Gestión de Presupuestos en Licitaciones Públicas

La gestión de presupuesto en el contexto de una licitación pública es un proceso crucial para el éxito de cualquier proyecto.

Cálculo y Negociación Anticipada

Se refiere al cálculo y la negociación anticipada de los ingresos y egresos de una actividad económica, ya sea personal, un negocio, una empresa, una oficina, o un gobierno local, regional o nacional, durante un período que generalmente es anual.

Plan de Precisión

Es un plan de precisión dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros, que deben cumplirse en un determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidades de la organización.

Instrumento de Desarrollo Anual

El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones, cuyos planes y programas se formulan por términos de un año.

Funciones de los Presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.

El control presupuestario es el proceso de descubrir lo que se está haciendo, comparar los resultados con los datos presupuestarios correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Finalidad de los Presupuestos

• Coordinar los diferentes centros de costos para asegurar la marcha de la empresa o proyectos públicos de forma integral.
• Planear los resultados de la organización en términos de dinero, volúmenes y aspectos físicos.
• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa o institución pública y relacionar las actividades de la organización.
• Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Objetivos de los Presupuestos

• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa o institución debe desarrollar en un período determinado.
• Controlar y medir los resultados evaluativos, cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa y organización para lograr el cumplimiento de las metas previstas.

Determinación del Presupuesto

Es la suma de costos. Las estimaciones de los costos de las actividades del cronograma se suman primero por los paquetes de trabajo de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), tales como cuentas de control, y finalmente, para todo el proyecto. También se agregan los costos temporales.

La gestión de costos es el proceso de estimar, asignar y controlar los costos de un proyecto, permitiendo que las empresas conozcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial.

Las estimaciones del presupuesto son obtenidas de las personas responsables de manejar las tareas de trabajo, quienes proveen la experiencia requerida para hacer el estimado, ya que tienen responsabilidad durante la ejecución real de las actividades.

Los miembros de los equipos identifican las personas de trabajo requeridas para llevar a cabo el trabajo y multiplican el costo del trabajo por el número de horas o días/meses necesarios para completar las tareas.

Licitación Pública y Administración Directa

Licitación Pública

Es un proceso mediante el cual diferentes organismos responsables actúan para determinar quién ejecutará la obra del acreedor o responsable de algún tipo de obra o servicio que tenga que ver con los fondos y las instituciones de lo que se denomina como proyecto público. La licitación puede ser larga y lenta si para una oferta de obra se presentan varios proyectos, ya que se debe controlar y verificar cada uno de ellos de manera minuciosa a fin de elegir a quien mejor se adapte a las necesidades y a las posibilidades de la realidad de cada obra en particular.

La licitación es un acto que tiene como principal objetivo encontrar de manera adecuada y seria un responsable para algún servicio o beneficio que se ofrezca en el sector público. De este modo, el estado (sus ministros, instituciones y oficinas públicas) se ve imposibilitado de elegir para conveniencia propia a la empresa en particular para realizar un trabajo determinado. La licitación busca enlaces para asegurar la honestidad y la transparencia.

El propósito de la licitación comienza con el anuncio. El anuncio tiene como función abrir la llamada a todas las empresas ejecutoras según su rubro o tipo que quieran presentarse para tomar a cargo sobre un trabajo de acción, por ejemplo, tendido de líneas de cables, construcción de un hospital, estadio, centro educativo, etc.

La empresa que se elegirá como responsable de tal acción no puede ser elegida de inmediato, sino que tiene que pasar por un largo trabajo de control y selección.

Cuando se anuncia la licitación, también se anuncia el presupuesto que se asignará a la obra. Las empresas interesadas deberán presentar un proyecto detallado de trabajo y presupuesto. Las obras según las bases de licitación de las obras a ejecutar sujeto a la ley.

En resumen, se denomina licitación al proceso administrativo mediante el cual el organismo público requiere obras y servicios para el sector público.

Etapas del Proceso de Selección

1. Convocatoria

Se efectuará de conformidad con lo señalado en el artículo 51° del Reglamento, en la fecha indicada en el cronograma.

2. Base Legal

• Decreto Legislativo N° 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado (en adelante, la Ley).
• Decreto Supremo N° 184-2004-EF, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N° 1017, Ley de Contrataciones del Estado (en adelante, el Reglamento), y sus modificaciones y complementarias.
• Decreto Supremo N° 021-2009-EF – Modificación del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
• Decreto Supremo N° 140-2009-EF – Modificación del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
• Directivas del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE).
• Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
• Código Civil.
• Ley N° 25411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
• Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Decreto Supremo N° 007-2006-TR, Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del Acceso al Empleo Decente, Ley MYPE.
• Decreto Supremo N° 008-2008-TR, Reglamento de la Ley MYPE.

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.

Para la aplicación del derecho deberá considerarse la especialidad de las normas previstas en las presentes Bases.

Registro de Participantes y Entrega de Bases

El registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (01) día hábil después de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno de los integrantes, de conformidad con el artículo 53° del Reglamento.

La persona natural o jurídica que desee participar en el proceso de selección deberá acreditar estar con inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) conforme al objeto contractual. La entidad verificará la vigencia de la inscripción en el RNP y que no se encuentren inhabilitados para contratar con el Estado.

MUY IMPORTANTE

Para participar de un proceso de selección convocado por las entidades del Estado Peruano, es necesario que los proveedores se encuentren inscritos en el registro correspondiente ante el Registro Nacional de Proveedores (RNP) que administra el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE).

Para obtener mayor información podrá ingresarse a la siguiente dirección electrónica: www.mp.gob.pe.

Acto Público de Otorgamiento de la Buena Pro

En la fecha señalada en las Bases, el Comité Especial procederá a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de selección a través de un cuadro comparativo en el que se consignará el orden de prelación y el puntaje técnico, económico y total obtenidos por cada uno de los postores.

La evaluación de las propuestas económicas se realizará de conformidad con el procedimiento establecido en las presentes Bases.

La determinación del puntaje total se hará de conformidad con el artículo 71° del Reglamento.

El presidente del comité especial anunciará la propuesta ganadora indicando el orden en que han quedado calificados los postores a través del cuadro comparativo.

En el supuesto de que dos (02) o más propuestas empatasen, el otorgamiento de la Buena Pro se efectuará observando lo señalado en el Artículo 73° del Reglamento.

Al terminar el acto público se levantará un acta, la cual será suscrita por el Notario (o juez de paz), por todos los miembros del Comité Especial y por los postores que deseen hacerlo.

El otorgamiento de la Buena Pro se presumirá notificado a todos los postores en la misma fecha, oportunidad en la que se entregará a los postores copia del acta de otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo, detallando los resultados en cada factor de evaluación. Dicha presunción no admite prueba en contrario.

Esta información se publicará el mismo día en el SEACE.

Topes para Cada Proceso de Selección para la Contratación de Bienes, Servicios y Obras – Régimen General

Año fiscal 2015 y nuestros soles (CAMBIAR)

Elaborado por la Dirección de SEACE – OSCE

Contenido de Propuestas (Sobres)

Cómo Presentar las Propuestas

En los pliegos de cláusulas que acompañan a cada proceso de licitación encontramos indicaciones desarrolladas de cómo debemos presentar nuestra propuesta de participación en el concurso y qué documentación tenemos que incluir.

La presentación de todas las propuestas ha de hacerse mediante plicas, que son sobres cerrados y secretos que van a contener la documentación.

En los pliegos de cláusulas administrativas se va a establecer para cada licitación, la forma de presentación de las ofertas y el número de plicas en el que se han de distribuirse los distintos documentos que componen nuestra oferta. No obstante, y aunque el número de plicas depende de la licitación en concreto, es frecuente que para cada propuesta haya tres plicas:

1. Sobre 1 o A
2. Sobre 2 o B
3. Sobre 3 o C

Sobre 1 o A

Normalmente es el que contiene toda la documentación administrativa: escrituras, bastanteo de poderes, justificante de constitución de garantía provisional, etc.

Sobre 2 o B

Este sobre normalmente va a contener toda la documentación de carácter técnico, como es la memoria técnica en la que explicaremos el detalle de los trabajos que se realizarían en cumplimiento del contrato y cualquier documentación que la acompañe, como puede ser la descripción del equipo técnico de trabajo, una relación de medios materiales con los que contará la empresa para la realización de los trabajos.

En cada sobre será necesario incluir también una hoja en la que se relacionen todos los documentos que contiene el sobre.

Se exige presentarlos cerrados para garantizar que no sean abiertos. En la pestaña del sobre se estampa la firma del representante legal y el sello de la empresa.

En el frontal del sobre debemos indicar claramente el sobre de qué se trata, así como los datos de la empresa y la referencia del contrato al que se opta, para que no haya problemas en caso de que se traspapelen.

Es de vital importancia que la documentación incluida en los sobres se ajuste a lo establecido en las prescripciones técnicas y administrativas, y que los sobres se presenten de acuerdo con la nomenclatura y el formato establecido. Si no es así, cualquier desviación sobre lo exigido puede ser motivo de exclusión de nuestra oferta.

Sobre 3 o C

En este se presenta la propuesta económica. Normalmente en los pliegos figura un modelo para realizar el objeto de que la propuesta de todos los licitadores sea formulada con el mismo formato, y en este modelo solamente tenemos que indicar la cantidad total, en cifra y en letra, por las que nuestra empresa oferta realizar los trabajos.

En cada sobre será necesario incluir también una hoja en la que se relacionen todos los documentos que contienen en el sobre.

Se exige presentarlos cerrados para garantizar que no sean abiertos. En la pestaña del sobre se estampa la firma del representante legal y el sello de la empresa.

En el frontal del sobre debemos indicar claramente de qué se abra el sobre, tal como los datos de la empresa y la referencia del contrato al que se opta para que no haya problemas en caso de que se transpapelen.

Es de vital importancia que la documentación incluida en los sobres se ajuste a lo establecido en las prescripciones técnicas y administrativas y que los sobres se presenten de acuerdo con la nomenclatura sobre lo exigido puede ser motivo de exclusión nuestra oferta.

Las plicas se pueden entregar de manera presencial en las oficinas de contratación, en cuyo caso se entregará a los licitadores un recibo en el que constará el nombre del licitador, la denominación del objeto del contrato y el día y la hora de presentación.

Normalmente la presentación de las propuestas pueda hacerse también por correo siempre que en el momento cumpla la fecha de imposición siempre que el momento conste la fecha de imposición del envío anterior a la fecha límite de presentación de propuestas. En muchos concursos exigen que tras depositar el envío en compos se envíe un fax al órgano de contratación informando del envío de las propuestas para que puedan tener constancia del mismo y esperar su recepción.

Programación del Proyecto y Proceso de Control

Documentación e Informe Final del Proyecto

Programación del Proyecto

Programación

Es la determinación de cuáles actividades eran necesarias hacer y en qué orden, con el fin de lograr el objetivo de un proyecto. Un programa es una tabla de tiempos para un plan y, por consiguiente, no se puede establecer hasta que se haya desarrollado.

Usted se familiarizará con:

• La duración estimada de cada actividad.
• El tiempo de inicio estimado y el tiempo de terminación requerido para el proyecto completo.
• Los tiempos más tempranos en que se puede iniciar y terminar cada actividad.
• Los tiempos más tardíos en que se tiene que iniciar y terminar cada actividad con el fin de completar el proyecto en la fecha de terminación requerida.
• La cantidad de holgura positiva o negativa entre el tiempo en que se puede y en que se debe iniciar o terminar cada actividad.
• La ruta crítica (la más larga).

Duración Estimada de la Actividad

(Formato de actividad en el cuadro)

Barnizar piso – Colocar el mobiliario – Descripción de la actividad – Duración estimada

Duración Estimada de Cada Actividad

El primer paso para establecer el programa de un proyecto es estimar cuánto durará cada actividad desde el momento en que se inicie hasta que se termine.

Esta duración estimada tiene que ser el tiempo total transcurrido para que se haga el trabajo más cualquier tiempo de espera relacionado. Por ejemplo, en la gráfica N° 10, la duración estimada para barnizar pisos es de 5 días, lo que incluye tanto el tiempo necesario para barnizar los pisos como el de espera para que se seque el barniz.

Normalmente la duración estimada se muestra en la esquina inferior derecha del cuadro de los diagramas de red. En cambio, en el formato de actividad en la fecha se muestra debajo de esta (véase la gráfica n°113).

Gráfica 11

Duración estimada de la actividad

(Formato de actividad en la fecha)

1————————-2——————————–3

CAVE

Número de eventos Descripción de la actividad Duración estimada Número de eventos

Es una buena práctica hacer que la persona que tendrá la responsabilidad de realizar una actividad en particular sea quien haga su estimado de duración. Esto produce un compromiso por parte del individuo y evita cualquier prejuicio que se pueda introducir cuando otro lo hace para todas las actividades. Sin embargo, en algunos casos -por ejemplo, los grandes proyectos utilizan cientos de personas para desarrollar varias tareas durante varios años- quizá esto no sea práctico.

En lugar de ello, cada organización o subcontratista responsable de un grupo o de un tipo de actividades puede nombrar a alguien experimentado para que haga los estimados de duración para todas las actividades que tenga a su cargo.

Este estimado se tiene que basar en la cantidad de recursos que se espera utilizar. El cálculo debe ser agresivo, pero realista. No debe incluir tiempo para cosas que posiblemente salgan mal. Tampoco debe ser óptimamente corto. Es mejor ser agresivo y estimar una duración para una actividad de, por ejemplo, cinco días y terminarla en realidad en seis, que ser muy conservador y estimar una duración de diez, para que después se necesiten realmente los diez.

En ocasiones las personas se desempeñan de acuerdo a las expectativas. Si se estima que una actividad requerirá diez días, distribuirán sus esfuerzos para cubrir la totalidad de los diez días asignados, incluso si la hubieran podido realizar en menor tiempo.

Exagerar los estimados de duración previendo que el gerente del proyecto negociará períodos más cortos no es una buena práctica.

Tampoco lo es extenderlos con la idea de convertirse en un héroe cuando las actividades se terminen en menos tiempo del estimado.

Durante la realización del proyecto, algunas actividades necesitarán más tiempo del calculado, otras se harán en menos tiempo y algunas se realizarán exactamente de acuerdo con la duración estimada.

Durante la realización del proyecto, algunas actividades necesitarán más tiempo del calculado, otras se harán en menos tiempo y algunas se realizarán exactamente de acuerdo con la duración estimada. Sin embargo, durante la vida de un proyecto que incluya muchas actividades, estas demoras o adelantos tenderán a compensarse entre sí.

Tiempos de Inicio y Terminación del Proyecto

Para establecer una base sobre la que se pueda calcular un programa usando la duración estimada para las actividades, es necesario seleccionar un tiempo de inicio estimado y un tiempo de terminación requerido para el proyecto global. Estos dos tiempos (o fechas) definen la ventana o el espacio total de tiempo en el que se tiene que completar el proyecto.

Normalmente el tiempo de terminación requerido es parte del objetivo del proyecto y se expresa en el contrato. En algunos casos se especifican tanto el tiempo de inicio estimado como el de terminación requerido.

Por ejemplo: «El proyecto se iniciará el primero de junio y debe estar terminando el 30 de septiembre». En otras ocasiones, el cliente sólo precisa la fecha para la que tiene que estar concluido el proyecto.

Sin embargo, el contratista quizá no quiere comprometerse a terminarlo para un día específico hasta que el cliente haya aprobado el contrato. En esos casos, el contrato puede expresar: «El proyecto se terminará dentro de los 90 días siguientes a la firma del contrato».

Programas de Computadora para la Administración de Proyectos

Regla 1. El tiempo de inicio más temprano de una actividad particular es el mayor tiempo de terminación más temprano de todas las inmediatas a esta actividad.

En la gráfica n° 11 encuentran tres actividades que conducen directamente a ensayo final con vestuario: «ensayo de escena cómica» tiene un TF del día 5, «hacer vestuario» tiene un TF del día 10 y «preparar utilería» tiene un TF del día 4. Ensayo final con vestuario no puede comenzar hasta que estas tales actividades estén terminadas, por lo que el mayor de los TF para estas tres actividades determina el TI para ensayo final con vestuario.

El mayor de los tres TF es el día 10 – el tiempo de terminación más temprano de hacer vestuario. Por lo tanto, ensayo final con vestuario no puede iniciarse antes del día diez. Es decir, TI tiene que ser el décimo día o más tarde. Aunque ensayo de escena cómica y preparar utilería quizá terminen antes que hacer vestuario, no se puede iniciar ensayo final con vestuario, porque la lógica de la red señala que la totalidad de las tres actividades deben estar completadas.