Fases del Proceso Administrativo

Mecánica: Dirección y Control

Dirección: Implica liderar un equipo de trabajo, proporcionando pautas específicas para lograr los resultados esperados, estimulando el sentido de pertenencia de todos los empleados de la organización.

Control: Su finalidad es medir y evaluar los procesos administrativos llevados a cabo en la organización, identificando debilidades y oportunidades con el fin de tomar medidas correctivas y establecer un plan de mejora.

Dinámica: Planeación y Organización

Planeación: Se refiere al diseño de procesos para lograr la meta establecida por la organización, con un tiempo definido, dando claridad a las acciones a realizar.

Organización: En este elemento, se debe dar un orden lógico a las acciones implementadas en la etapa de planeación para el cumplimiento de los procesos de administración.

¿Qué es la Organización?

La organización es el grupo de reglas, cargos y comportamientos que deben seguir todas las personas dentro de la empresa. El propósito es coordinar todos los recursos, ya sean humanos, materiales o financieros.

Tipos de Organización: Formal e Informal

• Organización Informal: Es aquella que surge de manera espontánea entre los miembros de una organización al compartir espacios y tareas comunes.
• Organización Formal: Es aquella que es planificada y que establece un conjunto de normas, estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades propias de la organización.

Escenarios de la Comunicación Organizacional

• Físico: Dentro de este escenario, se puede considerar el interno y externo, y se consideran todos los elementos operativos de la organización.
• Social: Este escenario incluye la totalidad de factores que se relacionan con las personas.
• Institucional: En relación con los mensajes que la organización emite a sus miembros, proveedores, clientes, etcétera.

Clasificación de la Comunicación: Interna y Externa

• Interna: Son todas las actividades creadas por la organización para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, elaborando un reconocimiento de las empresas en cordialidad.
• Externa: Son todas las actividades realizadas por la organización cuyo propósito es mantener relaciones con el exterior.

Flujo de Comunicación

• Horizontal: Sucede entre personas del mismo nivel jerárquico, ayudando a la comprensión entre pares.
• Descendente: Se presenta desde los niveles jerárquicos superiores hacia los niveles de jerarquía inferior.
• Ascendente: Se presenta cuando los trabajadores transmiten información a los jefes, es decir, esta información fluye desde niveles inferiores a niveles de jerarquía superior.
• Diagonal o Transversal: Se presenta cuando las partes que intervienen en la comunicación forman parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una relación de dependencia entre ellos.
• Circular: Este flujo está más presente en las organizaciones de menor tamaño y es muy informal, circulando indistintamente entre los niveles.

Maneras de Comunicación

• Escrita: La comunicación escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos, concretos y correctos.
• Oral: Se presenta cuando se lleva a cabo una reunión entre dos o más personas, puede ser formal e informal, así como estar planeada o surgir de manera espontánea.
• Verbal: Se utiliza de muchas maneras dentro de una organización, se utiliza como complemento del mensaje.

Tipos de Barreras en la Comunicación

• Psicológicas: Tienen que ver con la situación psicológica del emisor o el receptor, condicionada por su estado emocional o su personalidad.
• Fisiológicas: Dificultan o impiden que el mensaje se transmita con claridad y precisión, debido a ciertas alteraciones fisiológicas por parte del emisor o el receptor.
• Físicas: Se trata de todas aquellas circunstancias del contexto o medio que dificultan una comunicación fluida y clara.
• Administrativas: Son las que tienen que ver con los canales a través de los cuales se transmite el mensaje en un proceso comunicativo, así como con las estructuras organizacionales o la planificación en un acto comunicativo. Características: falta de planeación, presupuestos no aclarados, distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal.
• Semánticas: Están relacionadas con el significado de las palabras; es decir, con el código usado para la comunicación, el cual puede variar entre emisores y receptores. Característica: pronunciación (homófona) que pueden causar algún tipo de barreras semánticas en la comunicación. Tal es el caso de las palabras bello (hermoso) y vello (pelo del cuerpo).

Principios de la Organización

• Orientación del Objetivo: Todas las acciones que la organización contemple deben estar vinculadas a las metas de la empresa. Esto implica que cada puesto o departamento creado solo es justificable si contribuye a la consecución de unos objetivos predefinidos.
• Especialización: Es el principio que establece la realización en serie de una tarea muy específica. Se trata de aprovechar al máximo una capacidad muy concreta de un empleado o de una máquina, a fin de obtener el máximo rendimiento en esa tarea.
• Jerarquía: Es el principio según el cual el poder se distribuye dentro de la empresa para que sea ejercido en beneficio del cumplimiento de los objetivos.
• Responsabilidad: Este principio permite tener idea del alcance de las acciones, manejar las expectativas y elaborar indicadores de gestión.
• Cadena de Mando: En esa organización hay que establecer normas de actuación y procedimientos dentro de la cadena de mando. El administrador deberá procurar la comunicación clara y efectiva de esta cadena de mando.
• Tramo de Control: Manejar un criterio de racionalidad para determinar el número de subordinados por cada supervisor. Lo ideal es que una persona no supervise a más de 5 empleados directos.
• Coordinación: Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas unidades aportan proporcionalmente al logro del objetivo.
• Continuidad: La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe pensarse en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso en el tiempo.

Jerarquización

Un cargo es la menor unidad de trabajo en una organización.

Tipos de Autoridad

Es una acción o práctica común que se lleva a cabo en diferentes campos, áreas o materias, y que consiste en organizarlos o clasificar los distintos niveles.

• Autoridad Personal: Es cuando la autoridad es delegada en terceros, ya sea por la especialización de los mismos o por los recursos con que cuentan.
• Autoridad Formal: La ejerce un jefe sobre otras personas o subordinados.
• Autoridad de Línea: Es la que detecta un mando para dirigir el trabajo de un subordinado o la relación directa con su formación cadena de mando.
• Autoridad Operativa: No se ejerce directamente hacia las personas, más bien da facultad para decidir en determinadas acciones.

Departamentalización

Se puede definir como la sectorización que se realiza en una empresa de los empleados por departamento, según las necesidades y actividades que se llevan a cabo en la misma.

Tipos de Departamentalización

• Por Tiempo: Consiste en la agrupación de actividades con base en el tiempo y se ha implementado en la existencia de turnos en muchas empresas que por razones económicas, tecnológicas o de otro tipo no bastaría con el horario laboral normal.
• Por Cliente: Las características de los clientes que se deben considerar son la edad, el sexo, el nivel socioeconómico y su tipo de consumo.
• Por Territorio: Agrupamiento de las actividades de acuerdo con la localización en donde se ejecutará el trabajo o del área de mercado que servirá la empresa.
• Por Producto y/o Servicio: Agrupa las tareas apoyado en los diferentes bienes y servicios que ofrece la empresa al mercado. Como la división del trabajo se aplica con base a los distintos productos que vende la empresa, se enfoca más en resultados.
• Por Proyectos: Es empleada en empresas de gran tamaño, relacionadas con la producción, la cual implica gran concentración de recursos y tiempo prolongado para dicho proceso.
• Por Equipo: Es cuestión de economía y conveniencia: La ubicación de determinadas máquinas puede depender de la de otro equipo, de tal forma que se facilite una serie de operaciones con el material.
• Por Procesos: Se utiliza especialmente por las empresas que buscan optimizar el trabajo dentro de la organización y alcanzar la mejora continua dentro de sus procesos.
• Por Funciones: Agrupación de actividades de acuerdo a las funciones principales de la empresa. Es el criterio más usado, pues existe en todas las empresas en algún nivel. Ejemplo: Las funciones de Producción, Ventas y Finanzas están en casi todas las empresas.

Modelos de Estructura Organizacional

Una estructura organizacional en una empresa debe partir de la claridad de sus objetivos operacionales y ser un facilitador que permite el logro de estos mediante la adecuada organización de los recursos humanos, financieros y materiales.

Propósitos

1. Carácter continuo.
2. Establecer la mejor manera de lograr los objetivos.
3. Evitar ineficiencia de las actividades.
4. Reducir o eliminar duplicados de esfuerzos.

Aspectos Específicos

1. Estructurar funciones.
2. La organización.

Tipos de Estructura Organizacional

• Organización Lineal: Se caracteriza porque la toma de decisiones se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene toda la responsabilidad.
• Funcional: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.
• Lineo-Funcional: Es una combinación de Organización Lineal y Funcional.
  • Lineal: La responsabilidad y autoridad se transmite a través de un solo jefe para cada función especial.
  • Funcional: La especialización de cada actividad en una función, es más aplicable en las empresas.
• Staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas.
• Matricial: Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.
• Divisional: Utiliza la departamentalización en base a productos, áreas o clientes. Y a esos departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su área geográfica.