Metodología para el Análisis, Diseño e Implementación de un Sistema de Planeación y Control
La acción de planear es un proceso continuo que pone en marcha diversos planes para captar la información necesaria. Esto permite a cada responsable efectuar a tiempo las correcciones pertinentes.
Es preferible tener un plan general que se adapte a las situaciones reales, en lugar de recurrir a la improvisación. Un plan general permitirá conocer los efectos de cualquier cambio en lo previsto.
Modelo de Plan General
- Planeación
- Programación
- Presupuestación
- Acción
- Control
- Previsiones
- Objetivos
- Modelos de Decisión
- Presupuestos
- Información y Comunicación
La Organización y la Acción de Organizar
Organización es el arreglo de las funciones necesarias para lograr un objetivo. Indica la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas encargadas de ejecutar dichas funciones.
Importancia de la Organización
Es importante porque coloca las funciones de la empresa de manera que trabajen individualmente y a un ritmo coordinado general.
Fines de la Organización
- Ordenar esfuerzos formulando una estructura adecuada para alcanzar los objetivos.
- Cumplir la planeación.
- Mejorar la estructura, adaptarse a los cambios y proyectos, y modificar los equipos y grupos humanos.
- Tener satisfecho al personal conciliando diferencias entre el mismo.
Organización Administrativa de la Empresa
En la organización de la empresa se requiere una adecuada división del trabajo. Cada sección debe realizar el trabajo asignado y considerar lo que no debe hacer.
Al establecer un sistema de organización, hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- Tipo de empresa
- Volumen de operaciones y expansión
- Influencia territorial
Elementos para Organizarla
- Conocer los objetivos de la empresa.
- Enumerar las actividades a realizar.
- Dividir dichas actividades, agrupando en unidades las más compatibles.
- Asignar personal capacitado.
- Determinar la actividad que corresponde a cada puesto.
Estructura Organizacional
Toda empresa, sin importar su capacidad, se dedicará a crear bienes o servicios: producción, ventas, finanzas y personal.
Unidades Orgánicas
- Consejo de administración
- Director o gerente general
- Contabilidad
Naturaleza de las Unidades de Trabajo
Dirección Asamblea de Accionistas
- Operación producción
- Información contable
- Apoyo y finanzas
Administrador Consejo de Administración
- Ventas
- Estadísticas
- Personal
Director o Gerente General
- Otras actividades
Contabilidad
Esta técnica nos da información a través de los estados financieros. Esta información se utiliza para la toma de decisiones en la operación de la empresa y de inversiones.
Consejo de admon, dirección, contabilidad-estadística, personal-finanzas, producción-ventas.
Objetivo: presentar y obtener información de sus registros en los estados financieros para dar a conocer a la administración la situación financiera.
Organización: comercial, financiera, contable, de personal, administrativa y del departamento de contabilidad.
Departamento de Contabilidad
- Sección de pólizas
- Registro
- Información
Sistemas Contables
Se integran por el manual de organización contable, catálogo de cuentas, formas, registros principales y auxiliares, etc.
Sistema de Pólizas
Consiste en registrar las operaciones realizadas diariamente mediante asientos contables en formas llamadas pólizas, las cuales después son registradas en el libro diario.
Factores de Análisis al Organizar una Empresa
Factor Jurídico
Debemos elegir el tipo jurídico apropiado para cada empresa, tomando en cuenta los siguientes elementos:
- Complejidad de la empresa
- Recursos financieros disponibles
- Responsabilidad de los socios
- Estabilidad
- Intervención gubernamental
Factor Financiero
Determinar el capital necesario para iniciar.
Aspecto Humano y Puestos
Proceso Contable
La contabilización de las operaciones de la empresa exige un conjunto de conceptos que integran la teoría contable representada por principios y una serie de reglas.
Registro de Operaciones
Fines
- Apoyar la administración.
- Servir como elementos de prueba del registro y sistematización de las operaciones.
- Servir como material de trabajo para los auditores.
- Informar los resultados a los trabajadores y al gobierno.
- Cualesquiera otro fin.
Proceso Contable
Conjunto de fases o etapas a través de las cuales la contabilidad cumple sus objetivos.
- Sistematización: organiza todos los elementos que participan en la generación de la información financiera.
- Valuación: cuantifica en términos monetarios las transacciones financieras.
- Procesamiento: abarca el registro de operaciones y elaboración de los informes financieros.
- Evaluación e información.
Contabilidad financiera, administración y fiscal.
Auditoría
Revisar el proceso contable a fin de comprobar la confiabilidad de la información.