Optimización del Proceso de Compras y Gestión de Proveedores

El Proceso de Compra

El proceso de compra es complejo y va más allá de la simple negociación y del trabajo burocrático. El personal de este departamento recibe las solicitudes de los materiales que se necesitan, busca y selecciona a los proveedores que los fabrican o venden, compara las ofertas recibidas, negocia la compra y realiza las gestiones necesarias para que los productos adquiridos lleguen a los inventarios de la empresa.

Fases del Proceso de Compra

Planificar las compras: Consiste en estudiar las necesidades de la empresa y buscar fuentes de suministro.
Analizar las necesidades: El departamento de compras o aprovisionamiento recibe los boletines de solicitud de materiales emitidos por fabricación, almacén, ventas, etc., y estudia la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
Solicitar ofertas y presupuesto: Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuesto es un requisito obligado.
Evaluar las ofertas recibidas: Una vez recibidas las ofertas, hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas detenidamente.
Seleccionar al proveedor: Los factores clave que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago.
Negociar las condiciones: Se trata de pactar algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables para obtener el mejor acuerdo posible.
Solicitar el pedido: Cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, deben formalizar un documento (pedido) que comprometa a ambas partes.
Realizar un seguimiento del pedido y los acuerdos: El seguimiento se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado en las condiciones pactadas. También debemos comprobar que el proveedor mantiene las condiciones o los acuerdos que figuran en el documento.

Clasificación de las Compras

Compras especiales: Se producen cuando se deben adquirir bienes de uso (activo fijo), por ejemplo: maquinaria, mobiliario, vehículos; es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta directa.
Compras anticipadas: Son las que se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. El comprador se anticipa a la necesidad cuando conoce qué y cuánto necesitará adquirir en el futuro. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales: Son compras de productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión se realiza partiendo de las ventas realizadas en el mismo período del año anterior. Muchas veces las compras estacionales se convierten en anticipadas.
Compras rutinarias: Son compras de pequeñas cantidades, con entrega diaria o semanal; su característica es atender las necesidades del día a día con una inversión de bajo riesgo. El comprador gestiona el aprovisionamiento y, antes de llegar al stock de seguridad, se realiza un pedido rutinario.
Compras de oportunidad: Se realizan cuando encontramos artículos a precios de “ganga”. La inversión supone un riesgo, pero si resulta positiva, puede generar un beneficio extra. Estas ocasiones se originan cuando un proveedor necesita liquidez inmediata o tiene excedentes de artículos de fin de temporada o que dejará de fabricar.
Compras de urgencia: Se realizan para cubrir necesidades apremiantes, como la falta de existencias de unos materiales concretos en el departamento de fabricación. Otras veces, se recurre a la compra de urgencia como una solución estratégica para satisfacer la demanda cuando la empresa debe readaptarse a cambios rápidos del mercado (por ejemplo, en la moda).

Fuentes de Suministro: Búsqueda de Proveedores

El personal encargado del aprovisionamiento debe planificar las compras antes de recibir el encargo formal. Los proveedores potenciales o fuentes de suministro se pueden encontrar en diversas fuentes:

Internet y páginas web corporativas.
Organismos oficiales (cámaras de comercio, etc.).
Asociaciones empresariales y profesionales.
Prensa y revistas especializadas del sector.
Ferias y exposiciones sectoriales.
Bases de datos cedidas por empresas especializadas.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos más utilizados son:

Entrevistarse con representantes del proveedor: El comprador se reúne con el vendedor o representantes comerciales de la empresa suministradora.
Visitar mercados centrales: Estos mercados suelen encontrarse ubicados en los polígonos industriales de grandes ciudades y agrupan a mayoristas.
Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances del sector, las novedades de producto o la tecnología más puntera.
Acudir a oficinas de compra: Son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad, cuando la fábrica está a muchos kilómetros y quiere tener una representación directa en un mercado relevante.
Reunirse con importadores mayoristas: Son empresas que, dentro del país, ofrecen productos de una marca extranjera a precios competitivos.

Solicitud de Ofertas y Presupuesto

La petición de ofertas y presupuestos, dentro del proceso de compras, es una práctica habitual que realiza una empresa en los casos siguientes:

Cuando inicia por primera vez la actividad: La empresa es nueva y debe buscar todo tipo de proveedores, realizando un estudio del mercado de suministradores de bienes y servicios que pueda necesitar a corto y largo plazo.
Cuando la empresa tiene que comprar un producto nuevo: La primera vez que se necesita un artículo, es fundamental buscar a los proveedores que lo fabrican o venden.
Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales: La empresa desea introducir cambios porque no se encuentra conforme con el servicio, precio o calidad actuales.
Cuando quiere ampliar la cartera de proveedores: La empresa trabaja con un número limitado de proveedores y quiere mejorar la gestión comercial, reducir riesgos o anticiparse a situaciones de desabastecimiento.
Cuando recibe publicidad de otra empresa recién instalada: Una empresa nueva suele enviar publicidad a las existentes; si la oferta es de interés, se responde solicitando más información.

Factores de la Política de Compras

Dependiendo de la política de compras de la empresa, existen varios factores que influyen cuando se decide comprar directamente al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:

Tipo de producto: Los fabricantes de artículos de selección, normalmente, venden a través de detallistas o distribuidores especializados.
Cantidad solicitada en cada pedido: El fabricante suele vender en grandes cantidades (volúmenes mínimos) que los comerciantes medianos y pequeños no siempre pueden asumir.
Ubicación de la empresa: Algunos comercios se hallan muy alejados del fabricante pero muy cerca de los mayoristas, lo que afecta a los costes logísticos y tiempos de entrega.
Servicios ofrecidos: Algunos fabricantes o mayoristas ofrecen a sus clientes ciertos servicios adicionales, como el transporte, la instalación, la formación o una entrega rápida, que pueden ser decisivos.

Información a Solicitar a Proveedores

Al solicitar una oferta o presupuesto, es crucial pedir información detallada sobre los siguientes aspectos:

Condiciones Económicas

Precio por unidad y por lotes.
Descuentos comerciales, por volumen (rappels), por pronto pago y su aplicación.
Gastos de embalajes y envases (si son retornables o no).
Costes de transporte y seguro (Incoterms aplicables).
Forma de pago y posible recargo por aplazamiento.

Condiciones Técnicas

Características técnicas y calidad del producto (especificaciones, certificaciones).
Embalajes especiales si son necesarios.
Servicios de instalación y montaje.
Periodo y condiciones de la garantía.
Formación de los usuarios si aplica.
Disponibilidad de repuestos y servicio de mantenimiento posventa.

Servicio Posventa y Logística

Plazo de entrega y capacidad de reaprovisionamiento.
Política de devolución de excedentes o productos defectuosos.
Mecanismos de revisión de precios a futuro.
Otros servicios adicionales (soporte técnico, atención al cliente).

Métodos para el Cálculo del Presupuesto

El presupuesto enviado por el proveedor, por muy detallado que sea, generalmente indica el precio unitario por artículo o lotes, pero no siempre refleja el impacto global de los gastos asociados. Para comparar ofertas de varios proveedores de forma homogénea, debemos calcular el coste unitario total. Algunos métodos son:

Prorrateo de gastos comunes: Consiste en repartir proporcionalmente los gastos comunes (descuentos globales, embalajes, portes, seguros) entre los distintos artículos del pedido, generalmente en función de su valor o peso.
Reparto de gastos con la constante de proporcionalidad (K): Se calcula una constante K dividiendo el coste total (Importe bruto – descuentos + gastos) entre el importe bruto total. Luego, se multiplica el precio bruto de cada artículo por K para obtener su coste total unitario. Fórmula: K = Coste Total / Importe Bruto Total, donde Importe Bruto Total = Σ(cantidad_i * precio_i).
Método simplificado: Se calcula dividiendo el importe total de los gastos entre el número total de unidades adquiridas (Gastos / Nº unidades totales). Este método solo se utiliza cuando en la oferta se incluye un único tipo de producto o artículos muy homogéneos en cuanto a peso, volumen o valor, ya que no considera las diferencias entre ellos.