Recursos y Actividades en la Planificación de Proyectos

Las actividades son las tareas que deben ejecutarse para alcanzar, en conjunto, un fin preestablecido. Para determinar la secuencia lógica de estas actividades, es crucial establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.

Los recursos son los elementos utilizados para llevar a cabo cada una de las tareas. Estos incluyen: hardware, software (sistemas operativos y aplicaciones), medios de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo.

Recursos Específicos de la Tecnología de la Información

Los recursos necesarios en el ámbito de la Tecnología de la Información se clasifican en:

• Físicos:
  • Sistema Central (Procesadores, Memoria principal, Almacenamiento)
  • Periféricos (Unidades de entrada, Unidades de salida, Unidades de entrada/salida)
  • Comunicaciones (Web, Intranet, Extranet)
• Lógicos:
  • Estructuras de almacenamiento (Base de datos relacional, orientada a objetos)
  • Lenguajes (Java, Php, asp, Visual, etc.)
  • Métodos de diseño y desarrollo (UML, XProgramming)
  • Control de seguridad y calidad
• Humanos:
  • Selección (competencias)
  • Formación
  • Incentivos

Limitaciones en la Planificación de Proyectos

Existen limitaciones tanto internas (disponibilidad de computadoras, capacidad del personal, presupuesto) como externas (fechas de entrega de recursos, factores climáticos, aprobaciones oficiales) que afectan la planificación de un proyecto.

Criterios Clave de un Proyecto

Independientemente de su complejidad, todo proyecto generalmente cumple con los siguientes criterios:

1. Tener un principio y un fin.
2. Contar con un calendario definido de ejecución.
3. Plantearse de una sola vez.
4. Consistir en una sucesión de actividades o fases.
5. Agrupar personas según las necesidades de cada actividad.
6. Disponer de los recursos necesarios para desarrollar las actividades.

Los administradores de proyectos eficaces son aquellos que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo las normas de calidad especificadas.

El Proyecto Informático

Un proyecto informático es un sistema de cursos de acción simultáneos y/o secuenciales que involucra personas, hardware, software y comunicaciones, con el objetivo de obtener resultados deseables sobre un sistema de información.

El inicio de un proyecto informático suele estar determinado por la solicitud de requerimientos de los usuarios. Los diferentes Sistemas de Información abordan distintos tipos de problemas organizacionales, y se pueden clasificar según las necesidades de cada usuario en: Sistemas de Transacciones, Sistemas de Soporte para la toma de decisiones y Sistemas Expertos.

Objetivos del Proyecto

1. De servicio: Definidos por el cliente, generalmente a largo plazo (3 meses a 2 años), afectan la organización operativa y la gestión del área usuaria. Pueden ser cualitativos (fiabilidad, calidad) y cuantitativos (beneficios de gestión, beneficios de funcionamiento).
2. De producción: Definidos por el área de informática, a corto plazo, afectan el desarrollo y la explotación del proyecto. Suelen ser cuantitativos (costo, plazo, calidad, rendimiento). Es crucial destacar que no se pueden alcanzar simultáneamente los objetivos de costo, plazo y calidad; si dos están especificados, el tercero debe ser flexible.
3. Estratégicos: Definidos por la Dirección General, a largo plazo (3 a 5 años), afectan a todas las áreas de la empresa. Normalmente son cualitativos (cobertura, integración, imagen, migración).

Tipos de Proyecto

• Proyectos de investigación básica: Se realizan con total libertad, a veces sin objetivos definidos. El riesgo de no obtener resultados es alto.
• Proyectos de investigación aplicada: Menos libertad que los anteriores, con algunos objetivos marcados, pero el riesgo sigue siendo elevado. Se empieza a aplicar el concepto de proyecto, asignando recursos, aunque estos pueden variar.
• Proyectos de investigación y desarrollo (I+D): Aplicaciones específicas que dan lugar a prototipos, con diseño previo, objetivos definidos y estudio de viabilidad.
• Proyectos de construcción: Correspondientes a la construcción de cualquier elemento.

Definición y Tipos de Actividades

El primer paso en la planificación es definir los objetivos (generales y específicos). Los objetivos generales representan el fin último del proyecto, mientras que los específicos son los pasos para alcanzarlo.

Las actividades se clasifican en:

• Secuenciales: Deben desarrollarse en un orden estricto.
• Paralelas: Pueden ejecutarse simultáneamente.
• Independientes: Pueden realizarse de forma independiente.

Herramientas de Planificación: Carta Gantt y PERT

La Carta Gantt es un cronograma del proyecto que detalla la duración de las actividades. Permite reorganizar la secuencia lógica si hay inconsistencias. Ayuda a dimensionar el proyecto y acortar plazos si es necesario. Se recomienda crearla considerando jornadas laborales de 8 horas, de lunes a viernes, y utilizando semanas como unidad de tiempo.

Una gráfica de Gantt es una herramienta sencilla para calendarizar tareas. Es una gráfica donde las barras representan cada tarea o actividad, y su longitud indica la duración relativa de la misma. Su principal ventaja es la simplicidad y la facilidad de comunicación con los usuarios finales.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) es una técnica de evaluación y revisión de programas. Representa un proyecto como una red de nodos y flechas, y se utiliza para determinar las actividades críticas, mejorar la calendarización y revisar el progreso. Se basa en un gráfico de redes que muestra el trabajo necesario para alcanzar un objetivo. PERT se enfoca en el progreso del proyecto, los problemas potenciales, proporciona informes precisos, predice la probabilidad de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo de realización. Fue desarrollado para el proyecto del Submarino Nuclear Polaris, ahorrando dos años de desarrollo. Es útil cuando las actividades pueden realizarse en paralelo.

Características de PERT:

• Es un grafo con nodos (puntos) unidos por flechas.
• Representa las relaciones entre las tareas, no su distribución temporal.
• Las flechas representan las tareas del proyecto.
• Los nodos (círculos o rectángulos) representan instantes del proyecto, mostrando el inicio mínimo de las tareas que salen del nodo y el final máximo de las que llegan.
• Es una herramienta de cálculo y una representación visual de las dependencias entre tareas.

Presentaciones Efectivas: Claves para el Éxito

Al presentar un proyecto, es fundamental mantener la atención del público. El presentador es clave para captar el interés o generar aburrimiento.

Consejos para una presentación exitosa:

1. Empiece por el principio: Domine el tema, organice la presentación de principio a fin y utilice herramientas tecnológicas (software de presentaciones, proyector).
2. Sea informativo, no abrumador: Presente los puntos principales de forma clara y directa, respaldándolos con evidencia relevante. Establezca una hoja de ruta para la audiencia.
3. Prepare una visión general: Organice las diapositivas como un mapa y guía para la presentación. Use texto y gráficos concisos, que sirvan de apoyo, no que dominen la presentación oral.
4. Prepárese como un actor: Ensaye para controlar los nervios. No lea las diapositivas textualmente ni improvise.
5. Hable de manera clara y comprensible: Use un volumen de voz normal, evite muletillas («bueno», «usted sabe», «entonces») y module la voz.
6. Tenga un plan de respaldo: Prepare copias de la presentación en diferentes formatos (CD-ROM, pendrive, sitio web) para prevenir fallas técnicas.

Módulo 24: Adaptación a Cambios y Control Presupuestario

Este módulo se enfoca en la adaptación a los cambios, especialmente a los recortes presupuestarios imprevistos. El presupuesto es un conjunto de directrices de gasto y ahorro. Se abordan problemas comunes y soluciones para mantenerse dentro de las directrices presupuestarias.

El desafío es ajustar el presupuesto del proyecto cuando este se reduce.

Claves para la gestión presupuestaria:

1. Acepte el período de aprendizaje: Se necesita tiempo para adquirir experiencia en la gestión de un presupuesto.
2. Esté preparado para errores: Las previsiones presupuestarias son solo suposiciones.
3. Trabaje de un modo flexible: La flexibilidad es necesaria tanto al elaborar como al seguir un presupuesto.
4. Controle el flujo de caja: Asegúrese de que los ingresos sean suficientes para cubrir los gastos. Supervise los ingresos, especialmente si los períodos entre cobros son largos.
5. Sea prudente: Exagere los gastos y reduzca la previsión de ingresos al elaborar el presupuesto. Busque formas de ahorrar (planes telefónicos, transporte, mobiliario).
6. Alimente una reserva de efectivo: Reserve una parte de cada ingreso para un fondo de ahorro. Este fondo servirá para gastos previsibles (impuestos) e imprevistos.
7. Compruebe su presupuesto mensualmente: Revise el presupuesto y el flujo de caja cada mes. Ajuste el presupuesto y utilice el fondo de emergencia si es necesario.
8. Use el presupuesto como herramienta de moderación, no de restricción: Aprenda disciplina fiscal, pero no tema desviarse del presupuesto si está justificado.

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Control del Presupuesto

La clave para una buena administración financiera es comparar los ingresos y egresos reales con los proyectados. El administrador del proyecto y el administrador financiero deben trabajar en equipo, considerando la planificación y el monitoreo como partes del mismo ciclo.

Ambos administradores deben:

• Proyectar ingresos y egresos durante la planificación.
• Comparar ingresos y egresos reales con las proyecciones durante el monitoreo.
• Revisar periódicamente la asignación de costos.