Preguntas y Respuestas sobre Gestión de Proyectos
Las operaciones son actividades que: Se repiten una y otra vez.
Una buena práctica es aquella: Cuya correcta aplicación aumenta las posibilidades de éxito.
Las siguientes son características de un proyecto a excepción de: Se repite todos los meses.
Una de las primeras cosas que el director del proyecto debe hacer es elaborar: Acta de Constitución del Proyecto.
Al planificar el alcance del proyecto: Definimos exactamente lo que se hará y lo que no se hará.
La gestión del alcance del proyecto no incluye: Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.
Los requisitos funcionales del proyecto son aquellos que: Describen lo que el producto tiene que hacer.
La plantilla Volere: Se utiliza como una base para especificar los requisitos del proyecto.
Entre las salidas de la recopilación de requisitos se encuentran: Documentación de requisitos.
Los requisitos que expresan las obligaciones en materia de entregas documentales se llaman: Requisitos documentales.
Para recopilar los requisitos del proyecto no se puede llevar a cabo el benchmarking interno: Falso.
El plan de gestión de los costes describe: La forma en que se gestionarán y controlarán los costes del proyecto.
Un hito es: Un punto o evento significativo dentro de un mismo proyecto.
Secuenciar las actividades consiste en: Establecer qué actividad va delante y cuál después en el desarrollo del proyecto.
Las materias primas necesarias para realizar un proyecto forman parte de los costes: Directos.
Planificar la respuesta a los riesgos es el proceso de: Desarrollar opciones y acciones para reducir el impacto negativo de riesgos.
El objetivo general de la Gestión de Riesgos es: Aumentar la probabilidad y el impacto de los riesgos positivos, y disminuir los negativos.
El análisis cuantitativo de los riesgos es el proceso de: Analizar numéricamente el efecto de los riesgos respecto a los objetivos del proyecto.
La salida de la identificación de riesgos es: Registro de riesgos.
Un cambio del proyecto es: Cualquier cosa que aumenta o reduce el alcance del proyecto.
Un registro de cambios se utiliza para: Todas las respuestas anteriores son correctas.
Gestión de las expectativas de los interesados abarca: Todas las respuestas anteriores son correctas.
El Plan de Gestión de Recursos Humanos no incluye: Salarios.
El proceso de planificación de recursos humanos para el proyecto consiste en: Todas las respuestas anteriores son ciertas.
Para ilustrar las relaciones entre los paquetes de trabajo o actividades y los miembros del equipo se utiliza: Matriz RACI.
El Acta de Aceptación es un documento que certifica: La aceptación del entregable del proyecto por el cliente.
La obtención de la aceptación del cliente abarca: La aceptación de los productos.
El cierre administrativo del proyecto consiste en: La entrega al cliente y a nuestra organización de la documentación técnica y administrativa.
El seguimiento y control del proyecto se lleva a cabo: Para comprobar la correcta ejecución del proyecto.
El seguimiento del proyecto se tiene que hacer: A lo largo de toda la vida del proyecto.
Definición y Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto
¿Qué es la gestión del alcance del proyecto y qué procesos incluye? Explica brevemente cada uno de estos procesos.
En primer lugar, el alcance es la suma de productos, servicios y resultados que van a ser proporcionados como un proyecto. Dicho de otra forma, es lo que se va a hacer y lo que no se va a hacer a lo largo del proyecto. El alcance nos ayuda a hacer una definición exacta del producto, servicio o resultado que se obtendrá con la ejecución del proyecto, es decir, no hacer más o menos de lo que se requiere. La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Este incluye los siguientes procesos:
- Descripción del alcance: Describe el trabajo necesario para realizar el proyecto.
- Recopilación de requisitos: Condiciones que se deben cumplir para realizar el proyecto.
- Límites: Lo que está excluido en el proyecto.
- La creación de la Estructura Desagregada del Trabajo (EDT).
- Productos entregables.
- Criterios de aceptación: Criterios para aceptar los productos completados.
Gestión de Riesgos del Proyecto: Planificación, Herramientas y Técnicas
¿Qué es la gestión de los riesgos del proyecto? Después de responder, en el Gráfico 1, indica las entradas, herramientas y técnicas, así como las salidas del proceso de planificación de la Gestión de los Riesgos. Después de rellenar el Gráfico 1, explica brevemente cada una de las entradas, herramientas y técnicas y salidas mencionadas en este.
La gestión de riesgos del proyecto consiste en aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.
Gráfico 1: Planificación de la Gestión de Riesgos
- Entradas:
- Plan para la dirección del proyecto.
- Acta de constitución del proyecto.
- Registro de interesados.
- Factores ambientales de la empresa.
- Activos de los procesos de la organización.
- Herramientas y técnicas:
- Técnicas analíticas.
- Juicio de expertos.
- Reuniones.
- Salidas:
- Plan de gestión de riesgos.
Análisis de Interesados en Proyectos: Herramientas y Ejemplos
Acabas de ser asignado a un nuevo proyecto cuyo objetivo es diseñar y crear una agencia especializada en viajes personalizados. Una de las primeras actividades que debes hacer es analizar a los interesados del proyecto. ¿Qué herramientas usarás para hacer dicho análisis y qué conseguirás con ellas? Describe las herramientas brevemente y pon un ejemplo de cada una de las mismas.
Una de las herramientas analíticas que utilizaría sería la Matriz de Evaluación de Participación, ya que gracias a ella, podremos identificar las brechas entre los niveles de participación actual y la deseada, y posteriormente se podría debatir con el equipo del proyecto cómo mejorar la situación. Otra buena herramienta podría ser la Matriz de Interesados, que permite crear estrategias entre los distintos stakeholders para que la toma de decisiones satisfaga a la mayoría de los interesados. Este mapa indica con la longitud de las flechas el grado de distancia de los grupos de interés del proyecto y con la anchura de las flechas se representa la fuerza de su impacto en el proyecto. Las flechas bidireccionales indican una influencia mutua y también los colores pueden indicar si tienen un impacto positivo o negativo. Por último, el Mapa de Poder/Interés agrupa a los interesados basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su nivel de preocupación (“interés”) con respecto a los resultados del proyecto.
Indicadores de Rendimiento para la Evaluación de Proyectos
Eres el director del proyecto cuyo objetivo es diseñar e implementar una plataforma online de gestión de viajes a corta duración. La semana pasada te reuniste con tu equipo de proyecto para explicar los indicadores que permiten evaluar el proyecto en tres momentos: inicio, desarrollo y final. En esta reunión aclaraste que es fundamental elaborar un conjunto de dichos indicadores según la norma UNE 66175:2012, ya que un indicador no debe dar lugar a interpretaciones diferentes. Demuestra que conoces bien esta norma y elabora un indicador según la misma para evaluar la fase final del proyecto.
En primer lugar, un indicador se puede definir como dato o información que sirve para conocer o valorar las características y la intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura. Si yo fuera el director del proyecto, algunos indicadores que realizaría para la fase final del proyecto serían los siguientes:
- El objetivo general del proyecto se ha logrado de modo satisfactorio.
- Los objetivos del proyecto se han logrado plenamente.
- Los resultados previstos se han alcanzado en los plazos establecidos previamente.
Estos indicadores tendrían un grado de cumplimiento (Nulo, Bajo, Medio, Alto, Muy Alto).
Enunciado del Alcance para la Automatización de Ventas en Librería
Elabora el enunciado del alcance del siguiente proyecto: La librería L’Estel quiere implementar un sistema web que automatice la venta de los libros de una manera que los clientes elijan sus productos evitando las colas y haciendo mucho más rápida y fluida la venta de estos. Además, con dicho sistema la librería espera reducir el tiempo de búsqueda de documentos y prevenir la pérdida o destrucción de documentos (boletas o facturas). Para que el sistema funcione correctamente debe abarcar: Servidor con requisitos mínimos, Dominio y hosting, Sistema web configurado, Ambiente configurado (permisos de los usuarios configurados), Manual de usuario. El sistema debe cumplir con los estándares definidos por la librería y ser fácil de uso para que no sea necesario capacitar al personal (la librería no pagará por la formación del personal en el uso del sistema ya que el presupuesto del proyecto es bastante limitado – 2.000,00 euros). El tiempo límite para realizar el proyecto es de tres meses. La librería dispone de recursos necesarios para la atención inmediata de la prueba.
Enunciado del Alcance del Proyecto
- Descripción del proyecto: El proyecto consiste en la implementación de un sistema web que automatice la venta de libros en la librería L’Estel con el objetivo de mejorar la experiencia de los clientes y reducir el tiempo de búsqueda de documentos.
- Requisitos: El sistema debe cumplir con los requisitos mínimos de un servidor, incluir un dominio y hosting, estar configurado y tener un ambiente con permisos de usuario definidos. Además, debe ser fácil de usar y cumplir con los estándares de la librería, sin necesidad de capacitación del personal.
- Entregables: Servidor con requisitos mínimos; Dominio y hosting configurados; Sistema web funcionando y configurado; Ambiente con permisos de usuario definidos; Manual de usuario fácil de usar. Todo esto con el objetivo de cumplir con los estándares de la librería y brindar una experiencia de compra fluida y rápida a los clientes.
- Exclusiones: La librería no pagará por la formación del personal ya que el presupuesto es bastante limitado.
- Criterios de aceptación: Los criterios de aceptación podrían ser: servidor cumpliendo con los requisitos mínimos establecidos, dominio y hosting configurados y funcionando correctamente, sistema web funcionando de manera eficiente y sin errores… Estos criterios deben ser evaluados y verificados antes de considerar el proyecto completado y aceptado.
- Restricciones: Presupuesto limitado a 2.000,00 euros; un tiempo límite de 3 meses para realizar el proyecto; sin capacitación de aprendizaje del personal.
- Supuestos: Algunos supuestos podrían ser que la librería cuenta con los recursos necesarios para la atención inmediata de la prueba y que los clientes utilizarán el sistema web para hacer sus compras.
Alcance del Proyecto: Creación de un Equipo Ciclista Femenino Profesional
Descripción del Alcance del Proyecto
El proyecto tiene como finalidad la creación y desarrollo de un equipo ciclista femenino profesional patrocinado principalmente por Kern Pharma, con el objetivo de fomentar la igualdad de género en el deporte, en el ámbito nacional e internacional. Este equipo aspira a competir al más alto nivel en las principales competiciones de ciclismo femenino, mediante la selección de ciclistas de alto rendimiento y la organización de entrenamientos y actividades diseñados para garantizar su éxito. Se implementará una estrategia de marketing y comunicación diseñada para aumentar la notoriedad del equipo, atraer patrocinadores adicionales y consolidar la imagen, como ya lo ha hecho el equipo masculino en sus competiciones.
Entregables
- Equipo ciclista femenino compuesto por 15 ciclistas.
- Participación en al menos cinco competiciones internacionales en el primer año.
- Estrategia de marketing y comunicación.
- Programas de entrenamiento.
- Informes de rendimiento y análisis del impacto mediático.
- Informe final de evaluación del proyecto.
Exclusiones
- El proyecto no incluirá la organización de eventos deportivos ni la cobertura mediática más allá de la promoción del equipo.
- No se contemplan modificaciones en el presupuesto después de su aprobación inicial.
- No se incluirá la construcción de infraestructuras o instalaciones deportivas propias.
- El patrocinio y apoyo financiero a otros equipos o deportes no forman parte del alcance.
Criterios de Aceptación
- Participación exitosa en al menos cinco competiciones.
- Incremento del 30% en la cobertura mediática del equipo.
- Cumplimiento de los plazos establecidos en el cronograma del proyecto.
- Aprobación del informe final por parte de Kern Pharma.
- Satisfacción de las ciclistas y stakeholders clave con el proceso de desarrollo del equipo.