UNIDAD 4. DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESAPROCESO DE ADMINISTRACIÓN: CONCEPTO Y FASES
El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de los fines y objetivos de la misma. El ejercicio de ciertas responsabilidades directivas son las funciones de la administración.La administración, está representada por los gerentes, ejecuta las funciones administrativas de planificación, organización, gestión y control. Este proceso se compone de dos fases: -La fase mecánica: parte teórica en la que se establece lo que debe hacerse (planificación y organización).-La fase dinámica: poner en práctica todo lo que se ha planeado y organizado (gestión y control).
FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN
La planificación es fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión para conseguir los fines de la empresa. Para ello hay que seguir estos pasos:
-Analizar la situación de partida.
-Marcar el objetivo.
-Analizar los puntos fuertes y débiles.
-Controlar y determinar las desviaciones.
Para ello hay que tener en cuenta que:
-Los objetivos tienen que ser realistas.
-Se deben establecer prioridades.
-Los objetivos se deben alcanzar con el menos número de consecuencias imprevistas.
CLASIFICACIÓN DE LOS PLANES
Según su alcance y amplitud pueden ser:-Fin o propósito (fines fundamentales perseguidos por la empresa; punto de partida).
-Objetivos (aquello que quiere conseguir la empresa durante un tiempo concreto).
-Estrategias (acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos marcados).
-Políticas (principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas).
-Procedimientos (pasos que hay que seguir para ejecutar una acción).
-Reglas (lo que se puede hacer y lo que no; muy estrictas).
-Presupuestos (planes cuantificados, expresión numérica de los planes escritos, sirven para establecer prioridades a la hora de ejecutarse).
Según su ámbito temporal
-Planes a largo plazo (superior a 5 años).
-Planes a medio plazo (más de 1 año y menos de 5).
-Planes a corto plazo (máximo 1 año).
Según su funcionalidad
-Área comercial (ventas).
-Área de producción (sistema productivo).
-Área de inversión y financiamiento (fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa). -Área de recursos humanos (factor humano de la empresa).
FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN
La organización es la función que se debe desarrollar tras haber hecho la planificación pertinente. La función de organización permite que los planes fijados se hagan realidad. El objetivo de la empresa es llevar a cabo una actividad concreta.
Organización: función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Para diseñar un buen sistema de organización hay que:
-Determinar los niveles de organización.
-Las funciones u objetivos han de ser claros y concretos.
-Cada persona debe saber a quién tiene que obedecer.
-Debe haber vías de comunicación en todos los sentidos.
Para que la organización de la empresa funcione, uno de los puntos más importantes es la comunicación.
La comunicación puede ser vertical u horizontal
Vertical: -Comunicación ascendente: se origina en los empleados y termina en los directivos.
-Comunicación descendente: tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores.
La comunicación interna horizontal es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico.
LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
La organización del trabajo es el conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todos los medios a disposición de la empresa para que se obtengan los objetivos previamente marcados.
Principios de Fayol:
–
División del trabajo.-Jerarquía bien definida.-Unidad de mando y dirección.-Remuneración equitativa y satisfactoria.-Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Conclusiones de Elton Mayo (demostró la importancia de las relaciones humanas en la empresa): -Existían incentivos distintos a los materiales y a los objetivos de carácter social. -Es esencial la atención por parte de la empresa hacia el trabajador. -El ser humano no se puede programar como una máquina.
DIVISIÓN DE TRABAJO
La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio.
LA ORGANIZACIÓN FORMAL
Estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.
A.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: -División de departamentos por funciones. -División de departamentos por zonas geográficas. -División de departamentos por productos. -División de departamentos por procesos.
Maneras de relacionarse
-Relaciones lineales (hay un enlace entre órdenes, una persona manda y otra obecede). -Relaciones de staff o equipo asesor (asesoramiento por parte de especialistas). -Relaciones funcionales (conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad).
B. MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA-Modelo lineal o jerárquico: principio de mando, todos los miembros de la empresa dependen de un superior, quien da las órdenes y marca las directrices. Las ventajas son la simplicidad y
la facilidad para entenderse. Los inconvenientes son la falta de especialización por parte de los directivos, ya que abarcan muchos campos.
-Modelo funcional: existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Diversos jefes y cada uno desarrolla una función. Ventajas (la empresa dispone de especialistas dentro de la misma) e inconvenientes (los empleados pueden recibir órdenes y directrices de más de un jefe y a veces son contradictorios).
-Modelo en línea y de asesoramiento (staff): intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores, estructura central jerárquica, con el soporte por parte de los departamentos de asesoramiento. Ventajas (permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos) e inconvenientes (las decisiones son
lentas, porque hay que consultar a los departamentos de asesoramiento).
-Modelo matricial: combinar como mínimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos, que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad. Ventajas (organización flexible, estructura habitual) e inconvenientes (es necesario coordinar a todas las personas que intervienen en un proyecto, pueden surgir conflictos).
C. LOS ORGANIGRAMAS
Representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de forma sintética y simplificada. Requisitos:-Diferenciar los elementos que componen la empresa. -Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad. -Ser de fácil comprensión. -Ser sencillo.
A) Clasificación según su forma
-Organigramas verticales: destacar la jerarquía de mando.
-Organigramas horizontales: las unidades de mando normalmente se sitúan a la izquierda y las subordinadas a la derecha. El objetivo es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.
-Organigramas radiales: intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.
B) Clasificación según su finalidad
-Organigramas informativos: dan una información global.
-Organigramas de análisis: totalidad de la estructura organizativa de la empresa.
C) Clasificación según su extensión
-Organigramas generales: reflejan la estructura general de la empresa.
-Organigramas detallados: informan sobre la organización de un departamento concreto de la empresa.
D) Clasificación según su contenido
-Organigramas estructurales: se representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
-Organigramas de personal: se representan las personas.
-Organigramas funcionales: reflejan cómo está formada cada una de las unidades.
LA ORGANIZACIÓN INFORMAL
Es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. La organización informal es consecuencia de una serie de circunstancias:
-Las relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama. -La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa. -La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.
Surge por la necesidad de que exista una organización real. Todas las empresas están formadas por una organización formal u oficial y por una organización informal u oficiosa.
FUNCIÓN DE GESTIÓN O DIRECCIÓN
Gestionar es intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Niveles:
-Alta dirección (están ubicados los altos cargos de la empresa, que planifican y son los responsables de que se cumplan los objetivos).
-Nivel intermedio (se encargan de la ejecución y control de la planificación general y realizan planes más concretos; son los jefes de departamento).
-Nivel más bajo o de gestión (los directivos; responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes, asignan tareas a los trabajadores; ejecutan y controlan todos los procedimientos que se han de seguir).
FUNCIONES DEL DIRECTIVO:
-Elegir las tareas que se han de realizar.
-Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tiene a su cargo.
-Dar instrucciones para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
-Crear situaciones de trabajo favorables; motivar.
Para llevar a cabo estas funciones hace falta tener capacidad de
liderazgo (capacidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos). Hay tres tipos de liderazgo:
-Autoritario (estilo dominante por parte del líder).
-Democrático (el líder busca ser un miembro más del grupo, las decisiones se suelen tomar entre los trabajadores, pero bajo su supervisión, guía y consentimiento).
-Liberal (participación mínima del líder, da libertad a los trabajadores en las decisiones; solo da ideas de lo que hay que hacer y no interviene si no se lo piden).
TEORÍA
X;
Hay personas que:-Tienen aversión al trabajo, trabajan lo mínimo posible. -No tienen ambición, no quieren responsabilidades. -Prefieren que les manden. -No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.
TEORÍA Y:–
Quieren trabajar. -Creen que la energía que desprenden con el trabajo es natural. -Tienen ambición, imaginación y creatividad. -Quieren responsabilidades.
TOMA DE DECISIONES
Una de las carácterísticas principales de la dirección de la empresa es el proceso de convertir la información en acción (toma de decisiones). Pasos:
-Definir el objetivo. -Conseguir toda la información. -Establecer hipótesis. -Diseñar alternativas. -Evaluar los caminos marcados. -Tomas la decisión. -Realizar o ejecutar las actuaciones previstas. -Establecer el control.
LA MATRIZ DE DECISIÓN:
Se utiliza cuando se quiere obtener una decisión única, que no esté condicionada a otras, ni que posteriores decisiones dependan de ella. Está formada por los siguientes elementos:
-Estrategias (opciones que se pueden escoger).
-Estados de la naturaleza (variables no controladas).
-Desenlaces o resultados esperados.
-Predicciones de la probabilidad.
Está formada por los siguientes elementos: -Estrategias (opciones que se pueden escoger). -Estados de la naturaleza (variables no controladas). -Desenlaces o resultados esperados. -Predicciones de la probabilidad.
CRITERIOS DE DECISIÓN: –
Situación de certeza
Situación en la cual se conoce con seguridad cuál es el estado de la naturaleza que se presentará; hay un estado único. –
Situación de riesgo
Situación en la que existen diversos estados de la naturaleza, pero se conocen las probabilidades de que suceda uno u otro. –
Situación de incertidumbre
Situación en la que se desconoce la probabilidad de cada uno de los posibles estados de la naturaleza.
Decisiones según la situación de certeza
Se toman decisiones según la situación de certeza cuando se sabe con seguridad el estado de la naturaleza que se presentará. La información de la decisión que se
ha de tomar se puede deducir de la misma matriz de decisión o, también, de una nueva matriz restringida al estado de la naturaleza que se conoce.
Decisiones según la situación de riesgo
Se pueden tomar decisiones según la situación de riesgo cuando se conocen todas las probabilidades de los estados de la naturaleza. Se debe calcular el valor monetario esperado de cada alternativa y elegir aquella que presente un valor esperado máximo.
Decisiones según la situación de incertidumbre
Se toman estas decisiones cuando el empresario es incapaz de hacer una estimación de la probabilidad que se produce en cada uno de los estados de naturaleza. Criterio pesimista o de Wald, criterio optimista, criterio de Laplace, criterio de Hurwicz y criterio de Savage.
Matriz de oportunidad
Se toman los valores máximos posibles de cada estado de la naturaleza y se les asigna el valor O; después, se les resta el valor de cada desenlace. El valor así obtenido representa aquello que se ha dejado de ganas al haberse equivocado de estrategia. (ver ejs).
FUNCIÓN DE CONTROL
Controlar: verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetos generales como en los subobjetivos más concretos.
Debemos recoger de nuevo todo aquello que habíamos planificado, organizado y gestionado; es decir, aquellos objetivos con los estándares que nos habíamos marcado en cada uno de las anteriores funciones y comprobar que en cada una de las actividades realizadas se hayan cumplido. Corregir las desviaciones:
1.No se han ejecutado los planes como se había previsto
2.Estos planes no eran los adecuados y se habían marcado unos objetivos que no se podían conseguir
Técnicas de control:
-La auditoria: verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla.
-El control del presupuesto: se trata de controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla.
-La estadística: permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos.