Condición

Hemos verificado la existencia de un bajo nivel de ejecución presupuestaria, de acuerdo al rango de valoración 0-49. A continuación, detallamos el nivel de ejecución presupuestaria:

Criterio

De acuerdo a criterios determinados, tomando como base la norma básica del sistema de presupuesto, la norma básica de contabilidad integrada, a continuación, se detallan los criterios de valoración de ejecución presupuestaria:

De acuerdo al acápite de la jerarquía de controles, de los principios, normas generales y básicas del control interno.

Estos controles deben ser realizados por el nivel superior de la entidad. Dicho personal no participa en el procesamiento o en la ejecución de las operaciones. Los controles generales comprenden a los controles presupuestarios que se llevan a cabo mediante el seguimiento de los ingresos y gastos presupuestarios.

Causa

Realizada la entrevista al jefe administrativo financiero, se determinó que la causa que dio lugar a la baja ejecución presupuestaria está relacionada con la compra o adquisición de un edificio, cuyo presupuesto alcanza a Bs 80, que representa el 76%.

Efecto

• Desvío a los principios de contabilidad, al principio de valuación.
• No nos permite verificar físicamente los inventarios.
• Existe un incumplimiento al marco normativo vigente y al principio de legalidad establecido en la norma básica integral, debido al incumplimiento en la programación de ejecución del gasto. El efecto determinado alcanza a un 15% de ejecución presupuestaria, cuya calificación se considera mala.

Recomendación

Recomendamos al director ejecutivo instruir al gerente de planificación y al gerente financiero cumplir con lo siguiente:

1. Cumplir con el POA y el presupuesto institucional aprobado mediante ley financial N.º xx de Fecha xx. Los parámetros de ejecución deben adecuarse a los siguientes rangos:
   • Buena
   • Regular
   • Mala
2. Cumplir lo previsto en el acápite de jerarquía de controles, control gerencial de los principios, normas gerenciales y básicas del control interno emitidas por la Contraloría General del Estado.

Condición

Como resultado de haber realizado una evaluación a los inventarios de activos fijos, hemos evidenciado que los bienes no guardan relación con el inventario, que no existen actas de asignación, que no se lleva un inventario permanente de los activos fijos y, además, que no se asigna responsabilidad para que lleven un adecuado control.

Criterio

Reglamento para el control de activos fijos aprobado en la sesión N.º 34, artículo 5 de contratación.

De acuerdo al acápite de jerarquías de control de los principios y normas gerenciales básicas de control interno, se establece lo siguiente:

Estos controles deben ser realizados por el nivel superior de la entidad. Dicho personal no participa en el procesamiento o ejecución de operaciones. Los controles gerenciales comprenden controles presupuestarios, que se llevan a cabo mediante el seguimiento y análisis de ingresos y gastos presupuestarios.

Causa

Se realizó la entrevista al encargado de activos fijos de la entidad, por el cual se determinó la causa que dio lugar a un bajo control en las actas de asignación de los activos fijos y revisión de los mismos.

Efecto

• Malversación de activos fijos.
• Pérdida de los activos fijos.

Recomendación

Recomendamos al director ejecutivo instruir al gerente de planificación y al encargado de Activos Fijos cumplir con lo siguiente:

1. Cumplir con un registro de inventarios correctamente, que realicen sus actas de asignación y llevar a cabo permanentemente inventarios.
2. Cumplir con el reglamento para el control de activos fijos aprobado en la sesión N.º 34, artículo 5 de contratación.

Condición

De acuerdo a lo verificado en el proceso de contratación denominado «adquisición de equipos de computación» asignado al N.º 150, realizado bajo modalidad de licitación nacional, en el marco de las normas básicas del sistema de administración de bienes y servicios, se observa la recepción de la propuesta de la empresa “Pepito Importaciones” fuera del plazo establecido en el documento base de contratación publicado en la página del SICOES. Cabe indicar que esta propuesta fue también adjudicada en dicho proceso. A continuación, se detallan los criterios de valoración:

Criterio

El documento base de contratación aprobado en fecha 04/04/15, establece como plazo de contratación el 15/04/15 hasta horas 17:00 pm. Este documento base de contratación fue publicado en la página SICOES en fecha 05/04/15.

El artículo 47 del DS 181 que aprueba las normas básicas del Sistema de administración de bienes y servicios establece lo siguiente: ”es el instrumento de planificación de plazos de cada proceso de contratación que forma parte del documento base de contratación. El cronograma de plazos será elaborado por la entidad pública de acuerdo a las características. Los plazos establecidos en el mismo son de cumplimiento obligatorio.

El artículo 28 de la ley 1178 aprobado el 20/07/1990, ley de administración y control gubernamental.

El N.º de las normas básicas de supervisión, previstas en principios, normas generales y básicas de control interno gubernamental, emitidas por la Contraloría General del Estado, establece: la supervisión como componente intensivo de los procesos de control contribuye al mejoramiento de los objetivos de estos procesos para que la dirección superior tenga seguridad razonable en el cumplimiento de la legislación y normativa vigente.

Causa

De acuerdo con la responsable a cargo de la recepción de propuestas de la entidad, obtenida en la entrevista de fecha 15/01/17, se establece que hubo un desconocimiento del plazo y hora de presentación de propuesta.

Efecto

Incumplimiento al marco normativo vigente establecido en la ley 1178, norma básica de contratación y documento base de contrataciones, que derivaría en la anulación del proceso de contratación y aplicación de sanciones correspondientes establecidos del DS 23318 “régimen de responsabilidad”.

Recomendación

Recomendamos a la dirección ejecutiva instruir al encargado de procesos de contrataciones, implementar las siguientes recomendaciones:

1. Cumplir con los alcances y condiciones del documento base de contracción aprobada, las políticas y procedimientos establecidos en las normas básicas del sistema de administración de bienes y servicios, el reglamento específico de la entidad, en particular el cronograma de plazos, fecha y horas.
2. Solicitar un informe detallado sobre el proceso de contratación de equipos de computación a los responsables del mismo, y evaluar si amerita la ejecución de una auditoría especial para determinar indicios de responsabilidad y posterior remisión a las instancias correspondientes “juez sumariante”, para su debida sanción.
3. Implementar mecanismos de control de los procedimientos de contratación para evitar futuros incumplimientos de conformidad de lo previsto en el N.º 2511 (supervisión), de los principios, normas generales y básicas de control interno emitida por la Contraloría General del Estado.

Condición

Como resultado de la revisión del grupo de partida Activos Reales “40000”, se han identificado observaciones en los procedimientos de contratación, recepción y pago en determinados comprobantes presupuestarios de gasto C-31 de la muestra analizada. Como ejemplo, a continuación, se detallan los siguientes casos:

Criterio

Referente a la documentación que sustente el Artículo 24° (Archivo de Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo) de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada aprobada con Resolución Suprema N.º 222957 de 4 marzo de 2005, menciona: Los comprobantes y registros contables son producto del SCI. Las transacciones registradas en los comprobantes contables, deben estar suficientemente respaldadas por contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas y otros en originales o copias legalizadas.

Causa

Se realizó la entrevista al encargado de activos fijos de la entidad, por el cual se determinó la causa que dio lugar a un bajo control en los procedimientos de contratación, recepción y pago en determinados comprobantes presupuestarios de gasto C-31.

Efecto

Lo cual ocasiona que no se cuente con documentación íntegra que respalde de manera adecuada los comprobantes presupuestarios de gasto C-31.

Recomendación

Recomendamos a la dirección ejecutiva instruir al encargado de procesos de contrataciones, implementar las siguientes recomendaciones:

1. Cumplir con un control permanente de los determinados comprobantes presupuestarios en los procedimientos de contratación, recepción y pago.
2. Cumplir con controles para que los comprobantes presupuestarios tengan de manera adecuada el respaldo correspondiente.