Las Funciones Administrativas

Siguiendo a Fayol, tradicionalmente se han dividido en cuatro apartados:

Planificación

Es el proceso racional de toma de decisiones, que incluye la determinación de los objetivos y la selección de acciones que debe seguir la organización para alcanzarlos. Podemos distinguir entre planes estratégicos, expresados en términos más generales, y planes operativos, más concretos, que contienen los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones diarias.

Organización

Consiste en combinar adecuadamente los recursos materiales y humanos de una empresa para alcanzar sus objetivos. Define qué se debe hacer, quién debe hacerlo, cómo y cuándo debe hacerlo.

Dirección

Consiste en influir en los trabajadores para que contribuyan a lograr las metas de la organización.

Control

Son los medios de los que disponen los responsables de cualquier nivel jerárquico para comprobar que, tras planificar, estructurar la organización y dirigir a los subordinados, los objetivos que se han establecido se están cumpliendo tal como se esperaba.

Organización

Organizar implica:

Organización Formal

Definida a priori por los directivos. También llamada estructura organizativa y se representa con un organigrama.

Organización Informal

Es la que surge de forma espontánea por las relaciones personales y sociales.

Principios Básicos de Organización

Son criterios que justifican la definición de la organización formal, se agrupan en dos grandes categorías: relacionados con el desarrollo vertical y relacionados con el desarrollo horizontal.

Principios Relacionados con el Desarrollo Vertical

Autoridad

Es el derecho a dar órdenes y poder esperar obediencia (formal o personal).

Responsabilidad

Es la contrapartida a la autoridad, a ser sancionado o premiado por el ejercicio de autoridad.

Jerarquía

Reparto de la autoridad formal a lo largo de la organización. A mayor nivel, mayor jerarquía, mayor autoridad y mayor responsabilidad.

Unidad de Mando

Se refiere a la conveniencia de que cada subordinado tenga un solo jefe.

Descentralización

Es la delegación de la autoridad y la responsabilidad a lo largo de los distintos niveles para facilitar la toma de decisiones y estar más cerca del cliente.

Principios Relacionados con el Desarrollo Horizontal

División del Trabajo

Consiste en el reparto óptimo de las tareas, para reducir esfuerzos y aumentar la productividad.

Especialización

Surge de la división del trabajo y consiste en que la persona que realiza una tarea de forma repetitiva se vuelve experta en dicha tarea.

Coordinación

Hace referencia a la necesidad de coordinar la labor de los distintos individuos a través de:

• Adaptación Mutua: Ajuste espontáneo entre los miembros del grupo. Ejemplo: investigadores en un laboratorio.
• Supervisión Directa: Necesidad de un líder que vigila a los subordinados. Ejemplo: personal de una cadena de montaje.
• Normalización: Estandarizando protocolos, productos o servicios. Ejemplo: profesores en el IES en cuanto a los contenidos a impartir.
• Agrupación de Unidades: Supone que al aumentar el número de puestos hay que agruparlos en unidades organizativas (por producto, por zona, por funciones…) bajo la dirección de una persona.

Estructuras Básicas de la Organización

Modelo Lineal o Jerárquico

Su característica fundamental es la de mantener la unidad de mando, adecuado para pequeñas y medianas empresas (PYMES) o grandes empresas de un solo producto.

• Ventajas: La autoridad y la responsabilidad están definidas. Favorece decisiones rápidas.
• Inconvenientes: Los directivos no son especialistas en las áreas en las que toman decisiones, lo que se agrava cuanto más compleja y grande sea la empresa.

Modelo Funcional

Su característica fundamental es que las decisiones las toman expertos que tienen autoridad y responsabilidad.

• Ventajas: Cada subordinado recibe órdenes de un experto, especialista en su área.
• Inconvenientes: Rompe la unidad de mando, de forma que un trabajador puede recibir órdenes contradictorias. Presenta un problema de coordinación entre directivos. Es más caro que el lineal.

Modelo en Línea y de Asesoramiento (Staff)

Se caracteriza por tener una estructura lineal, con el soporte de departamentos de asesoramiento (staff) que no tienen autoridad.

• Ventajas: La autoridad y la responsabilidad están definidas, y estos están asesorados por un experto.
• Inconvenientes: Decisiones más lentas, al tener que asesorarse. Peligro de que se rompa la unidad de mando, si el asesor confunde sus funciones y asume autoridad. Coste adicional.

Modelo en Comité

La autoridad y la responsabilidad son compartidas por un grupo de personas que pueden ser expertos o no.

• Ventajas: Mayor compromiso, al ser una decisión colegiada. Mayores puntos de vista.
• Inconvenientes: Decisiones más lentas, necesario llegar a acuerdos, generalmente más conservadoras.

Modelo Matricial o por Proyectos

Es propio de empresas industriales que combinan la autoridad de los departamentos con la autoridad de diferentes proyectos.

• Ventajas: Permite afrontar proyectos complejos, combinando en un mismo equipo personas de perfil diferente. Es una organización flexible, que se adapta a las circunstancias de los proyectos. Facilita la comunicación vertical y horizontal.
• Inconvenientes: Puede romper el principio de unidad de mando. Dificultad en la coordinación.

Criterios de Selección de Inversiones

Criterios Estáticos

Plazo de Recuperación o Pay-back

Es el tiempo que tarda una empresa en recuperar el desembolso inicial. Se elegirá entre varios proyectos el que tenga menor plazo de recuperación.

• Ventajas: Sencillez. Se utiliza cuando hay varios proyectos con riesgo, escogiendo el más líquido o de menos tiempo en la recuperación.
• Inconvenientes: No tiene en cuenta la inflación y el riesgo de impago. No consideran los flujos de caja posteriores a la recuperación.

Flujo Neto Total

Consiste en dividir la suma de flujos entre el desembolso inicial. Se acepta el FNT > 1. Entre varios proyectos se escoge el de mayor FNT.

Criterios Dinámicos

VAN

Consiste en comparar la suma de los flujos de caja actualizados con el desembolso inicial. Si existen varios proyectos se escoge el de mayor VAN, porque en el momento presente es el que deja más cobros que pagos.

• Ventajas: Tiene en cuenta la inflación y el riesgo.
• Inconvenientes: Especificar el valor de k (cuanto mayor k, menor es el VAN).

TIR

Consiste en calcular k que hace el VAN = 0. Para diferenciarla del resto de valores de k, a ese valor le llamamos r. Si hay varios proyectos se escoge el de mayor r. La razón es que genera mayor rentabilidad hasta que nos sea indiferente.

• Ventajas: Tiene en cuenta los efectos del tiempo sobre la inversión.
• Inconvenientes: Dificultad de cálculo.