Importancia de la Función de Compra
Un sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones de los productos o servicios de los que formarán parte, en las condiciones más ventajosas posibles. De ahí se desprende la importancia de la función de compras.
Condiciones Ventajosas para la Compra
- El precio de compra.
- El plazo de pago.
- El plazo de entrega.
- El servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador.
- La calidad obtenida en lo que se compra.
- La estabilidad de ese proveedor.
La Gestión Exitosa en las Compras y en el Manejo de Inventarios Permite
- Asegurar el normal flujo de insumos y materiales para las áreas que los transforman en los productos o servicios que la empresa comercializa.
- La distribución y entrega de productos terminados a los clientes.
La Eficiencia de la Gestión de Compras se Medirá en Función de
- El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros a la empresa.
- El manejo de stock mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas.
- La habilidad para encontrar fuentes alternativas de abastecimiento (tanto en el país como en el extranjero).
- Su posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.
Relación con Otras Áreas de la Empresa
- La dirección general: a través de la fijación de políticas generales, procedimientos y análisis de las tendencias y cambios en el entorno.
- Producción: a través de información sobre plazos de entrega, costos de materias primas, calidad disponible, fuentes de aprovisionamiento.
- Finanzas: en la fijación de las políticas financieras con las compras.
- Recepción y almacenes: en la administración de la logística de movimiento y coordinación de necesidades de espacio.
- Contabilidad: para el control de inventarios, costeo de materiales y valorizaciones y provisiones para las compras de bienes/servicios integrados en un periodo a la empresa.
El Área de Compras
Es el área que articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea, porque es el área en el que se genera el proceso de pagos, por lo que tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Hoy en día se la reconoce también como un área de la empresa asociada a todas las demás con una articulación significativa.
Factores que Hacen que el Departamento de Compras se Sitúe en un Determinado Nivel Jerárquico en la Estructura de la Empresa
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La naturaleza del negocio al que se dedica la empresa: En una empresa industrial/productora, el área de compras es un departamento que depende de una gerencia de producción.
- En empresas de servicios o comerciales, este departamento suele estar situado en la gerencia de administración y su tamaño no es considerable.
- El tipo de negocio al que se dedica la empresa: Si el negocio de la empresa está directamente relacionado con la compra, es probable que compras sea una gerencia de primer nivel con una estructura importante.
- La especialización: Si se debe comprar insumos, maquinaria u otros materiales sofisticados que requieren de amplios conocimientos técnicos, la estructura del área estará conformada por profesionales que se dedicarán no solo a la negociación de precios y condiciones, sino también al estudio de las especificaciones de función y calidad de cada producto o material.
Información del Sector de Compras
El área de compras suele realizar compulsas de precios y selecciona al proveedor al cual se decide comprar. Envía correos electrónicos, faxes o llama por teléfono y recibe cotizaciones por escrito. Luego genera la “orden de compra” para notificar al proveedor que se le ha adjuntado la compra y para notificar a las otras áreas de la empresa. El proceso sigue con la recepción de lo adquirido y de la factura para emitir el pago.
Procesamiento de las Transacciones de Compra: Etapas
- Detección de la necesidad de compras y requerimiento de bienes/servicios.
- Selección de proveedores.
- Seguimiento y recepción de los pedidos.
- Almacenamiento y registro de las compras.
Detección de las Necesidades de Compras y Requerimiento de Bienes/Servicios
El área de compras, teniendo conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materia prima, productos terminados y materiales, elabora un plan de compra tanto anual como semestral hasta llegar a una planificación diaria, incluida en el presupuesto de la empresa. El área solicitante emite un formulario denominado solicitud de compras y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería.
El stock tiene como propósito conocer las existencias de los productos terminados, materias primas o productos intermedios y la disponibilidad para su venta o para seguir produciendo. El stock también siempre fue motivo de precaución en las empresas; la cantidad mínima de stock es la que la empresa debe determinar al momento de la recompra.