Proceso Administrativo: Concepto y Fases

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que realiza la administración de una empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos. Requiere una constante responsabilidad directiva, conocida como función administrativa. Estas funciones se dividen en: planificación, organización, gestión y control. Este conjunto de funciones forma un proceso interdependiente, ya que no se puede organizar sin planificar, ni controlar sin haber organizado y planificado previamente.

Fases del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se divide en dos fases:

• Fase Mecánica (Teórica): Define qué se debe hacer y cómo. Se subdivide en:
  • Planificación: Se establece qué se va a hacer.
  • Organización: Se determina cómo se va a hacer.
• Fase Dinámica (Práctica): Se centra en la ejecución y evaluación. Se subdivide en:
  • Gestión/Dirección: Se determina con qué recursos y cómo se llevará a cabo lo planificado.
  • Control: Se verifica cómo se ha realizado y se corrigen las desviaciones.

Función de Planificación

Es la primera actividad del proceso administrativo. Consiste en fijar objetivos, diseñar estrategias, definir políticas y establecer criterios de decisión para alcanzar los fines de la empresa. Los objetivos deben cumplir las siguientes características:

• Establecer prioridades entre objetivos y subobjetivos.
• Minimizar las consecuencias imprevistas y los costes.
• Ser realistas y alcanzables con los recursos disponibles.

Etapas del Proceso de Planificación

1. Análisis de la situación de partida: Se estudia el entorno y la situación interna de la empresa para identificar oportunidades.
2. Fijación de objetivos: Se concretan las metas a alcanzar.
3. Creación de alternativas: Se diseñan diferentes caminos para lograr los objetivos.
4. Evaluación de alternativas: Se analizan las fortalezas, debilidades, costes y riesgos de cada alternativa.
5. Elección de una alternativa: Se selecciona el plan que se ejecutará.
6. Control y corrección de desviaciones: Se monitorea el cumplimiento del plan y se realizan ajustes cuando sea necesario.

Función de Organización

La organización diseña la estructura de la empresa, definiendo las tareas y responsabilidades de cada persona.

La Comunicación en la Empresa

• Comunicación Vertical:
  • Ascendente: Fluye desde los empleados hacia los directivos.
  • Descendente: Fluye desde los directivos hacia los empleados.
• Comunicación Horizontal: Se da entre personas del mismo nivel jerárquico, incluso de diferentes departamentos.

Escuelas de Organización

• Escuela Científica del Trabajo (Taylorismo): Se centra en la eficiencia de la producción industrial. Sus principios incluyen el análisis y diseño de tareas, la descentralización de responsabilidades, la racionalización del trabajo, los incentivos salariales basados en la productividad y la especialización de funciones. Inicialmente, tuvo buena acogida, pero luego generó protestas por la fatiga y el cansancio que producía en los trabajadores.
• Escuela de Relaciones Humanas (Elton Mayo): Busca humanizar el trabajo, considerando al trabajador como un ser social. Sus conclusiones destacan la importancia de incentivos no económicos, la atención a las necesidades del trabajador y la creación de un ambiente laboral satisfactorio para aumentar la productividad.

División del Trabajo

Es la distribución del trabajo necesario para la producción de un bien o servicio en diferentes tareas.

Organización Formal

Es la estructura definida por la empresa, donde se asigna a cada elemento su lugar y función. Para su correcto funcionamiento, cada miembro debe conocer su rol y responsabilidades.

Estructura Organizativa

Se clasifica según diferentes criterios:

• Por zonas geográficas: Se adapta a las características de cada zona.
• Por funciones: Se basa en la especialización del trabajador.
• Por productos: Se agrupa a los trabajadores según el producto final.
• Por procesos: Se organiza según las fases de la cadena de producción.

Tipos de Relaciones en la Organización

• Relaciones Lineales: Un superior manda y otro obedece.
• Relaciones de Staff (Equipo Asesor): Asesoramiento de especialistas.
• Relaciones Funcionales: Especialistas con autoridad en su área.

Modelos de Estructura Organizativa

• Lineal o Jerárquico: Estructura simple y clara, pero con comunicación lenta y poca especialización.
• Funcional: Especialización en tareas, pero con posible confusión en la cadena de mando.
• Línea y Asesoramiento (Staff): Combina la línea jerárquica con el apoyo de especialistas, pero puede ser lento y costoso.
• Comité: Toma de decisiones conjunta, pero lenta y con posibles conflictos.
• Matricial: Flexible y adaptable, pero requiere una alta coordinación.

Los Organigramas

Son representaciones gráficas simplificadas de la estructura de la empresa. Se clasifican:

• Según su forma:
  • Verticales
  • Horizontales
  • Radiales
• Según su finalidad:
  • Informativos
  • De análisis

Organización Informal

Surge espontáneamente de las relaciones personales entre los miembros de la empresa. Puede influir en la dinámica laboral y la productividad.

Función de Gestión/Dirección

Consiste en coordinar y motivar a las personas para que realicen las tareas necesarias y alcancen los objetivos. Se divide en niveles: alta dirección, nivel medio y nivel operativo.

Funciones del Directivo

• Seleccionar las tareas.
• Asignar tareas a los trabajadores.
• Dar instrucciones.
• Crear un ambiente de trabajo favorable.

El Liderazgo

Es la capacidad de influir y motivar a otros. Existen diferentes estilos de liderazgo: autoritario, democrático y liberal (laissez-faire).

Teorías X e Y de McGregor

• Teoría X: Asume que las personas son perezosas, evitan responsabilidades y necesitan ser controladas.
• Teoría Y: Asume que las personas son creativas, buscan responsabilidades y se motivan con el trabajo.

Función de Control

Consiste en verificar que lo planificado se esté cumpliendo. Sus etapas son: establecer estándares, medir el desempeño, comparar con los estándares y corregir desviaciones.

Técnicas de Control

• Control presupuestario: Análisis de costes e ingresos.
• Auditoría: Análisis de los estados financieros.
• Estadística: Análisis de datos para sacar conclusiones y realizar pronósticos.