PROCESO DE ADMINISTRACIÓN:

CONCEPTO Y BASES El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa para lograr sus objetivos. Consta de cuatro fases: planificación, organización, gestión y control.

FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN

La planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión con la intención de conseguir los fines de la empresa. Para llevar a cabo una buena planificación hay que seguir estos pasos:

• Analizar la situación de partida (análisis DAFO).
• Marcar el objetivo y definir alternativas.
• Analizar los puntos fuertes y débiles de cada una.
• Controlar y determinar las variaciones.

FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. La comunicación en la empresa puede ser vertical u horizontal. A su vez, la comunicación vertical puede ser:

• Comunicación ascendente: Se origina en los empleados y finaliza en los directivos. La finalidad de este tipo de comunicación es que los directivos conozcan los problemas de los trabajadores y que estos se sientan parte de la empresa.
• Comunicación descendente: Es la que tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores. Es más habitual que la ascendente. Su finalidad es informar a los trabajadores de las tareas que deben realizar para conseguir los objetivos de la empresa. La comunicación interna horizontal es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos.

La división del trabajo hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia. Una ventaja es que se elimina el tiempo de pasar de una actividad a otra y un inconveniente es que el trabajador se puede desmotivar por la monotonía. La organización formal se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente.

Estructura organizativa: criterios de departamentalización:

• División en departamentos por funciones: los trabajadores se organizan en función de su especialización por departamentos.
• División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto, para que los clientes estén mejor atendidos.
• División en departamentos por productos: agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.
• División en departamentos por procesos: El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

Se establecen diversas maneras de relacionarse:

• Relaciones lineales: se producen cuando hay un enlace entre órdenes, es decir, una persona manda y otra obedece.
• Relaciones de staff: tienen como finalidad el asesoramiento por parte de especialistas.
• Relaciones funcionales: son un conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo lo que se refiere a su especialidad.

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética, y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Debe cumplir los siguientes requisitos:

• Diferenciar los elementos que componen la empresa.
• Diferenciar los niveles de autoridad.
• Ser de fácil comprensión.
• Solo comprender los elementos indispensables.

Según su forma se clasifican en:

• Organigramas verticales: destacan la jerarquía de mando: las posiciones de más autoridad se sitúan en los lugares más elevados, y por debajo de ellas, las subordinadas.
• Organigramas horizontales: las unidades de mando se sitúan a la izquierda y las subordinadas a la derecha. El objetivo es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarquía de mando.
• Organigramas radiales: intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

La organización informal es el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección de la empresa, pero que surgen espontáneamente. Sus causas son:

• Las relaciones naturales entre los miembros.
• La aparición de líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.
• La necesidad de reivindicarse ante problemas.

Los directivos deben sacar de ella el máximo provecho intentando que actúe en favor de la organización de la empresa.

FUNCIÓN DE GESTIÓN O DIRECCIÓN

Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. El liderazgo es la capacidad para influir, motivar o animar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia. Hay tres tipos:

• Autoritario: el líder toma decisiones sin tener que justificarlas.
• Democrático: el líder busca ser un miembro más del grupo. Las decisiones se suelen tomar entre los trabajadores pero con su supervisión.
• Liberal: se basa en una participación mínima del líder. Solo da ideas y no interviene si no se lo piden.

FUNCIÓN DE CONTROL

Controlar consiste en verificar que todo salga como se había previsto en la planificación, tanto en los objetivos generales como en los específicos. Se deben corregir las desviaciones, provocadas por:

• No se han ejecutado los planes como se había previsto.
• Los planes no eran los adecuados.

Existen diferentes técnicas de control:

• La auditoría. Verifica la planificación en relación a la contabilidad y a la rentabilidad. Puede ser interna: se lleva a cabo dentro de la empresa como mecanismo de control, o externa: la realizan personas ajenas a la empresa.
• El control del presupuesto. Controlar que se cumpla la relación numérica de la planificación.
• La estadística: permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos.

TEMA 5 – GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La gestión de los recursos humanos es el conjunto de decisiones, acciones y políticas relacionadas con el elemento humano de la empresa, encaminadas a mejorar la productividad y competitividad de la misma. Son una fuente de ventaja competitiva, por lo que las empresas invierten en capital humano. El departamento de recursos humanos tiene los siguientes objetivos:

• Seleccionar y formar a las personas que la empresa necesita.
• Proporcionar a los trabajadores los medios necesarios para ejercer su trabajo.
• Intentar que el trabajador satisfaga sus necesidades para que esté más motivado.

EL RECLUTAMIENTO Y LA SELECCIÓN DE PERSONAL

Las empresas deben desarrollar técnicas de reclutamiento encaminadas a recibir candidaturas de las personas interesadas en cubrir un puesto de trabajo. Estas técnicas de reclutamiento pueden ser internas o externas:

Reclutamiento interno: captación de candidaturas de personas que forman parte de la plantilla de la empresa mediante procesos de promoción interna. La ventaja es que el candidato ya está integrado en la empresa.

Reclutamiento externo: captación de candidaturas de personas ajenas a la empresa utilizando diversas fuentes de ofertas de trabajo: bolsas de trabajo, agencias de colocación, servicios públicos de colocación, empresas de trabajo temporal o técnicas de internet. La selección de personal es la correcta elección de las personas que tienen que trabajar en una empresa, siendo uno de los factores determinantes del éxito de una actividad empresarial.

EL TRABAJO Y LAS RELACIONES LABORALES

El trabajo es el conjunto de tareas y actividades que las personas desarrollan dentro de la empresa. Es la aportación del elemento humano de la empresa, como factor de producción. El salario es la totalidad de percepciones económicas de los trabajadores en dinero o en especie por la prestación de sus servicios laborales. Estas operaciones quedan registradas en un documento llamado nómina que está formado por: encabezado, devengos, deducciones, total a percibir. Las relaciones laborales son las actividades que vinculan a la empresa con los trabajadores a través de sus representantes. El sindicato es una asociación de trabajadores creada para defender sus intereses comunes y defender las reivindicaciones de sus miembros. Es uno de los derechos de los trabajadores. La negociación colectiva es el proceso encaminado a conseguir un acuerdo entre trabajadores y empresarios. Un conflicto de intereses se da cuando dos interlocutores defienden sus intereses propios y estos colisionan entre sí. Mediante la negociación colectiva se solucionan estos desacuerdos.

LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Un equipo de trabajo es un grupo pequeño de individuos que trabajan en la empresa de manera coordinada para realizar una tarea concreta. La coordinación de los esfuerzos genera un valor superior al trabajo de cada integrante por separado, lo que se denomina sinergia. El trabajo colaborativo supone poner en común conocimientos, materiales e ideas con la finalidad de compartirlos para construir un conocimiento común que se pueda utilizar globalmente. El trabajo por proyectos es la organización por equipos con personal interno y externo para realizar en común proyectos concretos acordes con los objetivos de la empresa.

LA MOTIVACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La motivación laboral es el conjunto de estímulos que recibe la persona trabajadora que le guían a actuar de determinada manera en el ámbito laboral. Para explicar la motivación debemos referirnos al principio básico de la actividad económica: las necesidades. Para estimular al trabajador la gestión de recursos humanos utiliza una serie de herramientas:

• El dinero
• El buen trato laboral
• Las expectativas de futuro
• Reconocimiento del trabajo
• Colaboración en el trabajo
• Flexibilidad de horarios y conciliación laboral
• Vincular a los trabajadores con los clientes

Maslow clasificó las necesidades humanas en forma de pirámide en cinco niveles, que se han de satisfacer de manera progresiva: fisiológicas, de seguridad, sociales, de autoestima y de autorrealización