Gestión: Definición y Objetivos
La gestión se define como un conjunto de tareas encaminadas a garantizar la eficiencia y eficacia de todos los recursos puestos a disposición por la organización con el fin de alcanzar los objetivos predeterminados.
Los objetivos de la gestión son: la toma de decisiones racional y esencial en la recopilación, el procesamiento y la información pertinente; contribuir al desarrollo y satisfacer los intereses de todos sus empleados, así como la satisfacción de los propietarios y la sociedad en general o de un grupo particular.
Conceptos Clave en la Gestión
- Sistema de gestión: un conjunto de prácticas estandarizadas, interrelacionadas entre sí, con la finalidad de gestionar la organización y producir resultados.
- Modelo de gestión: el objeto que se reproduce por imitación, ejemplo o norma.
Evolución Histórica de la Gestión
Olas de Transformación
Se identifican tres grandes períodos de transformación:
- La Revolución Agrícola (1750 d.C.)
- La Revolución Industrial
- La Revolución de la Información (después de 1970)
Revolución Agrícola
La rotación de cultivos, la siembra de los cultivos y la ganadería (estiércol y tracción animal) aumentaron la productividad, reduciendo la escasez crónica de alimentos y profundizando la división social y territorial del trabajo.
Revolución Industrial
- Paso 1 (desde 1760 hasta 1860): uso del carbón, los talleres fueron reemplazados por máquinas, división del trabajo. La revolución se limitó a Inglaterra.
- Paso 2 (1860-1900): uso del petróleo, la revolución se extendió por toda Europa, con el acero, el motor de explosión y la invención de la locomotora de vapor.
Revolución de la Información
- Hardware solos: falsos «propietarios» de los datos; los profesionales que necesitaban la información tenían acceso restringido.
- Distributed Computing: aparición de los PC, batalla de los paradigmas en los profesionales de la tecnología; los datos pueden ser procesados.
Eras de Negocios
Se divide en 4 períodos diferentes:
- Era de la producción en masa (1920-1949): énfasis en la cantidad de producción y la estandarización del proceso.
- Era de la eficiencia (1950-1969): énfasis en el control interno de las operaciones (burocratización de la gestión).
- Era de la calidad (1970-1989): énfasis en la satisfacción del cliente.
- Era de la competitividad (1990-200X): énfasis en la búsqueda de la excelencia empresarial (eficiencia + eficacia), al servicio de los intereses de los clientes, empleados, accionistas y la comunidad.
- Era del capital humano (200X-presente): la función principal será la supervivencia de la empresa a través de la competencia basada en el conocimiento, es decir, en las personas (talento).
Enfoques de Gestión Modernos
Los dos últimos años (Calidad y Competitividad) corresponden a los nuevos enfoques de gestión:
- Gestión japonesa: filosofía básica para evitar el desperdicio y promover la mejora continua.
- Gestión participativa: gestión de personas y mejora de su capacidad para tomar decisiones y resolver problemas.
- Gestión empresarial: política y práctica de la innovación.
- Gestión integral: las empresas ya no pueden ser vistas como un conjunto de departamentos que realizan tareas concretas, sino como un sistema único y abierto en continua interacción.
- Corporación virtual: automatización de los procesos administrativos, de fabricación, operativos y comerciales.
Calidad y Excelencia en la Gestión
Gestión de la Calidad Total (TQM)
TQM es un concepto que amplía el enfoque de la calidad como un aspecto estratégico de la gestión empresarial.
Benchmarking
El benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas que conducen a un rendimiento superior.
Modelo de Excelencia en la Gestión (MEG)
Definición de MEG: El modelo establece una orientación integral e interdependiente para gestionar una organización. La característica más importante es ser un modelo sistémico. Busca la estructura y alineación de los componentes de la gestión organizacional desde la perspectiva de un sistema. Considera que los diversos elementos de la organización y los interesados interactúan de forma armoniosa y equilibrada con las estrategias y los resultados.
Características del MEG: se actualiza anualmente en función de las prácticas de manejo de organizaciones de clase mundial, se dirige a los resultados del negocio y no indica las formas preestablecidas de ejecución, promueve el aprendizaje de la organización, hace hincapié en la integración y el sistema de alineación, y permite un diagnóstico objetivo y medir el grado de madurez de la administración.
Fundamentos de la Excelencia
Conceptos reconocidos internacionalmente que se traducen en la práctica o en factores de rendimiento en las organizaciones de clase mundial líderes, tratando de mejorar continuamente y adaptarse a los cambios.
- Pensamiento sistémico
- Aprendizaje organizacional
- Cultura de la innovación
- Liderazgo y constancia de propósito
- Orientación a procesos e información
- Visión de futuro
- Orientación a resultados
- Valoración de las personas
- Conocimiento sobre el cliente y el mercado
- Desarrollo de alianzas
- Responsabilidad social
Descripción de los Fundamentos
- Pensamiento sistémico: una relación de interdependencia entre los diversos miembros de la organización.
- Aprendizaje organizacional: el proceso de aprendizaje continuo y sistemático de conocimientos con el fin de crear una ventaja competitiva a través de las experiencias de la percepción, la reflexión, la evaluación y el intercambio. Capacitar a las personas conscientes de la formación continua.
- Cultura de la innovación: nuevas ideas para actividades que generen una ventaja competitiva con el fin de crear una competencia que los competidores no tienen. Establecer una ventaja competitiva a largo plazo.
- Liderazgo y constancia de los negocios: compromiso de los líderes con los valores de la organización con el fin de crear el compromiso del personal. Construir una cultura de estímulo permanente para el propósito común y duradero.
- Orientación a procesos e información: la comprensión y la gestión de la organización a través del proceso, para mejorar el desempeño y agregar valor a las partes interesadas.
- Visión de futuro: el proceso de aprendizaje para la comprensión continua y sistemática de los factores que afectan los negocios de la compañía con el fin de permitir que el tamaño de las expectativas del mercado. Capacitar a las personas con una visión adecuada del futuro con las expectativas de la organización.
- Orientación a resultados: compromiso con los resultados, con las necesidades de la organización.
- Valoración de las personas: un proceso de motivación, la formación y el bienestar de la población activa, mediante la creación de un entorno laboral sano.
- Conocimiento sobre el cliente y el mercado: entender y conocer al cliente y el mercado para crear valor y aumentar la competitividad.
- Desarrollo de alianzas: compartir actividades con otras organizaciones en relación con las competencias de cada una de ellas con el fin de optimizar las actividades y añadir valor a todas las partes.
- Responsabilidad social: proceso ético y transparente con las partes interesadas para el desarrollo sostenible de la sociedad.
Construcción del MEG
- Antecedentes: «Clase Mundial», la práctica o los factores de rendimiento en las principales organizaciones.
- Requisitos: son las características tangibles que demuestran los fundamentos.
- Artículos/criterios: se agrupan por necesidades similares de una lógica predefinida.
Criterios de Excelencia
Para que el MEG se lleve a cabo es necesario que las bases se dividan en ocho criterios dentro de un concepto capaz de expresar la lógica de una empresa: Liderazgo, Estrategia y Planes, Clientes, Sociedad, Información y Conocimiento, Personas, Procesos, Resultados.
Modelo de Madurez
Para evaluar la madurez del modelo de gestión de una organización, los ocho criterios del MEG se descomponen en elementos de evaluación, divididos en dos categorías (FNQ, 2008a):
- Los procesos de gestión: los primeros siete criterios.
- Resultados de la organización.
Niveles de Madurez
- Compromiso con la excelencia: organizaciones principiantes. Calificación total de 250 puntos. (FNQ, 2009).
- Hacia la excelencia: organizaciones en etapas intermedias. Calificación total de 500 puntos (FNQ, 2009).
- Criterios de excelencia: camino de la excelencia. Calificación total de 1000 puntos (FNQ, 2008).
Sistema de Gestión y Autoevaluación
Sistema de gestión: es un conjunto de prácticas de manejo estándar, interrelacionado con la finalidad de gestionar la organización y producir resultados.
Autoevaluación del sistema de gestión: hay una regla para que usted pueda escribir e implementar una práctica de gestión y esta regla se llama el diagrama de Gestión.
Gestión de Procesos y Prácticas
Gestión de procesos: proceso de carácter gerencial, procesos relativos a los criterios 1 a 7.
Gestión de la práctica: la gestión del proceso se lleva a cabo con la mayor eficacia de la organización.
Trabajo estándar: reglas para el funcionamiento de las prácticas de gestión. Se puede expresar en la forma de procedimientos, rutinas de trabajo, normas administrativas, diagramas de flujo, comportamiento colectivo, o cualquier otro medio capaz de implementar las prácticas.
Tipos de Procesos de Gestión
- Procesos operativos: transforman los insumos en productos.
- Proceso de gestión: transforma la información en las decisiones de gestión.
Factores de Evaluación en los Procesos de Gestión
En la evaluación de los procesos de gestión se tienen en cuenta cuatro factores:
- Enfoque: se analiza la lógica y la coherencia que hace la organización.
- Aplicación: evalúa cómo las prácticas se han generalizado y la continuidad.
- Aprendizaje: evalúa cómo las empresas evalúan y mejoran sus prácticas.
- Integración: evalúa la coherencia entre las prácticas de gestión, la estrategia y los objetivos de la organización y la cooperación y la sinergia entre las diferentes áreas.
Evidencia de los Factores de Evaluación de los Procesos de Gestión
Observar el cumplimiento de los fundamentos de la práctica elegida y el momento elegido para los factores. Una práctica de gestión debe definir quién, cuándo y cómo será el plan de ejecución, así como en qué se implementará y su costo. Una vez que se ha planificado, se debe poner en práctica o ejecutar. Después de la implantación, se debe comprobar esto de acuerdo a lo planeado, mediante controles, reuniones, etc. Ahora llegó el momento de comparar lo que se planeó con lo que se ejecutó y jugar para cerrar el ciclo de desviaciones PDCA. Como nada es eterno y el mundo está cambiando cada segundo, de vez en cuando, se debe promover una revisión para ver si esta práctica aún continúa produciendo los resultados deseados, si se puede mejorar, si hay algo nuevo en el mercado. Promover mejoras y volver al esquema de la gestión inicial.
Resultados de la Organización
El producto final de este trabajo es que todas las prácticas de gestión estén alineadas e integradas y produzcan resultados para todas las partes interesadas.