La Contabilidad y la Publicidad Registral en la Empresa
Significación Jurídica de la Contabilidad. El Deber Contable de los Empresarios
Ideas Generales
Hay que destacar que el ordenamiento jurídico tiene un interés general de velar por la autenticidad o juridicidad de la contabilidad. Con la contabilidad se pretende proteger intereses generales:
- Del propio empresario
- De terceros
- De la Hacienda Pública
Los Libros del Empresario
En la actualidad, según el Código de Comercio, existen distintos libros:
- Los que podemos denominar obligatorios según el art. 34 son:
- El libro de inventarios y cuentas anuales
- El libro diario
- En las sociedades, el libro de actas
- Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
- Un estado de flujos de efectivo
- La memoria
El estado de flujo de efectivo no será obligatorio cuando así lo establezca una disposición legal.
Los libros facultativos son cualesquiera otros libros que desee usar el empresario. Los libros deben llevarse por los empresarios o por personas autorizadas bajo la responsabilidad del empresario (art. 25.2) y estarán sometidos a una serie de requisitos:
- Requisitos extrínsecos o de forma: Los libros deben llevarse encuadernados, que puede ser «a priori» o «a posteriori» en un plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio. Deben estar foliados, que también se puede hacer con anterioridad o posterioridad, y legalizados (los legalizados y foliados se realizan en el Registro Mercantil).
- Requisitos intrínsecos: (art. 29) Los libros deben llevarse con claridad, por orden de fechas, sin interpolaciones ni tachaduras, o en su caso, salvandolas, y con valores en euros.
Los libros deben conservarse durante 6 años, aunque cese la empresa.
Las Cuentas Anuales
El Código impone la relación de cuentas anuales como medio de establecer periódicamente los beneficios o pérdidas experimentados por una empresa (art. 34). Las cuentas son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
Verificación de la Contabilidad
Se parte del principio de que la contabilidad es secreta (art. 32); sin embargo, este principio quiebra en determinados supuestos:
- Por resolución judicial, que puede ser por causa penal.
- Cede en causas civiles (art. 32 y 33) cuando lo autorice un juez (reclamaciones).
- Verificación de la contabilidad: es el sometimiento a auditorías de la contabilidad. Las auditorías se rigen por la Ley de Auditoría de 12 de julio de 1988 y puede someterse a auditoría:
- Cuando lo acuerde la autoridad judicial.
- En los supuestos establecidos por la ley, por ejemplo, en las S.A. cuando no puedan realizar las cuentas abreviadas.
El Deber de Publicidad (La Publicidad Registral)
La publicidad es otro principio al que debe someterse el empresario. La publicidad se entiende en dos sentidos:
- La publicidad voluntaria o comercial: es la que utiliza el empresario para dar a conocer sus productos o servicios (este no es el caso).
- La publicidad en sentido legal u obligatoria: es la que obliga al empresario a dar a conocer su actuación y su situación económica y realidad.
La publicidad legal es obligatoria, sirve para garantizar, en primer lugar, la seguridad en el tráfico jurídico (saber con quién contratamos) y también para garantizar la rapidez (que las relaciones económicas sean más rápidas y fluidas).
La publicidad se consigue a través de los registros públicos.
El Registro Mercantil
El Registro Mercantil se regula en el Código de Comercio, del art. 16 al 24, y en el Reglamento del Registro Mercantil de 19 de julio de 1996.
Existen dos tipos de Registro Mercantil:
- El Registro Territorial: está en cada capital de provincia y en algunas otras ciudades excepcionales.
- El Registro Mercantil Central: publica el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORM) y sirve para coordinar todos los registros.
El Registro Mercantil se lleva por libros: libros de inscripciones, libro diario, libro de legalizaciones, libro de depósitos de cuentas, libro de índices, libro de inventarios, etc.
El Registro se somete a una serie de principios:
- Obligatoriedad: los empresarios deben inscribirse, salvo el empresario individual que no sea naviero.
- Titulación pública: a través de documentos públicos.
- Trato sucesivo: no puede haber saltos registrales (tiene que estar encadenado).
- Prioridad: el que inscriba antes tiene más derecho.
- Oponibilidad: lo inscrito se presume exacto y es oponible frente a terceros.
- Publicidad: podemos acceder al Registro para informarnos.
- Legalidad: supone que sus reposiciones son recurribles.
Otros Registros Vinculados al Tráfico Mercantil
- El Registro de la Propiedad Industrial (Oficina Española de Patentes y Marcas)
- El Registro de la Propiedad Intelectual (en el Ministerio de Cultura)
- El Registro de la Banca Privada
- El Registro de Entidades de Financiación
- El Registro de Empresas
- El Registro de Entidades de Seguro
- El Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales
- El Registro de Matrícula de Buques