Procesos Contables y la Importancia de los Registros

La importancia de los registros contables radica en que toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera y los resultados del periodo. Estos registros constituyen la memoria permanente de toda empresa. El estado de cuenta detalla los movimientos y el saldo final para un periodo determinado. La contabilidad y sus registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo, y se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran en torno a la información financiera que se desprende de ellos.

Razones de su Importancia:

• Permiten un seguimiento preciso a grupos de operaciones o a alguna operación específica.
• Son la base para la elaboración de los estados financieros.
• Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

Tipos de Cuentas

Las cuentas son registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y patrimonio:

a) Cuentas Reales

Se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan estrictamente a un balance general. Reflejan la posición financiera de una entidad de forma detallada. Representan los bienes, derechos y obligaciones contractuales de la empresa:

Cuentas de Activo:

Bienes y derechos que posee la empresa.

Cuentas de Valuación de Activos:

Disminuyen el saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan.

Cuentas de Pasivo:

Representan las obligaciones o contingencias pagaderas en una fecha futura.

Cuentas de Patrimonio:

Muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas; ejemplo: capital social, superávit (pagado, donado, reservado, revaluación, disponible o libre).

b) Cuentas Nominales

Registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones durante el ejercicio económico:

Cuentas de Ingresos:

Registran los aumentos en el patrimonio o capital contable:

Ingresos Operacionales:

Se originan por operaciones relacionadas con el giro normal de los negocios.

Ingresos No Operacionales:

Son ingresos no relacionados con el giro normal de los negocios.

Cuentas de Costos:

Representan los actos aplicados para la generación de los ingresos.

Cuentas de Egresos:

Se usan para el registro de las disminuciones al patrimonio contable.

Gastos de Operación:

Formados por los gastos de administración y los gastos de ventas.

Otros Egresos:

Son otros gastos no relacionados a las operaciones del negocio. Ejemplo: intereses por préstamo, amortización de la plusvalía, honorarios a directores, pérdidas por diferencias en cambio, pérdidas no realizadas por fluctuaciones en inversiones.

Cuentas de Orden:

Controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, pasivo, patrimonio o las operaciones del periodo.

Registro de Operaciones: Etapas

Recolección de Registros:

Recopilación de información susceptible de registro.

Clasificación de Registros:

Consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos:

• Por tipo de operación: Compras de materia prima, facturación, pagos, cobranzas, traspasos de producción, capitalizaciones de activos fijos, acumulaciones, notas de débito y crédito.
• Por ciclos: Ciclo de compras y pagos, ciclo de facturación y cuentas por cobrar, ciclo de producción, ciclo de nómina, secuencial, por bloques.

Codificación de Registros:

Asignación de una identificación a cada elemento de una lista.

Registro de las Operaciones:

Guardar la información en algún medio de almacenamiento.

Libros Contables

Libro Diario:

Se registran las operaciones en forma cronológica (año, mes, día).

Libro Mayor:

Se pasan todas las cuentas y movimientos registrados en el libro diario.

Libro de Inventario y de Balances:

Refleja los inventarios, la situación financiera y los resultados de operación para un ejercicio económico.

Mecanización de los Registros

En los sistemas manuales se llevan libros para los diferentes registros. Algunos son: Libro de asientos diarios o libro diario, Libro mayor, Libro auxiliar (de ventas, de inventario, de compras, de caja, de bancos, de clientes, entre otros). Adicionalmente, se guardan los soportes que respaldan los registros. Los sistemas mecanizados deben guardar datos equivalentes a los sistemas manuales, es decir, los libros de contabilidad. Algunos documentos de soporte son generados mediante el sistema. La forma en que se almacena la información depende de la tecnología utilizada. Es imposible proveer una descripción universal de la información que debe almacenar un sistema contable mecanizado, ya que depende del diseño del sistema, la tecnología, la complejidad de la organización y el uso que se le dará. Algunos archivos de datos pueden ser:

Maestro de Cuentas:

Guarda la información equivalente al libro mayor.

Maestro de Transacciones:

Guarda la información equivalente al libro diario.

Maestro de Productos:

Guarda la información equivalente al libro auxiliar de inventario.

Maestro de Cuentas por Cobrar:

Guarda la información de las cuentas por cobrar.

Cierre de Contabilidad

El cierre contable es el proceso de cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivo. Al finalizar un periodo contable, se cierran las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio (pérdida o utilidad), que se incluye en la cuenta de patrimonio. Si los resultados son positivos, el patrimonio aumenta; si son negativos, disminuye. Para cerrar las cuentas de resultados, se realizan ajustes (depreciación de activos fijos, amortización de activos intangibles) y conciliaciones (de cuentas bancarias). Pueden surgir problemas con el cierre contable a partir de errores en los registros, como anotaciones con valores equivocados, anotaciones en cuentas erróneas y operaciones no documentadas.

Presentación de los Informes Financieros

Tipos:

Presentación Vertical:

Se detallan las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma de listado, totalizando cada uno de los renglones y rubros generales.

Presentación Horizontal:

Se utiliza la forma de una cuenta T, donde el balance general se divide en dos partes: el activo a la izquierda y el pasivo y patrimonio a la derecha.

Dentro de las operaciones más importantes en una entidad, están las relacionadas con el movimiento en las cuentas de patrimonio. Existen dos fuentes principales que originan movimientos en estas cuentas.

Normas Internacionales como Base de Aplicación

Las NIIF se aplican a todo tipo de estados financieros con propósitos de información general. Estos estados financieros pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no pueden exigir informes a la medida de sus necesidades específicas. La NIC 30 especifica requisitos adicionales para bancos y entidades financieras similares. Esta norma utiliza terminología propia de entidades con ánimo de lucro. Las entidades sin ánimo de lucro podrían modificar las descripciones e incluso los nombres de los estados financieros. Entidades sin patrimonio neto (definido en la NIC 32) y aquellas cuyo capital no sea patrimonio neto podrían adaptar la presentación de las participaciones de sus miembros en los estados financieros.

Sistemas de Información Gerencial

1. ¿Qué es un Sistema de Información Gerencial (SIG)?

Un SIG es un sistema basado en computadoras que proporciona información a usuarios con necesidades similares, generalmente una entidad organizacional formal. La información describe la compañía o uno de sus sistemas en términos de pasado, presente y futuro. Se presenta en informes periódicos, informes especiales y salidas de simulaciones. Es utilizada para la toma de decisiones. En teoría, una computadora no es esencial para un SIG, pero en la práctica, un SIG complejo suele requerir las capacidades de procesamiento de las computadoras. Es un conjunto de subsistemas integrados que transforman datos en información para mejorar la productividad.

2. Clasificación de los SIG:

• Sistemas de Soporte de Decisiones (SSD): Ayudan a tomar decisiones donde el juicio humano es importante.
• Sistemas de Información Estratégico (SIE): Crean o permiten la integración de entidades para crecer, competir y sobrevivir.
• Sistemas de Información de Oficina (SIO): Automatizan las oficinas para mejorar la productividad.

Cada sistema desempeña un papel importante en el control y coordinación de una organización.

3. Características de los SIG:

• Proporciona información para la toma de decisiones con requisitos identificables.
• Ayuda a los administradores a interrelacionar mejor los procesos.

En toda organización se genera información para la toma de decisiones, la planificación y la ejecución de actividades. Es importante contar con mecanismos de validación, instrumentos de evaluación, planificación, supervisión y control.

4. Elementos de los SIG:

Los elementos principales son: hardware, software, telecomunicaciones, bases de datos, servidores, recursos humanos y procedimientos. El software, hardware y telecomunicaciones conforman la tecnología de información (IT), integrada en las operaciones de la mayoría de las organizaciones.

5. SIG en las PyMEs:

Muchas PyMEs necesitan incorporar SIG. Carecen de estrategias de crecimiento, utilizan inadecuadamente las tecnologías, tienen debilidad financiera y deficiencias organizacionales. El acceso a las tecnologías y al desarrollo de un SIG es limitado por los costos, la falta de recursos y el acceso a la información. Las PyMEs deben responder al mercado con rapidez y creatividad, lo que dificulta la aplicación de un sistema que apoye la toma de decisiones. Las tecnologías de información son determinantes para el crecimiento de las PyMEs.

6. Pasos para Analizar un SIG:

• Identificar a los usuarios de la información.
• Establecer los objetivos de la organización.
• Identificar la información necesaria para un desempeño eficiente.
• Determinar qué formularios y procedimientos son eficientes.
• Revisar y mejorar los formularios y procedimientos existentes.
• Establecer o mejorar los sistemas de procesamiento de la información.
• Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
• Capacitar al personal en el uso de las nuevas herramientas.

7. Planificación y Control:

Todas las funciones gerenciales (planificación, organización, dirección y control) son necesarias para un buen desempeño. Los SIG apoyan estas funciones, especialmente la planificación y el control. La información del sistema debe cumplir con:

• Calidad: Reflejo fiel de la realidad.
• Oportunidad: Aplicación oportuna de medidas correctivas.
• Cantidad: Información suficiente, sin exceso de datos irrelevantes.
• Relevancia: Información relacionada con las tareas y responsabilidades del gerente.

Sistemas de Información Financiera/Contable

a) Sistema de Información Contable:

Métodos, procedimientos y recursos utilizados para controlar las actividades financieras y resumirlas para la toma de decisiones. Se clasifica en contabilidad financiera (externa) y contabilidad de costos (interna). Proporciona información sobre la posición financiera, liquidez y rentabilidad. Su propósito es proporcionar información financiera para la planeación y control. Se pueden usar computadoras, registros manuales e informes impresos.

b) Procesamiento de Datos:

Manipulación o transformación de símbolos (números y letras) para aumentar su utilidad.

c) Tareas de Procesamiento de Datos:

• Recolección de datos.
• Manipulación de datos (clasificación, ordenamiento, cálculo, resumen).
• Almacenamiento de datos.
• Preparación de documentos (por acción o por plan).

d) Características del Procesamiento de Datos:

• Realiza tareas necesarias.
• Sigue procedimientos estandarizados.
• Maneja datos detallados.
• Tiene un enfoque histórico.
• Proporciona poca información para la resolución de problemas.

e) Utilidad del Sistema de Información Contable:

Se basa en datos interpretados con un sentido particular. Debe cumplir con normatividad para ser útil, confiable y oportuna.

• Utilidad: Se adecúa al propósito del usuario.
• Contenido: Representa la organización, su evolución, estado y resultados.
• Oportunidad: Llega al usuario a tiempo para la toma de decisiones.
• Confiabilidad: Proceso estable, objetivo y verificable.
• Estabilidad: Operación consistente en el tiempo.
• Objetividad: Imparcial y veraz.
• Verificabilidad: Operaciones comprobables.
• Provisionalidad: Información no definitiva, una limitación a la precisión.

f) Procedimientos para Instalar un Sistema de Información Contable:

• Conocer la empresa.
• Preparar una lista de chequeo.
• Elaborar informes.
• Preparar catálogo de cuentas y manual de procedimientos.
• Diseñar formularios y reportes.
• Preparar los libros y el balance inicial.

g) Ventajas de un Sistema de Información Contable:

• Aumenta el rendimiento de los recursos económicos.
• Incrementa el margen de ganancia.
• Constituye una inversión a largo plazo.

h) Sistemas de Información Financiera:

Proporciona información financiera a personas y grupos dentro y fuera de la compañía. Incluye informes periódicos, informes especiales, simulaciones, comunicaciones y consejos de sistemas expertos. Satisface las necesidades de información financiera de gerentes y el entorno.

i) Software de Finanzas Prescrito:

Paquetes de procesamiento de datos como nómina, inventarios y cuentas por cobrar.

j) Sistema de Inteligencia Financiera:

Identifica las mejores fuentes de capital e inversiones. Reúne datos e información de accionistas y la comunidad financiera.

k) Tipos de Auditoría:

• Auditoría financiera: Diseño de sistemas de control interno.
• Auditoría operativa: Conocimiento y habilidades de los auditores.
• Auditoría concurrente: Actitud de la gerencia hacia la auditoría.

l) Subsistema de Pronóstico:

• Todos los pronósticos son proyecciones del pasado.
• Todos los pronósticos consisten en decisiones semiestructuradas.
• Ninguna técnica de pronóstico es perfecta.
• Existen pronósticos a corto y largo plazo.
• Métodos de elaboración de pronósticos: cuantitativos y no cuantitativos.

m) Subsistema de Administración de Fondos:

Supervisa el flujo de dinero hacia y desde la organización.

n) Subsistema de Control:

Asigna recursos a las unidades de la organización. Utiliza un proceso de presupuesto con estrategias como la descendente, la ascendente y la participativa.