Los Inventarios de la Empresa

Las empresas necesitan proveerse de todos los elementos necesarios para el desarrollo continuo de su actividad productiva. El stock o número de unidades, tanto de materiales como de artículos para la venta, que una empresa tiene almacenado en cada momento se denomina inventario de existencias. Los inventarios o almacenes son clave para la coordinación del proceso de compra, producción y venta. El área o función de aprovisionamiento se encarga de la compra y la gestión de almacenes (inventarios o stocks) y consiste en la compra de materiales necesarios para la producción y su almacenamiento para la posterior producción y/o comercialización.

Funciones del Área de Aprovisionamiento

• Compra: para producir (si es fabricante) o comercializar (si es empresa comercial).
• Almacenamiento: gestión de los depósitos de existencias (inventarios).

Tipos de Inventarios

Existen tres tipos de inventarios:

• De materiales destinados al proceso productivo (materias primas, componentes, envases, etc.) que garanticen la continuidad de la producción.
• De productos en curso de fabricación para garantizar que el proceso no se detenga en ninguna de sus fases.
• De productos terminados para atender suficientemente a la demanda de nuestros clientes.

Objetivos de la Gestión de Inventarios

• Determinar la cantidad de existencias a mantener y el ritmo de los pedidos a realizar.
• Pretende evitar la ruptura de stocks (quedarse sin existencias que frenen la producción o las ventas).
• Reducir al máximo los costes que generan los almacenes.

Tipos de Existencias

• Materias primas: necesitan transformación y una vez transformados forman parte del producto.
• Productos en curso o semielaborados: están sin finalizar.
• Productos terminados: listos para su consumo o para ser empleados por otras empresas, están destinados a la venta.
• Mercaderías o existencias comerciales: son compradas para su venta sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: accesorios, combustibles, material de oficina, recambios, envases, embalajes, etc.
• Subproductos: son de carácter secundario, obtenidos del proceso productivo y vendibles, como el serrín, la chatarra, etc.
• Residuos: obtenidos de la fabricación, son inservibles e invendibles.
• Materiales recuperables: obtenidos de la fabricación pueden reciclarse y reutilizarse en el proceso productivo.

Costes de las Existencias

Los inventarios son necesarios en todas las empresas, pero generan unos costes que conviene analizar para mejorar su gestión:

1. Costes de reposición o de pedido: los que se generan al realizar el pedido: administración, transporte, descargas, etc.
2. Costes de adquisición: el coste propio de las mercancías compradas (cantidad de mercancías por su precio de adquisición). A medida que el nivel de existencias crece son mayores los costes del capital invertido en su adquisición.
3. Costes de almacenamiento: son los costes de mantener las mercancías almacenadas. Pueden ser:
   • Costes administrativos.
   • Costes operativos: costes del personal de almacén, de equipos de manipulación, etc.
   • Costes de espacio físico: el alquiler de locales, la amortización si es propiedad de la empresa, sistemas de calefacción, sistemas de ventilación y refrigeración, etc.
   • Costes económicos: costes de obsolescencia y depreciación de las mercancías.
   • Costes financieros: los intereses del capital invertido que suponen el coste de oportunidad del dinero inmovilizado en existencias.
4. Costes de ruptura de stocks: son los costes que se generan por pérdida de clientes al no poder vender por falta de productos terminados o mercaderías (pérdida de ventas y de imagen de la empresa) o los costes de los empleados y máquinas paradas por no poder producir debido a la falta de materiales para la fabricación.

Gestión Selectiva de Inventarios: El Método ABC

Este método trata de minimizar los costes de almacén centrando los esfuerzos de gestión y control en el grupo de existencias más valiosas para la empresa. Para ello clasifica los artículos que almacena en tres categorías:

• Tipo A: existencias que representan un porcentaje muy bajo de artículos (entre el 15-20% de las existencias) pero cuyo valor económico es muy elevado (60-80% del valor total de las existencias). Son, por tanto, las existencias sobre las que debe recaer la mayor atención a la hora de gestionar el almacén. Para este tipo de existencias se hace un control estrecho, con sistemas de inventario continuo y un control constante de entradas y salidas.
• Tipo B: representan un porcentaje un poco superior (30% de los artículos) pero con un valor económico inferior (10-20% del valor de almacén). Su control es menos exhaustivo y estrecho.
• Tipo C: suponen el mayor volumen de existencias (50% de artículos) pero con un valor económico muy bajo (5-10% valor). Son por tanto las existencias menos relevantes y su control es aún más relajado que las de tipo B.