Concepto de Presupuesto

El presupuesto es un instrumento que permite valorar en términos monetarios los recursos necesarios para afrontar necesidades futuras.

Al realizar un presupuesto, este debe cumplir dos funciones básicas en la empresa:

• Planificación: La elaboración de un presupuesto relaciona objetivos, recursos y horizonte temporal.
• Control: Permite comparar el resultado esperado con el resultado final conseguido y tomar las medidas oportunas si no coinciden ambos resultados.

La Empresa

El presupuesto lo decide la empresa y se puede hacer a medida, modificando las partidas que se necesiten.

Se suelen dar dos características:

• Se comprometen a que no haya déficit.
• Se realizan en la misma línea estratégica que la empresa.

Los Gobiernos o Administraciones Públicas

Los presupuestos son difíciles de negociar y cambiar. Están influidos por criterios económicos y sociales.

Las Economías Domésticas

El presupuesto tiende a ser estable, porque los ingresos de las familias son más o menos fijos. Suele existir un suelo de gasto que incluye aspectos necesarios para la supervivencia familiar, como comida, luz y agua.

Necesidad de Realizar Presupuestos

La necesidad de realizar presupuestos está justificada porque permite:

• Organizar las actividades anuales de la empresa.
• Coordinar los departamentos de la empresa implicados en alguna partida del presupuesto.
• Dar a conocer a todos los miembros de la empresa los objetivos a corto y largo plazo.
• Implicar activamente a todos los departamentos en la consecución de los objetivos.
• Controlar y evaluar el resultado, permitiendo averiguar qué partidas se han desviado del objetivo propuesto.

Características de los Presupuestos

Precisión, realismo, prioridad, transparencia, periodicidad, equilibrio, flexibilidad, unidad, previsión.

Clasificación de los Presupuestos

En función de su contenido

• Presupuesto operativo o de explotación: Hace referencia a las operaciones del día a día.
• Presupuesto financiero: Hace referencia a las operaciones a largo plazo de la empresa.

Estos forman el presupuesto maestro.

En función del periodo de tiempo que abarcan

• Presupuestos a corto plazo: Cubren un periodo inferior al año. Se suelen realizar para el control de la tesorería.
• Presupuestos a largo plazo: Cubren un periodo superior al año.

En función del tipo de organización a la que se aplican

• Presupuestos privados: Para empresas privadas; su estructura viene determinada por los gastos e ingresos para un periodo concreto.
• Presupuestos públicos: Para el sector público; se utiliza un tipo de presupuesto llamado por programas.

El presupuesto público en España: Presupuestos Generales del Estado.

En función de la rigidez en sus ajustes

• Presupuestos fijos o rígidos: Los utilizan empresas con gran estabilidad en ingresos y gastos, y con mayores dificultades para modificar sus límites presupuestarios. No se alteran durante el periodo al que hacen referencia y la empresa los aplica de forma rígida, de manera que no se pueden cambiar. Se fijan para un determinado volumen de actividad y no se ajustan si el volumen estimado no coincide con el volumen real.
• Presupuestos flexibles: Para distintos niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias que surjan en la empresa. Tratan de anticipar los cambios para ceñirse a ellos y, si el volumen de actividad cambia, se puede ajustar el presupuesto al volumen real de actividad. Son dinámicos, pero complicados y costosos. Se tienen en cuenta las variaciones de los precios, los costes variables presupuestados y el nivel de producción real.

En función de los datos de referencia

• Presupuestos base cero: Se realiza sin tener en cuenta los hechos de ningún periodo anterior, ya que, de esta forma, se realiza un cálculo más exhaustivo de gastos e ingresos. Su objetivo es reducir gastos sin afectar a las actividades principales de la empresa. Elimina actividades de baja prioridad y minimiza las de prioridad media. El responsable de cada departamento debe justificar todos los detalles del presupuesto de su área y debe comunicar y evaluar sus alternativas ante desviaciones entre lo real y lo estimado.
  • Ventajas: Ofrece más información para tomar decisiones de ingreso y gasto. Existe una utilización de recursos más eficiente.
  • Desventajas: Su elaboración es muy costosa. Necesita toda la información de cada área de la empresa.
• Presupuestos modificados: Parten de los datos del ejercicio anterior. Se cambian los datos que varíen o se adaptan, por ejemplo, a la inflación, y los que no sufren variaciones se dejan igual.
  • Ventajas: Se puede realizar para el largo o el corto plazo. El análisis de los gastos es más eficiente y eso permite reducirlos más fácilmente.
  • Desventajas: Su elaboración puede contener errores, ya que se basa en datos de años anteriores. Requiere un esfuerzo muy grande para su configuración.

Presupuesto Maestro

Debe crearse para que un presupuesto sea completo. Es el principal, en el que se incluyen todas las áreas de la empresa para tener una visión general de los gastos e ingresos. Es estático, se suele realizar anualmente y comprende todas las áreas de la empresa; por eso se dice que es el principal. Aquel que aúna todos los presupuestos que haya en la empresa. Es la culminación de todo el proceso de planificación y está formado por el presupuesto de operación u operativo y el financiero.

Presupuesto Operativo

Es el presupuesto de la actividad corriente de la empresa, de ventas y gastos corrientes. En las empresas grandes, se compone de los presupuestos de áreas más pequeñas, como ventas, producción y costes, asociados a las compras.

Presupuesto de Ventas

En él se planifica cuánto venderá la empresa en un periodo de tiempo concreto. Es muy difícil de calcular, está influido por muchas variables, como el entorno o la competencia. Es el más importante, ya que determina cuánto tiene que producir la empresa para después venderlo. Permite conocer el volumen de ventas estimado en términos monetarios. Es la meta hacia la que se dirige la empresa.

Presupuesto Financiero

Está formado por recursos económicos y financieros para desarrollar la actividad de la empresa.

Presupuesto de Tesorería

Lo constituyen todos los cobros y pagos que la empresa tiene previsión de realizar tanto en el ciclo de explotación como en el de capital, tanto en el corto como en el largo plazo. Su objetivo es prever la situación de liquidez de la empresa en cada momento y hacer las correcciones necesarias.

Control Presupuestario

Las empresas se fijan unos objetivos que esperan conseguir. Realizan los presupuestos con los datos esperados y confían en que se acerquen lo máximo posible a los datos reales. Es una de las principales tareas que se deben realizar en la empresa. Es importante por varios motivos:

• Sirve para comparar las previsiones realizadas en la planificación de los presupuestos con los datos reales de la empresa.
• Analiza las diferencias entre los datos previstos y los reales, y la causa de las desviaciones presupuestarias.
• Busca las causas de esas diferencias en los presupuestos parciales.
• Propone las medidas para corregir las diferencias entre los presupuestos previsionales y los reales.

Desviaciones

El objetivo del control presupuestario es analizar las desviaciones que se producen al comparar el presupuesto con la realidad.

• Aleatorias: Como consecuencia de sucesos no previstos.
• Por causas internas de la empresa: Causadas dentro de la empresa. Se pueden controlar y son fácilmente subsanables por esta.
• Por causas externas a la empresa: Son consecuencia de factores externos a la empresa y no se pueden controlar ni corregir fácilmente.