Procesos Automatizados

La automatización de procesos, mediante una herramienta de administración de procesos automatizados, consiste en digitalizar y sistematizar las **cadenas de valor** internas de la organización, integrando de manera horizontal sistemas verticales para convertirlos en **servicios integrales**.

Sistemas Horizontales

Los **sistemas horizontales** aceleran la respuesta al mercado y la habilidad de la empresa para suministrar mejores productos deseados por los clientes. Mejoran la eficiencia y efectividad de actividades importantes en los procesos, facilitando la conexión entre todas las áreas de la empresa con flujos rápidos de información.

Sistemas Verticales

Los **sistemas verticales** proveen soluciones específicas inherentes a las misiones y funciones de un sector determinado dentro de la organización.

Características de una Herramienta de Administración de Procesos Automatizados (Workflows)

Visualizar los trámites como **flujos de trabajo (workflows)** u **procesos organizacionales** tiene la ventaja de que las personas involucradas en un proceso ya no tienen que elaborar documentos en papel, enviar faxes o hablar por teléfono para saber el estatus de una solicitud.

Ejemplos:

• RENIEC: Trámite de Duplicado de DNI
• SUNAT: Gestión de Importación/Exportación

Dimensiones de los Workflows

Los workflows tienen tres dimensiones:

1. Actividades

Se refiere a la lógica del proceso, es decir, al tipo de actividades que han de realizarse para lograr el objetivo del proceso y al orden en el que se deben ejecutar (secuencialmente, paralelamente, en dependencia con otras actividades, etc.).

2. Usuarios

Tiene que ver con la estructura organizacional en términos de los departamentos, roles y usuarios. En esta dimensión se determina el conjunto de personas que deben realizar un determinado tipo de actividades dentro de un proceso.

3. Infraestructura de las Tecnologías de la Información

Tiene que ver con las diferentes entidades de software que tienen que realizar una serie de actividades de forma automática.

Los workflows se clasifican básicamente con base en dos aspectos: el valor de un proceso dentro de la organización y la repetición de un mismo proceso.

¿Qué es un Sistema de Control?

Un **sistema de control** es un proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

Ejemplos:

• Ámbito doméstico: Controlar la temperatura y humedad de casas y edificios.
• Transporte: Controlar que un auto, tren o avión se muevan de un lugar a otro en forma segura y exacta.
• Industria: Controlar un sin número de variables en los procesos de manufactura.

El Proceso de Diseño del Sistema de Control

1. Conocer el proceso que se desea controlar, es decir, conocer la ecuación diferencial que describe su comportamiento, utilizando las leyes físicas, químicas y/o eléctricas.
2. A esta ecuación diferencial se le llama **modelo del proceso**.
3. Una vez que se tiene el modelo, se puede diseñar el controlador.

¿Por qué es Necesario Controlar un Proceso?

1. Incremento de la productividad
2. Alto costo de mano de obra
3. Seguridad
4. Alto costo de materiales
5. Mejorar la calidad
6. Reducción de tiempo de manufactura
7. Reducción de inventario en proceso
8. Certificación (mercados internacionales)
9. Protección del medio ambiente (desarrollo sustentable)

Conceptos MRP

El **MRP** o **Planificación de Necesidades de Materiales**, es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks o inventarios que responde a las preguntas:

• ¿QUÉ fabricar y/o aprovisionar?
• ¿CUÁNTO fabricar y/o aprovisionar?
• ¿CUÁNDO fabricar y/o aprovisionar?

Funcionalidades Básicas del MRP

1. Cálculo de Requerimientos Netos: El MRP considera los Requerimientos Brutos, obtenidos del Plan Maestro de Producción para los Productos Terminados, y los requerimientos obtenidos de una corrida previa de MRP para los componentes.

2. Definición de tamaño de lote: El objetivo de esta función es agrupar los requerimientos netos en lotes económicamente eficientes para la planta o el proveedor.

   • Lote por lote
   • Periodo de orden fijo
   • Cantidad fija

3. Desfase en el tiempo: Consiste en desfasar los requerimientos partiendo de su fecha de entrega, utilizando leadtimes (plazos de entrega) fijos para determinar su fecha de inicio.

4. Explosión de Materiales: Es la parte estructural del MRP que ejecuta su concepto fundamental: Ligar la Demanda Dependiente con la Demanda Independiente.

5. Iteración: Consiste en repetir los cuatro primeros pasos para cada nivel de la Lista de Materiales hasta obtener los requerimientos de cada artículo y componente.

   • Órdenes Planeadas
   • Noticias de Cambio
   • Noticias de Excepción

Los Motivos del MRP

Planear la Producción de la Demanda Dependiente sólo en la medida en que ésta se ligue con la satisfacción de la Demanda Independiente.

1. Demanda Independiente: Se origina fuera del sistema y no se puede controlar su variabilidad. Por ejemplo: la Demanda de Productos Terminados acostumbra a ser externa a la empresa en el sentido en que las decisiones de los Clientes no son controlables por la empresa, aunque sí pueden ser influidas.

2. Demanda Dependiente: Demanda de los componentes que ensamblan los productos finales y, sobre todo, enfatiza en la relación entre ambas para tratar de reducir los inventarios propios de sistemas como el punto de reorden. Por ejemplo: aún si se pronostica una Demanda de 400 computadoras para el mes próximo (demanda independiente) la Gerencia puede determinar fabricar 600 este mes, para lo que se precisaran 600 teclados, 600 mouses, 600 fuentes, 600 Mainboards.

Objetivos del MRP

1. Reducir la Inversión en Inventarios
2. Mejorar la Eficiencia de Operación de la Planta
3. Reducir el impacto de cambios en el MPS
4. Determinar obligaciones realistas.
5. Incrementar la eficiencia.
6. Proveer alerta temprana.
7. Proveer un escenario de planeamiento de Largo Plazo.
8. Desarrollar la lógica de la planificación y la programación de recepción de Materiales
9. Distinguir entre Demanda Dependiente e Independiente
10. El objetivo del MRP es brindar un enfoque más efectivo, sensible y disciplinado para determinar los Requerimientos de Materiales de la empresa.

Los Problemas del MRP

1. Capacidad Infinita: En otras palabras, el MRP considera que se cuenta con una capacidad infinita de producción. En la actualidad existen módulos que trabajan en conjunto con el MRP para tratar de atacar este problema.

2. Largos Leadtimes planeados: El supuesto de leadtimes fijos, además de asumir capacidad finita, asume también leadtimes constantes. Sin embargo, en la mayoría de los Sistemas de manufactura esto no es cierto.

3. Nerviosismo en el Sistema: Dada la estructura del algoritmo del MRP, es fácil inducir cambios drásticos con variaciones muy pequeñas en los Requerimientos Brutos. Ejemplo: dada una corrida factible del MRP, si se modifica levemente la Demanda, puede obtenerse un Plan no factible.

Métodos para determinar estándares:

• Se utilizan como Estándares los promedios de la experiencia anterior; pero este Método no es conveniente ya que puede dar como resultado el efecto de perpetuar las ineficiencias.
• Para determinar los Estándares es uno de los aspectos más importantes de la Contabilidad de Costos Estándar porque los beneficios que se obtendrán variarán en proporción directa con el cuidado con que se hayan establecido los Estándares.