Proceso Administrativo: Funciones y Actividades para el Logro de Objetivos Empresariales

El proceso administrativo es un conjunto de funciones y actividades que realiza la administración de una empresa, orientadas al logro de sus fines y objetivos. Este proceso se compone de cuatro fases principales:

1. Planificación: Se plantea qué se va a hacer y cómo se alcanzarán los objetivos.
2. Organización: Se analiza cómo se va a hacer, definiendo la estructura, las tareas y las responsabilidades.
3. Gestión: Se determina con qué recursos y de qué manera se va a llevar a cabo el plan.
4. Control: Se verifica cómo se ha realizado el trabajo y si se han cumplido los objetivos.

Estas fases se pueden clasificar en dos etapas:

• Fase mecánica: Representa la parte teórica del proceso, donde se definen los planes y las estrategias.
• Fase dinámica: Se centra en la puesta en práctica de los planes y la ejecución de las tareas.

Planificación

La planificación consiste en fijar objetivos, establecer estrategias para alcanzarlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión. Su finalidad es lograr los fines de la empresa. El proceso de planificación implica:

1. Analizar la situación de partida.
2. Marcar los objetivos.
3. Analizar los puntos fuertes y débiles.
4. Controlar y determinar las desviaciones.

Organización

La organización consiste en diseñar la estructura de la empresa, definiendo las tareas, responsabilidades y autoridad de cada persona. Su objetivo es ordenar las relaciones entre las tareas y las áreas de la empresa. Para ello, se deben:

1. Definir quién controla y ejecuta las tareas.
2. Establecer las funciones de cada nivel de mando y cada persona de forma clara y concreta.
3. Definir las líneas de autoridad y a quién debe obedecer cada miembro de la empresa.
4. Establecer las vías de comunicación entre departamentos, cargos superiores e inferiores, y el exterior.

Comunicación Interna

La comunicación interna de la empresa puede ser:

• Vertical:
  • Ascendente: Fluye de los empleados a los directivos, permitiendo que estos conozcan los problemas de los trabajadores y que estos se sientan parte de la empresa.
  • Descendente: Fluye de los directivos a los empleados, siendo la más habitual. Su objetivo es informar a los trabajadores sobre los objetivos de la empresa y las tareas para alcanzarlos.
• Horizontal: Se da entre personas de distintos departamentos.

Organización del Trabajo

La organización del trabajo es el conjunto de normas que buscan coordinar todos los recursos de la empresa para alcanzar los objetivos con el mínimo coste y esfuerzo. Algunas de las teorías más relevantes son:

• Taylorismo: Se centra en el análisis y diseño de cargos y tareas, la especialización de funciones, la descentralización de responsabilidades, la racionalización del trabajo y los incentivos salariales.
• Fayolismo: Propone la división del trabajo, una jerarquía bien definida, la unidad de mando y dirección, un salario equitativo y satisfactorio, y el equilibrio entre autoridad y responsabilidad.

Organización Formal y Estructura Organizacional

La organización formal es la estructura definida por la empresa, donde se sitúa cada elemento en el lugar más conveniente. Esta estructura debe ajustarse a las personas de la empresa. La estructura organizacional se define por:

• División del trabajo: Se puede dividir por funciones, zonas geográficas, productos o procesos.
• Relaciones: Pueden ser lineales, de staff (equipo asesor) o funcionales.

Modelos de Estructura Organizacional

Existen diferentes modelos de estructura organizacional, cada uno con sus ventajas e inconvenientes:

• Lineal: Se basa en el principio de mando, donde todos dependen de un superior. Es fácil de entender, con autoridad y responsabilidad bien definidas, y permite una rápida toma de decisiones. Sin embargo, puede carecer de especialización en los directivos, concentrar excesivamente la autoridad y ser poco flexible ante los cambios.
• Funcional: Se basa en la especialización, con expertos dedicados a tareas específicas. Permite la comunicación directa y la toma de decisiones basada en la experiencia. No obstante, puede generar órdenes contradictorias al tener varios jefes y dificultar la coordinación.
• En línea y de staff: Combina la estructura jerárquica con el asesoramiento de departamentos especializados. Permite la intervención de especialistas y mantiene la unidad de mando. Sin embargo, la toma de decisiones puede ser lenta al requerir consultas y pueden surgir conflictos entre los departamentos.
• Matricial: Combina al menos dos variables organizativas, creando una doble autoridad con una línea superior. Ofrece flexibilidad para adaptarse a proyectos y permite la innovación. Sin embargo, puede dificultar la coordinación y generar conflictos entre directivos.

Organigramas

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura de la organización empresarial. Son sintéticos, simplificados y permiten conocer las características principales de la estructura. Un buen organigrama debe:

• Diferenciar los elementos de la empresa y los niveles de autoridad.
• Ser fácil de comprender y sencillo, incluyendo solo los elementos indispensables.

Existen diferentes tipos de organigramas según su forma (verticales, horizontales, radiales), finalidad (informativos, de análisis), extensión (generales, detallados) y contenido (estructurales, de personal, funcionales).

Control

El control consiste en verificar que todo se desarrolla según lo previsto en la planificación. Implica recoger los objetivos y comprobar su cumplimiento en las actividades realizadas. Algunas técnicas de control son:

• Auditoría: Verifica la planificación en relación con la contabilidad, la rentabilidad de los recursos y la gestión global.
• Control del presupuesto: Controla que los costes de las operaciones y los ingresos de las ventas se cumplan según lo presupuestado.
• Estadística: Analiza datos históricos para sacar conclusiones y realizar pronósticos.