida del proyecto.
- Considera cuidadosamente el cronograma de ejecución.
Ciclos de Vida del Proyecto
Se define como:
- El trabajo técnico en cada fase.
- La generación de productos para su entrega en cada fase.
- El control y aprobación de cada fase.
Fases del Proyecto
La conclusión y aprobación de uno o más productos caracterizan una fase del proyecto. Un producto puede ser un entregable verificable, como un estudio de seguridad. Una programación del control de calidad es muy importante en todas las fases del proyecto.
Influencia de la Organización en la Gerencia de Proyectos
La madurez de las organizaciones influye en la gestión de proyectos. Es fundamental conocer el ámbito de la organización donde se desarrolla el proyecto. Otra opción es que el sistema de la organización se adapte a la gerencia de proyectos.
Estructuras de la Organización Orientadas a la Gerencia de Proyectos
Organización Funcional
El objetivo de organizar un equipo humano es obtener mejores resultados mediante la sinergia. Las reglas burocráticas y rutinarias no deben aplicarse en un ambiente de proyectos. Las relaciones dentro de cada área funcional deben ser similares y oportunas.
Ventajas de la Organización Funcional
- Buen empleo de los recursos humanos.
- Especialización en las áreas.
- Mejora continua de la tecnología.
- Atención a las últimas normas para el crecimiento y desarrollo profesional (capacitaciones).
Desventajas de la Organización Funcional
- Nula coordinación.
- Desmotivación del personal.
- Orientación a actividades particulares.
Organización por Proyecto (Proyecto Puro)
En este modelo organizacional, la mayoría de los integrantes del equipo trabajan con dedicación exclusiva al proyecto. Los miembros del equipo suelen estar ubicados en las áreas correspondientes a sus labores. Los directores de proyecto tienen gran independencia y autoridad. Las organizaciones orientadas a proyectos suelen tener unidades denominadas departamentos o secciones, que dependen directamente del gerente o director de proyectos.
Ventajas de la Organización por Proyectos
- Mayor grado de autoridad y responsabilidad.
- Líneas de comunicación más cortas.
- Mayor eficiencia.
- Mayor nivel de compromiso y motivación.
- Simplicidad y flexibilidad.
- Integración del proyecto.
Desventajas
- No respeto de procedimientos y políticas.
- Resistencia a la tecnología.
- Mala asignación de recursos.
- Incertidumbre respecto al futuro del proyecto.
Organización Matricial
Las organizaciones matriciales presentan una mezcla de características de las organizaciones funcionales y las orientadas a proyectos. La organización matricial busca el equilibrio y reconoce las necesidades de un director o gerente de proyectos. Una combinación de los modelos funcionales aporta a los proyectos una solución intermedia.
Ventajas de las Organizaciones Matriciales
- Acceso a la tecnología.
- Respuesta rápida a los clientes.
- Mayor consistencia con los procedimientos y políticas de la organización.
Desventajas
- Mala asignación de recursos.
- Roces entre colaboradores.
- Violación de la unidad de mando, provocando confusión y desorden.
¿Dónde se pueden utilizar las Organizaciones Matriciales?
En proyectos grandes y, si es necesario, en proyectos menores.
Culturas y Estilos de la Organización
La cultura, a través del tiempo, ha sido una mezcla de rasgos distintos que caracteriza a una sociedad o grupo social en un período determinado. Engloba modos de vida, creencias, arte, tecnología, sistemas de valores y tradiciones, y debe adaptarse a los estilos de vida de la sociedad.
Clima Organizacional
El clima laboral debe ser considerado a largo plazo. Los directivos de las organizaciones deben plantear si el clima laboral es un pasivo o un activo de la empresa para valorarlo y prestarle la debida atención. Las coincidencias o discrepancias diarias con respecto a las ideas deben resolverse durante el tiempo de trabajo y contribuirán al clima organizacional. Cuando una persona asiste al trabajo, lleva consigo una serie de ideas sobre sí misma, que pueden ser negativas o positivas. El gerente o directivo debe ser capaz de percibirlas para actuar oportunamente y dirigir la empresa o proyecto hacia sus objetivos.