Planificación Estratégica y Operativa en la Empresa

Funciones básicas de la empresa según Fayol

Funciones básicas que toda empresa cumple según Fayol: 1) Funciones de Seguridad 2) Funciones Contables 3) Funciones técnicas 4) Funciones comerciales 5) Funciones Comerciales 6) Funciones Financieras

¿Qué es la planificación?

Qué es la planificación: Es la función que implica la selección de objetivos, políticas, procedimientos y programas entre las alternativas posibles.

Formas de Planificación

1) Informal: Todos los gerentes la utilizan. Registro escaso. Pocas metas que se comparten en la organización. Común en empresas pequeñas (startups, por ej). Los propietarios deciden hacia dónde ir y cómo hacerlo.
2) Formal: Se utiliza en empresas de mayor complejidad. Se definen metas específicas con plazos a futuro. Mayor registro. Se participa a más integrantes de la organización.

Se establecen programas de acción para su obtención. Se marca la ruta a seguir por las distintas unidades y una coordinación adecuada.

Críticas a la planeación formal

Críticas a la planeación formal: La planeación produce rigidez. No se pueden trazar planes para un entorno dinámico. Los planes formales no sustituyen la creatividad y la intuición. La planeación hace que los gerentes centren su atención en la competencia de hoy y no en la supervivencia de mañana.

Características de los objetivos bien diseñados: SMART

Características de los objetivos bien diseñados: SMART
1) S: Specific (Específico)
2) M: Measurable (Medible)
3) A: Achievable (Alcanzable)
4) R: Realistic (Realista)
5) T: Timely (Temporal)

Políticas

POLÍTICAS: Son afirmaciones generales que guían el pensamiento en la zona de decisiones, o sea planes directivos relativamente generales con un carácter razonable de permanencia. Son lineamientos para la toma de decisiones que reflejan un objetivo y dirigen a los administradores a ese objetivo.

Procedimientos

Procedimientos:
1) Fijación tradicional de Metas:Las metas se definen en la dirección de la organización. Luego se desagregan en metas parciales para cada nivel de la organización. Muchas veces existe un departamento de planeación formal integrado por especialistas, que es el encargado de desarrollar las estrategias para toda la organización.
2) APO (Administración por objetivos):
– Las metas son discutidas y seleccionadas con la participación de los empleados.
– Se hace un chequeo periódico del progreso hacia las metas fijadas.
– Se distribuyen recompensas de acuerdo a dicho progreso.

Tipos de planes

TIPOS DE PLANES:
1) Según alcance o línea estratégica en la empresa: Estratégicos u operativos
2) Según su alcance en el tiempo: De corto o largo plazo
3) Según su especificidad: Direccionales o concretos
4) Según su frecuencia de uso: Únicos o permanentes.

Planificación Estratégica

Planificación Estratégica: Proceso por el cual se concibe el presente y se proyecta un futuro. Fija objetivos y las estrategias para lograrlos: es una actividad que debe impulsarse por la cúpula estratégica y desarrollarse con el resto de la organización. Implica analizar en forma cuidadosa el entorno de la organización, así como sus propias fuerzas y debilidades, para determinar cuáles son los caminos que debe recorrer la organización. Se refiere al presente, pero también se proyecta al mediano y largo plazo.

Planificación Operativa

Planificación Operativa: La planificación operativa detalla las actividades que deben realizarse para el logro de los objetivos, los responsables de llevarlas a cabo, con plazos en que se deberán ejecutar, así como los recursos que requerirán. Es la puesta en práctica (día a día), el soporte de la planificación estratégica. Se enfoca en el corto plazo.

Pasos de la planificación estratégica

Pasos de la planificación Estratégica:
1) Definir la misión, visión, objetivos y estrategias corporativas:
Misión: Es una declaración de la finalidad de la empresa. Debería incluir: Qué hace la empresa (negocio), Para quién lo hace (Clientes, Mercado), Cómo lo hace (Proceso, Tecnología).
Visión: Respecto al propósito principal en un futuro, cuáles serían: Valores, conductas y actitudes deseadas, Mercados a atender, Escenarios esperados.
Estrategia: Es la búsqueda deliberada por un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva de un negocio y la multiplique.

2) Análisis externo: El ambiente externo es un determinante importante para las acciones de los gerentes. Por ej.: Qué hace la competencia, Qué legislación regula a la empresa, Cuál es la oferta de mano de obra existente, El análisis deberá poder determinar:

OPORTUNIDADES: tendencias positivas hacia la empresa desde los factores del ambiente externo.

AMENAZAS: tendencias negativas.

Sobre estas tendencias la empresa sólo tendrá posibilidad de conocerlas, pero no de modificarlas.

3) Análisis interno: El análisis deberá poder determinar:

FORTALEZAS: actividades que la empresa hace bien o recursos exclusivos.

DEBILIDADES: actividades que no hace bien o recursos que no tiene. Sobre estas tendencias la empresa no sólo tendrá posibilidad y necesidad de conocerlas, sino también de modificarlas.

4) Formular estrategias:La estrategia es la forma de posicionarse en el mercado, organizando y dirigiendo los recursos con el fin de lograr los objetivos establecidos que permitan que la organización cumpla la misión y se disponga a alcanzar la visión.

Una vez realizado el análisis FODA, se deberán determinar y evaluar alternativas estratégicas, eligiendo aquellas que mejor potencien los aspectos positivos y las que minimizan los negativos, haciendo prevalecer la ventaja competitiva.

Herramientas y técnicas de planificación:
1) Para asignar Recursos: Para lograr objetivos a través de las estrategias establecidas, que permitan cumplir la misión de la organización, se necesitan Recursos: humanos, físicos, financieros, intangibles.
Técnicas para asignar recursos:
A) ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS.
B) PROGRAMACIÓN: Es un Plan de las actividades a desarrollar, que incluye el orden en el que se realizan, cuándo comienzan y cuándo finalizan y quién debe realizarlas. Es conveniente su visualización gráfica; saber si se pueden solapar o no y comparar con lo planificado.
GRÁFICO GANTT: representa las actividades, planeadas y reales de acuerdo al paso del tiempo. Muestra el inicio, el final, qué actividades se solapan y el avance del trabajo o del proyecto.
GRÁFICO DE CARGAS: visualiza la carga de trabajo de unidades o personas, lo que permite planificar capacidad de trabajo.
RED PERT: diagrama de flujo en el que se muestra la secuencia de actividades con que se realiza un proyecto grande y complejo, el tiempo o costo de ellas y la posible holgura del proyecto, determinando su ruta crítica.
C) ANÁLISIS DE PUNTO DE EQUILIBRIO: ES LA CANTIDAD VENDIDA (EN UNIDADES O EN $) QUE PERMITE QUE LA EMPRESA NI GANE NI PIERDA.
D) RATIOS: Son relaciones entre dos variables relevantes de los Estados de Situación y/o de Resultados, Permiten mejorar la comprensión de la situación de la empresa para decidir sobre los recursos.
2) Para evaluar el entorno, Técnicas:
a) Reconocimiento del entorno: Inteligencia de la competencia
Actividad de reconocimiento del entorno para detectar lo que hace la competencia, cómo lo hace y qué efecto tendrá en la organización.
Cómo desarrollar Inteligencia de la competencia:
Reconocer cómo accede la competencia a nuestros empleados, proveedores y clientes. A través de fuentes de información: publicidad, materiales de promoción, boletines de prensa, informes entregados en dependencias gubernamentales, Internet. Asistir a exposiciones comerciales. Acceder a información de los vendedores. Ingeniería inversa: comprar productos de competidores y analizarlos.
b) Pronósticos: Predicciones de resultados, que anticipan los acontecimientos con acierto y oportunidad.
Cuantitativos – se aplican reglas matemáticas al conjunto de datos para predecir los resultados (debe existir buena información y concreta). Ej: series históricas, proyecciones, informes de expertos.
Cualitativos – se basan en el buen juicio y opiniones de conocedores para predecir resultados (cuando los datos son escasos o muy costosos). Ej: opinión de vendedores, consultorías, etc.

c) Benchmarking: Investigar las mejores prácticas entre los competidores y no competidores para mejorar el desempeño.

Categorías Benchmarking

4 Categorías Benchmarking:
1) Benchmarking interno: un chequeo interno de los estándares de la organización, para determinar formas potenciales de mejorar la eficiencia.
2) Benchmarking competitivo: es la comparación de los estándares de una organización, con los de otras empresas (competidoras).
3) Benchmarking de la industria: comparar los estándares de la empresa con los de la industria a la que pertenece.
4) Benchmarking «mejor de su clase»: es la comparación de los niveles de logros de una organización, con lo mejor que exista en cualquier parte del mundo, sin importar en qué industria o mercado se encuentre.