El Proceso Administrativo: Concepto y Fases

El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de una empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos. Los gerentes ejecutan la planificación, organización, gestión y control para alcanzar estos fines. Este proceso se divide en dos fases principales:

• Fase Mecánica (Teórica): Incluye la planificación y la organización.
• Fase Dinámica (Práctica): Se refiere a cómo poner en práctica lo planificado, a través de la gestión y el control, determinando cómo se ha realizado.

Planificación: Objetivos y Estrategias

La planificación consiste en fijar objetivos, establecer estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de alcanzar los fines de la empresa.

Establecimiento de Objetivos

Los objetivos deben ser realistas, establecer prioridades y alcanzarse con el menor número de consecuencias imprevistas y costes mínimos. Las etapas de la planificación incluyen:

1. Análisis de la situación de partida.
2. Fijación de los recursos.
3. Creación de alternativas.
4. Evaluación de alternativas.
5. Elección de una de las alternativas.
6. Control y determinación de desviaciones.

Organización: Diseño de la Estructura Empresarial

La organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa. Sus etapas son:

• Determinar la jerarquía de los mandos.
• Definir las funciones de forma clara. Cada persona debe saber qué hacer y a quién obedecer.
• Establecer vías de comunicación en todos los sentidos.

Escuela de la Organización Científica del Trabajo

Se basa en el taylorismo, buscando una mayor productividad. Sus principios fundamentales para disminuir costes eran:

• Análisis y diseño de cargos y tareas.
• Especialización de funciones.
• Descentralización de responsables.
• Racionalización del trabajo, eliminando tiempos muertos.
• Incentivos salariales basados en la productividad.

Principios de Fayol

Fayol propuso principios como:

• División del trabajo.
• Jerarquía bien definida.
• Unidad de mando y dirección.
• Remuneración equitativa y satisfactoria.
• Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.

Estructura Organizativa y Modelos

La organización formal se define como la estructura intencional, definida e identificada, en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.

Para que una empresa esté bien definida, ha de estar bien estructurada. La división del trabajo puede ser:

• Por funciones.
• Por zonas geográficas.
• Por productos.
• Por procesos.

Modelos de Estructura Organizativa

1. Modelo Lineal: Todos los miembros dependen de un superior.
   • Ventajas: Fácil de entender, los trabajadores saben a quién obedecer y hay una rápida toma de decisiones.
   • Inconvenientes: Falta de especialización de los directivos, excesiva concentración de autoridad y falta de motivación por parte de los subordinados.
2. Modelo Funcional: Existencia de especialistas; todos los niveles están conectados a diversos jefes que son especialistas.
   • Ventajas: Los empleados se dedican a su especialidad y la comunicación no tiene intermediarios.
   • Inconvenientes: Los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe, creando conflictos de convivencia.
3. Modelo en Línea (Staff-and-Line): Tiene una estructura central jerárquica soportada por departamentos que solo asesoran y no tienen autoridad.
   • Ventajas: Permite la intervención de especialistas y solo se reciben órdenes de un jefe.
   • Inconvenientes: Las decisiones son lentas y puede haber conflictos de relaciones del personal.
4. Modelo en Comité: Varias personas asumen la responsabilidad.
   • Ventajas: Las decisiones se toman desde varios puntos de vista y hay una participación general en cada decisión.
   • Inconvenientes: Se tarda mucho en tomar las decisiones y pueden surgir problemas por existir más de una autoridad.
5. Modelo Matricial: Combina como mínimo dos variables organizativas.
   • Ventajas: Es una organización flexible, varía según los proyectos.
   • Inconvenientes: Es difícil coordinar a las personas.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada. Da a conocer las características principales de dicha estructura.

Organización Informal

Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente.

Gestión y Liderazgo

Gestionar es intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Funciones del Directivo

• Elegir las tareas que se han de realizar.
• Transmitir dichas tareas a los trabajadores.
• Dar instrucciones a los trabajadores.
• Crear situaciones favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.

Tipos de Liderazgo

• Autoritario.
• Democrático.
• Liberal (Laissez-faire).

Teorías del Comportamiento Humano

• Teoría X: Aversión al trabajo, falta de ambición, preferencia por métodos conocidos y por ser dirigidos.
• Teoría Y: Deseo de trabajar, ambición, creatividad, imaginación, deseo de responsabilidad y sentirse responsables del trabajo.
• Teoría Z: Promueve una mayor relación entre los trabajadores y la empresa.

Toma de Decisiones: Etapas y Criterios

Etapas en la Toma de Decisiones

1. Definir el objetivo.
2. Conseguir información importante.
3. Establecer la hipótesis.
4. Diseñar alternativas.
5. Evaluar cada uno de los caminos marcados.
6. Tomar la decisión.
7. Realizar las actuaciones.
8. Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones.

Creación de Valor y Estrategias Competitivas

La creación de valor es la generación de un valor añadido que pueda servir como elemento crucial para alcanzar el éxito en la asunción de una estrategia competitiva. Implica añadir una característica muy innovadora.

Estrategias Competitivas

• Diferenciación: Producto diferente al de los competidores, o que exista la percepción de que sea único.
• Liderazgo en Costes: Consiste en producir con los costes más bajos y, por tanto, un precio más bajo que la competencia.
• Enfoque: Se centra en un segmento del mercado, aplicando la diferenciación o el liderazgo en costes.

Entorno de la Empresa y Análisis DAFO

• Entorno General: Afecta a todas las empresas.
• Entorno Específico: Afecta de manera concreta a cada empresa.

DAFO es un método que ayuda a analizar los factores que pueden condicionar a la empresa (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

Ética en los Negocios

Las empresas deben aplicar la ética en la gestión, el servicio, la calidad y, sobre todo, en la honradez. Esto les reportará beneficios como:

• Aumento del prestigio, mejorando su competitividad.
• Fidelidad de sus clientes y proveedores.
• Motivación y mejora en el trabajo de su personal, incrementando sus ventas.
• Posibilidad de recibir mayores respaldos financieros.

Localización y Dimensión Empresarial

Para escoger un lugar adecuado para la empresa, hay que valorar:

• La demanda del mercado.
• El aprovisionamiento de materias primas.
• El mercado de trabajo.
• Las comunicaciones y el transporte.
• Los suministros.
• El coste de la construcción y del solar.
• La legislación, la inversión y la financiación.
• El desarrollo económico de la región.

La dimensión se debe tomar en el momento de crear la empresa; hay que conocer la capacidad y la localización.

Crecimiento Empresarial

• Crecimiento Interno: Se refiere al incremento de la capacidad productiva de la empresa.
• Crecimiento Externo: Hace referencia a la adquisición, el control o la fusión de empresas que ya existen, o a la cooperación con otras empresas con la finalidad de acceder a nuevos mercados o llegar a acuerdos entre ellas.

Globalización y Empresas Multinacionales

La globalización es la extensión de las relaciones económicas entre diferentes países hasta el extremo de crear una economía mundial.

Características de las Multinacionales

• Tienen una gran resistencia en el mercado.
• Tienen tecnología punta, por eso están en constante crecimiento.
• Debido a su gran tamaño, están en disposición de conseguir economías de escala en la producción de los bienes y servicios que comercializan.
• Tienen una importancia clave en su sector.

Deslocalización

Es el cambio de ubicación de la empresa; es decir, hay empresas que deciden trasladar su producción a otro país, normalmente menos desarrollado que el suyo, con salarios más bajos, por tanto, minimizan costes y son más competitivas.

Criterios de Decisión

• Criterio de Laplace: Se calcula la media aritmética de los resultados para cada alternativa.
• Criterio de Hurwicz: Se calcula como: (Mayor resultado * Coeficiente de optimismo) + (Menor resultado * (1 – Coeficiente de optimismo)).