El Proceso Administrativo
El proceso administrativo consiste en planear y administrar los recursos de una empresa para alcanzar sus objetivos.
Planeación y Control
Planear: Definir qué se va a hacer.
Control: Supervisar que lo planeado se ha logrado.
Diseño Organizacional
El diseño organizacional es el conjunto de medios que maneja una organización para dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas.
Principios del Diseño Organizacional
- Intencionalidad: Tener la intención de realizar las tareas.
- Diferenciación: Definir diferentes funciones y coordinarlas para lograr el objetivo.
- Integración: Integrar todas las partes del proceso.
- Unidad: Trabajar todos al unísono.
- Autoridad: Debe haber una figura de autoridad.
Organización como Unidad Productiva
(Agregar información sobre este tema)
Dimensiones del Estudio Organizacional
Dimensiones Estructurales
- Formalización
- Especialización
- Jerarquía de autoridad
- Centralización
- Profesionalismo
Dimensiones Contextuales
- Tamaño
- Tecnología organizacional
- Estrategia
- Cultura organizacional
Metodología para el Desarrollo de Estudios Organizacionales
- Visión
- Planeación del estudio
- Recopilación de datos
- Análisis de datos
- Formulación de recomendaciones
- Implementación
- Evaluación
Visión del Estudio
Es el paso inicial. Se visualiza la razón de ser y el alcance de las acciones, teniendo una idea clara del objetivo.
Planeación del Estudio
Se precisa la naturaleza, alcance y requerimientos técnicos. Se determinan las fuentes de estudio (internas y externas), se realiza una investigación preliminar, se determinan las necesidades específicas y se jerarquizan las prioridades.
Análisis de Datos
Permite precisar la causa del estudio y ponderar alternativas de acción para una atención eficaz. Establece los fundamentos para desarrollar opciones de solución.
Formulación de Recomendaciones
- De mantenimiento
- De eliminación
- De adición
(Agregar explicación de al menos un tipo de recomendación)
Implementación del Estudio
Es el paso clave para incidir en la organización. Se llevan a cabo las acciones para cumplir con el objetivo del estudio. Fases: programa de implementación, integración de recursos y ejecución del programa.
Manuales
Son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación. Registran y transmiten información de la organización, así como instructivos o lineamientos para un mejor desempeño de las tareas.
Objetivos de un Manual
- Servir como fuente de información.
- Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
- Promover el aprovechamiento de los recursos.
Clasificación de los Manuales
Por su Naturaleza:
- Microadministrativos
- Macroadministrativos
- Mesoadministrativos
Por su Ámbito:
- Generales: Contienen información general de la organización.
- Específicos: Contienen información de un área o unidad administrativa específica.
Manual de Organización
Describe la historia de la organización: su creación, crecimiento, logros, evolución, situación actual y composición.
Manual de Políticas
También conocidos como manuales de normas, incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias.
Identificación del Manual
- Logotipo de la organización.
- Nombre de la organización.
- Denominación y extensión del manual.
- Lugar y fecha de elaboración.
- Número de páginas.
- Sustitución de páginas (actualización).
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Prólogo
Presentación del manual, usualmente realizada por una autoridad de la organización.
Introducción
Breve explicación del contenido, estructura, propósito, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.
Legislación o Base Legal
Lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización.
Manual de Procedimiento
Documento técnico que incluye información sobre la sucesión de operaciones para la realización de una función, actividad o tarea específica.
Contenido del Manual de Organización
Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.
Diagrama de Flujo
Representación gráfica de la sucesión de operaciones de un procedimiento. Muestra las áreas o unidades administrativas, los puestos que intervienen y los recursos utilizados.
Glosario de Términos
Lista y explicación de los conceptos técnicos relacionados con el contenido.
Manual de Gestión de Calidad
Describe los elementos del sistema de gestión de la calidad, incluyendo alcance, exclusiones, directrices de calidad, responsabilidades, mapas de procesos y referencias normativas.
Política de Calidad
Declaración que establece el compromiso de lograr la satisfacción de clientes y una buena relación con proveedores, a través del mejoramiento continuo.
Objetivos de Calidad
- Satisfacción del cliente.
- Rentabilidad.
- Mejora de procesos.
- Liderazgo en el mercado.
- Trabajo en equipo.
- Desarrollo del capital humano.
Diseño General del Proyecto para Elaborar un Manual
Requiere precisión, ya que los datos deben ser exactos y objetivos.
Preparación del Proyecto
Propuesta Técnica
- Naturaleza: Tipo de manual.
- Alcance: Área de influencia del manual.
- Justificación: Ventajas que reportará a la organización.
Propuesta de Trabajo
- Identificación: Nombre del manual.
- Responsable(s): Unidad o grupo encargado de la elaboración.
- Área(s): Componentes de la estructura orgánica involucrados.
Captación de Datos
Se debe obtener una lista del personal que participará en el levantamiento de datos, considerando la magnitud del trabajo.
Levantamiento de Datos
Cédula
Formularios con casillas, bloques y columnas que facilitan la recopilación y ordenamiento de datos.
Entrevista
Reunión con personal para obtener información mediante preguntas.
Validación e Informe
Validación
La información verificada se presenta a los entrevistados para su firma de conformidad.
Elaboración del Informe
Se exponen las razones de los resultados obtenidos e información estratégica para la toma de decisiones por parte de la alta dirección.