Gestión de Compras y Aprovisionamiento

La gestión de compras comprende las acciones realizadas por el sector de la empresa destinadas a negociar en el mercado. Este puede ser un lugar físico o virtual (ejemplos de mercados virtuales son Mercado Libre o el Merval, mientras que ejemplos de mercados reales incluyen los de frutas y verduras, Liniers o Chicago) donde se encuentran oferentes y demandantes para acordar el precio y la cantidad de la compraventa. La compraventa es el contrato entre el comprador y el vendedor por el cual se traslada la propiedad de un bien a otra persona a cambio de un precio.

Además, la gestión de compras implica la adquisición de todo lo necesario para el funcionamiento de una empresa, que es una unidad de producción que utiliza recursos para elaborar bienes y/o servicios.

Aprovisionamiento

El aprovisionamiento surge de la detección de necesidades de los demás sectores de la empresa. La función de aprovisionamiento es adquirir los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa. Busca y selecciona alternativas de compra (proveedores). Analiza las condiciones ventajosas para la empresa, considerando:

1. Precio
2. Plazo de entrega
3. Forma de pago
4. Calidad
5. Estabilidad del proveedor en el mercado
6. Servicio postventa

Los objetivos del aprovisionamiento son racionalizar los recursos del mejor modo y satisfacer las necesidades de los sectores de la empresa.

Para que la empresa consiga sus fines, debe gestionar adecuadamente todas sus áreas funcionales. Una de las más importantes es la de compras. Si esta no funciona correctamente, puede dar lugar a grandes deficiencias en el cumplimiento del objetivo de la empresa, influyendo en su situación económica y financiera.

Departamento de Compras

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones de productos, suministros y equipos necesarios para que la empresa desarrolle su actividad. También se encarga de seleccionar a los proveedores, consiguiendo las mejores condiciones en cuanto a calidad y precio. Entre las funciones más importantes se destacan:

• Detectar la necesidad
• Analizar al proveedor
• Realizar el pedido y su recepción
• Llevar un adecuado servicio (ficha de stock)

Presupuesto de Compras

El presupuesto de compras persigue alcanzar un equilibrio satisfactorio entre las necesidades de productos y las compras a realizar, de forma que se consiga un nivel adecuado de existencias. El presupuesto debe incluir:

a) Una previsión de la cantidad de productos necesarios para llevar a cabo la producción y la fecha de recepción de los mismos, calculando la cantidad adquirida de forma que se eviten los desfases entre la emisión y la recepción de los pedidos.

b) Costo previsto por unidad de producto.

c) Nivel de existencias en términos de cantidad y costo.

d) Programación temporal de las compras, referidas al momento de la recepción de productos y al momento de pago.

Es necesario controlar el presupuesto, ya que se pretende evitar la paralización del proceso productivo o el desabastecimiento a clientes por falta de existencias, así como evitar las adquisiciones urgentes que pueden llevar a costos superiores.

El mercado es el contexto donde tienen lugar los intercambios de productos o servicios.

• Mercado según ámbito geográfico: mercado local, regional, nacional, internacional.
• Mercado según el número de oferentes (acuden al mercado con intención de vender) y demandantes (desean comprar).

Proveedores

Los proveedores son personas que abastecen a la empresa de productos necesarios para el desarrollo de su actividad. Antes de elegir un proveedor es necesario:

a) Estudiar el mercado de los proveedores para conocer cuáles tienen mayor peso en el mismo. Se puede acudir a registros públicos, revistas especializadas, ferias nacionales e internacionales, guía telefónica, fichero de proveedores, internet, etc.

b) Realizar un fichero de proveedores potenciales por parte del departamento de compras donde consten las características de cada uno de ellos.

c) Analizar la actuación de cada uno de ellos estudiando diversos aspectos como sus precios, condiciones de pago, plazos de entrega, calidad de productos y seriedad de actuación.

Elección y Control de Proveedores

Se atenderá al producto, se valorará la calidad, el servicio, las experiencias con dichos proveedores, etc.

Luego de elegir al proveedor, se abrirá una hoja de control donde se pondrán el número de solicitud, la descripción de los productos que se van a comprar, además de los proveedores elegidos. Al finalizar el ciclo de compra, se harán constar los detalles de la operación realizada con el proveedor seleccionado.

Registro de compras: las compras realizadas deberán ser anotadas en un registro especial de compras. Así, el departamento de compras, cuando quiera hacer un pedido, dispondrá de información para decidir si busca otro proveedor o se queda con el mismo. Esto facilitará el proceso de compra y puede hacerse mediante hojas sueltas, ficheros o bases de datos.

Solicitud de Compras

La solicitud de compras es el envío de la solicitud por parte del departamento para comunicar una petición de producto o servicio al departamento comercial. Las solicitudes de compras deberán incluir:

• Departamento solicitante
• Fecha
• Descripción del producto a adquirir
• Especificaciones del producto
• Calidad
• Garantía y servicio posventa
• Plazo de entrega
• Lugar de recepción
• Firma autorizada para emitir la solicitud de compra

Solicitud de Oferta

La solicitud de oferta es el pedido de información de proveedores por parte del departamento de compras. Se envía a proveedores para conocer y estudiar adecuadamente el mercado que más vende los productos. En las solicitudes de oferta se deberá incluir:

• Descripción del producto solicitado
• Precio unitario
• Garantías
• Servicio posventa
• Plazo y lugar de entrega
• Transporte
• Descuentos
• Gastos
• Condiciones de pago

El Pedido

El pedido es una orden de compra de productos donde se indica cantidad, precio y fecha. El departamento de compras hará llegar el pedido al proveedor utilizando distintos medios:

a) La carta: se envía la original al proveedor y, como seguridad, el departamento se queda con una copia.

b) El fax: se realiza de forma similar a la carta.

c) El e-mail: se usará siempre que el proveedor así lo acuerde con el comprador.

d) El teléfono: el comprador confirmará el pedido utilizando un impreso que enviará al proveedor.

e) Agentes comerciales: será quien tome nota del pedido.

El departamento de compras dará a administración y a tesorería una copia del pedido para que sepan sobre el mismo y del gasto realizado. El pedido se realizará mediante una nota de pedido que contará con:

• Datos del comprador o vendedor
• Fecha de realización del pedido
• Número del pedido
• Lugar de entrega
• Forma de envío
• Transporte
• Condición de pago
• Descripción de mercadería solicitada, precio y cantidad

Existencias

Las existencias son el conjunto de mercaderías guardadas en un almacén cuyo destino final es la venta o la incorporación al proceso productivo. En las industrias, las existencias son los materiales necesarios para la fabricación del producto a vender y aquellos productos ya terminados cuya venta no se ha producido aún. Las empresas comerciales se dedican a la compra de productos ya elaborados, por lo que sus existencias serían los productos ya terminados. Las empresas de servicios no pueden utilizar este concepto de existencia porque no comercializan un producto tangible. Sus existencias serían todos los artículos necesarios para la prestación del servicio, como material de oficina.

Clasificación de Existencias

1) Según la procedencia:

• Artículos adquiridos
• Artículos producidos por la empresa

2) Según la fase del proceso de fabricación en la que se encuentren:

• Materias primas y materiales indirectos almacenados en espera de pasar al proceso productivo.
• Productos en curso de fabricación: que se encuentran sin terminar en alguna fase del proceso productivo.
• Productos terminados