Burocratica y formal. La empresa como organización burocrática

. Una organización es una forma de agrupación social cuyas características definitorias son el tener una finalidad, una cierta permanencia en el tiempo y un cierto grado de formalización de las estructuras que la componen y normas por las que se rige. La organización llamada ‘burocrática’ es un tipo especial de organización formal con una serie de rasgos, que Max Weber fue el primero en conceptualizar o identificar a efectos analíticos. La organización industrial es una variedad de burocracia o forma de organización que se rige por principios de jerarquía, especialización, reglas escritas y procedimientos documentados, atributos de autoridad y responsabilidad según el cargo y no la persona, etc. Este modelo de organización triunfa en la empresa industrial porque satisface especialmente bien las necesidades inherentes a la producción de bienes en gran escala: -exigencias administrativas de control y comunicación; –

necesidad de especialización, con una compleja división del trabajo; -aplicación del conocimiento técnico a tareas específicas; -desarrollo de una tecnología mecanizada para producir en serie; -necesidad de hacer planes a largo plazo; -disciplina del personal, que ha de realizar sus tareas desde funciones bien defmidas y sometido a reglas precisas de actuación. Frente a tales necesidades, la organización burocrática, dice Weber, tiene una superioridad de carácter técnico sobre cualquier otro tipo de organización, y por eso es un instrumento de poder de primer orden para quien controla el aparato burocrático. Esta superioridad técnica es lo que hace que avance sobre las demás formas de organización, tanto en la esfera pública (Iglesia, Ejércitos, Administración Civil del Estado) como privada (empresas, colegios, asociaciones). El modelo de organización burocrática definido por Max Weber es una forma de administración que aparece ligada a una forma de autoridad. Esa forma de autoridad es la denominada legal-racional, que se basa en normas de aplicación general, que no discriminan a nadie, obligando por tanto igualmente a los que mandan. Es el principio del llamado «Estado de Derecho» como marco moderno de la autoridad política y de los estatutos o normativa de las sociedades mercantiles, reglamentando los derechos y obligaciones de todos sus miembros. A esta forma de autoridad legítima (legal-racional) corresponde el tipo de administración burocrática que sería disfuncional con otras formas de autoridad también legítimas y que también estudió Weber: la autoridad tradicional y la autoridad carismática. Características principales de la organización burocrática: -división del trabajo, especialización y delimitación de funciones y áreas de responsabilidad; jerarquía y delimitación de los distintos niveles de autoridad. La organización jerárquica y funcional se expresa gráficamente por medio de organigramas; -uso regular de documentos escritos: de definición de tareas, de comunicación, de evaluación, de archivo, etc.; reglas de administración o funcionamiento conocidas, calculables; neutralidad afectiva en la actuación de trabajo; -formación o capacitación de las personas que trabajan en la organización y a la que han accedido en base a sus méritos profesionales o su curricu1um; la función se basa en una capacitación profesional adecuada y demanda lealtad a los objetivos y reglas de la organización; los trabajadores -técnicos y obreros-no son dueños de los medios de producción; -trabajo a tiempo completo; el empleado ocupa su puesto por un contrato y la tendencia es ocupar la posición de por vida (más en el caso de los técnicos que de los obreros menos cualificados); – el salario se paga en dinero y se basa en el estatus y la función más que en el contenido de las tareas realizadas; se está inserto en una carrera profesional, con un sistema de evaluaciones y ascensos por antigüedad y mérito.

La organización ‘formal’

. En las diferentes posiciones existentes en una empresa observamos una combinación planeada que busca prioritariamente eficacia en la producción; es la llamada ‘organización formal’. Tiene carácter de voluntaria e intencional y está influida tanto por un planteamiento técnico del trabajo como por valores del empresario. En la definición de organización formal se excluyen las situaciones particulares, las relaciones previstas no consideran a los miembros específicos, constituyen un ‘tipo ideal’ y conforman sistemas coordinados. Las organizaciones son, pues, unidades sociales (o grupos humanos) deliberadamente construidas y reconstruidas para buscar fines específicos. Corporaciones, ejércitos, escuelas, hospitales, iglesias y prisiones están incluidas; tribus, clases, grupos étnicos y familias están excluidos. Las organizaciones se caracterizan por la división del trabajo, del poder y de la comunicación, divisiones que no son probabilísticas o tradicionalmente formadas, sino deliberadamente planeadas. De lo dicho se sugiere que dos son los aspectos fundamentales a tener en cuenta en la organización formal: a) el que se deriva de la división del trabajo que da lugar a una diferenciación de funciones denominada ‘organización funcional’; b) las diferentes esferas de autoridad y poder en la empresa, que se estructuran en una organización jerárquica o de ‘subordinación’. La distinción entre ambos aspectos es importante, ya que ayudan a distinguir elementos de carácter técnico y social. La organización formal funcional se basa, pues, en la división -técnica-del trabajo, en el establecimiento de diferenciación de tareas buscando un óptimo funcionamiento. Con la organización funcional se destaca la exigencia de cooperación entre las distintas partes; sin embargo, la valoración de las distintas funciones dependerá de diversas circunstancias, tanto internas como  externas a la empresa (mercado laboral, reconocimiento social, conflictos, problemas financieros … ). La organización formal también recibe el nombre de ‘horizontal’ . La organización jerárquica, escalar o de subordinación hace referencia a que las diferentes posiciones tienen previsto un orden de prioridad formal en las tareas de responsabilidad, mando y comunicación. A las relaciones entre superior y subordinado directo se les denomina relaciones en línea. La organización formal jerárquica nos permite teóricamente establecer una ‘línea’ directa entre la posición que está en la cúspide de la organización y cada uno de los realizadores de tareas concretas, pasando por una serie de posiciones intermedias con autoridad delegada. Pero la autoridad puede no sólo delegarse sino dividirse en áreas de especialización. Los asesores técnicos y las personas que proporcionan servicios especializados se considera que forman parte de la organización, aunque los miembros en staff no tengan autoridad en la organización lineaL Nos encontramos así, por la aparición de las situaciones en stajJ, con una complicación de la organización escalar, pues las distinciones entre la línea y el staff no se ven con frecuencia claras y son motivo de conflictos. La organización formal, en su doble división funcional y jerárquica, se manifiesta de forma gráfica en el organigrama, que proporciona una visión fría y racional de la empresa, señalándonos una red de relaciones sociales. A partir de la organización formal es posible analizar una parte importante de las formas de comportamiento de la empresa y de las relaciones sociales de sus diversos grupos; en ella están arraigados los vínculos del trabajo, la jerarquía del prestigio, la relación entre tareas productivas y administrativas, las líneas establecidas para la comunicación …

La organización ‘informal

: La organización planeada por la dirección es continuamente forzada, de manera que rara vez las situaciones ‘ideales’ coinciden con las ‘reales’. Inciden sobre las relaciones formales otras ‘informales’, fruto de lógicas afectivas e ideológicas de sus protagonistas. Por otra parte, la empresa es influida por relaciones de status o categorías establecidas socialmente. También existen necesidades personales que dan lugar a que los individuos orienten sus relaciones buscando conseguir una máxima satisfacción personaL Fruto de todas estas influencias son las relaciones sociales reales en la empresa. La tradición sociológica en el estudio de los grupos pequeños pasa por la figura de Ch. Cooley, que caracteriza como ‘grupos primarios’ aquellos cuyos componentes están vinculados por lazos de naturaleza emocional y afectiva, se componen de un escaso número de miembros y en ellos se establecen relaciones directas (‘cara a cara’), en un clima de espontaneidad y libertad (ejemplos típicos: familia, amigos). A este concepto se opone el de ‘grupo secundario’ (no propuesto por Cooley, derivado del anterior) cuyos rasgos definitorios son: carácter impersonal y formalizado de las relaciones entre sus miembros; en ellos se permanece no por el propio valor de las relaciones en sí mismas, sino por el interés que comporta el logro de los objetivos propuestos (ejemplos: grupos de trabajo, asociación de servicios … ) E. Mayo, en las conclusiones del experimento de Hawthorne y en investigaciones posteriores pone el acento sobre la importancia de los grupos primarios en la industria. Mayo y sus colaboradores ‘descubren’ los grupos informales en la empresa industrial e inician el movimiento de «relaciones humanas» en la empresa. De esta manera, el estudio del aspecto informal invisible de la organización es una contribución de la sociología al campo de la organización. Tras esas aportaciones se han seguido realizando investigaciones con grupos (no sólo en el ámbito empresarial). K. Lewin realiza una importante contribución al análisis de grupos reducidos, desde el punto de vista de su
dinámica y la eficacia de la participación en la toma de decisiones. Este autor compara diversos estilos de dirección -autoritaria, permisiva o de ‘laissezfaire’ y democrática-mostrando que la dirección grupal de tipo ‘democrática’ favorece la moral, la cohesión, la participación, en los grupos pequeños, elementos que contribuyen a su vez al aumento de la productividad. Posteriores trabajos han cuestionado y matizado las iniciales conclusiones de Lewin y han aportado análisis sobre los mecanismos de las relaciones interpersonales y los procesos motivacionales. Como ejemplo, D. McGregor descalifica la llamada ‘teoría X’ de la Organización, inspirada en la Organización Científica del Trabajo y propone la ‘teoría Y’, más sensible al cuadro de necesidades y valores del hombre moderno, cuya motivación estaría vinculada a posibilidades de participación en las decisiones y a su autorrealización. El trasfondo teórico es el cuadro jerárquico de necesidades diseñado por A.H. Maslow, que irían de las fisiológicas (alimento, alojamiento, vestido … ) a las de ‘estima y autorrealización,