Planificación y Control de Proyectos

Introducción

Un proyecto es una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas, y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante, requiriendo un largo periodo de tiempo para su finalización. La dirección de proyectos se puede definir como la planificación, programación, ejecución y control de los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Ejemplos de proyectos incluyen el desarrollo de un nuevo producto, la construcción de una obra civil o la escritura de un libro.

1. Planificación del Proyecto

Antes del inicio del proyecto, se elabora un plan que sirve de guía. En la planificación, se distinguen las siguientes fases:

1. Determinación de los objetivos básicos.
2. Definición de sus características básicas.
3. Determinación de los recursos necesarios.
4. Organización del proyecto y de los equipos.

A. Determinación de los Objetivos Básicos

Es habitual distinguir los siguientes objetivos básicos en la planificación:

• Resultado: Por ejemplo, la ejecución de una obra. Es el inicio y la justificación del proyecto, y el objetivo más importante. Su consecución es un requisito necesario, pero no suficiente, para el éxito.
• Coste: Definido contractualmente en proyectos externos. Un menor coste final aumenta la posibilidad de éxito. Una correcta gestión debe ajustarse al coste establecido o mejorarlo para aumentar el margen de beneficio.
• Tiempo de ejecución: Variable clave para determinar la calidad. Una gestión eficiente del tiempo es crucial. En la actualidad, las licitaciones para la administración incluyen la fecha prevista de terminación, con penalizaciones económicas por retrasos.

La empresa debe analizar estos tres objetivos, buscando una combinación óptima. Algunos autores incluyen la calidad, el cumplimiento de requisitos y la satisfacción del cliente.

B. Definición de las Características Básicas

Implica determinar las fases y actividades necesarias. La estructura de un plan de proyecto se descompone en una jerarquía de cuatro niveles:

1. Proyecto: El nivel más alto.
2. Hitos (Fases principales): Representan la realización de componentes esenciales. Al finalizar cada fase, se analiza la viabilidad, el cumplimiento de plazos y la necesidad de recursos o el abandono del proyecto.
3. Sub-hitos (Subfases): Conjunto de actividades necesarias para cada fase principal.
4. Actividades (Tareas específicas): Necesarias para cada subfase.

C. Determinación de los Recursos Necesarios

Se deben determinar los materiales, medios auxiliares, operarios, horas de maquinaria, etc., necesarios, en qué cantidades y durante cuánto tiempo. Esta decisión es trascendental, ya que afecta al cumplimiento de los objetivos iniciales.

D. Organización del Proyecto

Para proyectos de larga duración, se suelen crear equipos de proyecto encabezados por un director. Este director coordina las actividades de los departamentos implicados e informa a la alta dirección. Es el responsable de la ejecución y control, y el motor del avance del proyecto. Debe tener capacidad de liderazgo, habilidades organizativas y actitud para las relaciones personales.

2. Programación del Proyecto

En esta fase, se asignan los recursos (personas, dinero, materiales) a las actividades, identificando la relación entre ellas para una asignación óptima. Se utilizan técnicas como los diagramas de Gantt y los métodos CPM y PERT. Se decide qué actividades deben acortarse para cumplir el plazo y qué recursos asignar para lograrlo.

3. Control del Proyecto

Para cumplir los objetivos, es necesario un control periódico que detecte desviaciones y permita adoptar medidas correctoras. El control se centra en los objetivos principales, sin olvidar la satisfacción del cliente. Debe emitir informes periódicos sobre el cumplimiento de los objetivos para facilitar acciones correctoras. También se utilizan los diagramas de Gantt y los métodos CPM y PERT para esta función.

Técnicas de Planificación y Control de Proyectos

Diagrama de Gantt

Se elabora antes del inicio del proyecto. Representa las actividades con barras horizontales, donde la longitud indica la duración. Permite conocer el orden de las actividades, el calendario previsto y la duración total. A medida que el proyecto avanza, las barras se sombrean para indicar el progreso. Se distribuyen periódicamente entre los miembros del proyecto, indicando la fecha actual con una línea vertical para identificar retrasos. Permite tomar acciones correctoras para cumplir la fecha de finalización.

Aunque CPM y PERT ofrecen ventajas, los diagramas de Gantt siguen siendo útiles para resumir el estado actual, complementando la información de PERT y CPM.

Método del Camino Crítico (CPM y PERT)

CPM fue desarrollado en 1954 por Nelly y Walter. Casi simultáneamente, PERT fue desarrollado en 1958 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de EE. UU. para planificar el desarrollo del submarino Polaris y sus misiles balísticos, que implicaba coordinar a más de 250 contratistas directos y más de 9000 subcontratistas.

CPM

Está desarrollado para planificar proyectos con numerosas actividades, donde la duración de cada actividad es determinista (conocida con certeza). Esta es la principal diferencia con PERT. Se considera que no hay restricciones de recursos y el coste no es un factor limitativo. El objetivo principal es determinar si el proyecto se finalizará en el plazo previsto y, en caso contrario, adoptar medidas correctivas.

Etapas del CPM

1. Dibujar el grafo: Se parte de la relación de precedencias entre las actividades, representada en una tabla de precedencias.

• Actividad: Cada fase o trabajo necesario.
• Nudos: Inicio o finalización de cada actividad.

Las actividades se indican con flechas rectas y los nudos con círculos.

Reglas de construcción de un grafo:

• a. Hay un solo nudo de inicio y de final.
• b. Dos actividades no pueden compartir los mismos nudos de origen y destino.
• c. El caso anterior se soluciona con una actividad ficticia.
• d. Hay solo otra razón para una ficticia: distinguir precedencias.
• e. Los números se enumeran de izquierda a derecha y de arriba abajo.
• f. No puede enumerarse un nudo si le llegan actividades de nudos aún no numerados.

Una actividad ficticia se representa con una flecha discontinua, su duración es 0. Se emplean para asegurar que el grafo representa las relaciones de precedencia, sin significado económico ni influencia en la duración.

El grafo es una representación esquemática de la relación entre las actividades y su orden. Su elaboración es un proceso de prueba y error.

Calcular los tiempos de cada actividad: Para calcular si el proyecto finalizará en el plazo, se calculan los tiempos de comienzo y finalización de cada actividad.

• g. Numerar los niveles o sucesos del grafo CPM.
• h. Calcular tiempos early y last.

Numerar los niveles o sucesos del grafo CPM:

• i. Se comienza de izquierda a derecha, asignando el valor 1 al nudo inicial.
• j. Ninguna actividad parte de un nivel con numeración superior al nudo donde finaliza.
• k. Para numerar un nudo, todas las actividades que finalizan en él deben proceder de nudos numerados.

Tiempo early: Es lo más pronto que puede llegarse a un nudo. Se obtiene: Ej = Máximo (Ei + dij). Es el comienzo más largo hacia ese nudo. Se sigue un orden creciente de numeración, comenzando por el nudo inicial (valor 0). Los tiempos early se escriben en el sector izquierdo de cada nudo. El tiempo early del último nudo es la duración esperada del proyecto.

EjLj = Tiempo early/last de la etapa destino.

EiLi = Tiempo early/last de la etapa origen.

dg = Duración de la actividad entre los nudos Eij.

tij = Conjunto de actividades que finalizan en la etapa.

Tiempo last: Es lo más tarde que se puede llegar a un nudo sin retrasar la finalización. Li = Mínimo (Lj – dij). Ej < Li. El cálculo se realiza de derecha a izquierda (orden decreciente). Se comienza por el nudo final, haciéndolo coincidir con su tiempo early. Cada tiempo last se escribe en el sector derecho de cada nudo.

Calcular la holgura de cada actividad: El objetivo del CPM es:

• l. Calcular la duración final del proyecto y representarla esquemáticamente.
• m. Determinar qué medidas adoptar para modificar la duración.

La holgura es el retraso máximo que puede producirse sin modificar la duración final. Se calcula: Tiempo last del nudo final menos la duración de la actividad menos el tiempo early del nudo inicial.

HOLGURA TOTAL = HT > – HL > – Hi

HOLGURA LIBRE = Ej – Ei – dij = Hj – Oi. Solo puede gastarse en las actividades precedentes o en la propia.

HOLGURA INDEPENDIENTE = Ej – Li = Hl – Oi. Si no se gasta en la propia actividad, se pierde.

Las actividades críticas son aquellas cuyo retraso afecta a todo el proyecto. El resto tienen margen (holgura).

4. Determinación del camino/s crítico/s:

Las actividades críticas tienen holgura total cero. Cualquier variación en su duración modifica la duración del proyecto. El camino crítico es la sucesión de actividades críticas desde el nudo inicial al final. Siempre hay al menos un camino crítico, y puede haber más de uno. La suma de la duración de sus actividades determina la duración global. Para reducir la duración, se debe actuar sobre las actividades críticas. Un retraso en una actividad crítica retrasa la finalización, mientras que en una no crítica se debe observar su holgura para calcular el efecto.

Las empresas suelen tener penalizaciones por retrasos. Para reducir la duración, se pueden usar horas extraordinarias, contratar más personal, subcontratar, etc. Sin embargo, la mejor forma de acelerar un proyecto es definirlo correctamente, sin actividades innecesarias y con una secuenciación correcta.