Principios de la Función Administrativa

La función administrativa se rige por los siguientes principios:

• Adecuación de la persona a las funciones (y no viceversa).
• Abastecimiento oportuno: Implica tener los materiales en el momento exacto.
• Instalación y mantenimiento.
• Delegación de autoridad y control.

Integración de Personas

Dotar al organismo social del recurso humano implica conseguir el capital más valioso de las empresas: las personas. Este es, al mismo tiempo, el recurso más complejo de administrar. Para una selección profesional, se establecen los siguientes criterios o etapas:

Reclutamiento

Busca atraer personas ajenas a la empresa para que se conviertan en candidatos a puestos dentro de la misma. Se pueden encontrar en sindicatos, escuelas, personas recomendadas por trabajadores, la puerta de la empresa y agencias de colocaciones.

Selección

Consiste en elegir, de entre los candidatos, a los mejores para cada puesto. Se logra mediante solicitudes, entrevistas, pruebas, encuestas, evaluaciones y exámenes.

Introducción

Transformar al mejor candidato en un empleado o trabajador.

Desarrollo

Lograr que el empleado se convierta en un mejor trabajador.

Integración de Recursos Materiales

Para proveer a la organización de los recursos materiales necesarios, es fundamental tener claramente definidas todas y cada una de las diferentes funciones y áreas de la organización. Esto permitirá asignar adecuadamente los recursos materiales, de maquinaria y equipo, entre otros. En el caso concreto de los proyectos de construcción, se estudiará de la siguiente manera, por funciones concretas:

Producción (Construcción)

El profesional de la construcción deberá tener una visión clara de los diferentes recursos materiales, instalaciones y de equipo que se requieren, a saber:

• Instalaciones: Instalaciones de maquinaria y equipo como plantas de concreto, oficinas, bodegas, plantas de energía, baños, etc.
• Ubicación de los bancos de material: Mediante un análisis de costo-beneficio y optimización del costo de transporte, determinar su ubicación ideal.
• Selección de maquinaria: Tratar de uniformizar los criterios de compra y utilización de la maquinaria hasta cierto punto.
• Selección de proveedores: Definir a los proveedores bajo los criterios de precio, crédito, calidad y eficacia en la entrega de los insumos.

Ventas

Las ventas representan la fuente de ingresos de la organización. Por lo tanto, se requiere una estrategia clara y efectiva para llevarlas a cabo. Para ello, se deben manejar y aplicar los siguientes procesos de mercadotecnia:

• Investigación de mercado
• Estudio de la competencia
• Pronóstico de ventas
• Investigación de precios

Finanzas

Las finanzas constituyen una especialización compleja. Se pueden dividir en dos grandes áreas: la obtención de capital o recursos financieros y las técnicas para manejar esos recursos eficientemente. A continuación, se clasifican:

Técnicas para la Adquisición de Capitales y Estructuración Financiera

• Mercado de capitales y su operación.
• Políticas financieras.
• Emisión de acciones y obligaciones, su colocación y distribución.
• Fuentes de recursos externos.
• Reinversión.
• Ampliaciones de capital.

Técnicas para el Manejo Financiero

• Rotación adecuada del capital.
• Utilización de estados financieros para tomar decisiones: Balances generales y estado de resultados.
• Flujo de efectivo.
• Inventarios y su rotación adecuada.
• Manejo impositivo: optimizar el pago de impuestos.
• Auditorías.
• Control presupuestal.

Conservación

Esta función se encarga de la conservación de los bienes materiales y activos de la empresa. Los inmuebles, muebles, maquinaria y equipo requieren mantenimiento y conservación, así como garantizar su protección mediante seguros y/o fianzas. Se consideran los siguientes aspectos:

• Mantenimiento de equipo.
• Seguridad industrial.
• Seguros diversos.

Dirección

Es la función del proceso administrativo que consiste en guiar, coordinar, vigilar, motivar e impulsar las acciones del grupo hacia el logro de los objetivos y metas planeados, ejercida mediante la toma de decisiones del jefe o superior. La dirección se encarga de hacer que las cosas sucedan.

Elementos de la Dirección

Para ejercer la dirección, el jefe o directivo deberá conocer y manejar los tres elementos básicos:

Comunicación

Es la actividad consciente de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir significados a través de un sistema compartido de signos y normas semánticas. Los pasos básicos de la comunicación son: la formación de una intención de comunicar, la composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la señal, la recepción de la señal, la decodificación del mensaje y, finalmente, la interpretación del mensaje por parte de un receptor. Puede ser por medio de palabras, símbolos o redes de comunicación.

Motivación y Comportamiento (Psicología)

Entender la psicología de las personas es fundamental para un directivo. Comprender sus motivos y comportamientos requiere de conceptos y elementos básicos de la psicología, así como de las conductas «normales» y «patológicas» de los individuos. Los motivos personales guían el comportamiento humano para lograr metas. Los motivos se clasifican en:

• Físicos (instintivos): frío, calor, hambre, sexo, etc.
• Sociales: estatus, reconocimiento social, el qué dirán, entre otros.
• Ideológicos (particulares en la persona): religión, política, ciencia, etc.

Todos estos motivos trabajan en forma simultánea.

Tipos de Conductas

Hay tres tipos de conducta principales: agresivo, pasivo y asertivo. Nos centraremos en cómo ser una persona asertiva.

La Persona Agresiva

• Trata de satisfacer sus necesidades.
• Le gusta el sentimiento de poder, pero en el fondo sabe que se está aprovechando de los demás.
• Repite constantemente que tiene razón, pero oculta un sentimiento de inseguridad y duda.
• Suele estar sola, puesto que su conducta aleja a los demás; no obstante, nunca admitirá que necesita amigos.
• Suele ser enérgica, pero con frecuencia de una forma destructiva.
• En realidad, no se gusta a sí misma, por lo tanto, crea un ambiente negativo a su alrededor.
• Tiene la capacidad de desmoralizar y humillar a los demás.
• Se la puede reconocer por su típico lenguaje verbal y corporal.

La Persona Pasiva

• Los demás se aprovechan de ella fácilmente (además, fomenta esta actitud).
• Suele tener sentimientos de inseguridad y de inferioridad, que se refuerzan siempre que entra en contacto con una persona agresiva.
• Está enfadada consigo misma porque sabe que los demás se aprovechan de ella.
• Es una experta en ocultar sus sentimientos.
• Es tímida y reservada cuando está con otras personas.
• No sabe aceptar cumplidos.
• Se agota y no tiene mucha energía ni entusiasmo para nada.
• Su actitud acaba irritando a los demás.
• Absorbe la energía de los demás.
• Se la puede reconocer por su típico lenguaje corporal y verbal.

La Persona Asertiva

• Se preocupa por sus derechos y por los de los demás.
• Por lo general, acaba consiguiendo sus metas.
• Respeta a los demás, está dispuesta a negociar y a comprometerse cuando lo considera oportuno.
• Cumple siempre sus promesas.
• Puede comunicar sus sentimientos de tal modo que, incluso cuando son negativos, no fomenta el resentimiento.
• Se siente en paz consigo misma y con los que la rodean.
• Está preparada para asumir riesgos y, si no funciona, acepta que los errores formen parte del proceso de aprendizaje.
• Reconoce sus fracasos y sus éxitos.
• Es entusiasta y motiva a los otros.
• Se siente bien consigo misma y hace sentirse bien a los demás.
• Se la puede reconocer por su típico lenguaje verbal y corporal.

Puede empezar a ser una persona asertiva encargándose primero de los problemas pequeños y recompensándose por sus logros. La visualización creativa le puede ayudar: piense en situaciones en las que no ha actuado positivamente y pregúntese qué es lo que cambiaría en el futuro.

Recuerde que una persona asertiva puede hacer lo siguiente:

• Expresar sentimientos positivos.
• Expresar sentimientos negativos.
• Decir no.
• Dar su sincera opinión.
• Decir que está enfadada cuando está justificado.
• Defender sus derechos a la vez que permite que los demás defiendan los suyos.
• Establecer metas y estar dispuesta a trabajar para conseguirlas, aunque se tengan que modificar durante el proceso.
• Dar cumplidos sinceros y también saber aceptarlos.
• Elegir cómo le gustaría cambiar y hacer el esfuerzo para conseguirlo.
• Ser una buena comunicadora.
• Desarrollar la habilidad de negociar, comprometiéndose cuando sea necesario y apropiado.
• Aprender a hacer frente a los desdenes.
• Comprender que hay dos tipos de críticas, justas e injustas, y luego:
• Pasar de las que son injustas.
• Estar de acuerdo con las justificadas (pero no responder a las que son opiniones personales).
• Si la crítica está justificada en parte, responder sólo en relación a esa parte.
• Si la crítica es personal, intentar responder con una pregunta.

Cómo se utiliza esto en la productividad mediante motivación

• Positiva
• Negativa

Liderazgo

Es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser o actuar de las personas o en un grupo de trabajo determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo hacia el logro de sus metas y objetivos. También se entiende como la capacidad de delegar, tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización).

En una perspectiva holística, el investigador italiano Daniele Trevisant destaca: «El liderazgo es una percepción generada por la detección en un ser humano de uno o más de los factores de síntesis: (1) altos niveles de potencia física, exhibición de la energía, la superioridad en vigor, capacidad de generar miedo, o la necesidad del grupo de miembros de un poderoso protector de grupo (Liderazgo Primario), (2) energías superiores mentales, las fuerzas de motivación superiores, perceptibles en la comunicación y comportamientos, la falta de miedo, coraje, determinación (Liderazgo Psicoenergético), (3) habilidades superiores en el manejo de la situación general (Macro-Liderazgo), (4) habilidades superiores en tareas especializadas (Micro-Liderazgo), (5) mayor capacidad en la gestión de la ejecución de una tarea (Liderazgo de Proyecto), y (6) alto nivel de valores, la sabiduría y la espiritualidad (Liderazgo Espiritual), por lo que cualquier líder debe su liderazgo a partir de una mezcla única de uno o más de los factores mencionados».

El Líder

Es la persona que ejerce el liderazgo, y su estilo está íntimamente ligado con su personalidad.

Como individuo:

• Inteligencia.
• Habilidad para comunicarse.
• Habilidad para determinar las metas del grupo.
• Carismático.

En el grupo:

• Determina normas del grupo que favorecen la productividad.
• El grupo lo quiere y/o lo necesita.
• Metas comunes en concordancia con los personales.
• El grupo se siente satisfecho con su trabajo.

Estilo

Podemos clasificarlo por su estilo:

• Positivo (+) y negativo (-)
• Centralizado
• Democrático
• Laissez-faire

Control

Es la evaluación y medición de las acciones de nuestros planes para detectar y prever desviaciones en ellos, y con ello, poder tomar medidas correctivas y/o poder mejorarlos.

Principios

De Equilibrio

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera, la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. Al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y dinero.

De los Objetivos

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos.

De la Oportunidad

El control necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.

De las Desviaciones

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la Costeabilidad

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúa resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.

De Excepción

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente qué funciones estratégicas requieren el control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

De la Función Controlada

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Otros Controles

Se deberán llevar a cabo otros controles tales como:

Controles sobre Venta

• Cuenta de clientes (por obra)

Controles de Producción

• Control de inventarios.
• De operaciones productivas.
• De calidad:
  • Laboratorio de empresa.
  • Laboratorio.
  • Laboratorio de terceros.
• De tiempos
• De desperdicios
• De mantenimiento y conservación.

Gráfico de control

Peso de la pieza (g)

Límite superior

Valor central

Límite inferior

Punto fuera de control

Número de pieza

Controles Contables y Financieros

• Estados financieros.
• Sistemas de contabilidad de costos.
• Auditorías (internas y externas).
• Auditorías de efectivo.

Controles de Obra

Obras de un gran número de actividades y corta duración (edificación)

Avance diario

En caso de atraso:

• Incrementar recursos
• Incrementar turnos

Obras con pocas actividades (conceptos) y larga duración

Avances quincenales o mensuales (aunque existen conceptos que necesitan controlarse diariamente como la maquinaria).

Un control de la producción sería:

Gráfico de control de Producción