Funciones y Organización Empresarial
La empresa es una unidad económica que se crea con el fin de obtener un beneficio a través del ejercicio de una actividad empresarial. Según el sector de actividad:
- Empresas extractivas: Pertenecen al sector primario y su actividad principal consiste en extraer las materias primas.
- Empresas industriales: Pertenecen al sector secundario y su actividad es la fabricación de bienes físicos.
- Empresas de servicio: Pertenecen al sector terciario y cuya actividad es poner al alcance de otras empresas o del consumidor los bienes y servicios que proceden del sector primario y secundario.
Funciones de la Empresa
- Función técnica: Realizar las actividades necesarias para la fabricación o transformación de los productos.
- Función comercial: Actividades relacionadas con la venta de los productos que fabrica o comercializa.
- Función financiera: Actividades relacionadas con los flujos de capital.
- Función social: Actividades que realiza el departamento de recursos humanos.
- Función administrativa: Gestiona la administración y el control de las operaciones realizadas.
Organización de la Empresa
La organización y estructura interna de la empresa se representa a través del organigrama (representación gráfica de la organización interna de la empresa).
El Departamento de Compras
El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que esta pueda conseguir los objetivos marcados.
- Los bienes adquiridos en la empresa industrial son materias primas y auxiliares.
- La empresa comercial compra mercaderías o artículos para la reventa.
- La empresa de servicios adquiere bienes que utiliza para realizar su actividad o contrata aquellos que no puede prestar.
La planificación de las compras y la programación del aprovisionamiento se realizan en coordinación con los objetivos y estrategias. Se tiene en cuenta como mínimo:
- Los presupuestos realizados en el departamento financiero.
- Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
- Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
- Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.
CON UNA BUENA GESTIÓN DE COMPRAS LA EMPRESA OBTIENE VENTAJAS AL INCREMENTAR LOS BENEFICIOS EN VENTAS.
El Personal de Compras
El personal de compras está formado por:
Jefe de compras: Encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. FUNCIONES:
- Objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto.
- Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente.
- Busca las fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa.
- Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación para su tramitación y archivo.
- Informar sobre los cambios que afecten en calidad, precios o servicios y controlar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.
Los compradores: Responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa. Su función consiste en ser eficaces a la hora de negociar con el proveedor y defender los intereses de la empresa.
Aprovisionamiento y Compras
Aprovisionar es “abastecer o adquirir lo necesario” y comprar significa “adquirir un bien”. La gestión de aprovisionamiento, conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales cuando tiene que realizar las actividades de comercialización o fabricación de sus productos.
Principales funciones:
- Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
- Gestionar el almacenaje de los productos, aplicando las técnicas que permitan mantener los stocks mínimos de cada material. Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.
La gestión de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, buscar los proveedores y realizar las gestiones necesarias para que los productos necesarios lleguen a los inventarios de la empresa. Principales funciones:
- Analizar las tendencias del mercado anticipándose a los cambios de precios.
- Seguimiento de los pedidos y los métodos de almacenamiento utilizados en la empresa.
- Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan obtener el producto rápidamente.
- Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa.
Proceso logístico -> conjunto de actividades que tienen como objetivo aproximar o situar en el mercado bienes, mercancías o artículos… Stock -> existencias en mercancías o productos que una empresa tiene en el almacén, a la espera de un posterior consumo o demanda.
Objetivos del Aprovisionamiento
La empresa para conseguir una gestión óptima debe alcanzar los siguientes objetivos:
- Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y otros suministros.
- Minimizar la inversión en inventarios.
- Establecer un sistema de información eficiente.
- Cooperar con el departamento de compras, para que se puedan lograr adquisiciones económicas manteniendo un transporte eficiente que incluya las actividades de despacho y recibo de mercancías.