Optimización de Recursos Humanos: Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADPT)

Antecedentes del Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo (ADPT)

Desde la época primitiva, cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos, que resultaban inalcanzables de modo individual, la administración ha sido fundamental para lograr la coordinación del quehacer humano. La organización y la división del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas.

Enfoques en Gestión de los Recursos Humanos

La forma de enfocar la gestión de los recursos humanos ha cambiado en correspondencia con la dinámica del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofías, como:

Revolución Industrial
Administración Científica
Psicología Industrial

Revolución Industrial

Los estudios preliminares en el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADPT) coinciden con la Revolución Industrial en Europa y en Estados Unidos.

Charles Babbage (Europa) y Frederick Taylor (Estados Unidos), fueron los primeros autores que plantearon que el trabajo podía y debía estudiarse de manera sistemática y en relación con algún principio científico.

La Revolución Industrial estuvo caracterizada por el desarrollo rápido de la tecnología de producción (división y especialización del trabajo, producción en masa mediante procedimiento de ensamble y reducción del trabajo físico pesado).

Con ella aparecieron métodos científicos aplicados a la ingeniería de producción y el desarrollo computarizado de control.

Resultados de la Revolución Industrial

Los empleados comienzan a discutir colectivamente temas de interés mutuo.
Surgen los sindicatos, que influyen notablemente en las relaciones entre empleados y patrones. El sindicalismo contribuyó a la expansión de programas de beneficio para los empleados, a la definición clara de las obligaciones laborales, a la implantación de estructuras sistemáticas de salarios y al sistema de manejo de quejas, entre otras más.

Administración Científica (1940)

La Administración Científica fue un intento por investigar métodos de producción y montaje, y establecer la manera más eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el «padre» de este movimiento fue Frederick Taylor.
Contribuyó a la profesionalización de la Gestión de Recursos Humanos (GRH). Se sustituyó el enfoque de intuición en la gestión por el de diseño y planificación basados en técnicas para la administración.

Psicología Industrial

Algunos años después, se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos existentes eran el resultado de fenómenos humanos en vez de mecánicos. Esto impulsó la intervención del psicólogo industrial en el mundo del trabajo.

(Actualmente, psicólogo laboral).

Introduce la idea de que los trabajadores tienen necesidades emocionales y psicológicas que deben considerarse en el trabajo, convirtiéndose la satisfacción del trabajador y el compromiso con el trabajo en aspectos importantes, mejorando así algunos aspectos relacionados con la gestión del personal, como la selección, capacitación y colocación, entre otras.

Evolución de Tendencias

Las tendencias actuales de la Gestión de los Recursos Humanos se dirigen hacia enfoques sistemáticos prácticos, multidisciplinarios y participativos que consideran el Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo (ADPT) como una herramienta básica para el establecimiento de toda política de recursos humanos.

Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo: Conceptos y Objetivos

El análisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y técnicas de la Organización Científica del Trabajo.
El pensamiento organizativo apoya la racionalización del centro de trabajo como vía principal para maximizar el rendimiento de los trabajadores. Su núcleo está constituido por el estudio organizado del trabajo y su análisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos más simples, y la mejora sistemática del rendimiento del trabajador con relación a cada uno de estos elementos.

Diferenciación Conceptual

Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de información acerca de los puestos, su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.
Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por el análisis, quedando reflejada de este modo el contenido del puesto, así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
Especificaciones del puesto de trabajo: está relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos para un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto. Mediante esta información se elaboraría el perfil profesiográfico (perfil profesional).

Términos comúnmente utilizados en ADPT

Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.
Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.
Función: Conjunto de tareas realizadas por una persona que forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica.
Obligación: Se le denomina así a los diversos compromisos que puede desarrollar una persona en una organización.
Puesto: Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización. También puede definirse como «una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros».

Puesto de Trabajo

Según Louart (1994), un puesto de trabajo no es más que: «punto de encuentro entre una posición (geográfica, jerárquica y funcional) y un nivel profesional (competencia, formación y remuneración).
Comporta un conjunto de actividades relacionadas con ciertos objetivos y supone en su titular ciertas aptitudes generales, ciertas capacidades concretas y ciertos conocimientos prácticos relacionados con las maneras internas de funcionar y con los modos externos de relacionarse».

Proceso en los Puestos de Trabajo

En una estructura organizativa bien diseñada, todo puesto de trabajo responde a una necesidad de esta y ha de esperarse una aportación de dicho puesto a la misma.
Debe superar ciertos criterios de productividad y calidad.
Los puestos de trabajo están diseñados a partir de tareas, obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeñadas mediante los procedimientos instaurados por la organización, los cuales han de responder a criterios de eficacia y eficiencia.
En el desempeño están presentes una serie de factores mediáticos: la persona que ocupa el puesto de trabajo (conocimientos, habilidades, potencial, etc.), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnología usada, herramientas disponibles, etc.), las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, etc.) y ambientales (lugar físico, iluminación, etc.).

Análisis del Puesto de Trabajo

Ducceschi (Puchol, 1993): “Proceso de determinar, mediante observación y estudio, los elementos componentes de un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve.»

Objetivos o Posibles Usos del Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo

Herramienta Básica (Gestión de Recursos Humanos).

Permite aclarar los deberes de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución, de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.

Reclutamiento
Selección de Personal
Formación
Evaluación del desempeño
Valoración de Puestos
Otras Finalidades (administración de salarios, seguridad e higiene del trabajo, planes de carrera y mejora de la comunicación entre el personal de la organización, etc.)

Descripción del Puesto de Trabajo

«Qué hacen» los trabajadores: tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto.
«Cómo lo hacen»: recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea.
«Para qué lo hacen»: objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea.

Junto a esto, se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta garantía de éxito.

Profesiograma de Cargos

(Perfiles de cargos o perfil por competencia)

Constituye el documento que sintetiza los principales requerimientos y exigencias que debe poseer el ocupante del puesto.
Es el resultado de las actividades claves de ADPT.
Es un elemento esencial de conexión técnico-organizativa.

Contenidos del Profesiograma

La identificación del puesto de trabajo.
El objetivo del puesto.
Las responsabilidades del puesto.
Las relaciones.
Las condiciones físicas de trabajo.
Requerimientos para ocupar el puesto.

Aspectos a reflejar en el Profesiograma

Nombre del cargo u ocupación.
Dirección de trabajo.
Objetivos.
Responsabilidades.
Relaciones con otros puestos.
Calificación técnica.
Nivel de escolaridad requerido.
Habilidades y conocimientos requeridos.
Cualidades físicas.
Sexo.
Características personológicas necesarias.

Redacción del Profesiograma (Fernández Ríos)

Solo valen hechos objetivos, no las opiniones e interpretaciones subjetivas.
La descripción debe ser sencilla.
Palabras ambiguas como: «tal vez», «puede», «ocasionalmente», «pocas veces», siempre son fuentes de conflictos interpretativos (habrán de evitarse).
Si se describe un puesto de trabajo, es preciso asegurarse de que se ha hecho plenamente. De no ser así, debe indicarse con la máxima claridad y transparencia.
Un puesto de trabajo no es ninguna «historieta» que haya que ser contada. En consecuencia, debe usarse un correcto estilo literario, con corrección y fluidez sintáctica.
Los contenidos de las afirmaciones deben ajustarse a la estructura previa del formato, evitando duplicaciones y redundancias innecesarias.
Siempre que sea necesario hacer referencia a otro puesto de trabajo, debe mencionarse la denominación formal del mismo.

Obtención de datos

Entrevistas.
Comités de expertos.
Bitácora del empleado.
Observación directa.
El método ideal: flexibilidad en los procedimientos y sentido común.

Descripción de Puestos

Explicación escrita de los deberes, condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto específico.
Todas las formas para la descripción de puestos deben tener un formato igual dentro de la organización, para preservar la comparabilidad de los datos.

Datos básicos del Puesto de Trabajo

Una descripción de puestos puede incluir información como:

Denominación del puesto.
Código que se haya asignado al puesto (clave del departamento, si está sindicalizado o no).
El número de personas que lo desempeñan.
Localización: departamento, división, turno.
Jerarquía.
Características especiales.
Resumen del puesto: resumen de las actividades que se deben desempeñar.
Condiciones de trabajo.

La Especialización

Constituye un elemento esencial en el diseño de puestos.
Los trabajadores se limitan a efectuar pocas tareas repetitivas y la producción es más alta (enfoque mecanicista). Procura identificar todas las tareas de un puesto para que estas tareas puedan disponerse de manera que se reduzcan al mínimo de tiempo y esfuerzo de los trabajadores. Determinada la identificación de las tareas, se agrupan en un número limitado y se integra un puesto. El resultado es una especialización en determinadas tareas. Los puestos especializados conducen a ciclos cortos en el puesto.

Enfoque Mecanicista

Destaca la eficiencia en el esfuerzo, en el tiempo, en el costo de los salarios, capacitación y tiempo de aprendizaje que requiere el obrero o el empleado.
Efectivo cuando se emplea a trabajadores sin calificación o sin experiencia en trabajos industriales.
Ha cedido el paso a diseños de puestos elaborados bajo la óptica de: flujo de trabajo y de las prácticas laborales.

Flujo de Trabajo (Workflow)

Estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Se representan en: diagramas de flujos, diagrama de roles, ciclos de trabajo, etc.

Automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.
Se aplica principalmente en las actividades colaborativas, donde un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

Propósito de los Sistemas de Workflow

El propósito es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo.
Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.

Prácticas Laborales

Son los procedimientos adoptados para el desempeño del trabajo. Pueden originarse en los hábitos del pasado, en las demandas colectivas, en los lineamientos de la persona que dirige la empresa, etc.

Instrumentos para el Análisis de Puestos de Trabajo

Flujo de Tareas.
DACUM (Developing a Curriculum).
Análisis Factorial de Actividad.

DACUM

Determina rápido y a bajo costo las tareas de un puesto de trabajo que un trabajador debe desempeñar en un área ocupacional.
Orientado al desarrollo de currículum de formación.
Usa técnicas de trabajo en grupos con paneles de expertos para analizar ocupaciones y procesos de trabajo, como las tareas que se derivan de ellos.
El conjunto de tareas resultantes del análisis se expresa en un “mapa” o “carta-matriz DACUM”.

(Descripción de la ocupación, tareas, obligaciones, competencias, recursos y tendencias futuras).

Premisas del DACUM

Los trabajadores expertos pueden describir y definir su trabajo de manera más precisa que cualquier otra persona de la organización.
Una manera efectiva de definir una función es describir en forma precisa las tareas que los trabajadores expertos realizan.
Todas las tareas requieren para su ejecución el uso de determinados conocimientos, habilidades, destrezas, herramientas, actitudes, etc., los que son el medio o los elementos facilitadores que permiten un desempeño exitoso.

Tarea – DACUM

Unidad más pequeña de una actividad del proceso, con resultado palpable y con sentido.
Resulta en un producto, servicio o decisión.
Unidad de trabajo asignable a una persona.
Tiene puntos de inicio y fin.
Puede ser observada y medida.
Se realiza en corto período de tiempo.
Se realiza independiente de otras tareas.
Consta de dos o más pasos.
Responde a la pregunta: ¿Qué tiene que hacer para cumplir con la función? R.: “El trabajador debe ser capaz de ……..”
Es la parte más crítica del DACUM, sobre su base se construye el Programa de Formación.