El Proceso Administrativo: Concepto, Fases y Funciones
El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos. Se compone de dos fases principales:
- Fase Mecánica (Teórica):
- Planificación
- Organización
- Fase Dinámica (Práctica):
- Gestión
- Control
Función de Planificación
La planificación consiste en fijar objetivos, establecer estrategias, definir políticas de la empresa y establecer criterios de decisión. Se deben seguir estos pasos:
- Analizar la situación de partida.
- Marcar el objetivo y definir alternativas.
- Analizar puntos fuertes y débiles de cada alternativa y escoger la que mejor se adapte.
- Controlar y determinar las desviaciones que se produzcan.
Al establecer objetivos, es crucial ser realista, establecer prioridades y buscar minimizar las consecuencias imprevistas.
Función de Organización
La organización tiene como finalidad diseñar una estructura que defina claramente las tareas, responsabilidades y autoridad de cada persona en la empresa. Un buen sistema de organización requiere:
- Determinar los niveles de organización y la jerarquía de mando.
- Definir las funciones asignadas a cada nivel de mando.
- Asegurar que cada persona sepa a quién debe obedecer.
- Establecer vías de comunicación en todos los sentidos.
La comunicación interna puede ser:
- Vertical:
- Ascendente (de abajo hacia arriba: empleados a directivos).
- Descendente (de arriba hacia abajo: directivos a trabajadores).
- Horizontal: Entre personas de distintos departamentos.
Escuelas de Pensamiento en la Organización
Escuela de la Organización Científica del Trabajo (Taylorismo)
Esta escuela, base del taylorismo, se centra en la producción industrial. Defendía la existencia de una «oficina técnica» para organizar las tareas. Sus principios fundamentales para reducir costes son:
- Análisis y diseño de cargos y tareas.
- Especialización de funciones.
- Descentralización de responsabilidades.
- Eliminación del tiempo ocioso (racionalización del trabajo).
- Incentivos salariales.
Principios de Administración de Fayol
Fayol propuso los siguientes principios:
- División del trabajo.
- Jerarquía bien definida.
- Unidad de mando y dirección.
- Remuneración equitativa y satisfactoria.
- Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Escuela de Relaciones Humanas (Elton Mayo)
Elton Mayo y sus colaboradores concluyeron que:
- Existen incentivos sociales, además de los materiales.
- La empresa debe prestar atención al trabajador.
- El ser humano no puede ser programado como una máquina.
División del Trabajo y Departamentalización
La división del trabajo se refiere a la distribución de las tareas necesarias para la producción de un bien o servicio. La organización formal es la estructura intencional definida por la empresa, donde cada elemento se ubica en el lugar más conveniente.
Tipos de Departamentalización
- Por funciones: Los trabajadores se organizan según su especialización.
- Por zonas geográficas: Los trabajadores se organizan según la zona a la que se destina el producto.
- Por productos: Los trabajadores se agrupan según el producto final.
- Por procesos: La organización se basa en las fases de la cadena de producción.
- Por clientes: La organización se adapta a los diferentes tipos de clientes.
Tipos de Relaciones Internas
- Relaciones Lineales: Enlace directo entre órdenes y subordinados.
- Relaciones de Staff (Equipo Asesor): Asesoramiento por parte de especialistas.
- Relaciones Funcionales: Especialistas con autoridad y responsabilidad en su área.
Modelos de Estructura Organizativa
Modelo Lineal o Jerárquico
Se basa en el principio de mando único. Todos los miembros dependen de un superior.
Ventajas:
- Simplicidad.
- Autoridad y responsabilidad bien definidas.
- Rapidez en la toma de decisiones.
Inconvenientes:
- Falta de especialización de los directivos.
- Excesiva concentración de autoridad.
- Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios.
- Posible falta de motivación de los subordinados.