¿Qué es BPM (Business Process Management)?
BPM es una filosofía de gestión empresarial enfocada en mejorar la productividad a través de la optimización de los procesos de negocio. Estos procesos son las tareas necesarias para lograr un resultado de negocio específico.
Finalidad de BPM
El objetivo principal es descomponer la actividad global de una empresa en un conjunto de procesos interconectados.
Beneficios de Implementar BPM
- Reducción de tiempos en procesos de soporte.
- Optimización de costos.
- Mejora en la integridad y calidad de los procesos.
- Consolidación de la información.
Obstáculos Comunes en la Implementación de BPM
- Existencia de procesos no automatizados.
- Actividades y tareas sin soporte de sistemas operacionales.
- Complejidad en la implementación de soluciones de workflow.
- Dependencia de procesos en papel y falta de sincronización con transacciones de negocio.
- Necesidad de incorporar tecnologías recientes en la gestión de procesos.
El Ciclo de Mejora Continua en BPM
BPM se basa en un ciclo de mejora continua que incluye:
- Modelamiento
- Simulación
- Publicación
- Ejecución
- Monitoreo (retroalimentación al modelo con estadísticas reales).
Elementos Clave de BPM
- Habilitación de procesos.
- Automatización de procesos.
- Monitoreo de procesos.
- Infraestructura de integración.
Componentes de un Proceso
- Actividades: Tareas realizadas por personas o sistemas.
- Roles y Usuarios: Responsables de ejecutar tareas interactivas.
- Objeto de Negocio: Información o documento que fluye en el proceso.
- Flujos: Secuencia entre actividades.
- Decisiones: Criterios para diferentes opciones en el proceso.
- Subproceso: Otro proceso interno relacionado.
BPMS (Business Process Management Suite/System)
Un BPMS es un conjunto de herramientas de software para definir, implementar y mejorar procesos de negocio, aplicando los conceptos de BPM.
Funciones de un BPMS (Ciclo de Vida de los Procesos)
- Modelamiento del proceso: Realizado por el analista de negocio.
- Implementación e Integración: Realizado por el ingeniero de TI.
- Ejecución del proceso: Involucra a los participantes.
- Control y Gestión: Supervisores y gerencia.
Elementos de un BPMS
- Motores de Orquestación: Coordinan la secuencia de actividades.
- Herramientas de Análisis y Business Intelligence: Analizan la información del proceso.
- Motores de Reglas: Ejecutan reglas para decisiones y políticas.
- Repositorios: Almacenan componentes y recursos de los procesos.
- Herramientas de Simulación y Optimización: Comparan diseños de procesos.
- Herramientas de Integración: Conectan el modelo con otros sistemas.
Módulos Principales de un BPMS
- Modelador gráfico de procesos: Permite diseñar y simular procesos.
- Ambiente de integración y desarrollo: Implementa procesos y servicios.
- Servidor de procesos de negocio: Ejecuta los procesos (aplicaciones, workflows, orquestación de servicios).
- Monitor de actividades de negocio: Gestiona procesos, muestra indicadores y permite definir alertas.
Definición y Tipos de Procesos de Negocio
Un proceso de negocio es una transformación de insumos para generar un producto que satisface las necesidades de un cliente. Esta transformación se compone de una secuencia de pasos, operaciones o actividades interrelacionadas.
Tipos de Procesos
- Procesos Estratégicos: Definen y controlan metas, estrategias y políticas.
- Procesos del Negocio u Operativos: Añaden valor al cliente.
- Procesos de Soporte o Apoyo: Apoyan a los procesos estratégicos y operativos.
El Cliente en los Procesos de Negocio
El cliente es la razón de ser de un proceso. Es fundamental conocer sus necesidades, especificaciones y expectativas para ofrecer un producto o servicio de calidad.
Identificación de Desperdicios en los Procesos
Ejemplos de desperdicios comunes incluyen:
- Sobreproducción
- Tiempos de espera
- Material de desecho
- Pérdidas por transporte
- Inventario excesivo
- Movimientos innecesarios
- Productos defectuosos
- Reclamos.
Fases del Modelo de Proceso de Negocio
- Preparación.
- Negociación.
- Realización.
- Aceptación.
Value Stream Map (VSM)
El Value Stream Map (VSM) o mapa de la cadena de valor es una representación gráfica que muestra todos los pasos de un proceso, incluyendo el flujo de material e información, desde el principio hasta el final.