Presupuesto

Presupuesto es un plan de acción expresado en términos financieros, en función de horas hombre-hombre, unidades producidas, horas-máquina, o cualquier otro término numérico mensurable.

La función del presupuesto es programar la distribución de ingresos y egresos financieros, prever el aprovechamiento de recursos y apoyar la consecución de objetivos.

Importancia:

De la utilización adecuada y racional de los recursos disponibles dependerá el logro de objetivos organizacionales.

Requisitos del presupuesto:

• Elaborarse por partidas.
• Prever cambios e imprevistos.
• Fijar ingresos y egresos.
• Ser flexible.
• Aprovechar al máximo los recursos disponibles.
• Fijar controles

Tipos de presupuesto

• Presupuesto de ingresos y egresos. Es un plan financiero que se estima de acuerdo con los ingresos fijos y percepciones promedio, según experiencias previas. Los egresos se consideran como inversiones necesarias, ya probadas.
• Presupuesto de costos fijos: Es un plan financiero que se estima de acuerdo con los ingresos fijos y percepciones promedio, según experiencias previas. Los egresos se consideran como inversiones necesarias, ya probadas.
• Presupuesto de costos variables: Es apropiado para controlar los egresos que pueden variar según la demanda: por ejemplo, material desechable, viáticos, actividades de enseñanza, etcétera. Es apropiado para controlar los egresos que pueden variar según la demanda: por ejemplo, material desechable, viáticos, actividades de enseñanza, etcétera.
• Presupuesto por programa: Se detallan los egresos conforme a los diversos programas que integran el plan general
• Presupuesto financiero: Es aquel que se expresa en unidades monetarias, y en función de horas-hombre y horasmáquina. La particularidad de esta técnica presupuestal es el establecimiento de números en su elaboración.
• Presupuesto operacional: Es aquel que se expresa en unidades monetarias, y en función de horas-hombre y horasmáquina. La particularidad de esta técnica presupuestal es el establecimiento de números en su elaboración.
• Presupuesto con base cero: Su propósito es un sistema variable bien operado, la idea sustantiva de esta técnica es dividir los programas empresariales en paquetes y calcular los costos por paquetes. Cada programa se inicia con base cero, los gastos se calculan así cada vez que se revisa el presupuesto evitando con ello la tendencia a tomar en cuenta sólo los cambios producidos en el ejercicio anterior. La principal ventaja de esta técnica de presupuesto es que cada vez que se evalúa el ejercicio presupuestal anterior se debe planear de nuevo cada programa, de tal forma que sus costos se revisan totalmente.

Políticas

Son planes cuando el sentido que se les asigna como lineamientos a seguir permiten la toma de decisiones.

Función

Guiar las acciones, orientar los programas, comunicar las decisiones de nivel estratégico, interpretar los objetivos organizacionales y conocer las líneas generales a las que deberá orientarse el funcionamiento de la organización.

Requisitos al elaborar las políticas

• Redacción clara y orientación positiva
• Ser alcanzables, que se puedan medir y operables
• Poseer un alto grado de permanencia.
• Anticiparse al futuro
• Ser de interés para toda la comunidad.
• Ser congruentes con las leyes respectivas
• Ser congruentes con los objetivos generales de las organizaciones que participan.
• Permitir dentro de ciertos límites la discrecionalidad

Ejemplos de políticas

• Simplificación administrativa.
• Reordenación económica.
• Aprovechamiento de recursos.
• Impulso a la investigación

Clasificación de las políticas

• 1. Políticas generales: emanan del nivel estratégico y afectan a toda la organización.
• 2. Políticas específicas: son departamentales o sectoriales.
• 3. Según su área de influencia, pueden ser: de servicio, económicas o sociales

Programas

Planes específicos de acción en los que no sólo se fijan objetivos y secuencia de operaciones, sino especialmente el tiempo requerido para su ejecución. Incluyen las metas, políticas, procedimientos y todos los pasos que han de seguirse para llevar a cabo un curso de acción.

Función

Son las alternativas de solución que deciden la secuencia en las actividades, la utilización de recursos y la forma de alcanzar los objetivos de la organización.

Clasificación de los programas

Programas generales. Se desprenden de los planes de nivel estratégico.

Programas específicos. Son departamentales, sectoriales o de ambos tipos a la vez.

A largo plazo. Se dividen, a su vez, en distantes y remotos.

A corto plazo: Se dividen, a su vez, en inmediatos y mediatos, y varían desde seis meses hasta un año

Aspectos de un programa

Datos generales. 2. Introducción. 3. Índice de contenido. 4. Diagnóstico administrativo. 5. Justificación. 6. Objetivos. 7. Organización. 8. Presupuesto. 9. Actividades. 10. Evaluación.

Cronogramas

Diagramas en los cuales se describen acciones o eventos en las filas y en las columnas los periodos considerados como estándar.

Función

Relacionar dos variables: eventos y tiempo.

Diagrama de Gantt

Permite planear y controlar las acciones. En su estructura incluye primordialmente actividades y tiempos que se pueden visualizar diario, verificar los avances, marcar tiempos libres y controlar las acciones, útil en planes de distribución y rotación de personal.

Diagramas de flujo

diagramas que representan la secuencia de operaciones, procedimientos o rutinas previamente establecidas. Los diagramas de flujo son descriptivos y dinámicos

Simplifican el trabajo. • Permiten el análisis y la eliminación de actividades inútiles o innecesarias. • Establece el mejor flujo de operaciones.

Clases

Vertical o de análisis de proceso. • Horizontal. • Bloques.

Diagrama causa-efecto de Ishikawa

Herramienta visual para organizar de forma logica las posibles causas de un problema.

Procedimiento

• Seleccionar el problema. Colocándolo en un rectángulo a la derecha y señalandolo con una flecha
• Liste las posibles causas: Personal, método, material, medio ambiente.
•  Interpretar el diagrama.

FODA

su propósito es realizar un diagnóstico situacional para posicionarse competitivamente, tomar decisiones y aprovechar el análisis del entorno para establecer estrategias.

Factores internos controlables: Fortalezas y debilidades

Factores externos no controlables: Oportunidades Amenazas

FODA es un instrumento para desarrollar cuatro tipos de estrategias:

Estrategias FO (maxi-maxi). Mediante la combinación de los aspectos positivos tanto internos como externos, fortalezas y oportunidades, para hacer crecer fortalezas y oportunidades.

Estrategias FA (maxi-mini). Al combinar un elemento positivo interno con un elemento negativo externo, para evitar las amenazas utilizando las fortalezas.

Estrategias DO (mini-maxi). Mediante la reducción de las debilidades y aprovechar las oportunidades.

Estrategias DA (mini-mini). Para reducir las debilidades y enfrentar las amenazas.