Conceptos Fundamentales de la Administración Empresarial

El proceso administrativo se define como el conjunto de funciones y actividades que se efectúan dentro de la organización de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos. Estas funciones administrativas son responsabilidades directas que la administración de una empresa debe llevar a cabo y se clasifican en: planificación, organización, dirección (o gestión) y control.

Planificación Estratégica: Definiendo el Rumbo de la Empresa

La planificación consiste en fijar objetivos, establecer estrategias para alcanzarlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. Para llevar a cabo una buena planificación, se deben seguir estos pasos:

1. Analizar la situación de partida.
2. Marcar el objetivo.
3. Analizar los puntos fuertes y débiles.
4. Controlar y determinar las desviaciones.

Los objetivos deben ser realistas y se deben establecer prioridades.

La planificación empresarial realiza una proyección de la vida de la empresa en el futuro, tanto a corto como a largo plazo, teniendo en cuenta que el entorno social y económico le afectará en todas sus decisiones y en su aplicación. Podemos clasificar los planes de la siguiente manera:

• Según su alcance y amplitud: fin o propósito, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos.
• Según su ámbito temporal: planes a largo plazo (más de 5 años), a medio plazo (más de 1 año) y a corto plazo (1 año).
• Según su funcionalidad: área comercial (ventas), área de producción (sistema productivo), área de inversión y financiamiento (fondos necesarios) y área de recursos humanos (factor humano).

Organización: Estructura y Comunicación para la Eficiencia

La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Para que la organización de la empresa funcione con total garantía, uno de los puntos más importantes es la comunicación. La comunicación vertical puede ser:

• Comunicación ascendente: se forma verticalmente, de abajo hacia arriba.
• Comunicación descendente: tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores.
• Comunicación interna horizontal: se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico.

La Organización del Trabajo: Evolución y Escuelas

• Evolución: los precursores de las primeras teorías fueron Taylor y Fayol.
• Escuela de la organización científica del trabajo: esta escuela defendía la existencia de una oficina técnica dedicada a organizar las tareas de los trabajadores. Sus principios fundamentales son: análisis y diseño, especialización de funciones, descentralización de responsabilidades, racionalización del trabajo e incentivos salariales.
• Escuela de relaciones humanas: la primera persona que demostró la importancia de las relaciones humanas fue Elton Mayo.

División del Trabajo: Clave para la Productividad

La división del trabajo es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Organización Formal: Estructura y Modelos Organizativos

La organización formal es la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

• Estructura organizativa: dependiendo de las capacidades, hay diversos criterios para la división en departamentos: por funciones, por zonas geográficas, por productos o por procesos. En cuanto a la comunicación, hay diversas maneras de relacionarse: relaciones lineales, de staff o funcionales.
• Modelos de estructura organizativa:
  • Modelo lineal: se basa en el principio de mando, todos los miembros dependen de un superior. Ofrece simplicidad, pero carece de especialización.
  • Modelo funcional: especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta.
  • Modelo staff: intenta solucionar los inconvenientes de los modelos anteriores, pero las decisiones son lentas.
  • Modelo matricial: consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas. Es una organización flexible, pero es necesario coordinar a todas las personas.

Organigramas: Representación Visual de la Estructura Empresarial

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Requisitos:

• Diferenciar los elementos.
• Diferenciar los niveles y posiciones.
• Ser de fácil comprensión.
• Ser sencillo.

Clasificación:

• Según su forma:
  • Organigramas verticales: pretenden destacar la jerarquía de mando.
  • Organigramas horizontales: las unidades de mando se sitúan a la izquierda y las subordinadas a la derecha.
  • Organigramas radiales: intentan crear un impacto visual.
• Según su finalidad:
  • Organigramas informativos: dan información global.
  • Organigramas de análisis: aparece la totalidad de la estructura organizativa.
• Según su extensión:
  • Generales o detallados.
• Según su contenido:
  • Estructurales: unidades que forman la empresa.
  • De personal: representan las personas.
  • Funcionales: describen las funciones de cada unidad.

Organización Informal: Relaciones Espontáneas en la Empresa

La organización informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Dirección y Gestión: Liderazgo y Toma de Decisiones

La función de gestión o dirección consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Niveles de dirección:

• Alta dirección, altos cargos.
• Nivel intermedio, ejecución y control.
• Nivel más bajo, asignan tareas a trabajadores.

Liderazgo: Influencia y Motivación para el Logro de Objetivos

El liderazgo es la capacidad que tiene una persona para influir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia. Teorías del liderazgo:

• Teoría X: los empleados trabajan lo mínimo, no quieren responsabilidades, prefieren que les manden y prefieren métodos conocidos.
• Teoría Y: los empleados quieren trabajar, creen que la energía desprendida es como en el deporte, tienen ambición y quieren responsabilidades.
• Teoría Z: está encaminada hacia el trabajo conjunto y considera que todos los empleados son importantes.

Toma de Decisiones: Convirtiendo la Información en Acción

La toma de decisiones es la característica principal de la dirección: convertir la información en acción.

Control: Verificación y Ajuste del Desempeño

La función de control consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación. Técnicas de control:

• La auditoría.
• El control del presupuesto.
• La estadística.