Organización y Gestión Empresarial

Definición de Organización

Una organización es un sistema social compuesto por individuos o grupos que comparten valores, se interrelacionan y utilizan recursos para desarrollar actividades dirigidas al logro de objetivos. Los recursos organizacionales incluyen objetivos y metas, recursos humanos, recursos materiales e información.

Tipos de Organizaciones Formales

Las organizaciones formales distribuyen actividades, responsabilidades y autoridades entre sus miembros de forma precisa, explícita y relativamente permanente.

Organizaciones Informales

Las organizaciones informales se caracterizan por relaciones dinámicas entre sus integrantes, con un número variable de miembros y liderazgo fluctuante, en un constante proceso de formación y disolución.

Escuelas de Organización

Escuelas Clásicas

• Escuela de Administración Científica: Fundada por Frederick Taylor, se centra en la selección y capacitación de obreros según su potencial, el estudio de movimientos y tiempos para optimizar la realización de tareas, y la mejora del método de producción para evitar retrasos.
• Escuela de Administración Industrial: Fundada por Henri Fayol, enunció 14 principios, incluyendo la división del trabajo, autoridad y responsabilidad, disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación del interés general, remuneración justa, jerarquía, orden, equidad, estabilidad del personal, iniciativa y unión del personal.
• Escuela de las Relaciones Humanas: Analizó la influencia de las modificaciones ambientales (temperatura, luz) en el rendimiento de los trabajadores, concluyendo que el individuo busca pertenecer a un grupo, la supervisión flexible incrementa la productividad y el grupo de trabajo es fundamental.
• Escuela de la Sociología: Estudia la estructura grupal y la conducta, incluyendo grupos autoritarios (alto rendimiento pero mayor tensión), democráticos (ideal pero requiere madurez y responsabilidad) y permisivos (bajo rendimiento). También analiza la participación y la estructura, concluyendo que la falta de participación es negativa, la participación amplia es positiva en grupos pequeños y la participación relativa mediante representación es efectiva. Finalmente, estudia el liderazgo y la estructura grupal, con líderes autoritarios (ordenes y sanciones), democráticos (cordialidad y guía) y permisivos (información y libertad).
• Escuela de la Psicología Industrial: Analiza las transacciones entre jefe y empleado, identificando transacciones paralelas (jefe como padre, empleado como niño) y transacciones bloqueadas (conflicto entre jefe y empleado).

Otras Escuelas

• Escuela Neoclásica
• Escuela Estructuralista: Fundada por Max Weber, aporta la idea de que la autoridad se obtiene con poder (dar órdenes) y legitimidad (aceptación de las órdenes). Clasifica tres tipos de liderazgo: tradicional (costumbre), carismático (personalidad) y burocrático (normas).
• Escuela de la Teoría del Comportamiento
• Escuela de la Teoría de los Sistemas

Estructura Organizacional

La estructura organizacional se basa en la división del trabajo, las relaciones de jerarquía y subordinación, y las actividades de supervisión y control. Se compone de tres elementos: asignación de actividades, supervisión y coordinación. La estructura debe reflejar los objetivos, planes, autoridad y cultura de la organización.

División del Trabajo

• Horizontal: Reparto equitativo de tareas.
• Vertical: División del poder, generando una jerarquía conocida como pirámide organizacional.

Pirámide Organizacional

• Nivel Estratégico: Toma de decisiones que definen el rumbo de la organización, con impacto en toda la empresa (ej: gerente general).
• Nivel Táctico: Asignación de tareas específicas basadas en las decisiones estratégicas, con impacto en áreas específicas de la organización.
• Nivel Operativo: Realización de tareas rutinarias o programadas, con responsabilidad limitada a las tareas asignadas.

Tecnoestructura

La tecnoestructura está formada por especialistas que brindan información a los niveles estratégico y táctico, como consultores que apoyan la toma de decisiones sin participar directamente en ellas.

Staff

El staff incluye a las personas que desarrollan tareas de apoyo o servicio a los distintos niveles de la pirámide organizacional (ej: servicios de cafetería).

Tipos de Estructura Organizacional

• Organización Lineal: Cada subordinado reporta a un solo jefe, con una autoridad máxima que toma las decisiones.
• Organización Funcional: Los niveles superiores ceden parcialmente la autoridad, sin tomar todas las decisiones.
• Organización por Comité: Representantes de distintas áreas toman decisiones sobre temas específicos, delegadas por los niveles superiores.

Delegación

La delegación consiste en encargar a otro la autoridad y responsabilidad de una tarea. En empresas grandes, la delegación es fundamental. Se debe definir la tarea y su alcance, capacitar al personal y establecer una cadena de mando.

Departamentalización

La departamentalización agrupa actividades en unidades homogéneas.

Tipos de Departamentalización

• Por Números Simples: Agrupación por cantidad de empleados (ej: 1 supervisor por cada 10 empleados).
• Por Tiempo: Agrupación por turnos (ej: turno mañana, tarde, noche).
• Por Función Empresarial: Agrupación por tipo de actividad (ej: producción, comercialización, recursos humanos). Ventajas: simplifica la capacitación y el control. Desventajas: el nivel superior tiene toda la responsabilidad y limita la coordinación general.
• Por Territorio: Agrupación por zonas geográficas. Ventajas: mayor responsabilidad y coordinación a nivel local. Desventajas: se requiere personal altamente capacitado y genera costos adicionales.
• Por Productos: Agrupación por líneas de productos. Ventajas: mayor responsabilidad y enfoque en el producto. Desventajas: se requiere personal altamente capacitado y aumenta los costos.
• Por Clientes: Agrupación por tipo de cliente.
• Por Canales de Comercialización: Agrupación por canales de distribución.
• Matricial: Combinación de una departamentalización principal (región o producto) con una departamentalización funcional superpuesta.

Organigrama

El organigrama representa gráficamente las unidades de la organización, las funciones, los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad.

Áreas Funcionales

Las empresas suelen tener áreas funcionales comunes que realizan tareas específicas.

Funciones de Cada Área

• Investigación y Desarrollo: Perfecciona métodos de producción, crea nuevos productos o servicios e investiga nuevos procesos productivos.
• Producción: Gestiona los recursos necesarios para producir, incluyendo diseño, mantenimiento, control de calidad y planeamiento de la producción.
• Comercialización: Consigue clientes y ubica el producto, incluyendo marketing (investigación de mercados, estudio del producto), publicidad, planeamiento y operación de ventas, y distribución.
• Finanzas y Control: Planifica los recursos financieros para las operaciones de la empresa (ventas, compras, producción), incluyendo la planificación de cobros y pagos, la obtención de recursos y la colocación de excedentes.
• Recursos Humanos: Gestiona el personal, incluyendo la incorporación, capacitación, remuneración, servicios médicos y sociales.
• Secretaría y Legales: Gestiona los libros legales y el marco legal de la organización.
• Relaciones Públicas: Gestiona la relación de la organización con su entorno.

Planeamiento

El planeamiento es un proceso mediante el cual la organización anticipa las acciones para alcanzar sus objetivos. Los planes se utilizan como herramienta de conducción.

Etapas del Planeamiento

1. Reconocer la visión interna de la organización: Definir el futuro deseado a largo plazo.
2. Búsqueda de la misión: Determinar el propósito de la organización en su contexto.
3. Fijación de objetivos: Establecer objetivos generales basados en la visión y la misión.
4. Fijación de metas: Definir objetivos específicos que guíen la toma de decisiones y las acciones (ej: producir 10,000 unidades diarias).
5. Análisis de datos internos y del contexto: Evaluar la información relevante para las metas y los objetivos.
6. Selección de alternativas: Elegir la opción más eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos.
7. Implementación y control: Establecer instrucciones para la ejecución de los planes y controlar los resultados para evaluar desviaciones y realizar ajustes.

Clasificación del Planeamiento

• Estratégico: Define la misión, valores, cultura y contexto de la organización a largo plazo.
• Táctico: Define planes específicos a corto (1 año) o largo plazo.

Proceso de Gestión

El proceso de gestión incluye las acciones y decisiones para alcanzar los objetivos. Se basa en la estructura organizacional y busca la eficacia (cumplimiento de objetivos) y la eficiencia (uso óptimo de recursos).

Proceso de Control

El proceso de control compara los resultados de las acciones con las metas del planeamiento. Se analizan las desviaciones y se realizan ajustes. El control es continuo y requiere información oportuna.

Niveles de Control

• Control Posicional: Análisis de la organización como un todo.
• Control de Gestión: Comparación de acciones con resultados y aplicación de ajustes.
• Control Operativo: Comparación de metas con resultados de las decisiones programadas.

Herramientas de Control

• Control Presupuestario: Comparación del presupuesto (resultados esperados) con la información contable (resultados reales).
• Auditoría Interna: Comparación de la información registrada con la realidad, análisis e interpretación de estados contables e información auxiliar.

Toma de Decisiones

La toma de decisiones es un proceso de selección de la opción más eficaz y eficiente para alcanzar las metas y objetivos.

Elementos de la Toma de Decisiones

1. Planteo de alternativas: Enumeración de las opciones disponibles.
2. Vinculación consecuencia-alternativa: Identificación de las consecuencias de cada alternativa.
3. Valoración de las consecuencias: Consideración de las alternativas y sus consecuencias en relación a los objetivos y valores de la organización.

Clasificación de las Decisiones

• Decisiones Estratégicas: Definen el rumbo de la organización.
• Decisiones Tácticas: Instrumentan las actividades para cumplir con los objetivos estratégicos.
• Decisiones No Programadas: Responden a situaciones nuevas o imprevistas.
• Decisiones Programadas: Responden a situaciones recurrentes con soluciones predefinidas.