¿Qué es un Formulario?

Un formulario es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de una organización. Es un documento que contiene datos impresos o fijos y espacios en blanco, donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversa índole.

Para toda empresa, es necesario crear un plan que le permita controlar los formularios y la información contenida en ellos, por varias razones:

• Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadoras.
• Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
• Omisión de detalles importantes para procesar la información, como: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones, falta de prenumeración, formularios con espacios reducidos o inadecuados.
• Errores en el llenado de los formularios, debido a una mala explicación de los campos.
• Formularios no codificados.
• Poca estética en el diseño de las formas.
• Formularios en los cuales falta la identificación de la empresa a la cual corresponden.

Áreas de Aplicación de Formularios

1. Área de Efectivo

Requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de operaciones:

• Ingresos de Efectivo: Constituidos por los montos que recibe una empresa por los diferentes conceptos.
• Egresos de Efectivo: Constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o recepción de servicios.

Algunos de los formularios utilizados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son:

• Vales de caja
• Recibo de caja chica
• Reposición de fondos fijos
• Orden de pagos
• Arqueos de fondos fijos
• Planillas de depósitos
• Avisos de cheques devueltos
• Movimiento diario de caja

2. Área de Compras e Inventarios

La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuándo, a quién y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa obtener bienes y servicios en las mejores condiciones.

Los principales formularios aplicables para la compra y manejo de inventario son:

• Requisición de materiales
• Órdenes de compra
• Entradas al almacén
• Salida del almacén
• Tarjetas de inventario
• Notas de entrega de mercancías

El informe de recepción captura la información referente a los bienes y servicios recibidos y su conformidad.

3. Área de Personal

Maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas. Algunos formularios utilizados son:

• Solicitud de empleo
• Fichas del trabajador
• Recibo de pago
• Planificación de vacaciones
• Contrato de trabajo
• Evaluación del personal
• Requisición del personal
• Liquidación de prestaciones
• Control de asistencia
• Tarjeta de tiempo

4. Área de Distribución y Comercialización

Está relacionada con todo el proceso de ventas. Algunos de los formularios utilizados en esta área son:

• Nota de entrega de mercancías
• Factura
• Orden de pedido
• Transferencias entre almacenes
• Cotizaciones
• Reporte de vendedores
• Arqueos de factura

Diseño del Formulario

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso. Se deben cumplir las fases de pre-diseño, diseño y post-diseño.

Análisis de Formularios

Consideraciones Generales

Es una operación que requiere habilidad y experiencia en el trabajo de formularios. A veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces se indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Requisitos Básicos para un Buen Análisis

Todo formulario, bien analizado, debe contener:

• Una agrupación lógica de los datos.
• Orden de llenado, de lectura, conceptual y de importancia.
• Distribución de espacio.
• Títulos claros que definan su función.
• Instrucciones claras y correctamente ubicadas.
• Tamaño de las letras bien proporcionado y seleccionado.

Importancia de los Formularios

La importancia de los formularios reside en que son un instrumento sobre el cual se apoya la transmisión, el registro y el control de la información relacionada con las operaciones de la organización y con todos sus niveles. Son uno de los medios principales para la recolección de datos debido a su facilidad de circulación por toda la organización, afectando a todo el sistema.

Características de los Formularios

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. El diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características mínimas son:

• Sencillez en su diseño.
• Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
• El orden en el cual se solicita la información debe seguir la secuencia en la cual se generan los datos.
• Un mismo empleado no debe validar dos formularios que, por razones de control interno, sean incompatibles (por ejemplo, la persona que conforma un informe de recepción no puede aprobar la orden de pago).
• Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos que manejan la información contenida.
• Se deben establecer formularios prenumerados (en la medida de lo posible y considerando el costo/beneficio).
• Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o autorizaciones.
• Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, para identificar la función o área específica, e indicar la última fecha de revisión.

Clasificación de los Formularios

Según su Presentación

• Simples: Documentos representados por una sola forma, sin copias anexas (ej: depósitos a una cuenta de ahorro, cartas con membretes).
• Compuestos: Poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido (ej: bloques, talonarios, formas continuas).

Según su Uso

• Para originar una acción: Inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas (ej: requisición de materiales).
• Para registrar una acción: Guardan información que puede ser consultada posteriormente (es crucial su correcto llenado).
• Para informar resultados: Muestran cifras o análisis de procesos estandarizados.

Según su Elaboración

• Manuales: Llenados completamente a mano.
• Semimecanizados: Llenados en parte manualmente y en parte con una máquina (computadora o máquina de escribir).
• Mecanizados: Elaborados totalmente por una computadora.

Principios de Diseño de Formularios

Todo formulario debe seguir estos principios básicos:

• Facilidad para su relleno.
• Reducción de las posibilidades de error.
• Estética.
• Reducción de costos.

Formularios Utilizados por la Empresa (Ejemplos)

Esta sección proporciona ejemplos concretos, pero es importante adaptarla a cada empresa específica:

1. Cheques: Para pagar a personas o instituciones.
2. Recibo de Caja Chica: Evidencia de pagos realizados por el fondo de caja chica.
3. Recibo de Ingresos: Evidencia del dinero recibido de los clientes.
4. Depósito (Bancario): Constancia de depósitos realizados en un banco específico (ej: Banco Popular Dominicano).
5. Depósito de Tarjeta: Constancia de depósitos de tarjetas en un banco.
6. Factura a crédito: Constancia de ventas a crédito (mayor y detalle).
7. Recibo de Ingresos: Control de ingresos diarios.
8. Nota de Crédito: Constancia de descuentos y devoluciones.
9. Orden de Compra: Para realizar compras determinadas.