COMPRA

Proceso complejo que va más allá de la negociación y del trabajo burocrático. El personal de este departamento recibe las solicitudes de los materiales que se necesitan, busca y selecciona a los proveedores que los fabrican o venden, compran las ofertas recibidas, negocia la compra realiza las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa.
FASES: Planificar las compras (consiste en estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de suministro), analizar las necesidades (el departamento de compras o aprovisionamiento recibe los boletines de solicitud de materiales emitidos por fabricación, almacén, ventas ; y estudia la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión. Solicitar ofertas y presupuesto (Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por 1º vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un requisito obligado), evaluar las ofertas recibidas (una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas), seleccionar al proveedor (los factores que se comparan durante la fase de selección son el de precio, calidad, plazo de entrega y pago), negociar las condiciones (Se trata de pactar algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables), solicitar el pedido (cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, deben formalizar un documento que prometa ambas partes) y realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos (El seguimiento se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado. También debemos comprobar que el proveedor mantiene las condiciones pactadas o los acuerdos que figuran en el documento.

4.2.1. Clasificación de las compras

 Compras especiales (se producen cuando se deben adquirir bienes de uso, por ej: máquina, mobiliario, vehículos; es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta), compras anticipadas (son las que se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. El comprador se anticipa a la necesidad cuando conoce qué y cuánto necesitará adquirir en el futuro. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto), Compras estacionales (Son compras de productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión se realiza partiendo de las ventas realizadas en el mismo período del año anterior. Muchas veces las compras estacionales se convierten en anticipadas), Compras rutinarias (Son compras de pequeñas cantidades, con entrega diaria o semanal; su carácterística es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo. El comprador gestiona el aprovisionamiento y antes de llegar al stock de seguridad, se realiza un pedido rutinario), compras de oportunidad (cuando encontramos artículos a precios de “gangas”. La inversión supone un riesgo, pero si resulta positivo, dará un bº extra. Estas ocasiones se originan cuando necesita dinero inmediato o tiene artículos de fin de temporada o que dejará de fabricar) y compras de urgencia (Se realizan para cubrir necesidades urgentes, como la falta de existencias de unos materiales concretos en el departamento de fabricación. Otras veces, la recurre a la compra de urgencia como una solución estratégica para satisfacer la demanda cuando la empresa debe readaptarse a cambios rápidos en la moda). FUENTES DE SUMINISTRO: BÚSQUEDA DE PROVEEDORES  El personal encargado del aprovisionamiento debe planificar las compras antes de recibir el encargo. Los proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden encontrar en: Internet y páginas web, organismos oficiales, asociaciones empresariales y profesionales, prensa y revistas especializadas, ferias y exposiciones del sector Y Bases de datos cedidas por empresas especializadas en estas gestiones. Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son: Entrevistarse con representantes del proveedor (el comprador se reúne con el vendedor o representantes de la empresa suministradora), visitar mercados centrales (estos mercados se encuentran ubicados en los polígonos industriales de grandes ciudades), visitar ferias y exposiciones (estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntero), acudir a oficinas de compra (son centros de venta que establece el fabricante, en una ciudad, cuando la empresa está a muchos km y quiere tener una representación en el mercado central) y reunirse con importadores mayoristas (son empresas que, dentro del país, ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables). SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO  La petición de ofertas y presupuestos, dentro del proceso de compras, es una práctica que realiza una empresa en los casos siguientes Cuando inicia por 1º vez la actividad (la empresa es nueva y debe buscar todo tipo de proveedores, tiene que realizar un estudio del mercado de suministradores de bienes y servicios que pueda necesitar a corto y largo plazo), Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo (la 1º vez que necesitamos un artículo debemos buscar a los proveedores que lo fabrican o venden), cuando no está contenta con los proveedores habituales (la empresa desea introducir cambios porque no se encuentra conforme), cuando quiere ampliar la cartera de proveedores (la empresa trabaja con un nº limitado de proveedores y quiere mejorar la gestión comercial o anticiparse a situaciones de desabastecimiento) y cuando recibe publicidad de otra recién instalada ( una empresa recién instalada suele enviar publicidad a las existentes; cuando la oferta es de nuestro interés, respondemos y solicitamos más información). Factores de la política de compras Dependiendo de la política de compras de la empresa, existen varios factores, que influyen cuando se decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son: Tipo de producto (los fabricantes de artículos de selección, normalmente, venden a través de detallistas), cantidad solicitada en cada pedido (El fabricante vende en grandes cantidades que los comerciantes medianos y pequeños no pueden comprar), ubicación de la empresa ( algunos comercios se hallan muy alejados del fabricante pero muy cerca de los mayoristas) y servicios ofrecidos (algunos fabricantes ofrecen a sus clientes ciertos servicios, como el transporte, la instalación o a entrega rápida). ¿Qué información debemos solicitar? Condiciones económicas y técnicas y servicio posventa. 
Condiciones económicas (precio por unidad y por lotes, descuentos y su aplicación, gastos de embalajes y envases, costes de transporte y seguro, forma de pago y recargo por aplazamiento de pago), condiciones técnicas (carácterísticas técnicas y calidad, embalajes especiales, instalación y montaje, tiempo de garantía, formación de los usuarios y repuestos y mantenimiento posventa) y servicios posventa (plazo de entrega y reaprovisionamiento, devolución de excedentes, revisión de precios y otros servicios).
: MÉTODOS PARA EL CÁLCULO DEL PRESUPUESTO  El presupuesto enviado por el proveedor, por muy detallado que sea, generalmente indica el precio unitario por artículo /lotes, pero refleja del importe global de los gastos y, para comparar las ofertas de varios proveedores, debemos conocer el coste unitario. Su cálculo es: Prorrateo de gastos comunes (repartir proporcionalmente descuentos, embalajes, portes; entre los distintos artículos), reparto de gastos con la constante de proporcionalidad (K= COSTE TOTAL (Importe bruto – descuentos +gastos)/ Importe bruto (c1*p1 + c10*p10)) y método simplificado (Importe de los gastos /nº de unidades se utiliza cuando en la oferta se incluye un tipo de producto/artículos que sean homogéneos.