Glosario de Términos Clave en Gestión Documental

• Índice: Catálogo o lista que describe los documentos existentes en un archivo o sistema de gestión.
• Testigo: Señal o marca física o digital que indica la ubicación de un documento que ha sido extraído temporalmente del archivo.
• Correspondencia: Conjunto de comunicaciones escritas, como cartas o correos electrónicos, enviadas o recibidas por una entidad.
• Apartado de correos: Servicio de alquiler de un buzón o casillero en una oficina postal para recibir correspondencia.
• Acuse de recibo: Documento o notificación que confirma la recepción de correspondencia o un envío.

Fases Fundamentales de la Gestión Documental

La administración eficaz de la documentación empresarial sigue generalmente tres fases esenciales:

1. Clasificación: Consiste en agrupar los documentos en categorías homogéneas según su naturaleza o contenido (por ejemplo: facturas, contratos, nóminas).
2. Ordenación: Implica establecer una secuencia lógica dentro de cada categoría clasificada, utilizando un criterio específico. Ejemplos:
   • Facturas emitidas: ordenadas por número de factura.
   • Facturas recibidas: ordenadas por fecha de recepción o de emisión.
   • Nóminas: ordenadas por fecha y, secundariamente, por nombre del trabajador.
3. Archivado: Se refiere al almacenamiento seguro y sistemático de los documentos, ya sea en formato físico (papel) o digital, para su conservación y consulta futura.

Criterios de Ordenación de Documentos

Existen diversos criterios para ordenar los documentos clasificados:

Criterio Alfabético

• Los documentos se ordenan siguiendo el orden del alfabeto, generalmente por el primer apellido de las personas físicas. En caso de coincidencia, se considera el segundo apellido y, finalmente, el nombre.
• Los apellidos compuestos se tratan como una sola unidad alfabética.
• Para empresas e instituciones, la ordenación se basa en la primera palabra significativa de su denominación social, omitiendo artículos o términos genéricos iniciales (ej. «El», «La», «Compañía»).
• Las entidades conocidas por siglas se ordenan según estas.
• Ventajas: Es un método intuitivo y sencillo que generalmente no requiere índices auxiliares.
• Desventajas: Requiere establecer reglas claras y consistentes para evitar ambigüedades. Es fundamental el uso de testigos para controlar los documentos extraídos.

Criterio Numérico

• Se asigna un número único y consecutivo a cada documento o expediente.
• Ventajas: Es un sistema rápido, preciso y claro para la localización.
• Desventajas: Necesita la creación y mantenimiento de índices para relacionar el número con el contenido del documento. No permite intercalar fácilmente nuevos documentos dentro de la secuencia numérica establecida.

Criterio Alfanumérico

• Combina letras y números para crear códigos de ordenación únicos, aprovechando las ventajas de ambos sistemas.

Criterio Cronológico

• Los documentos se ordenan según su fecha (de creación, recepción, etc.), ya sea en orden ascendente (más antiguo a más reciente) o descendente (más reciente a más antiguo).
• Ventajas: Es rápido, flexible y no suele requerir índices. Muy útil para documentos como correspondencia o facturas.
• Desventajas: Es necesario conocer la fecha exacta del documento para su correcta ubicación. Requiere el uso de testigos.

Criterio Geográfico

• La ordenación se basa en la ubicación geográfica, siguiendo una jerarquía como país, comunidad autónoma, provincia y localidad.
• Ventajas: Es adaptable a diversas necesidades y no precisa índices complejos. Útil para organizar información por zonas de ventas, delegaciones, etc.
• Desventajas: Requiere un buen conocimiento de la geografía administrativa. Es necesario el uso de testigos.

Criterio Temático o por Asunto

• Agrupa los documentos según el tema, materia o asunto del que tratan.
• Ventajas: Facilita la localización de información relacionada con un tema específico y permite crear subdivisiones lógicas.
• Desventajas: A menudo necesita complementarse con otro criterio de ordenación (alfabético, cronológico) dentro de cada tema para una organización más detallada.

El Archivo: Naturaleza y Finalidad

• Archivo: Puede referirse tanto al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por una entidad en el ejercicio de sus funciones, como al lugar físico o sistema digital donde estos se conservan.
• Funciones Principales del Archivo:
  1. Guardar, conservar y custodiar los documentos de forma segura.
  2. Facilitar la localización y recuperación eficiente de la información contenida en los documentos.
  3. Servir como fuente de información y testimonio para la toma de decisiones, la gestión administrativa y la investigación.
  4. Asegurar el cumplimiento de las normativas legales sobre conservación de documentos y protección de datos.

Tipos de Archivo

Según el Soporte

• Archivo Convencional: Documentos almacenados en soporte físico, principalmente papel.
• Archivo Informático o Digital: Documentos almacenados en formato electrónico en sistemas informáticos.

Según la Frecuencia de Uso

• Archivo Activo (o de Gestión): Contiene documentos de uso frecuente, necesarios para la gestión diaria.
• Archivo Semiactivo (o Intermedio): Alberga documentos cuyo uso es ocasional, pero que aún deben conservarse por razones administrativas o legales.
• Archivo Inactivo (o Histórico): Conserva documentos que han perdido su valor administrativo inmediato y rara vez se consultan, pero pueden tener valor histórico o legal permanente.

Según la Localización

• Archivo Centralizado: Toda la documentación de la organización se concentra en un único lugar o sistema.
• Archivo Descentralizado: Cada departamento o unidad gestiona su propio archivo.
• Archivo Mixto: Combina elementos de los sistemas centralizado y descentralizado.

Gestión del Archivo Convencional (Papel)

El proceso de archivo en formato papel comprende típicamente las siguientes fases:

1. Entrada y Preparación:
   • Determinar qué documentos deben ser archivados según las políticas de la empresa.
   • Realizar copias de seguridad si es necesario.
   • Referenciar o indexar los documentos para facilitar su búsqueda futura.
   • Considerar un prearchivo temporal para documentos de uso muy reciente.
   • Archivar definitivamente los documentos cuando su uso activo disminuye.
2. Conservación: Almacenar los documentos en condiciones adecuadas para prevenir su deterioro, utilizando carpetas, archivadores y espacios físicos apropiados.
3. Purga o Destrucción: Eliminar de forma segura los documentos que han perdido su valor administrativo o legal y han cumplido los plazos de conservación establecidos por la normativa vigente.

Gestión del Archivo Informatizado (Digital)

Ventajas

• Requiere significativamente menos espacio físico de almacenamiento.
• Permite la localización y recuperación de información de forma rápida y eficiente mediante búsquedas.
• Facilita el acceso a la información desde diferentes ubicaciones y por múltiples usuarios autorizados simultáneamente.
• Simplifica la creación de copias de seguridad (backup) para prevenir la pérdida de información.

Desventajas

• Existe riesgo de pérdida de datos debido a fallos de hardware, software, ataques de virus o ciberataques si no se implementan adecuadas políticas de copias de seguridad y medidas de ciberseguridad.
• Requiere inversión en tecnología (hardware, software) y formación del personal.

Marco Legal: Protección de Datos (LOPDGDD)

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) es la normativa clave en España.

Objetivo: Adaptar la legislación española al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea, garantizando la protección de los datos personales.

La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) es la autoridad pública independiente encargada de velar por el cumplimiento de esta normativa.

Obligaciones Clave de las Empresas según la LOPDGDD

1. Informar sobre el Tratamiento de Datos (Información Básica): Proporcionar a los interesados información clara y concisa sobre:

   • Responsable del tratamiento: Identificación completa de la empresa u organización que trata los datos.
   • Finalidad: Descripción explícita de los propósitos para los cuales se recopilan y utilizan los datos.
   • Legitimación del tratamiento: Indicar la base jurídica que permite tratar los datos (consentimiento, contrato, obligación legal, interés legítimo, etc.).
   • Destinatarios: Informar si se prevé ceder los datos a terceros o realizar transferencias internacionales.
   • Derechos: Explicar los derechos del interesado (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición) y cómo ejercerlos.
   • Procedencia: Si los datos no se obtuvieron directamente del interesado, indicar la fuente de origen.

2. Realizar Análisis de Riesgos:

   • Evaluar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales y establecer medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar su seguridad y confidencialidad.

3. Notificar Brechas de Seguridad:

   • Comunicar cualquier violación de la seguridad de los datos personales a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas desde que se tuvo constancia.
   • Si la brecha implica un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas (especialmente con datos sensibles como salud, religión, orientación sexual), también se debe comunicar a los usuarios afectados.

4. Obtener Consentimiento Explícito: Recabar el consentimiento libre, informado, específico e inequívoco de la persona para poder tratar sus datos personales, salvo que aplique otra base de legitimación.

5. Formalizar Contratos de Encargado de Tratamiento: Firmar contratos específicos con terceros (empresas o profesionales) que traten datos personales por cuenta de la empresa (ej. gestorías, servicios de marketing, proveedores de cloud).

Organización Territorial de España (Referencia Geográfica)

Esta lista puede ser útil como referencia para la clasificación geográfica de documentos o la gestión de envíos postales.

• Andalucía: Almería, Cádiz, Córdoba, Granada, Huelva, Jaén, Málaga, Sevilla
• Aragón: Huesca, Teruel, Zaragoza
• Principado de Asturias: Oviedo (Capital)
• Illes Balears: Palma de Mallorca (Capital)
• Canarias: Santa Cruz de Tenerife, Las Palmas de Gran Canaria (Capitales)
• Cantabria: Santander (Capital)
• Castilla-La Mancha: Albacete, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara, Toledo
• Castilla y León: Ávila, Burgos, León, Salamanca, Segovia, Soria, Valladolid, Zamora
• Cataluña: Barcelona, Gerona, Lérida, Tarragona
• Comunitat Valenciana: Alicante, Castellón de la Plana, Valencia
• Extremadura: Badajoz, Cáceres
• Galicia: La Coruña, Lugo, Orense, Pontevedra
• Comunidad de Madrid: Madrid (Capital)
• Región de Murcia: Murcia (Capital)
• Comunidad Foral de Navarra: Pamplona (Capital)
• País Vasco: Bilbao, San Sebastián, Vitoria (Capital)
• La Rioja: Logroño (Capital)

Servicios Postales y Comunicaciones

Tipos de Envío Postal (Principales)

• Carta Ordinaria: Envío de documentos o comunicaciones en sobre cerrado (peso máximo habitual 2 kg). Plazo de entrega estimado: 2-4 días hábiles en ámbito nacional.
• Carta Urgente: Envío prioritario con entrega más rápida (peso máximo 500 g nacional, 2 kg internacional). Plazo de entrega estimado: 24 horas hábiles (nacional) o variable según destino internacional.
• Carta Certificada: Envío con entrega bajo firma del destinatario, que proporciona prueba de entrega y permite seguimiento. Plazo de entrega estimado: 1-4 días hábiles.
• Burofax: Servicio de envío urgente de documentos que tiene valor probatorio ante terceros, con constancia del contenido, entrega bajo firma y acuse de recibo. Entrega habitual en 24 horas hábiles (excepto festivos).
• Tarjeta Postal: Envío de tarjetas sin sobre, con espacio para mensaje e imagen. Plazo de entrega estimado: 2-4 días hábiles.
• Telegrama: Servicio para enviar mensajes urgentes, con posibilidad de certificación y acuse de recibo. Entrega habitual en 24 horas hábiles.
• Valija: Servicio dirigido a empresas para el intercambio periódico de correspondencia y paquetería entre sedes o con entidades colaboradoras, utilizando embalajes específicos reutilizables.

Operador Postal Principal en España

El principal operador postal en España es Correos y Telégrafos S.A., una empresa de capital público.

• Correos está encargado de prestar el Servicio Postal Universal (SPU), lo que garantiza el acceso a servicios postales básicos a todos los ciudadanos en condiciones de igualdad, calidad y a precios asequibles, cubriendo todo el territorio nacional, incluidas las zonas rurales o menos rentables para operadores privados.

Manipulación de Correspondencia

• Plegado y Ensobrado: Proceso de doblar adecuadamente los documentos para introducirlos en sobres, asegurando que la información necesaria (dirección del destinatario) quede visible a través de la ventanilla del sobre, si la hubiera, o que el sobre esté correctamente direccionado.

Certificado y Firma Digital

Obtención de un Certificado Digital

1. Solicitud: Pedir el certificado digital a una Autoridad de Certificación reconocida (ej. FNMT – Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
2. Acreditación de Identidad: Comparecer personalmente en una Oficina de Registro habilitada (como oficinas de la Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos adheridos) para verificar la identidad del solicitante.
3. Descarga e Instalación: Descargar el certificado desde la web de la Autoridad de Certificación e instalarlo en el navegador web o en un dispositivo seguro como una tarjeta criptográfica (DNIe).
4. Importancia: El certificado digital es esencial para poder realizar firmas electrónicas con validez legal.

La Firma Digital

La firma digital (o firma electrónica cualificada, según el contexto legal) es un conjunto de datos electrónicos asociados a un documento digital que permite asegurar:

• Autenticación e Identificación: Garantiza la identidad del firmante de manera fehaciente.
• Integridad: Asegura que el contenido del documento firmado no ha sido modificado o alterado después de la firma.
• No Repudio: Impide que el firmante pueda negar haber firmado el documento.