Las Organizaciones: Conceptos Clave y Características

Las organizaciones están formadas por personas que comparten un interés para el logro de ciertos objetivos. Para alcanzarlos, debe existir una administración que defina y estructure los roles de los distintos miembros de la organización.

Tipos de Organizaciones

• Públicas: Pertenecen al Estado.
• Privadas: Pertenecen a particulares.
• Lícitas: Su actividad está de acuerdo con la moral y las buenas costumbres.
• Ilícitas: Lo contrario a las lícitas.
• Con fines de lucro: Tienen un fin económico, obtener ganancias.
• Sin fines de lucro: No tienen como objetivo obtener ganancia; todo lo que se obtiene se reinvierte en la organización.
• Unipersonales: Único dueño.
• Sociedades y asociaciones: Formadas por dos o más socios o asociaciones.

Propósitos de las Organizaciones

1. Que los miembros de la organización estén coordinados para lograr un modelo de esfuerzo colectivo eficiente y eficaz.
2. Almacenar información a través de la existencia de la organización; esta sirve como base para adoptar ciertas reglas.
3. Establecer una identidad independiente de las personas que pertenecen a esa organización, ya que ningún miembro es indispensable.
4. Otorgar compensaciones a los colaboradores, es decir, premios según el rendimiento de sus integrantes.

Las Organizaciones como Sistemas

Las organizaciones son consideradas sistemas naturales, organismos vivos que tienen necesidad de supervivencia y de adaptación al contexto en el cual se desarrollan a través de una serie de procesos interrelacionados. Están formadas por un conjunto de partes independientes que adoptan una conducta y realizan acciones.

• Necesidad de supervivencia: No solamente de supervivencia, sino también integración de sus miembros, expansión, mantenerse en el mercado, etc.
• Conjunto de partes independientes: Existen distintas partes que intervienen: miembros, recursos, problemas, sectores, etc.; pero todos se unen para cumplir el fin de la organización.
• Conducta: Se entiende a la organización como un todo y no a cada uno de sus miembros.

Cultura Organizacional

Son pautas de comportamiento, explícitas o implícitas, lo que incluye conocimientos, ideas, valores y costumbres dentro de una organización. Son características propias de cada organización que la hacen única.

1. Debe ser transmitida a través del estudio, observación o experiencia.
2. Debe pasar de generación en generación.
3. Debe ser compartida por todos los miembros de la organización.
4. Debe influir en el comportamiento.
5. Debe tener capacidad de adaptarse a los cambios.

Estructura de la Organización

Es la coordinación de la totalidad de recursos o medios que la organización utiliza para realizar sus actividades.

• Dinámica: Porque surgen respuestas como a una amplia variedad de necesidades, acontecimientos del medio ambiente y consideraciones sobre recursos, mercados e individuos.
• Flexible: Porque se adapta a medida que se producen cambios.
• Neutral: Porque por sí mismas no son buenas ni malas, es lo que hace o deja de hacer el encargado de confeccionar las políticas y el directivo.

Se hace necesario un análisis de la estructura organizacional cuando:

1. Hay un cambio en la estrategia del negocio.
2. Hay una necesidad de regionalizar los mercados.
3. Los roles y responsabilidades existentes implican una carrera a la operación.
4. Las transformaciones en los procesos y la tecnología alteran la manera de trabajar.
5. Hay una inadecuada utilización de los recursos.
6. El compromiso de la gente es escaso.

Factores que Configuran la Estructura de una Organización

1. Los objetivos institucionales.
2. Capacidad y limitaciones tanto en la dirección como en los profesionales de la organización en general, ambiciones o intereses de los propietarios, motivación y deseo de crecimiento.
3. El tamaño económico, recursos, dispersión física o instalaciones de la organización.
4. Dimensiones del entorno, tácticas competitivas, tensión mundial y fuentes de cambio no identificadas.
5. Segmento del mercado al cual atenderá la organización.
6. El alcance y secuencia de pasos funcionales en la organización de las diferentes actividades, claridad de los pasos, prevención de lo que está bien y de lo que está mal y tiempo necesario para su desarrollo.
7. Las tecnologías del trabajo.
8. Actividades de trabajo funcional para el logro de los objetivos.
9. Carácter local, regional o internacional de las operaciones de la organización.

Diseño Organizacional

Una vez elegida la estrategia a seguir para lograr el diseño, el modelo operativo debe guardar cierta lógica en cuanto a los procesos, la tecnología y la gente que llevará a cabo la estrategia previamente definida.

• Factores determinantes: Necesidades de los clientes, estrategia de la empresa, tecnología disponible, sistemas de planificación y control de la gestión adoptada.
• Factores restrictivos: Recursos disponibles, cultura organizacional, recursos humanos disponibles.

Escuelas de la Administración

Escuela de la Administración Científica

Principios del siglo XX por el ingeniero Frederick W. Taylor. Su idea consistía en la aplicación de métodos y técnicas de la ingeniería industrial en las empresas estadounidenses para poder eliminar los desperdicios y pérdidas sufridas por las mismas. Inicia sus estudios a partir del trabajo del obrero.

• El primer momento de Taylor: Comprueba que se producía mucho menos de lo que se era capaz con los elementos que se disponía. De allí que promueve la necesidad de crear condiciones para pagarle más a quien más produce como incentivo.
• Expresa en su primer libro:
  1. Pagar salarios altos y tener bajos costos de producción, aplicando métodos científicos de experimentación para su logro.
  2. Formular pasos de producción que puedan ser controlados.
  3. Entrenar a los empleados para perfeccionar sus aptitudes.
  4. Lograr un ambiente de cooperación entre la administración y los empleados.
• Su segundo momento de Taylor: Consiste en el estudio específico sobre la administración general, pero sin dejar de lado la preocupación por la tarea del obrero. Al abocarse al estudio de las empresas en sí, aseguró que estas padecían de tres males:
  1. Desgano de los obreros que provocan la reducción de la producción para que no se reduzcan los salarios.
  2. Falta de conocimiento por parte de la gerencia en cuanto a rutinas de trabajo y tiempos para su realización.
  3. Falta de uniformidad en las técnicas y métodos de trabajo.

Para poder controlar estos males enunciados, Taylor idea un sistema de administración científica:

1. Principio de planeamiento: Crear métodos de producción basados en procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método.
2. Principio de preparación: Seleccionar trabajadores de acuerdo a sus aptitudes y entrenarlos para producir más y mejor, de acuerdo con el método previamente planeado.
3. Principio de control: Llevar un control del trabajo para comprobar que el mismo está siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el método planeado.
4. Principio de ejecución: Distribuir atribuciones y responsabilidades para poder llevar a cabo las actividades en forma ordenada y disciplinada.

Críticas a la teoría de la administración científica: Mecanismo en la administración científica, superespecialización del obrero, visión microscópica del hombre, ausencia de comprobación científica, enfoque incompleto de la organización, limitación del campo de aplicación, enfoque prescriptivo y normativo, enfoque de sistema cerrado.

Teoría Clásica de la Administración

Surge en 1916 en Francia la llamada teoría clásica de la administración. Énfasis en la estructura que una organización debe tener para lograr la eficiencia, partiendo del todo organizacional para llegar luego a las partes involucradas, sean ellas departamentos o personas ocupantes de cargos. El fundador fue Henry Fayol.

Toda empresa cumple 6 funciones:

• Funciones técnicas: La producción de bienes o servicios.
• Funciones comerciales: La compra y la venta.
• Funciones financieras: Búsqueda y administración de capital.
• Funciones contables: Realización de balances, inventarios, registros, etc.
• Funciones de seguridad: Protección y preservación de bienes y personas.
• Funciones administrativas: La integración y coordinación de las cinco funciones antes nombradas.

«Funciones universales de la administración»:

• Planear: Es la acción de visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
• Organizar: Es la acción de construir tanto la estructura material como social de la empresa.
• Dirigir: Es la acción de guiar al personal.
• Coordinar: Es la acción de unir todos los actos y todos los esfuerzos colectivos.
• Controlar: Es la acción de verificar que todo suceda de acuerdo a las órdenes dadas y reglas preestablecidas.

Principios generales de la administración: División de trabajo, autoridad y responsabilidad, disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación de los intereses individuales a los generales, remuneración del personal, centralización, jerarquía, orden, equidad, estabilidad en el cargo, iniciativa, espíritu de equipo.

Escuela de las Relaciones Humanas

La teoría de las relaciones humanas fue posible gracias al desarrollo de las ciencias sociales (como la psicología). El enfoque humanístico tiene prioridad a la preocupación por el hombre y su grupo social que trabajan y que participan en las organizaciones. Esta teoría fue desarrollada por Elton Mayo, consistió en un movimiento de reacción y de oposición a la teoría clásica de la administración, nace de la necesidad de corregir la fuerte tendencia a la deshumanización del trabajo. La teoría de las relaciones humanas remarca que es indispensable conciliar y armonizar las 2 funciones básicas de una organización industrial: la función económica (de producción de bienes o servicios) y la función social (en cuanto a la satisfacción de las personas partícipes de la organización) para lograr un equilibrio interno. Con esta teoría surge un nuevo lenguaje dentro de la administración: se habla de motivación, liderazgo, comunicación, dinámica de grupo, tipos de organizaciones formales e informales, etc.

Escuela Neoclásica

El enfoque neoclásico es la teoría debidamente actualizada y dimensionada a los problemas administrativos actuales y al tamaño de las organizaciones de hoy. Representantes: Drucker, Dale, Koontz, O’Donell, Jucios, etc.

Características básicas:

• Énfasis en la práctica de la administración: Se busca desarrollar conceptos en forma práctica y utilizable, considerando en primer lugar a la acción administrativa.
• Reafirmación de los postulados: Se retoma el material desarrollado por la teoría clásica reestructurándolo con las necesidades de la época actual y dándole una configuración más amplia y flexible.
• Énfasis en los principios generales de la administración: Se toman los principios de los clásicos como criterios más o menos flexibles para la búsqueda de soluciones administrativas prácticas.
• Énfasis en los objetos y en los resultados: Teniendo en cuenta que toda organización existe para alcanzar objetos y producir resultados, les da importancia relevante para poder evaluar el desempeño de las organizaciones.
• Eclecticismo (doctrina que concilia elementos diversos de otras filosofías): De acuerdo al concepto se deduce que los neoclásicos, a pesar de basarse en la teoría clásica, recogen el contenido de todas las teorías administrativas.

Para los neoclásicos, la administración consiste en orientar, dirigir y controlar los esfuerzos de un grupo de individuos para lograr un objetivo en común.