ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS

Procedimientos

Conjunto de Instrucciones que se establecen para realizar alguna actividad.

Carácterísticas:

• Permiten la uniformidad en la ejecución del trabajo
• Sirven de guía para entrenar por primera vez un trabajo
• De consulta para quienes ya desempeñan un trabajo

Fundamentos:

                        Principios, normas, políticas o disposiciones legales.

Importancia:

• Permite   la  realización  de  Actividades eficientemente u  oportuna  y eficazmente,
  • Aumenta el  rendimiento de forma optima y por ende la productividad

Limitaciones:

• No  es  posible  parametrizar  todo,  depende de la empresa y del criterio con que se establecen las actividades que deben ser procedí mentadas.
• Las empresas son dinámicas, cambian y se adaptan a nuevas pautas del mercado, por ello los procedimientos deben ser revisados.

Tipos:              

1. Procedimientos Operacionales,
   • pautas o instrucciones que se dan a  empleados u obreros encargados del proceso productivo.
   • En una empresa de servicios están orientados a establecer la forma de realizar un determinado trabajo.

1. Procedimientos administrativos

   
   
2. Regulan las actividades administrativas, establecen las pautas a seguir en las diferentes áreas de la organización, base para que el personal las realice.
3. basadas en las normas, políticas y principios emanados desde la alta gerencia u otro organismo ajeno a la entidad, que regula alguna actividad.
4. 
   

   Procedimientos de contabilidad

– se considera un procedimiento administrativo por estar  estrechamente relacionados; prácticamente todas las actividades administrativas que la entidad realiza, convergen a la contabilidad.

– Son procesos e instructivos que se utilizan para el registro  de las transacciones u operaciones en los libros auxiliares y  de contabilidad.

Principios

• Son los enunciados básicos, fundamentales que rigen para regular un campo determinado. Por ejemplo los principios de contabilidad.
• Generalmente son emanados por un cuerpo colegiado o investido de cierta autoridad.
• Carácterísticas de la proposición de la cual se afirma:
• Controla  un sistema o actividad determinado
• Goza de aceptación de un grupo o gremio competente de una sociedad.
• Producto de la observación, razonamiento o experimentación.
• Guía de selección de alternativas que conducen a las cualidades de un producto final.

Políticas

• En el ámbito administrativo son lineamientos generales, guías de acción que emanan de la directiva de una entidad para establecer la orientación de su actuación y los fines que se persiguen con ellas. Por ejemplo las políticas de crédito que tiene una entidad.

Normas:     

• Son disposiciones que se deben seguir para llevar a cabo una actividad dentro de las políticas que la rigen en la organización.
• Se basan generalmente en las dos anteriores y son más detalladas. Por ejemplo, la política de crédito de una entidad establecerá de manera general los términos, condiciones o límites; mientras que las normas determinan en forma específica cuales serán los términos, detallan las condiciones y establecen los límites.

Elaboración de procedimientos:

• Las   normas  y  procedimientos  son  pautas  que  emite  la  gerencia para el   buen funcionamiento de las operaciones realizadas.
  • Lo  que  se  requiere  es realizar  un  trabajo ordenado y sistemático para recopilar la información necesaria.
  • Comprender correctamente el proceso que será documentado.
  • Procedí mentarlo y redactarlo considerando los principios de:
• Comunicación efectiva
• Respetando las normas gramaticales.

• Pautas a seguir:
• Definir el objetivo de redactar el procedimiento, establecer  el nivel de control interno requerido.
• Tener un buen conocimiento del área, documentarse en cuanto a los principios , políticas, normas y disposiciones legales que lo afectan
• Emplear  un  lenguaje  que  este  de  acuerdo  con  las personas que utilizaran el  procedimiento como guía para realizar su trabajo.
• Involucrar en la elaboración de los procedimientos, tanto a personas que estén desempeñando el trabajo, como a las que resultan directamente afectadas.

Para que los procedimientos escritos sean efectivos deben alcanzar los siguientes Criterios:

1. Claro
2. Completo
3. Correcto
4. Conciso
5. Positivo

Graficación de los procedimientos:

• Herramienta conveniente para documentar el flujo de documentos y establecer la responsabilidad de las diferentes áreas involucradas en el proceso.
• El más usado, diagramas de flujo.

                  Tipos:

• Diagramas de flujo de libre desplazamiento, llamado también secuencias
  • • • Diagramas de flujo por área de responsabilidad llamado también columnares
      • Diagramas de  procesos, utilizados para analizar las actividades de un proceso

PROGRAMAS

Es una serie de instrucciones que se le dan a un computador para que se procese   alguna información bajo un esquema lógico preestablecido.

Lenguaje de programación:

• Series de  instrucciones que  entiende un computador

 Programas fuentes:

• Son instrucciones que se le dan a la computadora para efectuar una tarea.

Programa objeto:

• Instrucciones complicadas  del programa fuente.

Lenguaje de maquina:

• Instrucciones de ceros y unos entendibles por la maquina

Lenguaje simbólico:

• Instrucciones de maquina que utilizan símbolos nemotécnicos que explican al computador las acciones a seguir.

Los programas informáticos

TIPOS DE PROGRAMAS

1) El software: reglas e instrucciones

Sabemos que el ordenador se compone de un conjunto de componentes conectados entre sí. Para que el ordenador funcione es necesario que haya unos programas que le digan paso a paso qué debe hacer. El software es el componente intangible de todo sistema informático y está formado por una colección de reglas e instrucciones que permiten establecer la relación entre el usuario y la máquina.

2) Tipos de programas

Puede clasificarse en varios grupos:

Sistema operativo, lenguajes de programación y programas de aplicación

La figura siguiente ilustra cómo el sistema operativo es el programa más cercano al ordenador y las aplicaciones los más próximos al usuario. A mitad de camino se sitúan los lenguajes de aplicación.

Tipos de programas entre el usuario y el equipo

El Sistema Operativo

1) Es el director de la orquesta

2) Funcionamiento

3) Relación con el hardware

4) Funciones del sistema operativo

El sistema operativo se ocupa de varias funciones:

a) Administrar los recursos disponibles de la máquina, que son escasos. Controlar los flujos de información dentro del sistema y la ejecución de los trabajos encomendados.

b) Mantener la operatividad del sistema, detectar errores y controlar los dispositivos y configuración de los periféricos, de forma que no aparezcan continuas interrupciones frente al usuario.

C) Ejecutar el software de aplicación para obtener la máxima eficacia en la explotación del equipo

Lenguajes de Programación

Programas de Aplicación

1) Para resolver problemas

2) Programas accesorios

3) Antivirus y otros

4) Programas de comunicaciones

PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD Y MANUALES

Las empresas tienen la necesidad de establecer manuales administrativos que documenten el desarrollo del trabajo diario

Los manuales en una empresa tienen una gran importancia como herramienta para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean humanos o materiales ya que éstos documentan gran parte de las operaciones.

IMPORTANCIA DE LA Documentación

Mediante el proceso de documentación todas las actividades quedan plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información.

La documentación de la información se realiza por las siguientes razones:

• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización
• Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.
• Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados
• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional
• Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa
• Normalizar el desarrollo de las tareas
• Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso

COSTOS DE LOS MANUALES:

Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios tangibles de los manuales, sin embargo, la organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudará en la evaluación, control y análisis de la empresa.

Existen tres tipos de costos en el desarrollo de los manuales: 

• De desarrollo
• De implantación
• De mantenimiento 

TIPOS  DE  MANUALES

Una clasificación de los manuales en el contexto de la organización  es la siguiente:

De sistemas, métodos y procedimientos manuales

• Manuales de técnicas

  
  Por ejemplo un manual para instalación de un equipo

  • Manuales de actividades

    
    Muestra todos los pasos a seguir en diferentes  situaciones de trabajo
  • Manuales de organización.
    Aspectos que detallan la estructura, sus relaciones  y las responsabilidades de cada empleado.

El contenido de un manual de organización es el siguiente:

•  Índice numérico
  • •  Introducción

      – Breve reséña histórica de la empresa o departamento

      – Justificación de la realización del manual

•  Instrucciones para el manejo y modificaciones del manual
  • •  Definición de conceptos básicos

      – Objetivos

      – Políticas

      – Responsabilidades

      – Relaciones de trabajo

•  Objetivos de la empresa
  • •  Estructura organizativa
    •  Deberes y responsabilidades de los niveles directivos
    •  Descripciones detalladas de cargo

      • Manuales de políticas

        
        Documentan las guías de acción generales en diferentes áreas de una empresa.
      • 
        

        Manuales de normas y procedimientos

        Detallan todos los procesos que se realizan en la empresa.

De sistemas computarizados

• Manuales de usuarios

  
  Explican en forma general cómo funciona un sistema mecanizado.
• Manuales de operación
  
  presentan un mayor nivel de detalle que los manuales de usuario.
• 
  

  Manuales de documentación de sistemas

  Plasman todo el proceso de análisis  y desarrollo de un sistema (CVDS).
• Manuales de diseño físico: especifican la organización de los datos  en la computadora.
• Manuales  de  procesos: muestran  todos  los  aspectos referentes al procesamiento de los datos.
• Manuales  de  salidas:  muestran  los  reportes  y  cómo fueron diseñados.

MANUALES DE CONTABILIDAD

Los manuales aplicables en el área contable son:

• De políticas contables

      En estos manuales se establecen dos subdivisiones:

• Políticas generales de contabilidad
• Políticas específicas de contabilidad 
•  Del código contable o de cuentas contables
•  De normas y procedimientos contables

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, son los preparados por el Contador Público, el analista Contable, y cualquier persona relacionada con la áreas de Administración, finanzas o contabilidad, cuya forma y contenido de los mismos debe ser diseñada parar llenar las circunstancias de un trabajo en particular. La información contenida en los papeles de trabajo constituye el registro principal del trabajo que el contador, analista, o administrador ha hecho y las conclusiones a que ha llegado sobre asuntos importantes.

Clasificación:

Internos – Están relacionados con los análisis y conciliaciones, preparados bien sea por el Departamento de control Interno, o los Analistas de las diferentes  áreas,  de acuerdo  a  los  ciclos  del  negocio  y  el departamento de contabilidad de una empresa, en general su propósito es asegurase del adecuado registro y proceso de las transacciones de una organización.

Externos – Son los elaborados por las firmas de contadores o consultores externos, con el objeto especifico de tener un registro del trabajo de revisión y verificación, de conformidad a los principios, normas y procedimientos de una empresa, y de contabilidad generalmente aceptados. (Declaración sobre normas y procedimientos de Auditoria Nº 1 “D.N.P.A Nº 1).

Funciones y Naturaleza de los Papeles de Trabajo:

                    Los papeles de Trabajo son utilizados principalmente:

Los internos como soporte y confirmación del adecuado registro de las transacciones involucradas con los diferentes ciclos del negocio

Los externos, proporcionan la base principal para el dictamen del contador Público, o el informe del consultor externo, de acuerdo a la materia que se trate.

Como ayuda al Contador o Consultor de acuerdo a su planificación para conducir y supervisar el trabajo.   

Objetivo:

Demostrar que los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas,  la información obtenida, y las conclusiones pertinentes ha que se llegan, son soportados por los registros elaborados por el contador o consultor.

Ejemplo de Papeles de trabajo:

Internos – Las Conciliaciones y análisis de las cuentas de Activos, Pasivos, Capital y de Resultados. Comprobación de cumplimento y presentación de los deberes Formales, análisis de resultados, etc.

Externos –  Análisis, memoranda, certificación. Confirmaciones obtenidas de la gerencia y terceros, extractos de documentos de la compañía, cédulas y comentarios preparados y obtenidos por el contador o consultor

Factores que afectan el Juicio de un Contador Público:

La Naturaleza del trabajo

La naturaleza del informe del contador público

La naturaleza de los estados financieros, cédulas y otra información sobre la cual el contador publico esta informado.

La naturaleza y condición de los registros del cliente

El grado de confianza sobre el control interno contable.

La necesidad en circunstancias particulares de supervisión y revisión del trabajo.

Contenido de los papeles de trabajo:

Considerando los factores indicados anteriormente, los papeles de trabajo deben incluir documentación que muestre:

Que el trabajo ha sido adecuadamente planificado y supervisado, indicando el cumplimiento de la primera norma relativa a la ejecución del trabajo.

El sistema de control interno contable ha sido estudiado y evaluado hasta el grado necesario para determinar si, y hasta que grado, otros procedimientos de auditoria deben ser restringidos, indicando el cumplimiento de la segunda norma relativa a la ejecución del trabajo

La evidencia de auditoria, los procedimientos de auditoria aplicados, y que las pruebas realizadas ha proporcionado suficiente material con evidencias para dar una base razonable para una opinión, indicando el cumplimento de la tercera norma relativa a la ejecución del trabajo.

Propiedad y Custodia de los Papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo son propiedad del Contador Público, limitado al código de ética profesional previsto en el Art. 11 de la ley de Ejercicio de Contaduría Pública.

Los papeles de trabajo solo podrán ser puestos a disposición de un contador Público, independiente sucesor o cualquier otra persona debidamente autorizada por el cliente. Requerimiento por escrito de algún organismo competente autorizado por las leyes.

Ciertos papeles pueden algunas veces servir como fuente de referencia útil a su cliente, pero no como soporte para registros contables del cliente.

El Contador Público debe adoptar procedimientos razonables para la custodia segura de sus papeles de trabajo y debe retenerlos durante un periodo suficiente para llenar las necesidades de su profesión y para satisfacer cualquier requisito legal pertinente de retención de registros.