Fases del Proceso Administrativo

La empresa tiene que realizar una serie de actividades o funciones, con el propósito de alcanzar fines establecidos. Pueden clasificarse en estos cuatro grupos: la función de planificación, la de organización, la de gestión o dirección y la de control de las actividades.

Este proceso se compone de dos fases:

1. Fase mecánica: es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse e incluye dos funciones o subfases: la planificación y la organización.
2. Fase dinámica: se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado y organizado previamente e incluye la gestión, o dirección, y el control.

Función de Planificación

Es lo primero que se debe hacer: Planificar

La función de planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Para ello la empresa deberá de seguir una serie de fases:

1. Análisis de la situación de partida.
2. Determinación de los objetos.
3. Evaluación de las alternativas y elección.
4. Formulación de planes.
5. Presupuesto.
6. Acción.
7. Control.

Función de Organización

La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

Una vez que sabemos los pasos que debemos seguir para alcanzar una buena organización, podemos hablar de la organización formal.

La organización formal se determina como una estructura intencional específica e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.

A. Distribución de Departamentos

Una buena organización del trabajo implica tener en cuenta el concepto de división del trabajo.

Una de las opciones que tiene la empresa al organizarse es dividirse en departamentos, áreas o zonas para optimizar los recursos siguiendo diversos criterios:

• Por funciones: El personal se organiza según su especialización.
• Por productos, servicios o dimensiones: Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto, y se refiere a la agrupación del personal según las líneas de productos o servicios que se ofrezcan.
• Por zonas geográficas: Se utiliza en empresas que comercializan en distintas zonas y cuyos productos o servicios sean distintos en cada una.
• Por proyectos: Empresas que realizan diversos proyectos.

B. Estructura Organizativa

La estructura organizativa de una empresa establece el orden jerárquico de la cadena de mandos y se marcan todas la relaciones y responsabilidades de cada integrante y de los diferentes departamentos.

• Estructura lineal o jerárquica: Se basa en el principio de mando, es decir, todos los integrantes de la plantilla dependen de un mando superior.
• Estructura funcional o departamental: Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo el esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Todos los niveles inferiores están conectados a diversos jefes.
• Modelo lineal y de asesoramiento (staff): Intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores. Se caracteriza por una estructura jerárquica.
• Estructura matricial: Es una estructura propia de empresa que trabaja por proyectos. En este modelo existe una doble autoridad: una estructura fija y la estructura de cada proyecto. El gráfico tiene forma de matriz.

El Organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de la organización.

Clasificación según la forma:

• Vertical: Pretende destacar la jerarquía de mando: las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas.
• Radial: Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.
• Horizontal: Las unidades de mando, normalmente, se sitúan a la izquierda y las unidades subordinadas, a la derecha. El objetivo de esta organización es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.

Función de Gestión o Dirección

Gestionar o dirigir consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Para llevar a cabo esta función, hace falta el liderazgo, entendido como la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otras a conseguir determinados objetivos con entusiasmo y por voluntad propia.

Hoy día, a los líderes de las empresas o de las grandes compañías se les conoce con el nombre de CEO.

Existen varios estilos de liderazgo:

• Autoritario: Se basa en un estilo dominante por parte del líder. Suele tomar decisiones sin necesidad de consultar con sus subordinados.
• Democrático: La persona que lidera busca ser un miembro más del grupo o del equipo. Las decisiones se suelen tomar colectivamente.
• Liberal: Se basa en una participación mínima del líder, da libertad al personal subordinado en las decisiones, ya sean individuales o colectivas.

Teorías sobre liderazgo:

Teorías X e Y: Douglas McGregor estudió el comportamiento del personal directivo y observó que este dependía de la visión que tenía de la plantilla. Teoría X e Y.

TEORÍA X: Liderazgo Autoritario (Negativo)

• Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y, como consecuencia, trabajan lo mínimo posible.
• No tienen ambición y, por tanto, no quieren responsabilidades.
• Prefieren que les manden.
• No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

TEORÍA Y: Liderazgo Democrático (Positivo)

• El trabajo los estimula y los ayuda a realizarse.
• Consideran que la energía que desprenden con el trabajo es similar a la desprendida con el deporte o con el juego.
• Tienen ambición, imaginación y creatividad.
• Asumen responsabilidades.

TEORÍA Z: Trabajo Conjunto entre Empresa y Plantilla. Cultura Participativa

• Todos los trabajadores son importantes en la empresa.
• Se reconocen sus aportaciones.
• Se busca la conciliación entre los intereses de la plantilla y los de la organización.
• Se estimula la comunicación y el respeto mutuo.
• Se busca mejorar la productividad.

Función de Control

Controlar consiste, básicamente, en verificar que todo salga como se había previsto.

En el caso de que no sea así, detectar los errores, analizarlos y corregirlos. Estos pueden ser desde unos objetivos muy ambiciosos, una mala estructuración de la empresa, una mala gestión o trabajar con recursos escasos o inadecuados.

Para poder efectuar un buen control, la empresa debe seguir las siguientes fases:

Fases:

• Marcar estándares: Fijar resultados previstos.
• Medir datos reales: Obtener los resultados a tiempo para poder analizarlos.
• Comparar resultados con los estándares: Buscar desviaciones y analizar los motivos.
• Corregir desviaciones: Buscar las medidas oportunas.

Técnicas de control:

• Presupuestos: Se trata de controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla.
• Auditoría interna, operativa y externa: Es un tipo de control que se hace desde la misma empresa; por tanto, la auditoría verifica la planificación teniendo en cuenta la rentabilidad, gestión y formula recomendaciones.
• Estadística: Se trata de cotejar datos históricos de un problema.