TEMA 5- DOCUMENTACIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DE LAS ENTIDADES

1. LA EMPRESA COMO ENTIDAD JURÍDICA Y ECONÓMICA:

La empresa:

Es una actividad humana organizada y responsable cuyo fin u objetivo principal es la obtención de beneficios económicos y para conseguirlo se emplean medios materiales y humanos.

Las Pymes:

Es la pequeña y mediana empresa.
Son entidades independientes, con una alta predominancia en el mercado del comercio, quedando prácticamente excluidas del mercado industrial por las grandes inversiones necesarias y por las limitaciones que impone la legislación en cuanto al volumen de negocio y de personal, los cuales si son superados convierten, por ley, de una pequeña/mediana empresa a una gran empresa. Por ello la pyme nunca podrá superar más de 50 millones de euros anuales, ni tener más de 250 trabajadores.

2.FORMAS JURÍDICAS DE LA EMPRESA:

El código de comercio dice, que son comerciantes:

• Los que, teniendo la capacidad legal para ejercer el comercio, se dedican en él habitualmente.
• Las compañías mercantiles o industriales con se constituyen con arreglo de este código.

2.1Empresario individual:

Es la persona física mayor de edad y que tenga la libre disposición de sus bienes que realiza en nombre propio y de forma habitual una actividad empresarial sometida al Código de Comercio y al Código Civil.
Debe darse de alta en el Régimen especial de trabajadores Autónomos de la Seguridad Social, realizar una declaración censal en Hacienda. Tiene que responder con su patrimonio personal las deudas de la empresa y tributa por el I.R.P.F.Los empresarios autónomos no están obligados a formalizar su intención de dedicarse al comercio en una escritura pública, por lo que no deben inscribirse al Régimen Mercantil.

2.2 Colectividades no societarias:

Comunidad de bienes (C.B):

Es la situación en la que una cosa o derecho pertenece pro indiviso a varias personas. Para crear una comunidad de bienes basta con un simple contrato privado.

La ventaja de esta forma es que el hecho de simplicidad de su creación, da la posibilidad de elegir cualquier nombre acompañado de CB, la exención de las obligaciones contables exigidas por el Código de Comercio, etc.

Su inconveniente es que no tendrá una personalidad jurídica propia, los socios responderán de las deudas de la comunidad de forma personal e ilimitada con sus patrimonios personales.

Sociedad Civil:

Está regulada por el Código Civil, es un contrato por el cual dos o más personas ponen en común bienes, dinero o trabajo, con el ánimo de repartir entre sí las ganancias.

Tienen las mismas ventaja e inconvenientes que la comunidad de  bienes y la principal diferencia es que las sociedades civiles si tendrán personalidad jurídica.

2.3 Sociedades mercantiles:

El contrato de sociedad es aquel por el que dos o más personas se obligan a poner en común bienes, trabajo o alguna de estas cosas, para obtener lucro. Una vez constituida tendrán personalidad jurídica.

Deben constituirse en escritura pública que debe inscribirse en el Registro Mercantil.

• Sociedad Colectiva:

  
  

Todos los socios, en nombre colectivo y bajo una razón social, se comprometen a participar, en la proporción que establezcan de los mismos derechos y obligaciones. La responsabilidad será personal, subsidiaria y solidaria.

• Sociedad Comanditaria Simple:

  
  
  • Socios colectivos aportan capital y trabajo y responden subsidiaria, personal y solidariamente ante las deudas.
  • Socios Comanditarios sólo aportan capital y cuya responsabilidad estará limitada a su aportación

• Sociedades de capital:

  
  

Son aquellas en las que la aportación del socio es más importante que su identidad. Son sociedades de capital la sociedad de responsabilidad limitada, la sociedad anónima y la sociedad comanditaria por acciones.

• Sociedad de responsabilidad limitada (S.L) (S.R.L):

  
  El capital social estará dividido en participaciones sociales, no responden personalmente de las deudas, solo hasta el límite de aportación a la sociedad.

 Se requiere el otorgamiento de una escritura pública de constitución y la inscripción de esta en el Registro Mercantil, en un plazo de 2 meses a contar desde la fecha del otorgamiento.

• Sociedad nueva empresa:

  
  
  • Es como una especialidad de la sociedad limitada. Los socios obligatoriamente deberán ser personas físicas, no podrán superar el número de 5.
  • El capital social no podrá ser inferior a 3012 € ni superior a 120 202 €.
  • Denominación: “Sociedad limitada nueva empresa”
  • La intención de la Administración es facilitar la creación de la empresa a través de esta forma jurídica, se podrán realizar de forma telemática a través de los puntos de asesoramiento e inicio de tramitación, se le conceden beneficios fiscales. (Por ejemplo Aplazamiento del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados derivados de la constitución de la sociedad.

Aplazamientos sin aportación de garantías, de las deudas tributarias del impuesto sobre sociedades correspondientes a los dos primeros periodos desde su constitución. Sin obligación de efectuar fraccionados del impuesto sobre sociedades correspondiente a los dos primeros periodos.)

• Sociedad anónima (S.A):

  
  

Sociedad mercantil en la que el capital social estará dividido en acciones.
Requiere una escritura pública de constitución y la inscripción de esta en el Registro Mercantil.

El capital de la S.A no podrá ser inferior a los 60.000 € y deberá estar íntegramente suscrito en el momento de la constitución y desembolso en, al menos, el 25% del importe de cada acción.

• Sociedad Anónima europea:

  
  

Es un tipo especial de sociedad anónima que se caracteriza porque desarrolla su actividad a escala europea. El capital mínimo requerido es de 120.000 €.
Cuando en algún estado miembro el capital mínimo exigido sea más elevado, el mismo mínimo se aplicará también a las SE de dicho estado.

• Sociedad comanditaria por acciones:

  
  

El capital está dividido en acciones y se integra por las aportaciones de todos los socios (colectivos y comanditarios),  uno de los cuales,  al menos responderá personalmente de las deudas sociales como socio colectivo. El capital mínimo debe de ser de 60.000 €.

La administración de la sociedad ha de estar necesariamente a cargo de los socios colectivos.

• Sociedades mercantiles especiales:

  
  

  • Sociedades Laborales:

    
    Son S.A ó S.R.L en las que la mayoría del capital social es propiedad de los trabajadores que prestan en ellas servicios retribuidos en forma personal y directa.

  • Sociedades Cooperativas:

    
    Constituida por personas que se asocian, en régimen de libre adhesión y baja voluntaria, para realizar actividades empresariales, encaminadas a satisfacer sus necesidades

 Además de estas hay múltiples variantes de sociedades: entidades de capital de riesgo, sociedades de garantía reciproca, agrupaciones de interés económico, etc.

3. DOCUMENTACIÓN JURÍDICA DE LA EMPRESA:

3.1- Documentos públicos y privados:

En función de su fuerza probatoria existen 2 tipos:

• Documentos Públicos

  
  Son autorizados por el notario o empleado público competente. Hacen prueba del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de ente ante terceras personas. También hace prueba contra los contratantes y sus causahabientes, en cuanto a las declaraciones que en ellos hubiesen hecho los primeros.

• Documentos Privados:

  
  Por exclusión, son aquellos que no han sido autorizados por un notario o empleado público. Hacen prueba tanto del hecho que los motiva como de su otorgamiento y de la fecha de este, pero únicamente en las partes que lo han suscrito.

En nuestro ordenamiento jurídico, por tanto, si se desea que los contratos surtan efecto frente a terceros, tendrán que realizarse a través de una escritura pública. Sólo los documentos públicos pueden acceder a los Registros públicos y gozar de la protección de estos. Hay determinados documentos mercantiles que obligatoriamente deben realizarse en escritura pública, por ejemplo la S.A.

3.2- Fedatarios Públicos:

Son personas habilitadas legalmente para dar fe y autentificar hechos, actos o negocios jurídicos. Se pueden incluir a (Los notarios, los secretarios judiciales, los registradores de la propiedad y mercantiles y los funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe).

• Notarios:

  
  

Son funcionarios púbicos y profesionales del derecho. Como funcionarios ejercen la fe pública notarial, que tiene y ampara un doble contenido: Por un lado es la esfera de los hechos, alcanza a la exactitud de aquellos que el notario ve, oye o percibe, y en la esfera del Derecho, se ajusta a la autenticidad y fuerza probatoria de las declaraciones de voluntad de las partes en el instrumento público redactado conforme a las leyes.

Actúan con plena autonomía e independencia,  aunque dependen jerárquicamente del Ministerio de Justicia y de la Dirección General de los Registros y el Notariado.

• Registradores:

  
  

Son funcionarios públicos del Estado licenciados en Derecho y seleccionados mediante oposición. Su función es la llevanza de los Registros de la propiedad, Bienes Muebles y Mercantiles, ejerciendo las funciones públicas que les atribuye la legislación.

Estos calificaran bajo su responsabilidad, la legalidad de los documentos judiciales, notariales, administrativos o particulares cuya inscripción se solicite, para apreciar si los derechos en ellos contenidos están correcta y legalmente constituidos y guardan la necesaria conexión con lo que previamente aparece escrito ya en el Registro. No podrá inscribirse ningún documento si el registrador no lo ha calificado favorablemente.

3.3- Documentos Notariales:

Los notarios redactan escrituras matrices, expiden copias y forman protocolos. Fundamentalmente redactan:

• Escrituras públicas (esta es la más importante)

  
  tienen como contenido las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que indiquen prestación de consentimiento, los contratos y los negocios jurídicos de toda clase.

• Actas notariales

• Las pólizas intervenidas

  
  

Los documentos notariales tienen unas características peculiares, dado su carácter de documentos que acreditan la veracidad y legalidad de hechos, el lenguaje es formal, deben exponerse de forma objetiva y se extiende en papel timbrado con el sello del notario.

4. REGISTROS PÚBLICOS:

Son instituciones establecidas con la finalidad de dar popularidad a distintos documentos, hechos, actos, contratos o resoluciones judiciales.

Su ventaja es la seguridad jurídica.
Por un lado, como los registradores califican la legalidad de los documentos cuya inscripción se solicite, los datos contenidos en estos documentos tienen presunción de ser ciertos.

Se pueden destacar el Registro de la Propiedad, el Registro de Bienes Muebles y el Registro Mercantil.

• Registro de la Propiedad:

  
  Sirve para inscribir y dar publicidad a la propiedad de los bienes inmuebles y de los derechos de estos, como la hipoteca o las servidumbres y resoluciones judiciales o administrativas que les puedan afectar. La inscripción es voluntaria.

• Registro de Bienes Muebles:

  
  Registro que tiene por finalidad dar publicidad de la propiedad, cargas y gravámenes sobre bienes muebles, así como de las condiciones generales de la contratación.

• Registro Mercantil:

  
  Su fin es dar seguridad al tráfico mercantil publicando los datos jurídicos y económicos de las sociedades y demás personas que se inscriben en este Registro.

Deben inscribirse en el los empresarios individuales, las sociedades mercantiles y demás sujetos que actúan en el tráfico mercantil, así como los actos y acuerdos de dicha persona.

Además tiene como función el depósito de cuentas anuales.

5. DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA CONSTITUIR UNA SOCIEDAD MERCANTIL:

5.1- (1º) Certificación negativa de nombre o razón social:

Al otorgar esa escritura, debe probarse al notario que no existe otra sociedad que se llame igual. Con carácter previo al otorgamiento de la escritura, se debe solicitar del Registro Mercantil Central la emisión de una certificación que acredite que no figura registrada la denominación elegida para la sociedad.

Los solicita el interesado, el beneficiario, que será uno de los socios. Debe incluir 5 denominaciones y definir la forma social que le va a dar. Se reservará el uso de la denominación solicitada durante 6 meses.

5.2- (2º) Estatutos Sociales:

       Los estatutos son un documento que indica las normas de funcionamiento de la sociedad. Se hará constar: (La denominación de la sociedad, El objeto social, El domicilio social, fecha de comienzo de las operaciones, el capital social, modos de organizar la sociedad, el número de administradores y el modo de deliberar y adoptar acuerdos)

5.3- (3º) NIF provisional:

       Se solicita un NIF provisional en Hacienda.

5.4- (4º) Escritura pública de constitución:

       Vamos al notario con toda la documentación. Las sociedades deben constituirse por medio de escritura pública. Deberá ser otorgada por todos los socios fundadores. Se incluirán al menos las siguientes menciones: (La identidad del socio o socios, la voluntad de constituir una sociedad, las aportaciones de cada socio, los estatutos de la sociedad y la identidad de la persona.
)

5.5- (5º) Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITPAJD):

Se realiza través del modelo 600 ante la Hacienda de la respectiva comunidad.

5.6 (6º) Número de identificación fiscal (NIF definitivo):

Este número identificará a las sociedades y será invariable. Se solicita en la Agencia Tributaria a través del modelo 036 de Declaración Censal. Se deberá aportar: (copia de la escritura pública, certificación del registro público y acreditación del firmante).

5.7- (7º) Inscripción en los Registros:

El último paso es la inscripción de la escritura pública en el Registro Mercantil. Además debe inscribirse en ciertos registros especiales.

6. PROCESO DE CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL:

       Existen varios posibles procedimientos, en esencia todos son muy similares. Las diferencias radican en la forma de realizar los trámites (presencial o telemática). La aplicación de uno u otro procedimiento está relacionada con el tipo de sociedad.

6.1- Tramitación ordinaria:

Es la que se aplica siempre que no se pueda aplicar una tramitación más simplificada.

• En Sociedades Anónimas

  
  Se puede aplicar siempre.

• En S.L

  
  Cuándo el capital social supera los 30.000 € / Cuando el capital social es inferior a 30.000 € y su órgano de administración es un consejo de administración o más de dos administradores mancomunados (generalmente recaen más de 2 personas)

Tramites previos a la escritura (S.A y S.L):

Se debe conseguir:

• La tramitación negativa de denominación social emitida por el Régimen Mercantil central (Se debe hacer personalmente, ante el Registro Mercantil Central, el registrador emitirá la certificación en un plazo de 3 días hábiles y A través del Notario, éste solicitará telemáticamente la certificación negativa, que se le enviará en un plazo máximo de 3 días.

• Certificación de las aportaciones:

  
  
  En las SRL, el capital mínimo será de 3.000 €y tiene que estar totalmente desembolsado.
  En las S.A, el capital mínimo son 60.000 € y debe estar desembolsado en, al menos el 25%. Si la aportación del capital es en metálico, se necesita certificado de ingreso de cuenta y si la aportación es en bienes, se deberá aportar un inventario de estos, indicando su valor respectivo.

Trámites para otorgar la escritura:

Para elaborar la escritura se deberán proporcionar al notario una serie de datos que ha de contener necesariamente la escritura (datos personales de los fundadores y administradores, domicilio de la sociedad, objeto de la sociedad, fecha de comienzo de la actividad, sistema de administración elegido) y los estatutos sociales:
Datos personales de los fundadores y administradores, domicilio de la sociedad, objeto de la sociedad, fecha de comienzo de la actividad, sistema de administración elegido.

Toda la documentación deberá de ser firmada por todos los otorgantes.

Tramites posteriores a la escritura:

• Obtención del NIF provisional:

  
  Para realizar los trámites en el Registro Mercantil es necesario un NIF por ello la Agencia Tributaria proporciona uno provisional.

• Liquidación del impuesto ITPAJD:

  
  En la fecha de publicación de este libro, la constitución de sociedades está exenta del pago de este impuesto. No obstante se debe de realizar la liquidación marcando la casilla exento y presentarla.

• Inscripción en el Registro Mercantil:

  
  Se puede realizar personalmente en el Registro Mercantil o a través de notario, solicitándole que presente telemáticamente la copia electrónica autorizada de la escritura del registro correspondiente. La inscripción en el Registro se debe de publicar en el BORME (Boletín oficial del Registro mercantil) y esto ocasiona unas tasas.

• Obtención del NIF definitivo:

  
  Hay que acudir a la Agencia Tributaria para obtener el NIF definitivo, presentando el modelo 036 acompañado de la copia de la inscripción en el registro.

• Copia autorizada de la escritura:

  
  El notario expide una copia autorizando la escritura.

6.2- Tramitación Simplificada (S.L):

Es la que se aplica cuando de constituye una SL en la que se den los siguientes requisitos: Capital entre 3.000 y 30.000 €, sus socios deben ser personas físicas, su órgano de administración debe ser de un único administrador, varios administradores solidarios o dos administradores mancomunados y la tramitación debe ser telemática.

Al otorgar la escritura:

Hay que indicar al notario expresamente que los socios son personas físicas.

Después de otorgar la escritura:

Se realiza todo de forma telemática y están exentas del pago por la Tasa de la publicación en el BORME.

6.3- Tramitación Simplificada Abreviada (S.L):

Se aplica en las S.L en que además de los requisitos para la tramitación simplificada concurran los siguientes:
Capital entre 3.000 y 3.100 € y que aportes los Estatutos tipo aprobados en la Orden JUS/3185/2010.

Trámites para otorgar la escritura:

Se entregan al notario los estatutos tipo, con los datos correspondientes a la sociedad ya rellenados.

Después:

Para inscribirse en el Registro cuentas con 7 horas hábiles desde la autorización de la recepción de la copia telemática de la escritura.

7. TRAMITES DE PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA: IMPORTANTE!!!!!

Para que la empresa pueda empezar a desarrollar su actividad ante distintas Administraciones, que variaran en función de la forma jurídica de la empresa:

• Agencia Tributaria:

  
  Alta del censo de empresarios (modelo 036) y alta del Impuesto sobre Actividades Económicas.

• Tesorería de la Seguridad Social (SS):

  
  Es para solicitar código de cuenta de cotización (CCC) en la SS. Afiliación y obtención del número de la SS. Alta en el Régimen Especial de Autónomos. Si se han contratado trabajadores por cuenta ajena.

• Consejería de trabajo en las Comunidades Autónomas:

  
  Comunicación de apertura en el centro de trabajo. Adquisición y Legalización del Libro de Visitas el cual se tiene que presentar ante los inspectores. Obtención del calendario Laboral.

• Ayuntamiento:

  
  Licencia Municipal de Obras, Licencia de apertura, de las cuales existen 2: Licencia de actividades calificadas y Licencia de actividades inocua.

• Agencia Estatal de Protección de datos:

  
  Inscripción en la Agencia de los datos de carácter personal de una empresa.

8. TRAMITACIÓN TELEMÁTICA DE LA CREACIÓN DE EMPRESAS:

Para las S.L nueva empresa. Esta posibilidad se ha extendido a las S.L y a los empresarios individuales.

El sistema de tramitación telemática (STT)es el sistema informático de tramitación de expedientes electrónicos para la creación de empresas, que se asienta sobre:

• Centro de Información y Red de la Creación de Empresas (CIRCE)

  
  

• Puntos de Asesoramiento e Inicio de Tramitación (PAIT)

  
  

• Documento único Electrónico (DUE)

  
  

ESQUEMA:

TEMA 6- DOCUMENTACION DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS ENTIDADES

1. DOCUMENTOS SOCIETARIOS:

Convocatorias:

Son anuncios o escritos mediante los que se convocan a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes como reuniones o juntas ordinarias o extraordinarias.

Es necesario que se informe del lugar, día y hora en que se va a llevar a cabo la reunión, así como la orden del día.

Actas:

Son documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta. Las más utilizadas en las sociedades son las actas de reuniones son: Las del Consejo Administrativo y la de las Juntas de accionistas.

Las actas deberán transcribirse en un Libro de Actas en el que constaran todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad. Este libro deberá de ser legalizado antes de su uso por el registrador mercantil.

Libros de Registro:

Todo empresario debe de llevar una serie de libros en los que anotan todos los hechos acaecidos en la empresa con la relevancia legal presentándolos previamente en el Registro Mercantil para su legalización. Podemos distinguir:

• Libros exigidos por el Código de comercio:

  
  El código de Comercio establece la obligatoriedad para todas las sociedades, de anotar sus operaciones en determinados libros, que deben ser llevados con claridad, sin espacios en blanco, tachaduras, etc.

Toda empresa deberá llevar (persona Jurídica):

• Libro de Inventario y Cuentas Anuales:

  
  Se abrirá con el balance inicial de tallado de la empresa. Se transcribirán semestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos y anualmente, el inventario del cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

• Libro Diario:

  
  Registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de las empresas, será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, estas operaciones deben de aparecer también en los libros concordantes.

Además de lo citado las sociedades Mercantiles deberán llevar:

• Libro de Actas:

  
  Constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad.

• Libro de Socios:

  
  Donde se anotan los nombres de los socios, capital de cada socio, domicilio de cada uno de ellos, etc. Dependiendo la sociedad se encuentran los siguientes libros:

  • Libro de Registro de Acciones Nominativas:

    
    S.A y comanditarias por acciones, llevándolo al registro antes de su uso.

  • Libro Registro Socios:

    
    S.R.L llevándolo al registro antes de su uso.

El artículo 18 ley 14/2013 del 27 de septiembre indica que esta ley termina con la legalización de los libros en formato papel, Todo se realizar de manera telemática.

Libros exigidos por la normativa tributaria:

Además de los anteriores, los empresarios o profesionales que sean sujetos pasivos del IVA, deberán llevar por la normativa tributaria:

• Libro de Registro de Facturas Emitidas:

  
  Registrara las facturas emitidas por los sujetos pasivos del impuesto, reflejando número, fecha destinatario, base imponible o importe de de las operaciones y cuota tributaria.

• Libro de Registro de Facturas Recibidas:

  
  Registra las facturas recibidas correspondientes a bienes adquiridos y a los servicio recibidos, reflejando número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expendedor, base imponible o tipo impositivo y cuota tributaria.

• Libro de Registro de bienes de Inversión:

  
  Son los que se aplican al proceso productivo de la empresa. Hay bienes de explotación ( es un bien con el que se gana dinero) y bienes de inversión (es un bien que se emplea para la actividad empresarial, permanecen en la empresa más de un año).

• Libro Registro de Determinadas Operaciones Intracomunitarias:

  
  En este libro deberán constar la operaciones y su fecha de realización, la descripción de los bienes objeto de esta, el destinatario y el Estado miembro de origen o destino de los bienes.

Libros exigidos por la normativa laboral:

Todas las empresas, tengan o no trabajadores por cuenta ajena, están exigidos a tener el libro de visitas,
Cuando la Inspección de trabajo visite la empresa, anote en el las diligencias oportunas.

Debe conservarse durante 5 años

Escrituras públicas:

Ejemplos:

El nombramiento y cese de administradores o la concesión, modificación, revocación y sustitución de los apoderamientos generales y delegaciones de facultades).

Como los documentos en los que se acreditan los hechos inscribibles se emiten en documento privado, se deben de llevar al notario, a partir de estos redactar un documento público, a esto de llamamos: “elevación a público de documentos”

2. DOCUMENTOS CONTABLES:  Importante!!!! CUADRO de Cuentas anuales

Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil:

Los administradores de las sociedades que en virtud de disposiciones legales estén obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente de su aprobación.

Deberán presentarse los siguientes documentos “tienen 3meses para cerrar las cuentas y 1 mes para presentarlas”:

• Solicitud firmada por el representante.
• Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas
• Ejemplar de las cuentas anuales
• Ejemplar del informe de gestión
• Ejemplar del informe de auditores de cuentas.

El registrador debe registrar si lo que se entrega es lo fijado por la ley y tiene la firma de todos los representantes de la sociedad (tiene hasta 15 días para aprobarlo, aunque normalmente se realiza en el momento).

El Boletín oficial del Registro Mercantil (BORME)

publicará el anuncio de las sociedades que hubieran cumplido con la obligación del depósito.

3. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:

• El Código de Comercio:

  
  Establece que los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años.
  

• Ley General Tributaria

  
  Prescribirán los 4 años para determinar la deuda tributaria y para exigir el pago. A efectos del IVA deben conservarse durante 4 años.

• Ley de Impuesto de Sociedades:

  
  Tienes la obligación de guardarlos durante 18 años inmediatos y sucesivos.

• Ley de Infracciones y Sanciones en la Orden Social:

  
  Deben conservarse durante 4 años.

4. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL:

Para proteger el derecho a la intimidad personal y familiar de los ciudadanos se ha dictado la ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de protección de datos de Carácter Personal y el Real Decreto 1720/2007 del 21 de diciembre que la desarrolla.

Los datos de carácter personal son cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables, se engloban datos de identificación, circunstancia sociales y personales, datos profesionales o académicos, datos sanitarios, etc.

Obligaciones de las empresas:

– Inscribirlos en el Registro de Protección de Datos, existente en la Agencia Española de protección de Datos.

– Informar a los afectados que los datos constan en el archivo.

– No ceder los datos sin el expreso consentimiento de los afectados.

– Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos.

– Adoptar medidas de seguridad exigidas por la legislación.

– Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Los organismos encargados de vigilar el cumplimiento es la Agencia Española de Protección de Datos y el incumplimiento puede ser sancionado desde los 900 a los 60.000 €. Hay tres tipos de medidas de seguridad exigibles, en función de los tipos de datos, básico, medio y alto.

Derechos de las Personas:

– Derecho de Información y consentimiento del afectado.

– Consulta gratuita al Registro General de Protección de Datos.

– Acceso a sus datos.

– Rectificación y cancelación.

– Derecho a la cancelación.

Tratamiento de los datos:

Se ocupa de regular su tratamiento, sebe ser recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación y cancelación.

Hay datos especialmente sensibles que establecen una protección especial como son datos de carácter personal que reveles:

Ideología, afiliación sindical, religión, creencias

Datos personales que hagan referencia a:

Origen racial, la salud o la vida sexual

Y datos relativos a:
Comisiones de infracciones penales o administrativas (los cuales solo podrán ser incluidos en los ficheros de la Administración pública competente)

La conservación de los datos deberá adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal.

5. NORMATIVA DE PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE:

La Ley 26/2007 de 23 de octubre de Responsabilidad Medioambiental regula la responsabilidad de las empresas de prevenir, evitar y reparar daños medioambientales. Regula en que pueden incurrir las empresas en los principios de prevención y de “quien contamina paga”. Deben cumplir:

• Comunicar de forma inmediata a la autoridad competente la existencia de los daños medioambientales.
• Colaborar en la definición de las medidas reparadoras.
• Adoptar y ejecutar las medidas de prevención.
• Sufragar los costes de dichas medidas.
• Proceder a la reparación del daño medioambiental.
• Deberán de disponer de una garantía financiera.