Éxito y Fracaso en la Implementación de Sistemas Tecnológicos
Para varias empresas, la implementación de un Sistema Tecnológico (ST) no ha sido exitosa. El éxito de implementar un ERP depende de:
- Contar con los **recursos técnicos y humanos** adecuados.
- Considerar una **administración efectiva del proyecto**.
La empresa debe conformar un **equipo de trabajo altamente calificado** que le permita llevar a cabo las definiciones críticas del proyecto, como:
- Qué módulos habrán de implementarse.
- Los ajustes o modificaciones que requieren.
- El orden en que deben ser implementados.
Este grupo generalmente debe involucrarse con el sistema hasta llegar a conocer los detalles de su funcionamiento.
Los beneficios que recibe cualquier negocio en relación con su desarrollo son ilimitados. Algunas razones por las que algunas compañías tuvieron éxito al implementar un software son:
- Tuvieron más control para el personal que manejaba las cuentas por pagar, facturación, lo que aumentó la productividad y se eliminó la necesidad de personal adicional.
- Mayor rapidez al entrar al sistema y recobrar información en vez de buscar esa documentación en archivos de papel.
- La nueva información se captura al momento de la operación.
- Información más precisa, con la que los auditores están satisfechos.
- Los sistemas ayudan en el control de costos.
- Se tiene una rápida respuesta y seguimiento de clientes.
- Se monitorea de una manera más eficaz para consultar cualquier tipo de información.
- Mejoran los vínculos de oferta y demanda con sitios remotos y sucursales gracias a ligas que se tienen con diferentes países.
- Base de Datos (BD) unificada de clientes que se puede usar para todas las aplicaciones.
- Mejora la operación internacional al soportar una variedad de estructuras de impuestos, esquemas de facturación, múltiples monedas, periodos contables y lenguajes.
- Provee soluciones a problemas como Y2K y SMU o moneda en euros.
Algunas de las razones por las cuales las empresas fracasan al implementar este tipo de software son:
- Piensan que al implementar este tipo de tecnologías van a resolver todos los aspectos de la empresa, pero no tienen bien definidos los **objetivos del negocio**.
- No existe en la organización **pasión por aprender nuevas formas de operar**.
- No se tiene una **estrategia definida** y no existe una correcta asignación de recursos y no hay una correcta metodología para el desarrollo del proyecto.
- No se redefinen los **procesos del negocio** para conseguir los resultados deseados.
- No se tienen **datos o información de calidad**.
- No se gestiona correctamente el **cambio**.
- No se cuenta con una parte analítica y sin esta se pierden muchas de las ventajas que estos sistemas ofrecen.
Otras razones de fracaso también podrían ser causas relacionadas con la inmadurez del mercado:
- Soluciones poco evolucionadas y validadas.
- Falta de soluciones verticales.
- Falta de consultores especializados.
Pero en sí, los motivos de fracaso son:
- Por el cambio organizacional.
- Las prácticas en la empresa.
- La falta de entendimiento al sistema.
- La mala planificación.
- Los fallos en el manejo.
- Los problemas presupuestarios, entre otros.
Éxito y Fracaso de las TI
Causas de Fracasos de Proyectos de TI (Según Figuerola)
El fracaso de los proyectos: Es todo un tema que parece impactar fuertemente. Los fracasos de los proyectos tienen un impacto enorme que cuesta miles de millones de dólares cada año. Esta presentación ofrece una recopilación de la lista de señales de potencia temprana para ayudar a reconocer y abordar los problemas antes de que ocurra la falla catastrófica. ¿Por qué fallan los proyectos de TI?
Metodología: Debe aplicarse una metodología conveniente de acuerdo al proyecto de IT de qué se trata y una metodología de gestión del proyecto. Esto es procesos, procedimientos, objetivos, criterios, control, administración, roles y responsabilidades y mediciones junto con un seguimiento activo para ayudar a cumplir con éxito el proyecto.
Política interna: Los bloques territoriales y las peleas políticas de los distintos departamentos que pueden verse envueltos en un proyecto de IT y un enfoque en el valor global que aporta el proyecto a la empresa como un todo son esenciales: cooperación, colaboración, adaptación al cambio, trabajo en equipo.
Mala comunicación entre TI y el negocio: Utilizar el lenguaje tecnológico para los compañeros de trabajo y emplear términos que el negocio puede entender y apreciar para el resto de los interesados en lugar de concentrarse en las capacidades tecnológicas de XML.
Expectativas poco claras: Si las expectativas del proyecto fueran ambiguas, lo que inicialmente tal vez fue visto como un trabajo pequeño podría llegar a ser enorme, llevaría más tiempo y recursos.
Métricas de control e indicadores: Los planes de un proyecto no se basan en hechos concretos sino en suposiciones y opiniones sobre el estado actual y sobre posibles cambios. El análisis de todo proyecto debe incluir indicadores básicos de control y tratar que los indicadores estén ligados a los objetivos del negocio.
Input de los usuarios finales: Este es un problema no sólo de los proyectos de TI sino de todos en general. La percepción y necesidades de los recursos internos son esenciales para crear un plan de proyecto realista que abarca todos los aspectos del negocio.
Cambios en alcance, tiempo y presupuesto: Todo proyecto debe tener una buena evaluación de riesgos y la planificación dependerá de la metodología más adecuada.
Cambios en personal clave: Cualquier cambio en el personal del proyecto puede ser enormemente perjudicial para el progreso del mismo. Una buena matriz de funciones y responsabilidades es esencial.
Retrasos: Los directores de proyecto deben estar muy atentos desde el principio para prevenir situaciones en las que reciben un proyecto que ha sido vendido con un calendario no realista debido a que la gente de ventas y sus superiores ya se han comprometido con una fecha con el cliente.
Altos costos de mantenimiento: Es conveniente evaluar periódicamente los proyectos para asegurarse de que seguirán satisfaciendo las necesidades del negocio y están en camino con el cumplimiento de objetivos.
Inexperiencia técnica: Es imperativo para los directores de proyectos saber desde el principio qué habilidades y conocimientos poseen cada miembro del equipo del proyecto y si es necesario capacitación o recursos externos adicionales.
Factores de Éxito de Proyectos de TI
Negociación: Este factor involucra tanto las negociaciones a nivel interno (usuarios) como externo (proveedores). En esta etapa es necesario establecer las directrices del proyecto como la duración del mismo y el presupuesto. Requisitos.
Tecnología: Se debe seleccionar la tecnología adecuada tomando en cuenta el costo definido en la negociación, la infraestructura y la propuesta del proveedor seleccionado.
Metodología: En función de las características del proyecto, se debe escoger la metodología de trabajo adecuada. Se deben tomar en cuenta detalles como la tecnología, el número de participantes en el proyecto, los costos, los objetivos.
Recurso: Este factor involucra la elección del equipo que desempeñará el proyecto. Para esto se debe tomar en cuenta sus perfiles de conocimiento y experiencia en proyectos similares.