Planificación y Control en la Empresa

PyC: La planificación fija los objetivos y diseña líneas de acción, mientras que el control mide y evalúa los resultados. Ambas funciones se estudian de forma conjunta. El control proporciona una medida de la eficacia de la planificación y dictamina los cambios que hay que realizar en los planes.

3.1 Función de Planificación

Es la que hay que realizar en primer lugar:

a) Tipos de Planes

La planificación se materializa en un conjunto de planes que se recogen por escrito y afectan a todas las áreas de la empresa. Se suelen clasificar en función del tiempo que abarcan:

1. Planes a l/p, también denominados estrategias, se refieren a un plazo superior a 1 año.
2. Planes a c/p o tácticas, cuyo plazo es como mucho 1 año.

b) Elementos de los Planes

1. Objetivos, también denominados metas, constituyen el resultado que hay que alcanzar. Deben ser realistas y fáciles de cualificar, como la maximización de beneficios o el aumento de la productividad.
2. Políticas, son líneas generales de acción que sirven de guía para el desarrollo de un plan empresarial, como el departamento de marketing que puede establecer una política de precios.
3. Procedimientos, constituyen la secuencia de pasos específicos que hay que seguir para acometer una situación determinada.
4. Reglas, cómo se tienen que hacer las cosas en situaciones muy concretas.
5. Presupuestos, es la expresión cuantitativa de un plan. En él se valoran los recursos empleados, determinando su procedencia y su aplicación.

3.2 Función de Control

Se realiza al final del proceso de planificación y sirve para comprobar si todo ha ido bien y establecer medidas.

a) Fases del Proceso de Control

1. Establecimiento de estándares, parámetros que indican un resultado deseado.
2. Medida de los resultados obtenidos y comparación con el estándar.
3. Corrección de las desviaciones detectadas. Cuando el resultado obtenido está por debajo del estándar, habrá que tomar alguna medida.

b) Técnicas de Control

1. Observación, es la más simple y consiste en comprobar personalmente el desarrollo del plan.
2. Auditoría, es más elaborada y se utiliza sobre todo para la planificación contable y financiera. Consiste en una comprobación exhaustiva que sirve para verificar la información de que se dispone, como los datos del balance de situación de una empresa.
3. Control presupuestario, es una herramienta de control muy poderosa, ya que expresa en términos cuantitativos todas las acciones.
4. Técnicas analíticas y gráficas, técnicas basadas en la estadística y en el análisis matemático y gráfico.

2. Organización Formal y Estructura Empresarial

2. Organización Formal: El conjunto de relaciones entre las personas que trabajan en una empresa, definidas de manera intencional y preestablecida, se denomina organización formal. Los trabajadores se deben ajustar a ella. Mediante la organización formal se establecen las relaciones de subordinación entre los empleados, organización de tipo jerárquico.

La jerarquía implica la existencia de distintos niveles de autoridad dentro de una organización. Mediante ella se establece la cadena de mando que va desde el director general de la empresa hasta los operarios que no tienen nadie a su cargo. Se puede representar a través de organigramas que constituyen un reflejo gráfico de la organización formal de una empresa. En ellos se representan las relaciones jerárquicas entre sus miembros.

1. Relaciones lineales: reflejan la cadena de mando entre los jefes y los subordinados, se representan mediante una línea vertical.
2. Relaciones de apoyo o de staff: realización de funciones de asesoramiento y apoyo en el organigrama.

2.2 La Organización Informal

El conjunto de relaciones de este tipo social que surgen en el seno de una empresa conforma la organización informal de la misma. La organización informal es más difícil de establecer que la formal, la informal es espontánea, de modo que las relaciones que la integran son difíciles de identificar y cambian constantemente. Es difícil de representar, se han hecho algunos intentos mediante sociogramas, pero los resultados no son satisfactorios.

Motivación Laboral

Mot: Predisposición de una persona a realizar su trabajo lo mejor posible, de modo que coincidan los objetivos personales con los objetivos de la organización. Existen diferentes teorías:

6.1 Teoría de Maslow (Jerarquía de las Necesidades)

Según Maslow, para que una necesidad esté activada, es necesario que estén satisfechas las necesidades de orden inferior, así creó una jerarquía entre las necesidades. Los dos primeros tipos de necesidad son las necesidades de orden inferior: las fisiológicas y las de seguridad. Si una persona tiene satisfechas estas dos necesidades, se activan las necesidades de orden superior, que se refieren a la pertenencia a un grupo y las de estima, buscan el reconocimiento de los demás. La necesidad de autorrealización solo se activa cuando las demás se han satisfecho y con ella los individuos tratan de crecer como personas. Cuando una persona busca su primer trabajo, intenta con ello satisfacer sus necesidades fisiológicas y de seguridad. Una vez que tiene cubiertas estas necesidades, aparecen otras de mayor envergadura, las llamadas necesidades sociales, que puede aspirar a trabajos de mayor responsabilidad para obtener el reconocimiento de los demás, satisfaciendo su estima. Puede surgir la inquietud de cubrir otro tipo de necesidades, a la realización como persona. Las posibilidades de autorrelación son muy diversas y dependen de los objetivos que cada uno se marque en la vida.

6.2 La Teoría de la Motivación e Higiene en el Trabajo

La formuló Hertzberg. Se les hicieron dos preguntas: qué situaciones hacían que se sintieran bien en su trabajo y cuáles les hacían sentir mal. Dividió los factores en dos grupos:

1. Factores higiénicos: aquellos que resultan imprescindibles para que el personal no se sienta a disgusto en el trabajo, como incrementos salariales, estabilidad en el empleo.
2. Factores motivadores: las circunstancias que hacen que los trabajadores se sientan a gusto, como la atribución de responsabilidades, reconocimiento en el trabajo. Estos son los factores que hacen que los trabajadores se sientan motivados y se conocen como recompensas intrínsecas. Según Hertzberg, los factores higiénicos no motivan, pero son imprescindibles para que el trabajador no esté desmotivado.

6.3 La Teoría de las Expectativas

Victor Vroom desarrolló un modelo motivacional que considera que la motivación es el resultado de multiplicar dos factores:

1. Valencia: indica el grado de deseo de una persona por alcanzar determinada meta u objetivo. La valencia varía entre 1 y -1. Si el trabajador no desea ascender en ningún caso, la valencia es de -1, y si le es indiferente, sería 0. Si desea ascender, sería 1.
2. Expectativa: convicción que posee la persona de que el esfuerzo depositado en su trabajo producirá el efecto deseado. Su valor varía entre 0 y 1. Los empleados que es seguro que lograrán un ascenso obtienen un 1, quien piense que el ascenso no depende de cómo se trabaje tendrá un 0.

6.4 Instrumentos de Motivación

1. Dinero: una vez que la subida se ha producido, el trabajador se acostumbra a su nuevo salario. Las remuneraciones en función del rendimiento, como las comisiones que se pagan a los vendedores de acuerdo con su volumen de ventas, funcionan mejor.
2. Promoción: el subir de categoría a un subordinado representa un premio a su labor. Los trabajadores tienen que percibir que la empresa promociona a quienes se lo merecen debido a su esfuerzo.
3. Enriquecimiento de las tareas: ofrece buen resultado el asignar tareas interesantes y variadas a la plantilla, así trabajarán mejor. El problema es que se requiere poca cualificación y resulta complicado.
4. Reconocimiento: un gesto de felicitación al trabajador por una tarea bien hecha tiene efectos motivadores superiores.