Organización Informal

La organización informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección de la empresa, sino que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. Estas relaciones pueden formarse por diversas circunstancias:

• Relaciones naturales entre los miembros no reflejadas en el organigrama.
• Aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.
• Existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.

Suelen formarse por la relación entre trabajadores de diferentes departamentos. La información que se transmite no es oficial, sino rumores. Es posible que a veces se establezcan normas de funcionamiento que tienen más fuerza que las prescritas. Si la organización formal no está bien definida, la organización informal puede suplir ese vacío y conseguir los objetivos con menos esfuerzo y coste. Los directivos deben conocer estas organizaciones e intentar sacar el máximo provecho de ellas.

Función de Gestión

Gestionar consiste en lograr que las personas de la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Existen varios niveles de gestión:

Alta Dirección

Se encuentra en la cúspide, formada por los altos cargos de la empresa. Planifican a largo plazo y sus decisiones afectan a toda la empresa. Son responsables del cumplimiento de los objetivos y supervisan el funcionamiento global de la empresa.

Nivel Intermedio

Ejecuta y controla la planificación general y realiza planes más concretos. Son los jefes de departamento.

Nivel de Gestión

Tiene responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes. Asigna las tareas a los trabajadores.

Funciones del Directivo

Una persona puede formarse para ser directivo y adquirir las condiciones necesarias para desarrollar esta tarea. Hay varios estilos de dirección:

• Autoritario: Dirige con órdenes imperativas.
• Democrático: Las decisiones se toman de forma participativa.

Según Douglas McGregor, el estilo de dirección depende de la visión que se tiene de los trabajadores. Identificó dos posturas:

Teoría X

Los trabajadores:

• Trabajan a disgusto y lo mínimo posible.
• No tienen ambición y no quieren responsabilidades.
• Prefieren que les manden y la monotonía.

Teoría Y

Los trabajadores:

• El trabajo les estimula y desprenden energía positiva.
• Tienen ambición, imaginación y creatividad.
• Quieren responsabilidades y se sienten responsables.

Motivación de los Trabajadores

Para motivar a los trabajadores:

• Permitirles decidir en momentos determinados y sobre acciones que afecten a su trabajo.
• Que sepan qué se espera de su trabajo y se les reconozca cuando lo hacen bien.
• Facilitar la formación y el reciclaje del personal.
• Que los salarios se correspondan con el trabajo y el esfuerzo realizados.

Función de Control

Controlar consiste en verificar que todo salga según lo previsto en la planificación, tanto en los objetivos generales como en los subobjetivos.

Etapas de Control

1. Marcar estándares: Definir medidas que se consideren normales.
2. Medir las actividades: Medir lo que se ha obtenido realmente, analizar las fases de la actividad y comparar con los estándares para determinar las desviaciones.
3. Corregir las desviaciones: Detectar el motivo de las desviaciones y buscar soluciones.

Técnicas de Control

• Auditoría: Verifica la planificación en relación con la contabilidad, los análisis financieros, la rentabilidad y la gestión.
• Control del presupuesto: Vela por el cumplimiento de los costes y los ingresos en ventas.
• Estadística: Analiza datos históricos, saca conclusiones y realiza pronósticos.

Modelos de Estructura Organizativa

Estructura Lineal

Todos los miembros de la empresa dependen de un superior. Es válida para pequeñas y medianas empresas o empresas grandes de explotación simple.

Ventajas: Facilidad para entenderse, autoridad definida, rapidez en la toma de decisiones.

Inconvenientes: Poca especialización de los directivos, mucha concentración de autoridad, poca motivación de los subordinados.

Estructura Funcional

Los niveles inferiores están conectados a diversos jefes según su especialización.

Ventajas: Especialistas dedicados exclusivamente a su trabajo. Comunicación directa.

Inconvenientes: Empleados reciben órdenes de más de un jefe, lo que puede crear conflictos.

Estructura en Línea y Asesoramiento

Estructura central jerárquica, soportada por departamentos de asesoramiento.

Ventajas: Especialistas asesoran a diversos departamentos, se reciben órdenes de un solo jefe.

Inconvenientes: Decisiones lentas. Los asesores representan un coste adicional.

Estructura en Comité

Varias personas cooperan para asumir autoridad y responsabilidad. Para tomar decisiones se cuenta con jefes de distintos departamentos.

Ventajas: Decisiones bajo diferentes puntos de vista, mayor integración.

Inconvenientes: Decisiones lentas, posibles conflictos de autoridad.

Estructura Matricial

Propia de empresas industriales. Combina al menos dos variables, como funciones y proyectos. Hay doble autoridad: director del proyecto (horizontal) y director funcional (vertical).

Ventajas: Organización flexible.

Inconvenientes: Necesaria coordinación para evitar conflictos entre directores.