Planificación y Organización Empresarial: Estrategias para el Éxito

1. Función de Planificación

Consiste en fijar objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

2. Clasificación de Planes

– Según su Alcance y Amplitud:

Fin o propósito: Fines perseguidos por la empresa.
Objetivos: Lo que quiere conseguir la empresa en un periodo concreto sin perder de vista su fin.
Estrategias: Acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos marcados, medios para conseguirlos.
Políticas: Principios básicos para tomar decisiones y marcan los límites de actuación.
Procedimientos: Pasos para ejecutar una acción.
Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas.
Presupuestos: Planes cuantificados. Prevén necesidades de dinero para afrontar planes marcados y establecen prioridades para ser ejecutados.

– Según su Ámbito Temporal:

Largo plazo: Se contemplan en un periodo superior a 5 años.
Medio plazo: Superior a 1 año, e inferior a 5.
Corto plazo: Como límite, un año.

– Según su Funcionalidad:

Área comercial: Se refieren a todo lo relacionado con las ventas, antes y después de producir.
Área de producción: Se refieren al sistema productivo.
Área de inversión y financiación: Hacen referencia a los fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Área de recursos humanos: Hacen referencia al factor humano de la empresa.

3. Etapas de la Planificación

Análisis de la situación de partida: Se analiza la situación actual de la empresa y su entorno.
Fijación de los recursos: Se marcan los objetivos, tanto generales como subobjetivos, y concretan metas a las que se quiere llegar.
Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación: Se marcan los caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos.
Evaluación de las alternativas: Estudiar los puntos fuertes y débiles, y evaluar costes, riesgos, dificultades que hay que superar.
Elección de una de las alternativas: Se decide qué plan se ejecutará.
Control y determinación de desviaciones: Aunque se haya escogido una alternativa, es posible que varíe, eligiendo otras.

4. Organización Formal e Informal

Organización Formal: La estructura intencional que sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Las personas cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.
Organización Informal: Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa.

5. La Estructura Organizativa

Es necesario conocer la división del trabajo, analizar cómo se coordina y cómo es la comunicación entre los elementos que forman parte de la empresa.

División en Departamentos:

Por funciones: Se organizan según su especialización y su capacidad, dependiendo del trabajo que realizan.
Por zonas geográficas: Se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto.
Por productos: En empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.
Por procesos: Se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

Maneras de Relacionarse:

Lineales: Cuando hay un enlace entre órdenes.
De staff o equipo asesor: La finalidad es el asesoramiento por parte de especialistas.
Funcionales: Especialistas solo.

6. Modelos Organizativos

Modelo Lineal

Características: Principio de unidad de mando. Estructura rígida. Válido para PYMEs y empresas con procesos simples.
Ventajas: Simplicidad. Responsabilidad y autoridad bien definidas. Rapidez en toma de decisiones.
Inconvenientes: Falta de especialización de directivos. Excesiva concentración de autoridad. Falta de flexibilidad. Falta de motivación de subordinados.

Modelo Funcional

Características: Existencia de especialistas dedicados a una tarea concreta. Los subordinados no dependen de un superior inmediato; por encima de ellos puede haber varios jefes.
Ventajas: Dispone de especialistas. Comunicaciones directas (sin intermediarios). Es la especialidad, no la jerarquía, la que promueve la toma de decisiones.
Inconvenientes: Los empleados reciben órdenes de varios jefes y eso da lugar a conflictos de convivencia.

Modelo en Línea y de Asesoramiento

Características: Estructura central jerárquica.
Ventajas: Intervención de especialistas que asesoran a los departamentos.
Inconvenientes: Las decisiones son lentas (hay que consultar al staff).

Modelo de Comité

Características: Las decisiones se toman conjuntamente entre los jefes de diversas áreas para obtener una visión global.
Ventajas: Las decisiones se toman desde diversos puntos de vista y permite asumirlas mejor.
Inconvenientes: Se tarda mucho en tomar decisiones. A veces se toman por compromiso.