Administración

Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para el logro de los objetivos.

Dimensiones de la Administración

• Como ciencia: Estudia a las organizaciones con fines descriptivos para comprender su funcionamiento, su evolución, su crecimiento y su conducta.
• Como técnica: Opera la realidad y la transforma utilizando principios, normas, procedimientos y técnicas para lograr el funcionamiento óptimo de las organizaciones, orientar su comportamiento y el de cada una de sus partes hacia el logro de los objetivos.
• Como arte: Está vinculado a la personalidad del administrador y su capacidad para percibir la realidad y ejercer un liderazgo eficaz.

Objeto de Estudio de la Administración

El centro de estudio son las organizaciones, el grupo y la interrelación de sus miembros.

La Organización

Son agrupaciones sociales deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines específicos. Grupos de personas que se organizan para conseguir un mismo fin en común.

Características Principales

• División del trabajo, poder, responsabilidades y comunicación: Ha sido deliberadamente planeada para favorecer fines específicos.
• Presencia de uno o más centros de poder: Revisan continuamente la actuación de la organización y remodelan su estructura donde sea necesario.
• Sustitución del personal: Las personas que no satisfacen pueden ser removidas y sus tareas asignadas a otras.

Tipos de Organización

Organización Formal

Basada en una división racional del trabajo que especializa órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama.

Organización Informal

Surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal.

La Organización como Sistema

Los enfoques clásicos y conductistas la consideran como un sistema entrada-proceso-salida.

• Las teorías clásicas de la organización han estado vinculadas a los conceptos de departamentalización, la estructura y las relaciones de autoridad.
• Las teorías conductistas han enfatizado sobre los efectos de las relaciones interpersonales, el grado de satisfacción de sus miembros y la productividad organizacional.

Organización como Sistema Abierto

Está en intercambio permanentemente con la realidad social y sus componentes, influyéndose mutuamente. Cada organización existe en un entorno muy complejo que ejerce influencia sobre su estructura y actividad.

Enfoque Entrada-Proceso-Salida

• Entrada: Acciones, interacciones, expectativas, energía, información, materias primas, etc.
• Procesos: Variables mediadoras, tareas, relaciones interpersonales, estructura, cultura, etc.
• Salida: Productos, servicios, dirección, cohesividad.

La Empresa

Unidad económica social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto se hace uso de los factores de la producción: trabajo, capital y tierra.

Conceptos Clave de Gestión

Productividad

Es la relación de salidas-insumos dentro de un periodo, considerando la calidad. La productividad puede mejorarse:

• Al incrementar las salidas con los mismos insumos.
• Al reducir los insumos pero mantener las mismas salidas.

Efectividad

Es el logro de los objetivos.

Eficiencia

Es alcanzar los fines con el mínimo de los recursos.

Restricción (Constraint)

Es todo aquello que impide a un sistema alcanzar un mayor rendimiento en relación a una meta.

Planeación

Es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.

Margen de Contribución

Es cómo contribuyen los precios de los productos o servicios para cubrir los costos fijos y generar utilidad.

Funciones Administrativas

Función Comercial

Es la función que involucra la investigación de mercados, desarrollo de productos, fijación de precios, comunicación, promoción, venta y distribución de productos o servicios.

Gestión de Aprovisionamiento

El costo total del aprovisionamiento será la suma de:

• Costo de Ordenar: Son los costos que surgen de realizar el pedido de cada una de las órdenes.
• Costo de Mantenimiento: Es el costo que surge de mantener en stock los insumos, expresado por unidad de producto y durante un tiempo determinado.

Niveles de Stock

• Stock Máximo: Se refiere a la mayor cantidad de existencias que se pueden mantener en el almacén en función de los costos que deben soportarse.
• Stock Mínimo: Se refiere a la menor cantidad de existencias que se pueden mantener en el almacén para que no se produzcan rupturas de stock.
• Punto de Pedido: Es el nivel de existencia en el cual se debe realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido debe tenerse en cuenta el tiempo en el que el proveedor tardará en entregar el pedido.

Lote Óptimo

Cantidad de unidades óptimas a comprar que minimiza el costo total de abastecimiento.

Tipos de Costos

• Costos Fijos: Sueldos generales, alquiler, impuestos, luz, agua, etc.
• Costos Variables: Insumos, sueldos del personal encargado de la producción, impuestos relacionados con los ingresos, etc.

Tipos de Poder en la Organización

• Poder de Recompensa: Capacidad de algunos superiores para proporcionar gratificaciones (ej. dinero) según el nivel de desempeño.
• Poder Coercitivo: Capacidad de una persona para administrar medidas disciplinarias, advertencias escritas, desvinculaciones.
• Poder Legitimado: Ocurre cuando se piensa que es correcto o legítimo que otra persona influya en sus acciones.
• Poder de Referencia: Se basa en el deseo de las personas para parecerse a otra persona o identificarse con ella.
• Poder del Experto: Se basa en la percepción respecto a un mayor conocimiento, capacidad o pericia de otra persona.

Liderazgo

Arte o proceso de influencia en las personas para que participen dispuestos y con entusiasmo hacia el logro de las metas del grupo.

Estilos de Liderazgo

• Líder Autocrático: Ordena y espera cumplimiento; dirige por la habilidad de retener u otorgar recompensas.
• Líder Democrático: Consulta con los subordinados y alienta su participación.
• Líder de Rienda Suelta (Laissez-faire): Usa el poder muy poco; da un grado de independencia a los subordinados.

Estructuras Organizacionales Formales

Estructura Lineal

Por lo general, se encarga de todas las actividades directamente vinculadas a las funciones primarias. También denominada principio escalar.

• Ventajas: Estructura sencilla y de fácil comprensión; facilidad de implantación; estabilidad considerable; es el tipo más indicado para pequeñas empresas; delimitación nítida y clara de las responsabilidades.
• Desventajas: La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la falta de flexibilidad; puede volverse autoritaria y provocar rigidez en la disciplina; enfatiza la función de jefatura y de mando y la exagera, pues supone la existencia de jefes que supuestamente pueden y saben todo; la unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada.

Estructura Funcional

Aplica el principio funcional o de la especialización. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa, derivada de su especialidad.

• Ventajas: Proporciona el máximo de especialización a los diversos cargos de la organización; permite la mejor supervisión técnica posible en todos los niveles; desarrolla la comunicación directa; separa las funciones de planeación y de control de las de ejecución.
• Desventajas: Dispersión y pérdida de autoridad de mando; subordinación múltiple; tendencia a la competencia entre los especialistas; tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización.

Estructura Línea-Staff

Es una combinación de la organización lineal y funcional. Los órganos de staff tienen autoridad de asesoría, planeación y control, de consultoría y recomendación.

• Ventajas: Asegura asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de autoridad única; actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.
• Desventajas: Posibilidad de conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversa; existe una gran posibilidad de conflictos entre los órganos de línea y los de staff.

Departamentalización

Es una división del trabajo en términos de diferenciación entre los diversos tipos de tareas ejecutadas por los órganos. Puede ocurrir en cualquier nivel jerárquico de la organización.

Por Funciones

Agrupación por actividades o funciones principales. División interna del trabajo por especialidad. Autodesarrollo de los conocimientos especializados.

• Ventajas: Mayor utilización de personas especializadas y recursos; adecuada para actividades continuas, rutinarias y establecidas a largo plazo.
• Desventajas: Cooperación interdepartamental mínima; contraindicada en circunstancias ambientales impredecibles y cambiantes.

Por Productos o Servicios

Agrupación por resultados en cuanto a productos o servicios. División del trabajo por líneas de productos o servicios. Énfasis en los productos y servicios. Orientación hacia los resultados.

• Ventajas: Definición de la responsabilidad por productos o servicios, lo cual facilita la evaluación de los resultados; mejor coordinación interdepartamental; mayor flexibilidad; facilita la innovación; ideal para cambios.
• Desventajas: Disminución de la especialización; alto costo operacional por la duplicación de las especialidades; contraindicada en circunstancias estables y rutinarias.

Por Geografía o Territorio

Agrupación conforme a la localización geográfica o territorial. Énfasis en la cobertura geográfica. Orientación hacia el mercado.

• Ventajas: Mayor adaptación a las condiciones locales o regionales; fija responsabilidades locales o regionales, facilitando la evaluación; práctico para empresas minoristas.
• Desventajas: Disminuye la coordinación de la organización en conjunto; disminución de la especialización.

Por Clientela

Agrupación conforme al tipo o volumen de la clientela o a los compradores. Énfasis en el cliente.

• Ventajas: Motiva a la organización para satisfacer las demandas de los clientes; fija las responsabilidades por cliente.
• Desventajas: Vuelve secundarias las demás actividades de la organización; sacrifica los demás objetivos de la organización.

Por Procesos

Agrupación por fases del proceso, el producto o la operación. Énfasis en la tecnología utilizada.

• Ventajas: Mejor arreglo físico y asignación racional de los recursos; utilización económica de la tecnología; ventajas económicas del proceso; ideal cuando la tecnología y el producto son estables.
• Desventajas: Contraindicada cuando la tecnología sufre cambio y se desarrolla constantemente; falta de flexibilidad y adaptación a los cambios.

Por Proyectos

Agrupación en función de las salidas o resultados de uno o más proyectos. Requiere estructura organizacional flexible y adaptable a las circunstancias del proyecto. Requiere alto grado de coordinación entre los órganos.

• Ventajas: Ideal cuando la concentración de recursos es grande; alta concentración de recursos e inversiones; adaptación al desarrollo tecnológico.
• Desventajas: Concentra personas y recursos en cada proyecto provisionalmente; al final de un proyecto hay incertidumbre en cuanto a otros proyectos; discontinuidad y parálisis.

Diseño Organizacional

Actividad en la que se define la estructura orgánica, la cual es única y específica para cada organización, teniendo en cuenta su estrategia, su entorno y la tecnología que se utiliza.

Importancia

• Define la estructura funcional.
• Establece la ubicación de cada agente en la estructura.
• Determina la autoridad y/o dependencia jerárquica.

La Función Administrativa en Contexto

No es una entidad aislada, sino una parte integral de un conjunto mayor constituido por varias funciones que se relacionan entre sí, así como con todo el conjunto.