Administración General (EII 702)

Programa del curso

·Introducción

·Evolución de las Teorías de la Administración

ØEl modelo clásico

ØLa organización burocrática

ØEl modelo de relaciones humanas

ØEl Enfoque sistémico de las organizaciones

ØEl enfoque contingencial

ØReingeniería de procesos

·La función de Planificación

ØNaturaleza y objetivos de la planificación

ØEl Proceso de la planificación

ØToma de decisiones individuales y de grupo

·Estructura Organizacional

ØCriterios De departamentalización

ØCentralización y descentralización

ØOrganizaciones Planas

·Dirección y Comunicación

ØMotivación Y liderazgo. Visión global.

ØEl proceso de comunicación. Barreras

·Integración de Personal

·El Sistema de Control

ØTipos de control.
Herramientas de control

ØElementos de control de gestión

Bibliografía

·I. Chiavenato, “Introducción a la Teoría General de la Administración”, 4ª edición, Mc. Graw-Hill, 1995.

·H. Koontz et al., “Administración”, 10ª edición, Mc Graw-Hill, 1994.

Primer Capítulo

I Introducción: Las empresas en un entorno globalizado. Implicancias para la Administración

1 Carácterísticas del entorno actual de las organizaciones

Toda organización está inserta en el ambiente y, Por lo tanto, interactúa y se ve influenciada por éste. Es por esto que todos Los administradores, tanto si operan en una empresa pública o privada, una Agencia gubernamental, una organización con o sin fines de lucro, tienen que Considerar, en diversos grados, los elementos y las fuerzas de su ambiente Externo o entorno. Aunque quizás no puedan hacer mucho para cambiar esas Fuerzas, sus alternativas son responder a ellas, aprovecharlas o evitarlas.

Para estudiar la influencia del Ambiente externo se analizarán algunos aspectos fundamentales de este: aspecto Económico, aspecto tecnológico, aspecto social y el aspecto político y legal.

1.1 Ambiente económico

En ocasiones se piensa que el Ambiente económico sólo interesa a los negocios con fines de lucro, cuya misión Es la producción y distribución de bienes y servicios que la población desea y Por los que puede pagar.

Pero también el ambiente económico es de la mayor Importancia para otros tipos de empresas organizadas. Por ejemplo, una iglesia No sólo atiende las necesidades religiosas y sociale s de la población, sino Que para poder mantenerse debe recaudar los donativos de sus miembros. Asimismo, se ve influida por costos, que evolucionan de acuerdo al devenir de La economía.

Dentro del ambiente económico se analizarán cinco Factores: capital, trabajo, niveles de precios, políticas fiscales y Tributarias y por último, clientes.

1.1.1 Capital

El capital es el conjunto de recursos materiales Disponibles que contribuyen a facilitar la consecución de los objetivos. Debe Entenderse en función del objetivo de la empresa; el capital contribuye a la Consecución de los objetivos de la empresa. Por ello, los bienes que no guardan Relación con estos objetivos, no pueden considerarse capital… a

excepción de que la liquidez del Mercado permita transformarlos en otros bienes que sí guardan relación con los Objetivos de la empresa. Entonces, debido a esta posibilidad de transformación, Pueden ser indirectamente considerados capital.

Las organizaciones necesitan de capital: Maquinaria, edificios, efectivo, etc. Parte de esto lo puede producir la propia Organización. Sin embargo, las empresas generalmente resuelven sus necesidades De capital con diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los materiales y Otros bienes de capital que requiere la organización para operar. Esto Significa que todas las clases de operaciones dependen tanto de la Disponibilidad como de los precios de los bienes de capital que necesitan.

1.1.2 Trabajo

El trabajo es la dedicación humana en pro del logro De un fin. También debe entenderse en función de un objetivo; nuevamente, el Esfuerzo de un trabajador sólo constituye trabajo para la empresa cuando este Esfuerzo contribuye a los objetivos de ésta. En teoría entonces, podría darse El caso de un trabajador que se esfuerce mucho, y no efectúe trabajo alguno Para la empresa. El responsable de una situación tan anormal como la descrita Es el jefe de dicho empleado, que no canaliza correctamente el esfuerzo del Empleado.

Tal como el capital, otro insumo Del medio económico es la disponibilidad, la calidad y el precio de la fuerza Laboral. En algunas sociedades quizás se cuente con gran número de trabajadores Comunes carentes de capacitación y haya escasez de mano de obra altamente Entrenada.

El precio de la mano de obra También es un factor económico importante para una empresa, aunque la automatización disminuye sus altos Costos. Por todo lo dicho, hay que tener en cuenta que un buen trabajador es un Verdadero capital para la empresa.

1.1.3 Cambios en los niveles de los precios

Sorprendentemente, los niveles de precios en sí no Afectan mayormente a la economía, porque las personas, al igual que las Organizaciones, organizan sus rutinas de vida, operación y consumo de bienes de Acuerdo a los niveles existentes, internalizándolos. Por ejemplo: dado que el Caviar es caro y escaso, nadie lo consume en forma diaria. Hemos aprendido a Prescindir de él. Por ello, nadie despierta un día cualquiera abatido por el “alto Precio del caviar”. Igualmente, el oro, las vacaciones en Tahiti, etc. Por Potra parte, nos hemos acostumbrado a hacer uso intensivo del plástico, la ropa De diario, las hamburguesas, etc. Ese es nuestro patrón de consumo y si cambian Los precios de estos bienes, debemos alterar nuestro patrón. Eso es lo que nos Afecta.

Los adquisición de los insumos de una empresa de Una empresa recibe la clara influencia de los cambios en los niveles de precios. Si éstos suben muy rápido, los Trastornos en el medio económico, tanto en insumos como en producción, pueden Ser

graves. La inflación no sólo Desequilibra a las empresas, sino que también distorsiona todo tipo de Organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los Materiales y otros artículos.

1.1.4 Políticas monetarias, fiscales y tributarias

Otro factor importante para la empresa se relaciona Con las políticas fiscales. Aunque en un sentido estricto estos son aspectos Del medio político, tienen una gran repercusión sobre todas las empresas.

El control del Banco Central sobre la Disponibilidad de dinero tiene efectos significativos en el costo de este bien. De este modo, la tasa de interés se altera, haciendo más o menos convenientes Los distintos proyectos de emprendimiento. El Banco Central, a través de su Política monetaria, establece la cota mínima de lo que se puede llamar “un Negocio rentable”. Esto tiene efectos no sólo sobre los negocios sino también Sobre actividades sin fines de lucro.

En forma similar, la política Fiscal determina el grado de actividad que ejerce el gobierno. Esto es, la Cantidad de bienes y servicios que entregará y demandará de la sociedad. Esta Actividad debe estar financiada por los impuestos. Así, un gobierno más activo Debe recaudar más impuestos que otro que actúa en forma subsidiaria.

La política de impuestos del gobierno afecta cada Segmento de la sociedad. Por ejemplo, si los impuestos sobre las utilidades de Las empresas son demasiado altos, tiende a disminuir el incentivo para Emprender un negocio o permanecer en él, por lo que los inversionistas buscarán Otro lugar donde invertir su capital.

1.1.5 Clientes

Es Evidente que las expectativas y las demandas de los diversos públicos a quienes Atienden las empresas reciben la influencia de factores económicos y no Económicos. Los principales son las actitudes, los deseos y las expectativas de Las personas, muchas de las cuales son productos de patrones culturales del Ambiente social. A pesar de todo, los factores económicos desempeñan un papel Vital. Las personas quieren recibir todo lo que sea posible por su dinero, Tanto si éste se destina a los negocios, al gobierno o a organizaciones Caritativas.

Usualmente asociamos al cliente con el “que paga”, O con el que “firma el contrato”, o con “el usuario”. Ninguna de estas Asociaciones es correcta. La definición de cliente es “quién tiene la capacidad De decidir (y por lo tanto, de contratar o no mis servicios; de comprar o no Mis productos)”.

1.2 Ambiente tecnológico

El segundo gran aspecto del Ambiente externo es la tecnología. La tecnología se define como la suma total Del conocimiento que se tiene sobre las formas de hacer las cosas. La ciencia Proporciona el conocimiento y la tecnología lo aplica. La principal influencia De la tecnología es sobre la forma de hacer las cosas, cómo se diseñan, Producen, distribuyen, venden y usan los bienes y los servicios.

La tecnología trae consigo tanto beneficios (mayor Productividad, estándares más altos de vida, más tiempo de descanso y mayor Variedad de productos) como perjuicios (embotellamientos de tránsito, Contaminación, escasez de energía, pérdida de privacidad, etc.). Es por esto Que se requiere un enfoque equilibrado que aproveche la tecnología y al mismo Tiempo disminuya algunos de los efectos colaterales indeseables.

La tecnología a veces también nos Plantea problemas éticos y/o morales, tales como la experimentación con Embriones humanos, las pruebas de productos sobre animales, etc. Éstos deben Ser resueltos en base a una buena formación moral y un método formal de toma de Decisiones éticas.

1.2.1 Categorías del cambio tecnológico

La tecnología ha tenido amplias y Fuertes repercusiones, tanto que sus grandes avances a veces son denominados revoluciones, como es el caso de la Revolución industrial del Siglo XVIII. Para entender mejor la amplia gama del Cambio tecnológico se deben considerar las distintas categorías de dicho Cambio.

La tecnología no es un escalar, que se puede medir en términos de un Solo número. La tecnología tiene varias dimensiones:

•Mayor dominio del tiempo y Distancia

•Capacidad de uso de energía

•Variedad de materiales

•Eficiencia de procesos productivos

•Automatización del proceso de información

•Ampliación de los sentidos

•Mayor conocimiento

•Mejor salud

1.3Ambiente social

En cualquier clasificación de los Elementos ambientales que influyen sobre una organización es tremendamente Difícil separar los medios sociales, políticos y éticos. Sin embargo, esto es Posible desde un punto de vista conceptual. El ambiente político y legal está Conformado por leyes, regulaciones, agencias gubernamentales y sus acciones. La Responsabilidad social se define como el grado de consideración de las Repercusiones de las

acciones de los agentes sobre la sociedad. El ambiente ético consiste en Los grados de estándares de conducta personal generalmente aceptados o Practicados.

El entrelazamiento de estos elementos ambientales Dificulta en extremo su estudio y comprensión. Los deseos, expectativas y Presiones sociales dan lugar a leyes y estándares de ética. Las fuerzas Sociales, incluyendo la ética, normalmente se presentan antes de la aprobación De las leyes., puesto que el proceso legislativo es notablemente reactivo en el Sentido que actúa cuando se presenta una crisis, pero pocas veces antes de Ello.

Dado que los clientes se definen Por sus deseos, actitudes, expectativas, educación, creencias y costumbres, Etc., vemos que el ambiente social es el escenario en que se forman los Clientes. Por ello, tiene gran relevancia en el desarrollo de una empresa.

Las Actitudes y los valores difieren entre los distintos grupos de personas y entre Las distintas épocas de la historia (por ejemplo los yuppies, hippies, la Tendencia ecológica, etc.). Esta variedad complica a los administradores en el Diseño de un ambiente propicio para el desempeño y la satisfacción; resulta aún Más difícil responder a estas fuerzas cuando se encuentran fuera de la empresa. Sin embargo, los administradores no tienen otra alternativa que considerarlas Seriamente al tomar sus decisiones. De este modo, estas tendencias se pueden Aprovechar, evitar, intentar predecir su evolución, y adecuar la empresa para Sacar e mejor partido de ellas.

1.4 Ambiente político

Los ambientes políticos, las Actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos y Gubernamentales cambian con el flujo y reflujo de las demandas y creencias Sociales. El gobierno afecta prácticamente a todas las empresas y todos los Aspectos de la vida. Con relación a los negocios, el gobierno desempeña dos Papeles principales: los fomenta o los limita.

La “revolució n en libertad” (1960), el “gobierno Del pueblo” (1970), la “reconstrucción nacional” (1975) y el “periodo de Transición” (1990) corresponden a distintos ambientes políticos que se dieron En la historia del país, y que fueron encabezados por distintos sectores del Quehacer político nacional. Ello nos muestra que, cualquier empresa que dure Más de algunas décadas, debe estar organizada para desempeñarse en variados Ambientes políticos. No porque el gerente o dueño de una empresa tenga tal o Cual tendencia política, organizará su empresa de modo que funcione sólo con Esa tendencia en el gobierno. Todo gerente o dueño tiene la obligación y Responsabilidad de considerar la contingencia política en el devenir de su Empresa.

1.5 Ambiente legal

Con respecto al rol que cumple el Gobierno de limitar los negocios, esto se ve manifestado en las distintas leyes Y regulaciones que restringen y hacen un rayado De cancha para todo tipo de Organizaciones.

El ambiente legal representa un Ambiente complejo para los administradores. Se espera que conozcan las Restricciones y requisitos legales aplicables a sus acciones. Es por esto que En muchos casos los administradores tengan la asesoría de un experto legal para Tomar sus decisiones.

Los legisladores usualmente deben emitir leyes que Rigen temas sobre los cuales no tienen gran conocimiento. Si bien para ello se Asesoran por expertos y comisiones, muchas veces estos asesores pueden entregar Opiniones sesgadas e incompletas. Por ello, en ocasiones, las leyes que rige n Alguna actividad, especialmente de tipo no tradicional, tecnológico, ambiental, Etc. No son las más adecuadas y adolecen de algunos errores. Si los Competidores, clientes, proveedores, etc., en esa industria o actividad se Comportan éticamente, entonces probablemente ayudarán a corregir dichos Errores. Pero si existen competidores, clientes o proveedores poco éticos, Probablemente se aprovecharán de dichos errores o resquicios legales para Actuar en forma contraria a los intereses comunitarios.

II Conceptos básicos sobre administración

1 Concepto de administración

Administrar consiste en el Proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en Grupos, alcancen con eficiencia, metas seleccionadas. Como se puede observar, El gran objetivo de los administradores es crear un ambiente interno en la Organización, propicio para que otros trabajen. Quienes deben trabajar en dicho Ambiente son los trabajadores que, en grupos y con eficiencia, alcancen las Metas escogidas por el administrador. Para esto el administrador no debe pasar Por alto que la organización opera inserta en un ambiente externo.

Es necesario tener en cuenta que el concepto de administración es aplicable a todo tipo de organizaciones; es aplicable a los Administradores en todos los niveles organizacionales; la meta de todos los Administradores es siempre la misma: Producir un súperávit; la administración Se ocupa de la productividad: Eficacia + eficiencia.

No todos los recursos que Requiere una organización se presentan ni abundan de igual manera. Existen Recursos que son escasos y otros que abundan. Es por esto que la meta de todos Los administradores es, primeramente, llevar a las organizaciones al tope de la Utilización de sus recursos. Luego, cuando dichos recursos escasean, deben Producir un súperávit de estos recursos escasos, de modo que la organización Cuente con todo aquello que necesite para continuar con su siguiente etapa de Crecimiento.

2 Funciones de la administración

Las Funciones que deben cumplir los administradores son:

·Planeación

·Organización

·Integración de personal (Recursos Humanos)

·Dirección

·Control

·Coordinación

Existen autores que consideran Que la integración de personal se realiza a través de todos los niveles de la Organización y que no sólo es una función de la administración. Hay autores que Clasifican la función de coordinación dentro de la función de dirección.
Otros Prefieren ponerla aparte, esencialmente con el objeto de destacarla, aún cuando También ellos concuerdan en que es parte de la función de dirección.

Es importante para el administrador armonizar los Esfuerzos individuales para conseguir las metas de toda la empresa; cada una de Las funciones administrativas es un ejercicio que contribuye a la coordinación.

2.1 Planeación

La planificación incluye la selección de misiones y Objetivos, y las acciones para lograrlos. No existe un plan hasta que se haya Tomado una decisión, un compromiso de recursos humanos, materiales o Reputación. Sin decisión sólo existe un estudio, análisis, una propuesta.

Hay que tener en cuenta que Existen varios tipos de planes, que oscilan desde propósitos y objetivos Generales hasta las acciones más detalladas a llevar a cabo. Lo esencial de la Planificación es la DECISIÓN y el COMPROMISO. Sin ellos, no hay planes, y el Administrador difícilmente podrá liderar a la organización a sus fines.

2.2 Organización

La organización implica establecer una estructura Intencional de los papeles que deben desemp eñar las personas en una empresa. El propósito es ayudar a crear un ambiente propicio para la actividad humana. Es una herramienta, no un fin. Debe considerarse las capacidades así como las Motivaciones personales.

El concepto de papel Implica que lo que hacen las personas tiene un propósito o un objetivo bien Definido; saben cómo encaja éste dentro del esfuerzo del grupo y tienen la Autoridad, las herramientas y la información necesarios para cumplir con la tarea.
La intencionalidad de la estructura se refiere al hecho de que responda A la voluntad del

administrador, quien debe asegurarse que se asignen todas las tareas Necesarias para cumplir las metas y, al menos en teoría, de que se encargue a Las personas lo que cada una pueda realizar mejor, y con más entusiasmo.

2.3 Integración de personal

La integración de personal se Realiza al identificar los requerimientos de la fuerza laboral; al realizar un Inventario de las personas disponibles y al reclutar, seleccionar, ubicar, Ascender, evaluar, planear las carreras, remunerar y capacitar, o desarrollar De otra manera tanto a los candidatos como a los actuales titulares de los Puestos con el fin de que cumplan sus tareas de un modo eficaz y eficiente. Sin Esta función, la planificación y organización no tienen sentido. Sin esta Función, la dirección y el control no son posibles, ya que no habría personas En la organización.

2.4 Dirección

La dirección consiste en influir sobre las personas Para que contribuyan a la consecución de las metas de la organización. La Dirección incluye aspectos como la comunicación, la motivación, enfoques y Estilos de liderazgo. La dirección se refiere predominantemente a los aspectos Interpersonales de la administración. Todos los administradores estarán de Acuerdo en que sus problemas más importantes surgen por la gente y que los Administradores eficaces necesitan ser líderes eficaces.

Hay muchas formas de influir Sobre las personas para que contribuyan a lograr los fines de la organización. Unas son más efectivas que otras, unas son mejores que otras. Decidir cuáles Emplear es tarea del líder que, motivando a sus seguidores, permite que, trabajando En grupos, logren con eficiencia, las metas seleccionadas.

2.5 Control

El control implica medir y Corregir el desempeño individual y organizacional para hacer que los hechos se Ajusten a los planes. El control tiene por objeto dotar a las organizaciones de Credibilidad. La credibilidad está fundamentada en dos pilares: la capacidad y La integridad. La función de control es abordar ambas.

El Control detecta faltas en capacidad mediante presupuestos, comparación con Estándares, etc. La acción correctiva frente a una falla en la capacidad es Precisamente, capacitar, aprender de los errores. Detecta faltas a la Integridad mediante registros de inspección, arqueos, control de inventarios, Etc. La acción correctiva frente a fallas en la integridad es más complicada Porque involucra actividades para las que las empresas generalmente no están Preparadas. Por ello, una solución es la separación de la empresa, de las Personas que adolecen de estas fallas.

El Control facilita el logro de los planes. Aunque la planeación tiene que Preceder al control, los planes no se logran por sí solos. Éstos orientan a los Gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas específicas; después Se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes. Al identificar Alguna desviación con respecto a los planes, lo que se corrige es a las Actividades, y esto se hace a través de las personas.

2.6 Coordinación

Es la habilidad gerencial para armonizar los Esfuerzos individuales de modo que se encaminen al cumplimiento de las metas Del grupo. Cada una de las funciones administrativas es un ejercicio que Contribuye a la coordinación. La tarea central del gerente será la de conciliar Las diferencias de enfoque, momento oportuno, esfuerzos o intereses y armonizar Las metas individuales para que contribuyan a las de la organización. La Coordinación vuelve a unir lo que la distribución del trabajo artificialmente Separó.

Figura II.2.1: Tiempo dedicado por los administradores para desempeñar Sus funciones

Como ya hemos visto, todos los administradores Desempeñan funciones administrativas, pero el tiempo que dedican a cada una de Ellas puede ser diferente. En la figura II.2.1 se observa una aproximación del Tiempo relativo que se destina a cada una de las funciones.

Como se puede observar, los gerentes de alto nivel Dedican la mayor parte de su tiempo a la planeación y control, en tanto que los Administradores de más bajo nivel dentro de la jerarquía organizacional se Dedican en gran medida a la dirección. En este sentido, la dirección no es la Actividad que desarrollan los miembros del directorio de una empresa. La Dirección es la actividad consistente en influir día a día sobre los Trabajadores para que, trabajando en conjunto, logren las metas de la Organización.

3 Habilidades administrativas

Los administradores para Desempeñar correctamente sus funciones necesitan tanto de conocimientos como de Habilidades. El conocimiento se adquiere con estudio, mientras que las Habilidades, que se refiere a saber hacer las cosas, se adquieren con la Práctica. Existen 4 tipos básicos de habilidades que es necesario que posean Los administradores:

·Habilidad técnica: conocimiento y pericia para Realizar actividades que incluyen métodos, procesos y procedimientos. Es lo que Nos permite abordar la tarea.

·Habilidad humana : Capacidad para trabajar con Personas. Es la que nos permite integrarnos a un equipo, ser líderes, Coordinar, cooperar, etc. El trabajo humano es la resultante de una interacción Social.

·Habilidad conceptual: capacidad para ver la imagen de Conjunto. De reconocer los elementos relevantes en una situación y comprender Las relaciones entre ellos.

·Habilidad de diseño : capacidad para sintetizar soluciones que Beneficien a la empresa.

Figura II.3.1: Habilidades administrativas según la Jerarquía organizacional

En la figura II.3.1 se muestra Cómo varía la importancia de los distintos tipos de habilidades según los Diferentes niveles de administración. Es importante destacar que las Habilidades humanas son de gran importancia a cualquier nivel organizacional, Ya que constantemente existe una relación con las personas de la organización. Un corolario de esta reflexión es que si se quiere surgir dentro de una Organización, se debe cultivar las habilidades conceptuales y de diseño.

4 Metas de los administradores

En un Estudio realizado en los Estados Unidos, se identificaron 43 compañías Excelentes en base a criterios tales como el crecimiento de los activos y de Las acciones, el rendimiento promedio sobre el capital total y medidas Similares. También se interrogaron a expertos de la industria sobre el carácter Innovador de las compañías. De este estudio se identificaron 8 carácterísticas De las compañías excelentes:

·Se orientan hacia la acción.

·Investigan las necesidades de sus consumidores.

·Fomentan la autonomía Administrativa y la habilidad empresarial interna.

·Obtienen productividad al atender Estrechamente la necesidades de su personal.

·Tienen una filosofía basadas en valores

·Se concentran en los negocios que Mejor conocen.

·Tienen una estructura organizacional sencilla y con Poco personal.

·Son centralizadas o Descentralizadas, según fuese necesario.

Se podría pensar que la llave Para ser un buen administrador es seguir al pie de la letra cada una de las Recomendaciones que se derivan de este estudio…Pero estudios posteriores Revelaron que no hay seguridad de éxito al seguirlas.

Hay que tener en cuenta que las 8 Carácterísticas identificadas en el estudio anterior pueden tener aspectos Negativos. El peligro de estas recetas es que podrían dar como resultado una Administración miope, es decir, una administración con una insuficiente visión Del futuro:

·Disposición a la acción: podría significar un Argumento contra la planificación.

·Cercanía del cliente: producir cualquier cosa que éste desee, aún a gran costo.

·Fomentar autonomía y habilidad:  puede hacer seguir nuevas ideas sin plan Conjunto.

·Administración participativa: puede terminar en gerentes demasiado Involucrados en el detalle.

·Adherirse a lo establecido: puede Terminar en anquilosamiento.

·Organización sencilla y personal reducido: puede Terminar en falta de planificación.

El Administrador eficaz es el gerente situacional que evalúa cada enfoque de Acuerdo con las circunstancias y selecciona aquél que logre las metas Individuales y organizacionales del modo más eficaz y eficiente.

Un aspecto importante de de la excelencia es Considerar que los clientes son lo primero, son la razón de la existencia del Negocio. Sin embargo, con frecuencia se tiende a olvidar este punto, aunque Existe abundante evidencia de que acercarse a los clientes puede dar muy buenos Resultados:

·General Motors para diseñar el modelo De Ville, le preguntó a los Clientes qué querían y en base a esto desarrollaron el auto. El resultado fue Un aumento de 36 % de las ventas de dicho modelo en el último trimestre de 1988.

·En Domino’s Pizza no sólo se insiste en llegar al consumidor final, sino Que también se insiste en el servicio que proporcionan las oficinas centrales a Su cadena de tiendas. Se conceden primas por un buen servicio y calidad.

·Land’s End, empresa de pedidos por correo, emplea gran parte de sus Utilidades en gastos de capital para servir aún mejor a los clientes.

5 Administración, ¿Ciencia o arte?

La Administración es un arte ya que se trata de conocimientos prácticos, consiste En hacer las cosas de acuerdo con el contexto de una situación. Sin embargo los Administradores pueden trabajar mejor utilizando el conocimiento organizado Sobre la administración. Es este conocimiento lo que lo constituye en una Ciencia. Por lo tanto, la administración como práctica es un arte; el Conocimiento organizado en que se sustenta la práctica se puede denominar ciencia. En este contexto de ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino Complementarios.

III Teorías de la administración: Enfoque científico de la Administración

1 Introducción

La base del enfoque científico Son los conceptos. Los conceptos se unen mediante relaciones causales. Las Hipótesis comprobadamente válidas se denominan principios. Un agrupamiento Sistemático y estructurado de conceptos y principios que organizan un área Importante del conocimiento se denomina teoría.

La Ciencia es conocimiento organizado, por consiguiente una ciencia incluye Conceptos claros, teoría y otros conocimientos acumulados que se han Desarrollado a partir de hipótesis (suposiciones de que algo es cierto), Experimentación y análisis. Los conceptos son imágenes mentales de alguna cosa Que se forman por generalizaciones a partir de aspectos particulares. Por otro Lado, el valor de los principios es que sirven para predecir lo que ocurrirá en Circunstancias similares. Los principios no siempre son incuestionables o invariablemente Ciertos, pero se considera que son lo suficientemente válidos para realizar Predicciones. Por lo tanto, en el campo de la administración, el papel de la Teoría consiste en proporcionar un medio para clasificar los conocimientos Administrativos significativos y pertinentes.

2 Principios, técnicas, modas

En la Administración, los principios son verdades fundamentales que explican las Relaciones entre 2 o más variables, de las cuales por lo general una de esas Variables es dependiente del resto. Los principios pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos, Es decir, describen cómo es que se relaciona una variable con otra, dicen quées lo que ocurrirá cuando estas Variables interactúen; un principio no prescribe qué es lo que se debe hacer Cuando se produzca una interrelación entre 2 o más variables. Es tarea de los Administradores saber armonizar los principios con las realidades que Enfrentan.

En cuanto a las técnicas, estas Reflejan la teoría y constituyen un medio para ayudar a los administradores a Emprender actividades con la mayor eficacia. Las técnicas se refieren a la Manera de hacer las cosas, como por ejemplo la elaboración de presupuestos y la Contabilidad de costos.

Las modas administrativas se pueden encontrar en todas Las funciones de la administración, como por ejemplo en la planeación (alianzas Estratégicas) o en el control (círculos de calidad). Los modas pueden llegar a Convertirse en técnicas y contribuir al funcionamiento de la organización, sin Embargo, si se consideran como soluciones a corto plazo para problemas Profundamente arraigados o como arreglos rápidos, entonces se puede poner en Duda su valor. Por otra parte, si se integran dentro de un sistema amplio en Administración con un compromiso real con la excelencia administrativa, pueden Convertirse en técnicas útiles.

3 Objetivos del estudio de los Enfoques administrativos tradicionales

·Mostrar los fundamentos de los enfoques Tradicionales

·Identificar el énfasis excesivo que todos ponen en la tarea y los Medios, y en consecuencia, en la búsqueda de la eficiencia.

·Indicar el cambio de actitudes y comportamiento de las organizaciones y De las personas exigido por la nueva postura de la administración científica.

·Esbozar el concepto del hombre Económico.

·Identificar las limitaciones y restricciones de los Modelos tradicionales.

IV La organización racional del trabajo (Frederick Taylor)

La preocupación primordial de Taylor durante la Mayor parte de su vida fue aumentar la eficiencia en la producción, no sólo Para disminuir los costos y aumentar las utilidades, sino también para hacer Posible una remuneración más alta para los trabajadores por su mayor Productividad.

Taylor, mediante sus Observaciones de los talleres de trabajo, llegó a la conclusión de que el Problema de la productividad era debido a la ignorancia tanto por parte de la Administración como de los trabajadores. Parte de esta ignorancia se producía Porque ni unos ni otros sabían lo que constituía el “trabajo justo de una Jornada” y una “remuneración diaria justa”.

Además, Taylor consideraba la productividad como la respuesta al deseo tanto para Salarios más altos como para mayores utilidades. Taylor creía que la aplicación De métodos científicos, en lugar de la costumbre y los métodos prácticos, Podría dar como resultado una mayor productividad sin gastar más energía ni Esfuerzo humano que el que ya se estaban invirtiendo.

1 Principales aspectos de la Organización racional del trabajo (ORT)

Taylor Hizo énfasis en que la mayoría de las personas de su época creían que los Intereses fundamentales de los empleadores y de los empleados debían ser Necesariamente antagónicos.Por el contrario, la administración científica tiene Por fundamento la certeza de que los verdaderos intereses de ambos son un único Y mismo interés: la prosperidad del empleador no puede existir por mucho tiempo Si no está acompañada de la prosperidad del empleado, y viceversa. Es necesario Dar al trabajador lo que él más desea: altos salarios, y al empleador también Tiene que recibir lo que busca: bajo costo de producción.

Se conoce como Organización Racional del Trabajo (ORT) al método que desarrolló Taylor para sustituir los métodos empíricos y Rudimentarios de trabajo y de administración por un método científico, en el que Se identifica la mejor manera y la mejor herramienta para realizar una tarea y Luego estas se perfeccionan mediante un análisis científico y un depurado Estudio de tiempos y movimientos, en vez de dejarlo a criterio personal de cada Trabajador.

Los principales aspectos Relacionados con la ORT fue ron:

·Análisis del trabajo y estudio de tiempos y Movimientos

·Estudio de la fatiga humana

División del trabajo y especialización Diseño de cargos y tareas

Incentivos Salariales y premios por producción Concepto de Homo economicus

Condiciones ambientales de trabajo Estandarización de métodos y máquinas Supervisión funcional

1.1 Análisis de tiempos y movimientos

Para Taylor, el instrumento básico para Racionalizar el trabajo de los obreros era el estudio de tiempos y movimientos. Es así como Taylor vio la posibilidad de descomponer cada y cada operación de La misma en una serie de movimientos simples. Los movimiento inútiles eran Eliminados, mientras que los útiles eran simplificados, racionalizados o Fusionados con otros movimientos, para proporcionar una economía de tiempo y Esfuerzo para el obrero.
A ese análisis de del trabajo, seguía el estudio de Tiempo y movimientos para determinar el tiempo promedio en que un obrero común Realizaría una tarea. Con este estudio estandarizaba el método de trabajo y el Tiempo destinado a su ejecución. En resumen, los objetivos del análisis de Tiempos y movimientos eran la eliminación de esfuerzo inútil, la adaptación de Los obreros a su tarea, la posibilidad de entrenar a los obreros, la Especialización de las actividades y la normalización de las actividades.

Gilbreth Fue un ingeniero que acompañó a Taylor en su interés por el esfuerzo humano Como medio de aumentar la productividad. Él llegó a la conclusión de que todo Trabajo manual puede descomponerse en movimientos elementales (a los que llamó therbligs, anagrama de Gilbreth), para Definir los movimientos necesarios en la ejecución de una tarea cualquiera. El therblig constituye el último elemento de La administración científica y es la unidad fundamental de trabajo con que Puede construirse una organización. Ejemplos de therbligs: buscar, escoger, separar, utilizar, descargar, reposar, Etc.

Con el análisis de tiempos y movimientos se buscaba La mejor manera de ejecutar una tarea y elevar la eficiencia del obrero, la cua L se expresa mediante la ecuación: E = P / R, en la que P representa los Productos resultantes y R los recursos utilizados. La consecuencia directa de La eficiencia es la productividad (resultado de la producción de alguien en un Determinado periodo de tiempo). A mayor eficiencia mayor será la productividad.

1.2 Estudio de la fatiga humana

Gilbreth y Taylor realizaron un estudio de la Fatiga humana debido a que ésta produce:

·Disminución de la productividad

·Pérdida de tiempo

Aumento de rotación de personal Enfermedades

Accidentes

Disminución de la capacidad de Esfuerzo

En resumen, indicaría que la fatiga es un reductor De la eficiencia. Este estudio de los movimientos se realizó con una triple Finalidad:

·Evitar movimientos inútiles en la ejecución de una Tarea.

·Economizar la energía al realizar Los movimientos.

·Crear una secuencia apropiada de Movimientos para realizar una tarea (economía de

movimientos).

Con esto La administración científica pretendía racionalizar todos los movimientos, Eliminando aquellos que producen fatiga y que están relacionados con la tarea Que realiza el trabajador. Hay que considerar que los estudios que se Realizaron se basaron en la anatomía y en la fisiología humana, pero estos Estudios fueron estadísticos y no fisiológicos, pues los que lo realizaron eran Ingenieros.

1.3 División del trabajo y especialización del obrero

Figura IV.1.1: La división del trabajo Especialización del obrero

Una de las consecuencias del estudio de tiempos y Movimientos fue la división del trabajo y la especialización del obrero. Al Verificar que el trabajo puede ejecutarse mejor y de manera más económica Mediante la subdivisión de tareas, se llegó a la conclusión de que el trabajo De cada persona debería limitarse a la ejecución de una única y simple tarea Predominante. La limitación de cada obrero a una única operación o tarea, de Manera continua y repetitiva, encontró en la línea de producción (o línea de Montaje) su principal base de aplicación. A partir de ahí, el obrero perdíó su Libertad e iniciativa para establecer su manera de trabajar y pasó a ser Confinado a la ejecución automática y repetitiva de una

operación o tarea manual, simple Y estandarizada, durante toda su jornada de trabajo. Se tenía la idea básica de Que la eficiencia aumenta con la especialización: cuanto más especializado Fuera un obrero, tanto mayor sería su eficiencia.

1.4 Diseño de cargos y tareas

El primer intento de definir y Establecer racionalmente los cargos y tareas a ser desempeñadas por las Personas se dio con la administración científica. En este aspecto, Taylor fue Pionero.

La tarea se define como toda actividad ejecutada Por alguien en desarrollo de su trabajo en la organización. A su vez, un cargo Es el conjunto de tareas ejecutadas de manera cíclica o repetitiva. Varios Cargos conforman una sección, varias secciones conforman un departamento, y así Sucesivamente. Cada cargo tiene uno o más ocupantes (personas) que ejecutan Tareas específicas. Si un cargo es muy simple y elemental, como por ejemplo el Cargo de bracero, está constituido por una sola tarea, que su ocupante debe Cumplir repetitivamente mientras trabaja. Si un cargo es complejo, está Constituido por una variedad de tareas diferentes que su ocupante debe Realizar.

Hay que tener en cuenta que las tareas están Compuestas de therbligs. Es así como El cargo de bracero, el cual tiene la única tarea de cargar y descargar las Brasas de un horno, tiene entre algunos de sus therbligs componentes de la tarea los siguientes movimientos: abrir El horno, agarrar la pala, recoger carbón, echar el carbón dentro del horno, Cerrar el horno, etc.

Con respecto a la administración científica, la Preocupación básica era la racionalización del trabajo del obrero y, Consecuentemente, el diseño de cargos más simples y elementales. Cada obrero Estaría limitado a una tarea específica, que debería ser ejecutada cíclica y Repetitivamente para aumentar su eficiencia.

El principio básico en el diseño de cargos es el Número limitado de tareas relacionadas que cada cargo debe contener, las cuales Requieren habilidades similares y periodos de tiempo que permitan controlar y Comparar los resultados con determinados estándares de producción. Por la Simplicidad de los cargos, el trabajador debe hacer y no pensar, y es por esto Que el ocupante puede aprender rápidamente los métodos prescritos, exigiendo un Mínimo de entrenamiento. Esta misma simplicidad de los cargos permite un mejor Control y seguimiento visual por parte del supervisor. Se podría decir que las Ventajas del diseño de los cargos son:

·Reducción de costos empleo

·Reducción de los costos de entrenamiento

·Reducción de la posibilidad de Errores

·Facilidad de supervisión

·Aumento de la eficiencia del Trabajador

Cada Obrero es entrenado para desempeñar las actividades rutinarias del cargo, y en Caso de ocurrir un imprevisto, debe acudir a su superior. Los contactos con Compañeros relacionados con la tarea se formalizan y controlan para evitar Pérdidas de tiempo.

1.5 Incentivos salariales

Una vez analizado el trabajo, Racionalizadas las tareas y estandarizado el tiempo para su ejecución, una vez Seleccionado científicamente el obrero y entrenado de acuerdo con el método Preestablecido, sólo faltaba que éste colaborase con la empresa y trabajase Dentro de los estándares de tiempo previstos. Fue para esto que se creó un plan De incentivos salariales.

Se tenía la idea de que la remuneración basada en El tiempo no estimulaba a nadie a trabajar más y debería ser sustituida por la Remuneración basada en la producción de cada obrero. En consecuencia, se hacía Necesario un estímulo salarial que hiciese que los obreros trabajasen de Acuerdo con el tiempo estándar o, en lo posible, lo sobrepasaran. El tiempo Estándar de ejecución de una tarea constituía el nivel de eficiencia Equivalente a un 100%. La producción individual hasta el nivel de 100% de Eficiencia se remuneraba conforme al número de piezas producidas. Por encima Del 100% de eficiencia, la remuneración por pieza fue incrementada con un Premio por producción o incentivo salarial adicional que aumentaba a medida que Se elevaba la eficiencia del obrero.

Con el plan de incentivo Salarial, Taylor buscaba conciliar los intereses de la empresa en obtener un Costo de producción cada vez más reducido, y consecuentemente, mayor Productividad y mayor rendimiento (eficiencia = mayor lucro), con el interés de Los obreros en obtener salarios más elevados (mayor productividad = mayor Salario).

1.6 El concepto de homo economicus

Con la administración científica Se implantó el concepto de homo Economicus, es decir, del hombre económico. Según este concepto, toda Persona es concebida como fuertemente influenciada por las recompensas Salariales, económicas y materiales. En otras palabras, el hombre busca el Trabajo no porque le guste, sino como un medio para ganarse la vida a través Del sueldo que éste le proporciona. Esta visión limitada del hombre implicaba Ciertos puntos:

·El hombre busca el trabajo por miedo al hambre y la Necesidad de dinero para vivir.

·Las  recompensas  Salariales  y  premios  De  producción  influyen  En  los  esfuerzos

individuales

· Veía al Obrero como alguien limitado y mezquino, prejuiciado y flojo. Debía ser Controlado continuamente, y su trabajo, previamente racionalizado y Estandarizado.

Los principales partidarios de la administración científica creían que, Una vez seleccionado científicamente el trabajador, desde el punto de vista Físico, enseñado el mejor

método de trabajo y condicionada Su remuneración a la eficiencia, el trabajador produciría al máximo que pudiese Físicamente.

1.7 Condiciones de trabajo

Taylor y sus seguidores verificaron que la Eficiencia depende no solamente del método de trabajo y del incentivo salarial, Sino también de un conjunto de condiciones que garanticen el bienestar físico Del trabajador y disminuya la fa tiga, entre las que se encuentran:

·La adecuación de instrumentos y herramientas.

·La distribución física de Maquinarias

·La iluminación, ventilación, confort general, Eliminación de ruido

Con la administración científica, las condiciones De trabajo pasan a ser consideradas como elementos importantes en el incremento De la eficiencia. La comodidad del obrero y el mejoramiento del ambiente físico Son entonces muy valorados, no porque las personas lo merecieran, sino porque Eran esenciales para la obtención de la eficiencia del trabajador.

1.8 Estandarización de métodos y máquinas

Un Estándar es una unidad de medida adoptada y aceptada comúnmente como criterio. Con la administración científica, la estandarización se convierte en una Preocupación constante en la obtención de la eficiencia; además, puede conducir A la simplificación en la medida en que la uniformidad obtenida reduzca la Variabilidad y las excepciones que complican las actividades.

La organización racional del trabajo también se Preocupó de la estandarización de los métodos y procesos de trabajo y de la Estandarización de máquinas y equipos, herramientas e instrumentos de trabajo, Materias primas y componentes, con el fin de reducir la variabilidad y la Diversidad en el proceso productivo y, por consiguiente, eliminar el Desperdicio y aumentar la eficiencia.

Figura IV.1.2: Supervisión funcional según la ORT

La especialización del obrero debe estar acompañada Por la especialización del supervisor y no por una centralización de la Autoridad. Taylor propuso la llamada supervisión Funcional que es justamente la existencia de diversos supervisores, cada Cualespecializado en determinada área, y con una autoridad funcional (relativa solamente a su especialidad) sobre los mismos subordinados. Esta Autoridad funcional es relativa y parcial.

La Supervisión funcional es exactamente la aplicación de la división del trabajo y De la especialización, al nivel de supervisores y jefes. La supervisión Funcional presupone una autoridad relativa, dividida y distribuida por zonas. Esto es así debido a que cada trabajador tendría varios supervisores encargados De él y cada uno de ellos sería un especialista en alguna de las áreas en las Que el trabajador estuviese involucrado.

2 Principios de la administración científica

Un principio es una afirmación válida de una Determinada situación prevista; es una visión anticipada de lo que deberá Hacerse cuando ocurra aquella determinada situación.

De los principios enumerados, los cuatro primeros De Taylor fueron enunciados explícitamente en su obra, el resto de ellos los Manifestó en forma dispersa a través de sus trabajos. El planeamiento se refiere a sustituir la improvisación por la Ciencia, mediante la planeación del método. La preparación y selección se refiere a seleccionar científicamente a Los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y luego entrenarlos, de acuerdo Con el método planeado. Además de preparar la mano de obra, se debe hacer lo Mismo con las máquinas, equipos, su distribución, etc. El control se refiere a controlar el trabajo para verificar que se Esté realizando de acuerdo al plan previsto y a las normas establecidas. La ejecución se refiere a distribuir las Atribuciones y las responsabilidades para que laejecución del trabajo sea disciplinada.

Emerson, uno de los principales auxiliares de Taylor, buscó simplificar los métodos de estudio y de trabajo de su maestro. Fue quien popularizó la administración científica y desarrolló los primeros Trabajos sobre selección y entrenamiento de empleados. Los principios de Emerson se refieren a la eficiencia; Emerson se anticipó a la administración Por objetivos propuesta posteriormente por Peter Drucker en los 60.

Ford, el Más conocido de los pioneros de administración moderna, adoptó los siguientes Tres principios básicos: intensificación, Consiste en disminuir el tiempo de producción; economicidad, consiste en reducir al mínimo el volumen de materia Prima en transformación; y productividad, Consiste en aumentar la productividad mediante la especialización y la línea de Montaje.

3Evaluación crítica del enfoque científico de administración

3.1 Evaluación crítica referente al mecanismo de la administración Científica

La Administración científica se limitó básicamente a las tareas y a los factores Directamente relacionados con el cargo y función del obrero. A pesar de que la Organización está constituida por personas, se dio poca atención al elemento Humano y se concibió la organización como una distribución rígida y estática de Piezas, es decir, como una máquina: de la misma forma como se construye una Máquina, con una serie de piezas y dentro de ciertas especificaciones, se Construye también una organización, de acuerdo con un proyecto.

La primera gran crítica sufrida por el taylorismo Ocurríó con la investigación Hoxie, investigación realizada para estudiar el Problema de las huelgas y manifestaciones de los obreros de la mayoría de las Empresas norteamericanas. Esta investigación mostró los inconvenientes morales, Sicológicos y sociales del sistema basado exclusivamente en el rendimiento y la Eficiencia, justificando la reacción de defensa de los trabajadores, mediante Huelgas y protestas. Se verificó posteriormente que el estudio de los Movimientos depende de las dificultades del cargo. La velocidad no es el mejor Criterio para medir la facilidad con que el obrero realiza la operación. Este método Es más una intensificación del trabajo que una racionalización del proceso de Trabajo, procurando siempre el rendimiento máximo y no el rendimiento óptimo.

3.2 Evaluación crítica referente a la superespecialización del obrero

En la Búsqueda de la eficiencia, la administración científica preconiza la Especialización del obrero a través de la división y de la subdivisión de toda Operación en sus elementos constitutivos. Las tareas más simples pueden Enseñarse más fácilmente y la pericia del obrero puede aumentar enormemente. Esas formas de organización de tareas no sólo privan a los trabajadores de Satisfacción en el trabajo, sino que además violan la dignidad humana. Hasta Cierto punto, este esquema será responsable del logro de altas utilidades a corto Plazo, con bajo nivel salarial y a costa de tensiones sociales y sindicales.

Taylor Trató de prescribir exactamente el método de trabajo, de acuerdo a el estudio De movimientos y al estudio de los tiempos. De esta manera se descarta el Problema de la transmisión jerárquica de las informaciones, debido a que esas Informaciones son instrucciones detalladas que no dejan nada al azar. Taylor, Al considerar la supervisión funcional, confiaba en que todos los superiores Directos de algún obrero fueran capaces de ponerse de acuerdo acerca del actuar De dicho trabajador, no se consideraron problemas de comunicación entre ellos.

3.3 Evaluación crítica referente a la visión Microscópica del hombre

Taylor se refiere al hombre como un empleado tomado Individualmente, ignorando que el trabajador es un ser humano y social, por lo Que desestimó la existencia de los grupos informales y de su importancia en la Organización. Es evidente que estos grupos poseen normas colectivas, más o Menos secretas e informales, que se transmiten entre ellos. Es por esto que Cuando alguien produce mucho en la mañana, “debe” disminuir su ritmo de Producción en la tarde.

Por otro lado, Taylor consideró como funciones Exclusivas de los gerentes la aceleración del trabajo mediante la estandarización De los métodos, de la adopción obligatoria de los mejores instrumentos y Condiciones de trabajo y de la cooperación obligatoria. Hay que considerar que La cooperación entre seres humanos es mayormente un aspecto emocional más que Racional.

A pesar de que Taylor y sus seguidores se Preocuparon inicialmente por la adecuación entre el hombre y la máquina, el Trabajo del hombre terminó siendo abordado como un proceso accesorio a la Máquina. Además, el desempeño humano pasó a ser estudiado dentro de sus límites Físicos, en términos de cargas, velocidad y fatiga, abarcando únicamente las Variables fisiológicas del ser humano. Por ejemplo, jamás se consideró la Fatiga desde un punto de vista sicológico.

3.4 Evaluación crítica de varios aspectos

· El método utilizado por Taylor es un método empírico y concreto, Donde El conocimiento se alcanza por la evidencia y no por la abstracción: se basa en Datos aislados que el analista de tiempos y movimientos observa. Los aspectos Más importantes se refieren al cómo y no al por qué de la acción del obrero. En Otros términos, se utilizaron muy poca investigación y experimentación Científica para comprobar las tesis pla nteadas.

· El enfoque de la administración científica omite interacciones entre Muchas variables críticas como el compromiso personal y la orientación Profesional de los miembros de la organización, el conflicto entre los Objetivos individuales y los organizacionales, etc. Todo esto es una muestra de Que el enfoque científico posee una visión incompleta de la organización.

· Las Observaciones de Taylor se limitaron casi exclusivamente a problemas de Producción localizados en la fábrica, sin considerar los demás aspectos de la Vida de una empresa, tales como los aspectos financieros, entre otros. Taylor Encaró el problema de la organización racional del trabajo partiendo de un Punto limitado y específico de la empresa, lo cual limita y restringe su Enfoque.

·El enfoque científico está dirigido a recetas Anticipadas, a soluciones enlatadas y a

principiosnormativosquedebenregirelcómohacerlascosasdentrodelas

organizaciones. Esa perspectiva muestra cómo debe funcionar la Organización, en vez de explicar su funcionamiento.

· La administración científica visualiza las empresas como si existieran En el vacío, o como si fuesen entidades autónomas, absolutas y herméticamente Cerradas a cualquier influencia proveniente de su esfera externa. Sin embargo, Las organizaciones no se comportan como sistemas cerrados y no pueden reducirse A unas pocas variables.