Unidad I. “Las Finanzas y la Información Financiera”

Definición de Finanzas

Cuando deseamos iniciar un negocio, uno de los puntos que se tratan de resolver es la adquisición de los fondos necesarios para la puesta en marcha de la empresa. Cuando el negocio tiene que realizar su planeación del siguiente período también deberá resolver el problema de la economía de la empresa, su obtención de recursos y su correcta aplicación.

El administrador financiero entonces tiene que resolver las siguientes preguntas:

¿A qué fuentes de financiamiento se puede recurrir?

¿Cómo aplicarlos adecuadamente en la empresa?

¿Cuáles son los recursos con que cuenta la empresa?

¿Cuáles son las necesidades de dinero que tiene?

Fig. 1.1. Las preguntas que debe contestarse el administrador financiero

El administrador financiero tiene entonces la responsabilidad de encontrar la fórmula que le ayude a la empresa a desarrollar la vital función de las finanzas. Se puede resumir entonces que las “Finanzas son las técnicas aplicadas a la investigación de las necesidades monetarias de la empresa, el conocimiento de los recursos disponibles y de las fuentes de financiamiento a las que se puede recurrir para cubrir sus necesidades y a su vez el manejo correcto de los recursos que se obtienen para optimizarlos y lograr los objetivos de la empresa”.

Lawrence J. Gitman define a las finanzas como el arte y la ciencia de administrar dinero. Casi todos los individuos y organizaciones ganan u obtienen dinero, y gastan o invierten dinero. Las finanzas se relacionan con el proceso, las instituciones, los mercados y los instrumentos que participan en la transferencia de dinero entre personas, empresas y gobiernos.

Relación entre Economía y Finanzas

Economía

Estudio de las condiciones bajo las cuales se puede maximizar el bienestar de una comunidad, y la elección de las acciones necesarias para llevarlo a cabo.

Microeconomía

• Se ocupa en determinar las estrategias óptimas de operaciones de empresas e individuos.
• Se ocupa de la operación eficiente de un negocio.
• Define las actividades que permiten que una empresa alcance el éxito financiero.

Macroeconomía

• Se ocupa de la totalidad del ambiente institucional e internacional en que una empresa debe operar.

Se ocupa de la estructura institucional del sistema bancario, de los intermediarios financieros, el tesoro de la nación y las políticas económicas a disposición del gobierno para hacer frente y controlar el nivel de actividad económica.

Relación entre Finanzas y Contabilidad

Existe una relación estrecha entre estas funciones, de la misma manera que hay una relación entre las FINANZAS y la ECONOMÍA, la función contable debe considerarse como un insumo necesario de la FUNCIÓN FINANCIERA.

Existen dos diferencias básicas entre FINANZAS Y CONTABILIDAD.

• El tratamiento que se da a los fondos.

El contador, su función principal es producir y suministrar información para medir el funcionamiento de la empresa.

El contador prepara los Estados Financieros, partiendo de la premisa de que los ingresos se reconocen como tales en el momento de la venta, y los gastos cuando se incurre en ellos.

El Administrador Financiero se ocupa de mantener la solvencia de la empresa, obteniendo los flujos de caja necesarios para satisfacer las obligaciones y adquirir los Activos para lograr los objetivos de la empresa.

En vez de reconocer los ingresos en el momento de la venta y los gastos cuando se incurre en ellos, como lo hace el contador, el administrador financiero reconoce los ingresos y gastos solamente con respecto a entradas y salidas de efectivo.

• La toma de decisiones

Las obligaciones del funcionario financiero difieren de las del Contador, en que este último presta la mayor parte de su atención a la compilación y presentación de datos financieros.

Mientras que el administrador financiero, evalúa los informes del contador, produce datos adicionales y toma sus decisiones basadas en su análisis.

• ¿Por qué debemos estudiar Finanzas?

El principal objetivo financiero de una empresa es incrementar al máximo la riqueza de sus propietarios. Esto significa casi lo mismo que incrementar al máximo las utilidades, con excepción de que medir la riqueza toma en cuenta la oportunidad de las utilidades. En consecuencia, las compañías tratan de obtener utilidades y evitar las pérdidas.

El objetivo debe ser entonces, alcanzar las metas de los propietarios (accionistas) de la empresa. En el caso de sociedades anónimas o corporaciones, los dueños no son, por lo común, sus directores. La función de los administradores no es alcanzar sus propios objetivos; consiste, más bien, en incrementar lo más ampliamente posible los beneficios de los propietarios.

Objetivos de la función financiera:

• Planeación del crecimiento de la empresa, visualizando por anticipado sus requerimientos tanto táctica, como estratégicamente.
• Captar los recursos necesarios para la buena marcha de la empresa.
• Asignar dichos recursos conforme a los planes y proyectos.
• Promover el óptimo aprovechamiento de los recursos.
• Disminuir al máximo el riesgo o la incertidumbre de la inversión.

¿Para qué?

Para la maximización del valor de las acciones de la empresa, maximizar el mercado, ver las necesidades de la empresa ya sea a corto o mediano plazo.

• • Hacer planes tácticamente son a corto plazo.
• Hacer planes estratégicamente son a largo plazo

Decisiones Financieras en la Familia y Empresa

Política

Fig. 1.2. Marco de referencia de la administración financiera

Variables microeconómicas y macroeconómicas de la empresa:

Microeconómicas: Son los factores internos que afectan en forma directa a la empresa (comercial, industria o de servicios) y que deben ser consideradas por el administrador financiero de la misma o director de finanzas (cuando se trate de una empresa grande). El estudio de dichos factores le ayudarán al mejor conocimiento de la empresa, así como la evolución de la misma y le permitirán tomar decisiones más aceptadas. Ejemplos son:

• • Estrategias de producción
  • Estrategias de precios
  • Políticas de ventas
  • Políticas de crédito
  • Normas de exportación
  • Sueldos y salarios
  • Seguridad social
  • Estrategias de financiamiento
  • Políticas de crecimiento

Macroeconómicas: Se ocupa de la estructura institucional del sistema bancario, de los intermediarios financieros, el tesoro de la nación y las políticas económicas a disposición del gobierno para hacer frente y controlar al nivel de actividad económica dentro de la economía del país. Ejemplos son:

• • Consumo
  • Inversión
  • Inflación
  • Captación
  • Desempleo
  • Tasa de interés
  • Petróleo
  • Servicios
  • Tipo de cambio
  • Producto Interno Bruto

Indicadores internacionales

La empresa como todo ente económico, no se encuentra aislado de los acontecimientos que a su alrededor puedan suceder. El empresario debe estar consciente que puede controlar aspectos internos de su negocio, como la producción, el recurso humano, el dinero, las actividades de mercadotecnia, etc., pero también sabe que los aspectos internos (micro económicos) se verán afectados por otros factores que no podrá controlar, como son la situación económica de la región o país (una devaluación o la inflación), cambios políticos, cambios en la política fiscal (aumento de impuestos), o simplemente la estructura económica que establece el gobierno en cuanto al manejo de su mercado financiero interno, pero que deberá tomar en cuenta en la toma de decisiones. A estos factores se le conocen como el aspecto macroeconómico.

Sin duda, que el éxito o fracaso del negocio, se deberá a la rapidez con que la empresa responde a sus cambios ambientales, por lo que se vuelve cada vez más importante, que los administradores estén atentos a estos cambios y desarrollen sistemas adecuados de información que ayuden en la toma de decisiones de quienes dirigen el destino de la empresa.

Tipos de Empresas

Las formas básicas de la organización empresarial son:

a) Empresas con un solo propietario: Son la mayoría, dirigidas por una sola persona para beneficio propio.

b) Sociedad: formada por dos o más propietarios que dirigen una empresa para obtener utilidades. Comúnmente son más grandes que las de un solo propietario.

c) Sociedad anónima: es una entidad de negocios intangible creada por acuerdo legal. Una sociedad anónima, llamada con frecuencia “entidad legal”, posee igual facultad que un individuo, es decir, puede demandar y ser demandada ante la ley, establecer un contrato y ser parte de él, y adquirir propiedades a su nombre.

Tabla 1.1 Organizaciones legales: ventajas y desventajas

El Papel del Financiero en la Empresa

Para entender adecuadamente cuál es el papel del administrador financiero dentro de las empresas consideremos primero lo siguiente: separar la función contable de la función de la administración financiera.

La función contable se refiere al registro y clasificación en forma lógica y sistemática de las operaciones económicas y financieras que efectúa una ENTIDAD, mismas que en forma sintetizada se plasman en una serie de documentos llamados ESTADOS FINANCIEROS, los cuales reflejan los resultados de un período (UTILIDAD o PÉRDIDA), así como la situación financiera a una fecha determinada; en general se puede decir que esta es la función del Contador Público.

La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

El objetivo fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre las transacciones que efectúa y de ciertos eventos económicos que la afectan. La unidad de medida de la contabilidad es el dinero, por lo tanto, las transacciones y los eventos económicos deben ser susceptibles de cuantificarse en dinero. (De acuerdo al boletín A-1, de la serie “A”, de los principios contables básicos).

Mientras tanto, la administración financiera es definida por las funciones y responsabilidades de los administradores financieros. Las funciones básicas del administrador financiero se pueden resumir en las siguientes:

1.- Análisis y planeación de actividades financieras:

Se deben de transformar los datos contables de modo que puedan utilizarse para vigilar la posición financiera de la empresa, evaluar la necesidad de incrementar la capacidad productiva y determinar el financiamiento adicional que se requiera.

2.- Determinación de la estructura de activos de una empresa:

El administrador financiero determina la composición (importe monetario) y el tipo de activos que se señalan en el Balance de la empresa. Una vez que se determina la composición, el administrador financiero debe determinar y tratar de mantener ciertos niveles óptimos para cada tipo de activo circulante; también debe determinar cuáles son los mejores activos fijos que deben adquirirse y el momento adecuado de su reemplazo.

3.- Manejo de la estructura financiera de la empresa:

Esta función se ocupa del pasivo y del capital. Deben tomarse 2 decisiones fundamentales acerca de la estructura financiera de la empresa:

PRIMERO.- Determinar la composición más adecuada de financiamiento a corto y a largo plazo. Esta decisión afecta la rentabilidad y la liquidez general de la empresa.

SEGUNDO.- Determinar cuáles fuentes de financiamiento a corto o a largo plazo son mejores para la organización en un momento dado.

El administrador financiero reconoce entonces su necesidad de fondos y determina el volumen adecuado para invertir en la empresa, proponiendo el índice de crecimiento del negocio. Dentro de su inversión el administrador debe señalar qué tipo de activos ocupará y qué cantidad de dinero es necesario invertir en ellos, por ejemplo: la cantidad de inventario adecuado, el volumen de cuentas por cobrar que soporta la empresa, o el efectivo depositado en sus cuentas bancarias, y en cada uno de ellos su manejo correcto. Cuando la empresa desea invertir en activos que le produzcan (activos fijos), debe determinar qué tipo de bienes y cuándo reemplazarlos para optimizar su uso, ejemplos de inversiones en maquinaria y equipo, edificios o equipo de transporte, deben ser adecuadamente administrados y desechados en el momento adecuado, esto es, cuando se convierten en un alto gasto por su mantenimiento (por ejemplo: maquinaria en mal estado), o por su obsolescencia (el equipo de cómputo, cuando éste ya no es útil al negocio).

Pero también se requiere determinar qué tipo de fondos serán necesarios para soportar el financiamiento más adecuado, ya que fondos caros (altas tasas de interés), pueden afectar tanto las utilidades del ente económico (su rentabilidad), como su capacidad para cumplir con sus obligaciones inmediatas (su liquidez). Así, se determinará, las fuentes de financiamiento más adecuadas en forma (hipotecas, créditos a corto plazo, acciones, etc.) y tiempo (a corto o a largo plazo).

Áreas Principales y Oportunidades en las Finanzas

Las áreas principales de las finanzas podrán destacarse mejor resumiendo las oportunidades laborales o de desarrollo que ofrecen.

Dichas oportunidades pueden, para mejor estudio, dividirse en dos categorías:

• SERVICIOS FINANCIEROS

Los servicios financieros son el área de las finanzas que se ocupa de proporcionar asesoría y productos financieros a las personas, las empresas y los gobiernos.

Es una de las áreas de mayor desarrollo en algunas economías.

Los servicios financieros incluyen a:

La banca e instituciones afines.

Planeación financiera personal.

Inversiones.

Bienes raíces y

Compañías aseguradoras.

• ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Se refiere a las tareas del administrador financiero de una empresa.

Los administradores financieros se ocupan de dirigir los aspectos financieros de cualquier tipo de negocio, sea este financiero o no financiero, privado o público, grande o pequeño, con o sin fines de lucro.

Ellos desempeñan actividades tan variadas como:

Usuarios de la información financiera

Los Estados Financieros interesan desde un punto de vista interno a la organización, así como desde un punto de vista externo o del público en general y se justifican por el interés que ellos tienen en nuestra empresa; ellos pueden ser:

Interesados internos en la empresa

Los accionistas, para conocer y valuar su inversión.

• Los gerentes, para evaluar el éxito de su gestión y para fijar políticas administrativas.
• Los trabajadores, para el cálculo en la participación de las utilidades de las empresas.

Interesados externos en la empresa

• Los acreedores, como fuente de información para que estimen la capacidad de pago de la empresa para cubrir créditos.
• Las instituciones de crédito, para la evaluación de la solvencia, estabilidad, etc.
• Las personas o empresas a quienes se le solicite aportaciones adicionales de capital, para que estudien y evalúen la conveniencia de su inversión.
• Las autoridades de la SHCP, para efectos del cálculo de los impuestos que gravan a los ingresos de la empresa.
• Diversas dependencias gubernamentales con relación a concesiones y franquicias o bien para obtener información estadística, necesaria para orientar las directrices de planeación del país.

En resumen, varios son los sectores que están interesados en conocer el nivel de fortaleza de la empresa, para esto deberán estudiar los Estados Financieros mediante los métodos de análisis que miden y ponderan éstos, de manera que pueda darse respuesta a una gran diversidad de preguntas con relación a la situación de la empresa.

Fig. 2.3 Usuarios de la información

Objetivo de la Información Financiera

Los estados financieros deben cumplir con el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y los cambios en su situación financiera (flujos de fondos) por el período contable terminado en dicha fecha. Los estados financieros son un medio de comunicar información y no un fin, ya que no persiguen el tratar de convencer al lector de un cierto punto de vista o de la validez de una posición.

Los estados financieros deben ser capaces de transmitir información que satisfaga las necesidades del usuario de la empresa.

Son diversos los usuarios generales de la información ya que estos comprenden tanto a los accionistas como a los empleados, acreedores y diversos sectores del gobierno que no tienen acceso a la información.

En general, la información de los estados financieros deben servirles para:

• Tomar decisiones de inversión y crédito, lo que requiere conocer la capacidad de crecimiento de la empresa, su estabilidad y su rentabilidad. Los principales interesados al respecto serían los que puedan aportar financiamiento, como capital o crédito a la empresa.
• Evaluar la solvencia y liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos.
• Conocer el origen y las características de sus recursos para estimar la capacidad financiera de crecimiento, así como el rendimiento de los mismos.
• Formarse un juicio sobre los resultados financieros de la administración en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de crecimiento.

Concepto de Administración Financiera

Se encarga de ciertos aspectos específicos de una organización que varían de acuerdo con la naturaleza de cada una de las siguientes funciones:

La inversión, el financiamiento y las decisiones sobre los dividendos de una organización.

Es el área de la administración que cuida de los recursos financieros de la empresa. La administración financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administración financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

PROCESO ADMINISTRATIVO

ESTRUCTURA DE ACTIVOS

MANEJO DE PASIVO Y CAPITAL

Relación con el proceso administrativo

Las funciones descritas en puntos anteriores que realiza el administrador financiero, son llevadas a cabo a través del proceso de la administración en sus cuatro etapas principales: Planeación, Organización, Dirección y Control Financiero.

1. Planeación financiera:

Consiste en decidir por anticipado los recursos que se obtendrán y el uso adecuado que se les dará a los mismos a fin de obtener el objetivo financiero de la empresa. Comprende la previsión, la cual permite estudiar simultáneamente varias alternativas y decidir en la etapa de planeación aquella alternativa con la cual debe trabajar la empresa para conseguir su objetivo.

Tabla 3.1 Ejemplo de objetivos financieros. “Gerencia financiera: un enfoque estratégico”. Alberto Ortiz Gómez

Los planes y presupuestos financieros proporcionan “mapas” de las trayectorias a seguir para alcanzar los objetivos de la empresa. Además, estos instrumentos proporcionan una estructura para coordinar las diversas actividades de la empresa, además de que actúan como un mecanismo de control para establecer un patrón de financiamiento respecto al cual pueden evaluarse los resultados reales.

Dos aspectos son fundamentales en el proceso de la planeación financiera: el efectivo y las utilidades. La primera, que por lo general se realiza al elaborar el presupuesto de caja o efectivo, debe su importancia al hecho de que el dinero efectivo es el elemento primordial de la empresa; de no contar con una cantidad de efectivo adecuada (sin importar el nivel de utilidades) la empresa perdería solvencia y acabaría en la bancarrota. La planeación de las utilidades generalmente se lleva a cabo con estados financieros pro-forma que muestran niveles anticipados de utilidades, activos, pasivos y capital. Los presupuestos de efectivo y los estados financieros pro-forma no solo son útiles para la planeación financiera interna, ya que también los acreedores actuales y futuros tienen por costumbre solicitarlos.

La planeación debe cumplir con tres principios básicos:

Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. Planear “ser el mejor” es una meta vaga, sería mejor aumentar nuestra rentabilidad un 10% con respecto al período anterior.

Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que puedan ser necesarios, ya sea en razón de una situación imprevisible, o que sea porque las circunstancias hayan variado. Un cambio en la situación económica externa, como una devaluación, por ejemplo, puede variar los planes proyectados, y el administrador tendrá que reaccionar ajustándolos de acuerdo a las nuevas circunstancias.

Unidad: Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función, mismo que integrado a los demás planes de las otras funciones, forman un solo plan general. La administración debe consolidar sus planes de tal manera que persigan un solo fin, sin importar el área de la empresa de la que se trate.

Algunos ejemplos de las herramientas de la planeación financiera son:

El presupuesto de caja o efectivo: Es la representación numérica de las entradas y salidas del efectivo de la empresa. Su finalidad es anticipar los movimientos económicos en efectivo y determinar los saldos probables en períodos determinados.

El pronóstico de ventas: Debe determinarse por anticipado las ventas probables de un período determinado, ya sea mensual, semestral, anual, etc.; y puede basarse en técnicas de estadísticas o de comparación con otros períodos.

Estados financieros pro-forma: Los documentos financieros pueden ser proyectados de tal manera que representan la posición financiera planeada a un futuro determinado. La empresa podría entonces realizar un Balance General Pro-forma, o un Estado de Resultados Pro-forma, documentos que representarían la situación financiera esperada con relación a sus activos, pasivos o capital, o de sus ventas, costos, gastos y utilidades.

Análisis del punto de equilibrio (planeación de utilidades): La empresa determina en forma gráfica o matemática la igualdad entre sus ingresos y costos, el punto donde puede planear y verificar la sensibilidad de sus precios de venta contra sus costos. Le ayuda a determinar las probables utilidades a diferentes precios de venta y considerando sus costos fijos y variables.

Análisis de apalancamiento operativo o financiero: La empresa puede financiarse con los recursos obtenidos a través de sus ventas y que se ven afectados de acuerdo al nivel de los costos y los gastos de operación; pero en algunas ocasiones, el financiamiento requerido por la empresa le ocasiona gastos financieros, que afectan las utilidades operativas reflejando una disminución que puede ser sensible para la utilidad financiera.

2. Organización financiera:

Consiste en el agrupamiento de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes a través de unidades administrativas, definiendo las relaciones jerárquicas entre ejecutivos y estableciendo la comunicación en los sentidos vertical y horizontal, dentro de esas unidades. El agrupamiento deberá hacerse en forma lógica y armonizando las actividades que son afines.

Algunas formas de organizarse de acuerdo a las diversas necesidades del empresario pueden ser: por divisiones, departamentos, unidades, funciones, productos, zonas, clases, etc.

La estructura organizacional depende del tamaño, del giro o de la cultura desarrollada del negocio, pero la parte importante de cómo organizarse es de que cumpla los objetivos que se pretenden alcanzar, esto es, que haya congruencia entre lo que queremos lograr y en el cómo lo queremos hacer. Un ejemplo de estructura organizacional lo podemos observar en el cuadro 3.3 donde se puede ver que el tamaño del negocio es grande por lo que requiere de una estructura organizacional que pueda guiar y tomar decisiones más complejas que en un negocio más pequeño y de igual importancia.

Algunos principios organizacionales más importantes a tomar en cuenta pueden ser:

Especialización: El lograr agrupar actividades afines, y que sean realizadas en forma continua por el mismo puesto puede ayudar a evitar errores o retrasos en el trabajo como consecuencia de que el personal responsable, aprende a realizar y tomar decisiones cotidianas gracias a la especialización que se puede lograr por la familiaridad del trabajo y su responsabilidad. La gerencia debe evitar que el trabajo pueda convertirse en una rutina, de tal manera que el trabajador descuide por cansancio o por aburrimiento su labor.

            Unidad de mando: Debe responsabilizarse y jerarquizar la autoridad, quedando definido de tal manera que se pueda ejercer, delimitando las funciones y obligaciones de cada puesto evitando las confusiones debido a la falta de comunicación o simplemente al desconocimiento sobre las líneas de mando. Además, debe reconocerse una línea de autoridad única para cada grupo de responsabilidades. 

            Autoridad-responsabilidad: Una máxima administrativa puede ilustrar este principio: “A mayor responsabilidad debe haber mayor autoridad, y viceversa”, sin duda, uno de los errores más graves cometidos dentro de las estructuras administrativas, es el que al dar mayores responsabilidades dentro de la jerarquía organizacional, es frecuente no delegar mayor autoridad, lo que puede ocasionar falta de respeto, el no obedecer a quién ordena, o simplemente falta de comunicación entre responsables y ejecutantes de la labor. Debemos recordar siempre que la autoridad la podemos delegar, pero la responsabilidad no, ya que esta última la compartimos con los subalternos.

3. Dirección financiera:

            La función de la dirección en materia financiera corresponde a los más altos niveles de la administración de la empresa; aún cuando para ello se realice con el asesoramiento de todo el staff administrativo (interno y/o externo), y consiste fundamentalmente en vigilar que los objetivos operacionales de la entidad se logren de una manera coordinada dictando las ordenes necesarias para obtener los objetivos precisados en la planeación, dentro de la estructura determinada en la organización y con los elementos obtenidos al integrar el staff administrativo, todo lo anterior, en conjunto deben lograr las metas generales de la organización. Es importante pues, que exista una adecuada motivación, comunicación y coordinación funcional; está es una de las responsabilidades de mayor exigencia para los administradores, ya que no solo se ordena que y como debe hacerse, sino que también debe vigilar que se realice adecuadamente y según lo planeado por la alta dirección. El fracaso de muchas empresas, no está fuera de ella, sino internamente con los malos administradores que no logran en forma adecuada, dirigir a sus empresas, de ahí que se diga “No hay malos negocios, hay malos administradores”.

VICEPRESIDENTE

Operaciones

VICEPRESIDENTE

Finanzas

(Director Financiero)

VICEPRESIDENTE

Mercadotecnia

TESORERO

• Elaboración de presupuestos de capital
• Administración de efectivo
• Relaciones bancarias comerciales y bancarias de inversión
• Administración de crédito
• Desembolso de dividendos
• Planeación y análisis financiero
• Relaciones de Inversionistas
• Administración de pensiones
• Seguro/administración del riesgo
• Planeación y análisis fiscal

CONTRALOR

• Contabilidad de costos
• Administración de costos
• Procesamiento de datos
• Libro mayor general

(nomina, cuentas por pagar/por cobrar)

• Reporte al gobierno (ISR, IVA)
• Control interno
• Preparación de estados financieros
• Preparación de presupuestos
• Preparación de proyecciones

Fig. 3.3 Organigrama de una empresa de gran tamaño

4. El control financiero:

Implica verificar hasta que grado los objetivos y metas de entidad se han logrado y ello mediante la información que proporcionan sus sistemas de control. En está etapa se vuelve importante el uso de un sistema de información y normas confiables, que asegure que se obtengan y utilicen los recursos apropiados de modo efectivo y eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa.

Las herramientas de planeación sirven entonces para comparar los resultados que se están obteniendo contra lo esperado, por lo que se convierten también en herramienta de control. Algunos tipos de control contable y financiero son: Los sistemas generales de contabilidad, la auditoria interna y externa, el análisis y evaluación financiera y el control presupuestal.

Después de esto, se puede concluir que la función contable sirve para recopilar y mostrar en informes financieros, los eventos realizados por cualquier entidad económica; y la función financiera, identifica las necesidades y problemas financieros mostrados en los resúmenes financieros, por lo que ayuda a la toma de decisiones dentro de las empresas, públicas o privadas, grandes o pequeñas, y no necesariamente llevada a cabo por alguna carrera en especial, sino por aquellos que tienen la capacidad de visualizar a la empresa y tomar los caminos correctos para cumplir con sus expectativas de grupo.

Tabla 3.2 Nivel de la dirección y del control financiero

1.9 Objetivos:

            Podemos decir que la aplicación del Proceso administrativo en el area financiera es ejercer la administración financiera y entonces, el objetivo seria el mismo, maximizar la riqueza.

1.10 Elementos del sistema de administración financiera

• Es una aplicación de la administración financiera.

Efectivamente la administración financiera de inversiones es una fase o aplicación de la administración financiera general.

• Recopilación de datos significativos.

O sea la reunión de datos importantes internos y externos de la empresa, para servir de base en la toma de decisiones de inversión.

• Análisis financiero

Es decir, estudio y evaluación del pasado económico financiero de la empresa, encauzado a tomar decisiones de inversión.

• Planeación financiera

Estudio, evaluación y proyección del futuro económico financiero de la empresa, para tomar decisiones de inversión.

• Control financiero

Que es el estudio y evaluación simultánea del pasado y futuro económico financiero de la empresa, para tomar decisiones acertadas de inversión, al detectar y corregir las variaciones surgidas al comparar los conceptos y las cifras del análisis y planeación financiera.

• Toma de decisiones acertadas

Tomar decisiones acertadas con la aplicación de las técnicas: Recopilación de datos significativos, análisis, planeación, control y evaluación financiera, mediante la elección óptima de alternativas, en situación normal, de inflación o deflación; a corto, mediano o largo plazo; en condiciones de certidumbre, incertidumbre, riesgo y conflicto, para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa y maximizar el capital contable a largo plazo.

• De inversión.

Inversión es la “aportación de tiempo, dinero, conocimientos o energía, destinada a obtener algún beneficio.”

O bien:

“Sacrificio presente para tratar de obtener un rendimiento, aunque, incierto a futuro.”

La inversión puede ser productiva o improductiva:

Inversión productiva, cuando se obtiene un rendimiento o beneficio.

Inversión improductiva, cuando no se obtiene rendimiento ni beneficio alguno, es decir, se sufren quebrantos o pérdidas.

• Maximizar utilidades

Todas las inversiones de la empresa tendrán como objetivo maximizar rendimientos, beneficios y utilidades, desde luego, observando pagar el mejor salario al trabajador, conforme al poder adquisitivo del consumidor y las necesidades del gobierno par proporcionar los servicios públicos a la colectividad.

• Maximizar el patrimonio  a largo plazo de la empresa

Todas las inversiones de la empresa, además de tener como objetivo maximizar utilidades, deberán lograr maximizar el patrimonio, capital contable o valor de la empresa a largo plazo.

            Ahora bien, supuesto que el capital contable es la diferencia del activo total menos el pasivo total, para maximizar dicho capital contable será necesario:

• Coordinar los activos de la empresa.
• Coordinar los pasivos de la empresa.
• Coordinar los resultados de la empresa.

1.11 Administración financiera del sector privado

En la actualidad un administrador financiero tiene que adaptarse al cambiante mundo de las finanzas, en la cual, la eficacia de sus decisiones afectará en gran medida el curso de la empresa en sí.

            La administración financiera se encarga de la adquisición, financiamiento y administración de los activos en la toma de decisiones; en las cuales las decisiones de inversión indican qué cantidad de activos son necesarios para la empresa para mantenerse funcionando; así como, para qué son destinados cada una de estas inversiones en dichos activos.

            Las decisiones de financiamiento indican como está compuesto el pasivo en la hoja de balance de una empresa; estas varían dependiendo que tan endeudada esté la empresa así como las políticas de endeudamiento que permiten sean las convenientes, esto se observa como una mezcla de financiamiento, estas a su vez deben balancearse con la cantidad de utilidades que la empresa retiene para financiamiento de capitales comunes.

            La administración de los activos indica la eficacia con la que son manejados tanto las inversiones, como los financiamientos. Una vez que ya se han establecido; por supuesto se da un mayor énfasis en aquellos activos circulantes debido a la volatilidad del medio externo.

1.12 Objetivos

La administración financiera eficiente requiere una meta u objetivo para ser comparativamente apropiado, esta es en suposición la maximización de la riqueza de los accionistas; este objetivo está íntimamente ligado con el precio de las acciones; ya que son el reflejo de la inversión, financiamiento y administración de los activos; esto trae consigo las dificultades del entendimiento del término; ya que se tiene que ver cual será el mejor proyecto de inversión que asegura un constante rendimiento en las acciones de los socios, y que reduce las especulaciones.

             Se deben tomar en cuenta qué es lo que se requiere maximizar, las utilidades que dejan las acciones, o el precio unitario de cada acción dependiendo de su demanda en el mercado accionario; por esto es importante tomar como patrón de maximización el precio actual de cada acción, con lo cual vemos que tan bien se está desarrollando la empresa dentro de la administración financiera.

            Otro punto importante a destacar es (como meta) maximizar la riqueza de los accionistas; pero siempre y cuando la manera con la que se conducen sea responsable y ética con el resto de la empresa; es decir, con el objetivo de ésta hacia el consumidor, con sus empleados, con los salarios prestados, etc.

            La manera usual como se organiza la administración financiera consta de tres niveles encabezados por el vicepresidente de finanzas (en una gran empresa) el cual tiene la función de dirigir la administración y dar los informes al director general; en segundo lugar está un tesorero y un controlador.

            El tesorero se encarga de las funciones de la administración financiera, esto es de la inversión (elaborar presupuestos de capital a invertir, etc); financiamiento (relaciones bancarias de inversión, comerciales, relaciones de inversionistas, desembolso de dividendos); y administración de activos (de efectivo y crédito principalmente).

            Las funciones del controlador son netamente contables; hacer la proyección, contabilidad, presupuestos, etc. A su vez hace los reportes de los movimientos que se hacen a todos los departamentos que se ven afectados en las operaciones que se realizan para que apoyen los proyectos.

1.13 Ubicación de la función financiera dentro de la estructura organizacional.

Ubicación de las finanzas en la empresa:

La administración financiera abarca todas las actividades de la empresa, razón por la cual es necesario hacer un análisis de la dirección de finanzas en un organigrama.

• • En una empresa de mediana capacidad económica se encuentra el departamento de finanzas a nivel de jefatura de departamento.
  • En una empresa de gran capacidad económica está a nivel de dirección de área, puede estar como:
  • • Director de finanzas
    • • Presidente de finanzas
      • Vicepresidente de finanzas

En realidad, la función financiera dentro de la organización recorre las responsabilidades que van desde la obtención de recursos o fondos para la vida de una institución, hasta los problemas que implica su distribución dentro de la misma.

• • Obtención de  fondos

• Aportación de los socios o del propietario al capital
• • El endeudamiento de corto y largo plazo.
  • Los recursos provenientes de la actividad propia de la empresa.
  • Otros, que en realidad serían derivaciones u operaciones mixtas de los tres anteriores.

• • Distribución o aplicación de los recursos
• Adquisición de activos
• Pagos de pasivos de corto y largo plazo
• Pago de dividendos
• Gastos operativos
• Gastos administrativos
• Otros

1.14 Estados financieros

TEMAS EXPUESTOS:

• • Concepto
  • Estructura y elementos que lo componen o características principales y/o en su caso, clasificación.

1.15 Sistemas de información a la gerencia.

• Concepto

Técnica organizada para proveer a gerentes que intervienen en la administración de una empresa, de los datos, antecedentes, apuntes e informes oportunos y claros, necesarios para tomar decisiones acertadas.

• Características de un Sistema de información a la gerencia.

Enfocada a producir información formal e informal a los niveles ejecutivos en todas las áreas de la empresa. Funcionará como unidad independiente. Su personal capacitado, deberá investigar nuevas fuentes de datos. Investigará nuevas formas de presentación. Tendrá equipo y banco de datos. El sistema se adaptará a las necesidades de la empresa. Será equilibrado y selectivo, estudiando y definiendo las necesidades y posibilidades de interpretación. Informará comparativamente sobre le ambiente; la competencia; la empresa entre sí, etc. Será autocrítica repetitiva, para permitir definir fallas del sistema vigente.

• Requisitos para su implementación

Que exista una organización definida. Apoyo y participación de la alta gerencia. Implantación por etapas.

Lo primero, como requisito fundamental, es decir, deberá existir una correcta definición de funciones y responsabilidades; asimismo, una coordinación entre ellas; deberán existir sistemas y procedimientos para el funcionamiento de la empresa; objetivos definidos para saber a dónde se dirigen los miembros  de la misma.

Lo segundo, para llevar adelante la implantación del sistema de información a la gerencia.

            Lo tercero, en virtud de que reunidos los dos requisitos anteriores, un sistema integrado de información a la gerencia, se deberá implantar por etapas.

• Atributos de un sistema de información a la gerencia.

Que mida el impacto de las decisiones, antes o después de que sean tomadas por la gerencia. Que mida el ambiente, para analizar, planear y controlar el efecto de las cambiantes circunstancias externas de la empresa. Que reacciones dentro de un marco de tiempo relativo, para permitir conocer a tiempo el desarrollo de las áreas problemáticas, para así poder actuar y servir de instrumento útil y accesible y rápida en la toma de decisiones acertadas.

• Atributos de un sistema de información a la gerencia.

La infraestructura y etapas necesarias para la implantación de un sistema integral de información a la gerencia, quedan plasmados en el siguiente cuadro: