1. La Función de Planificación
La planificación proyecta el futuro deseado para la empresa y los recursos necesarios para que se haga efectivo. Planificar implica tener un propósito, debe ser una ayuda para orientarse en el futuro y debe adaptarse a un mundo que es más incierto y cambiante. En toda planificación hay que distinguir:
1. Según su horizonte temporal, los planes pueden ser a largo o corto plazo. Los planes a largo plazo, incluyen un periodo entre tres y cinco años, aunque pueden variar. Los planes a corto plazo suelen abarcar entre uno y dos años.
2. Según la amplitud del enfoque o nivel, están los planes estratégicos, que consideran la empresa como un todo; y los planes tácticos y operativos, que desarrollan los planes estratégicos y los concretan para las unidades de negocio, divisiones o departamentos.
FASES DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
El proceso de planificación hay varias etapas:
1. Diagnósticos de la situación: supone la definición de problemas actuales o futuros, sus interrelaciones y el análisis de las oportunidades y amenazas del entorno (análisis externo). Abarca los competidores a los que la empresa se enfrenta y su posición en el mercado. Podemos utilizar el DAFO.
2. ¿Dónde queremos llegar? La visión? Que imagen del futuro se quiere para la empresa La misión o propósito ? De la empresa ante el por qué y para qué de su existencia (papel de la empresa en la sociedad). Los objetivos y metas? Ofrecen una aproximación sobre la situación futura deseada.
3. ¿Por donde queremos ir?: habrá que elegir la estrategia competitiva de la empresa, es decir, la forma en que va a competir con otras empresas para alcanzar, mantener o mejorar la posición del mercado frente a las fuerzas competitivas de su entorno. Entre las posibles están el liderazgo de costes, la diferenciación y la segmentación.
DEL PLAN ESTRATÉGICO A LOS PLANES PARCIALES
4. ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos? Una vez definida la estrategia, hay que implantarla a las distintas áreas de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos. – Los objetivos operativos son el resultado final que se espera conseguir con el plan. Para que sean eficaces,han de ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y deben estar fijados temporalmente. Los objetivos facilitan a los directivos establecer prioridades con las que luego poder comparar los resultados obtenidos. Los objetivos permiten centrar y unificar los esfuerzos de todos los miembros de la organización. Pero han de ser apoyados por todos los niveles directivos. -Las políticas son orientaciones para la toma de decisiones.
-Los procedimientos: como lo voy a hacer, y el cómo lo voy a conseguir, detallan la forma exacta en que una actividad ha de realizarse a través de una secuencia cronológica de acciones. -Las reglas: las cosas que debes hacer, indican lo que ha de hacerse ante determinadas situaciones y no admiten interpretación.
-Los presupuestos: lo que te vas a gastar, expresan en cifras los resultados esperados y, representan el mayor grado de concreción de los planes. Pueden elaborarse en términos reales o monetarios.
5. Controlar cómo vamos. Finalmente, habrá que controlar la evolución de la ejecución de los planes realizados,y controlar si todo a salido según los planes.
2. La organización formal e informal
La organización formal de una empresa es la que esta establecida por la dirección y reflejada en su organigrama.
En ella, están definidas las actividades de las personas, las unidades o departamentos, la autoridad de los distintos responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros y unidades de la organización. Es, por tanto, oficial. Todas las personas de la empresa deben ajustarse a la organización formal. La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia, que no depende de la dirección, por ello no es oficial. Dependen de los miembros voluntarios que lo componen y de los líderes que surgen, nave como expresión de vínculos personales que dan lugar a relaciones que no tienen porque coincidir con las establecidas en la organización formal. Como consecuencia se crean normas de grupo. Por estos canales de comunicación informales circula información de todo tipo y se genera la formación de líderes informales. En definitiva, la organización tal de la empresa es formal e informal (esta puede ser fuente de aprendizaje para la formal).
3. Las funciones de organización y control como proceso administrativo(definición de cada concepto)
La organización es una de las funciones de dirección que consiste en definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar y determinar las relaciones de autoridad que deben existir entre ellas.
El control es una de las funciones de dirección que consiste en comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones si las hubiera y establecer la forma de corregirlas. Con esta función se pretende verificar en el día día que la empresa se mantiene en la dirección prevista, y para que, en caso contrario, se adopten medidas correctivas.
4.La representación de la organización: El organigrama
Es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa y muestra las diferentes unidades organizativas y la relación entre ellas, debe cumplir dos funciones muy importantes:
– Informar a las personas que forman parte de la empresa de su posición y sus relaciones dependientes.
-Como carta de presentación ante el exterior( Las personas y entidades que están interesadas en la empresa, al conocer el organigrama, conocerán la persona con la que tendrán que contactar para tratar cualquier tema o situación).
Para que estas dos funciones se cumplan el organigrama tendrá que cumplir tres requisitos:
-Exactitud: Que no se produzcan errores y sea fiable.
-Actualización: La organización de la empresa puede cambiar y para ello el organigrama debe ser actual.
-Claridad y sencillez: Que sea comprensible para las personas que lo usen.
TIPOS DE RELACIONES:
ORGANIZACIÓN LINEAL: La denominación «lineal» se debe al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área.
ORGANIZACIÓN DE STAFF O DE ASESORAMIENTO: La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.
Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones.
Clases de organigramas
1.Por su finalidad:
-Organigramas informativos: dan una visión general de la estructura de la empresa, solo presentan las grandes unidades organizativas.
-Organigramas analíticos: presentan la totalidad de la estructura, incluyendo sus unidades de menor nivel y reflejando todas las relaciones existentes,son más detallados y técnicos.
2.Por la extensión:
-Organigramas generales: representan toda la organización, reflejando la estructura global de la empresa.
-Organigramas parciales o departamentales: un departamento o área de la empresa en concreto.
3.Por el contenido:
-Estructurales: presentan sólo las grandes unidades que componen la empresa y sus relaciones mutuas.
-Funcionales: detallan las funciones y el cometido de cada unidad.
-De personal: expresan el nombre de cada persona y su posición dentro de la organización.
4.Por la forma:
-Organigramas verticales: la línea jerárquica se representa de arriba abajo.
-Organigramas concéntricos o radiales: la línea jerárquica se representa de centro a periferia, situando las unidades de mayor jerarquía en el centro y las restantes en torno a ella formando distintas órbitas (más alejadas del centro a medida que la jerarquía disminuye)
-Organigramas horizontales: la línea jerárquica se representa de izquierda a derecha, situando las unidades de mayor autoridad a la izquierda del gráfico y, en horizontal y hacia la derecha, las unidades subordinadas.
5.LA FUNCIÓN DE CONTROL
La función de control? Permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello, se observa y comprueba, en primer término, cómo responde la empresa a los objetivos planificados; después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas, para, finalmente, corregir las desviaciones y suprimir los factores que obstaculizan el funcionamiento óptimo de la empresa. Es fundamental que los planes se comuniquen a todas las personas involucradas en el esfuerzo, de tal forma que las personas sepan lo que se espera de ellas y de sus grupos. Controlar supone rendir cuentas ante otras personas. Sin embargo, cuando los controles se establecen preventivamente y el progreso de las actividades se comunica a quienes lo realizan, tal disconformidad se reduce o se elimina.
Fases de la función de control
1 establecimiento de estándares ?De resultados relativos a un período de tiempo, deben fijar metas evaluables y deben recoger todos los aspectos vitales para la empresa.
2 medición de resultados reales. ?Para obtener estos datos, existe una gran variedad de procedimientos (reuniones, informes…), dependiendo del tipo de información de que se trate. La efectividad del control se reduce si la información llega tarde o no es posible compararla con estándares fijados.
3 Comparación de resultados con estándares?, es decir, entre lo que es y lo que debería ser.
4 Análisis de las diferencias ?Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos:c bien definidos a dificultades de organización, bien porque las decisiones no se han ejecutado como se había previsto o por el propio plan, lo cual obligaría a revisar la planificación.
5 Corrección de las desviaciones. ?No basta con identificarla si después no se hace nada para corregirlas.
TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa? De la empresa está constituida por los siguientes elementos: los puestos de trabajo?, los departamentos?, los niveles de autoridad? Y jerarquía? Y los canales? De comunicación? Entre ellos. Según cómo se ordenen estos elementos y las relaciones de autoridad establecidas, existen diversas formas de estructura organizativa, también llamadas formas burocráticas:
1. La estructura lineal o jerárquica ?Basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados y, por tanto, cada trabajador es responsable ante un solo jefe. Entre sus ventajas están la claridad en la definición de áreas de autoridad y responsabilidad, y que la comunicación y las órdenes son directas. Entre los inconvenientes, está en que cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades y como es obvio no puede ser experto en todas.
2. Estructura funcional. ?Es la necesidad de contar con especialistas en los distintos niveles jerárquicos. Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes, comunicación y asesoramiento de varios jefes, cada uno de ellos es especialista en una función concreta de la que deberá ser responsable. Sus ventajas: cada supervisor trabaja en su especialidad, y el Consejo y asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador. Sus inconvenientes: cada trabajador tiene más de un jefe. Los canales de comunicación son más complejos y hay problemas de coordinación al definir los límites de autoridad de cada especialista.
3. Estructura lineal funcional o línea y satff. ?Surge para superar los inconvenientes de las dos estructuras anteriores. La principal ventaja es que se mantiene la unidad de mando y permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos. Sus inconvenientes son que las consultas hacen que las decisiones sean más lentas y que el personal staff incremente los costes.
4. Estructura en comité. ?Supone que las decisiones y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo o comité de personas. Sus ventajas son que toman decisiones considerando todas las perspectivas posibles y que favorece la coordinación. Sus inconvenientes son la lentitud en la toma de decisiones.
5. Estructura matricial.? Combina la departamentalización por funciones y por proyectos adoptando una estructura en forma de matriz de doble entrada en la que especialistas de diferentes departamentos funcionales se unen para trabajar en proyectos específicos. Su principal ventaja está en su flexibilidad para afrontar proyectos importantes que requieren la participación de los distintos departamentos de la empresa. Sus inconvenientes son los posibles problemas derivados de la doble autoridad.
6.
Estructura multidivisional
?Es propia de grandes empresas en las que su crecimiento se ha orientado a multiproductos, multiplantas o multimercados. Esta supone la creación de una serie de unidades organizativas que funcionan de forma autónoma, que estás coordinadas por la unidad de decisión o de dirección general. Las divisiones son organizaciones muy independientes, dotadas de sus propios recursos, objetivos, departamentos y medios.
7. Nuevos modelos organizativos. ?Entre ellos está el modelo en trébol, que se da en organizaciones flexibles que tienden a la subcontratación de actividades y la contratación temporal. También encontramos el modelo en red, que responde a una organización de carácter muy abierto formada por la uníón de grupos industriales, comerciales y financieros que estás interconectados por acuerdos y pactos entre las diferentes empresas que lo componen.
La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia, que no depende de la dirección, por ello no es oficial. Dependen de los miembros voluntarios que lo componen y de los líderes que surgen, nave como expresión de vínculos personales que dan lugar a relaciones que no tienen porque coincidir con las establecidas en la organización formal. Como consecuencia se crean normas de grupo. Por estos canales de comunicación informales circula información de todo tipo y se genera la formación de líderes informales. En definitiva, la organización tal de la empresa es formal e informal (esta puede ser fuente de aprendizaje para la formal).
3. Las funciones de organización y control como proceso administrativo(definición de cada concepto)
La organización es una de las funciones de dirección que consiste en definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar y determinar las relaciones de autoridad que deben existir entre ellas.
El control es una de las funciones de dirección que consiste en comparar los resultados previstos con los reales, identificar desviaciones si las hubiera y establecer la forma de corregirlas.
Con esta función se pretende verificar en el día día que la empresa se mantiene en la dirección prevista, y para que, en caso contrario, se adopten medidas correctivas.
4.La representación de la organización: El organigrama
Es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa y muestra las diferentes unidades organizativas y la relación entre ellas, debe cumplir dos funciones muy importantes:
– Informar a las personas que forman parte de la empresa de su posición y sus relaciones dependientes.
-Como carta de presentación ante el exterior( Las personas y entidades que están interesadas en la empresa, al conocer el organigrama, conocerán la persona con la que tendrán que contactar para tratar cualquier tema o situación).
Para que estas dos funciones se cumplan el organigrama tendrá que cumplir tres requisitos:
-Exactitud: Que no se produzcan errores y sea fiable.
-Actualización: La organización de la empresa puede cambiar y para ello el organigrama debe ser actual.
-Claridad y sencillez: Que sea comprensible para las personas que lo usen.
TIPOS DE RELACIONES:
ORGANIZACIÓN LINEAL: La denominación «lineal» se debe al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Es una organización simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite lo que pasa en su área.
ORGANIZACIÓN DE STAFF O DE ASESORAMIENTO: La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.
Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones.
Clases de organigramas
1.Por su finalidad:
-Organigramas informativos: dan una visión general de la estructura de la empresa, solo presentan las grandes unidades organizativas.
-Organigramas analíticos: presentan la totalidad de la estructura, incluyendo sus unidades de menor nivel y reflejando todas las relaciones existentes,son más detallados y técnicos.
2.Por la extensión:
-Organigramas generales: representan toda la organización, reflejando la estructura global de la empresa.
-Organigramas parciales o departamentales: un departamento o área de la empresa en concreto.
3.Por el contenido:
-Estructurales: presentan sólo las grandes unidades que componen la empresa y sus relaciones mutuas.
-Funcionales: detallan las funciones y el cometido de cada unidad.
-De personal: expresan el nombre de cada persona y su posición dentro de la organización.
4.Por la forma:
-Organigramas verticales: la línea jerárquica se representa de arriba abajo.
-Organigramas concéntricos o radiales: la línea jerárquica se representa de centro a periferia, situando las unidades de mayor jerarquía en el centro y las restantes en torno a ella formando distintas órbitas (más alejadas del centro a medida que la jerarquía disminuye)
-Organigramas horizontales: la línea jerárquica se representa de izquierda a derecha, situando las unidades de mayor autoridad a la izquierda del gráfico y, en horizontal y hacia la derecha, las unidades subordinadas.
2.Por la extensión:
-Organigramas generales: representan toda la organización, reflejando la estructura global de la empresa.
-Organigramas parciales o departamentales: un departamento o área de la empresa en concreto.
3.Por el contenido:
-Estructurales: presentan sólo las grandes unidades que componen la empresa y sus relaciones mutuas.
-Funcionales: detallan las funciones y el cometido de cada unidad.
-De personal: expresan el nombre de cada persona y su posición dentro de la organización.
4.Por la forma:
-Organigramas verticales: la línea jerárquica se representa de arriba abajo.
-Organigramas concéntricos o radiales: la línea jerárquica se representa de centro a periferia, situando las unidades de mayor jerarquía en el centro y las restantes en torno a ella formando distintas órbitas (más alejadas del centro a medida que la jerarquía disminuye)
-Organigramas horizontales: la línea jerárquica se representa de izquierda a derecha, situando las unidades de mayor autoridad a la izquierda del gráfico y, en horizontal y hacia la derecha, las unidades subordinadas.
5.LA FUNCIÓN DE CONTROL
La función de control? Permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello, se observa y comprueba, en primer término, cómo responde la empresa a los objetivos planificados; después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas, para, finalmente, corregir las desviaciones y suprimir los factores que obstaculizan el funcionamiento óptimo de la empresa. Es fundamental que los planes se comuniquen a todas las personas involucradas en el esfuerzo, de tal forma que las personas sepan lo que se espera de ellas y de sus grupos. Controlar supone rendir cuentas ante otras personas. Sin embargo, cuando los controles se establecen preventivamente y el progreso de las actividades se comunica a quienes lo realizan, tal disconformidad se reduce o se elimina.
Fases de la función de control
1 establecimiento de estándares ?De resultados relativos a un período de tiempo, deben fijar metas evaluables y deben recoger todos los aspectos vitales para la empresa.
2 medición de resultados reales. ?Para obtener estos datos, existe una gran variedad de procedimientos (reuniones, informes…), dependiendo del tipo de información de que se trate. La efectividad del control se reduce si la información llega tarde o no es posible compararla con estándares fijados.
3 Comparación de resultados con estándares?, es decir, entre lo que es y lo que debería ser.
4 Análisis de las diferencias ?Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos:c bien definidos a dificultades de organización, bien porque las decisiones no se han ejecutado como se había previsto o por el propio plan, lo cual obligaría a revisar la planificación.
5 Corrección de las desviaciones. ?No basta con identificarla si después no se hace nada para corregirlas.
TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa? De la empresa está constituida por los siguientes elementos: los puestos de trabajo?, los departamentos?, los niveles de autoridad? Y jerarquía? Y los canales? De comunicación? Entre ellos. Según cómo se ordenen estos elementos y las relaciones de autoridad establecidas, existen diversas formas de estructura organizativa, también llamadas formas burocráticas:
1. La estructura lineal o jerárquica ?Basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados y, por tanto, cada trabajador es responsable ante un solo jefe. Entre sus ventajas están la claridad en la definición de áreas de autoridad y responsabilidad, y que la comunicación y las órdenes son directas.
entre los inconvenientes, está en que cada directivo es responsable de una gran variedad de actividades y como es obvio no puede ser experto en todas.
2. Estructura funcional. ?Es la necesidad de contar con especialistas en los distintos niveles jerárquicos. Se caracteriza porque los subordinados reciben órdenes, comunicación y asesoramiento de varios jefes, cada uno de ellos es especialista en una función concreta de la que deberá ser responsable. Sus ventajas: cada supervisor trabaja en su especialidad, y el Consejo y asesoramiento del experto está a disposición de cada trabajador. Sus inconvenientes: cada trabajador tiene más de un jefe. Los canales de comunicación son más complejos y hay problemas de coordinación al definir los límites de autoridad de cada especialista.
3. Estructura lineal funcional o línea y satff. ?Surge para superar los inconvenientes de las dos estructuras anteriores. La principal ventaja es que se mantiene la unidad de mando y permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos. Sus inconvenientes son que las consultas hacen que las decisiones sean más lentas y que el personal staff incremente los costes.
4. Estructura en comité. ?Supone que las decisiones y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo o comité de personas. Sus ventajas son que toman decisiones considerando todas las perspectivas posibles y que favorece la coordinación. Sus inconvenientes son la lentitud en la toma de decisiones.
5. Estructura matricial.? Combina la departamentalización por funciones y por proyectos adoptando una estructura en forma de matriz de doble entrada en la que especialistas de diferentes departamentos funcionales se unen para trabajar en proyectos específicos. Su principal ventaja está en su flexibilidad para afrontar proyectos importantes que requieren la participación de los distintos departamentos de la empresa. Sus inconvenientes son los posibles problemas derivados de la doble autoridad.
6. Estructura multidivisional. ?Es propia de grandes empresas en las que su crecimiento se ha orientado a multiproductos, multiplantas o multimercados. Esta supone la creación de una serie de unidades organizativas que funcionan de forma autónoma, que estás coordinadas por la unidad de decisión o de dirección general. Las divisiones son organizaciones muy independientes, dotadas de sus propios recursos, objetivos, departamentos y medios.
7. Nuevos modelos organizativos. ?Entre ellos está el modelo en trébol, que se da en organizaciones flexibles que tienden a la subcontratación de actividades y la contratación temporal. También encontramos el modelo en red, que responde a una organización de carácter muy abierto formada por la uníón de grupos industriales, comerciales y financieros que estás interconectados por acuerdos y pactos entre las diferentes empresas que lo componen.